تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تغییر نسل اتوماسیون اداری دیدگاه در استانداری اردبیل عملیاتی شد
کارشناس استقرار چارگون از تغییر نسل نرمافزار اتوماسیون اداری دیدگاه در استانداری اردبیل با هدف ارائه امکانات مکاتباتی بیشتر به کاربران، خبر داد.
امیر حسن‌زاده در گفتوگو با روابط عمومی چارگون گفت: همزمان با حضور
کارشناسان شرکت چارگون در استانداری اردبیل، برخی فرآیندهای مکاتباتی این
مجموعه اصلاح شد و نرمافزار
مکاتبات اتوماسیون اداری مستقر در
ستاد مرکزی، فرمانداری‌ها و بخشداری‌های زیر مجموعه آن با موفقیت به نسخه دیدگاه ۵ ارتقاء یافت.
وی ادامه داد: در روند تغییر نسل نرمافزار اتوماسیون اداری در
استانداری اردبیل، آموزش‌های لازم با هدف معرفی قابلیتهای جدید نرمافزار و آشنایی بیشتر با
اصول صحیح مکاتبات به
کاربران ارائه شد.
حسن‌زاده با اشاره به استقبال کاربران استانداری اردبیل از نسل پنجم
نرمافزار اتوماسیون اداری دیدگاه، تاکید
کرد: قابلیتهای جدید و به روز شده مانند استفاده از جای‌گذاری‌های متعدد در نامه‌ها
که یکی از دغدغه‌ها و نیازهای مهم سازمانی کاربران بود بعد از بازبینی و اصلاح
تمام الگوهای نامه در اختیار آنها قرار داده شد تا به بهره‌وری بیشتر در مجموعه
استانداری، منجر شود.
به گفته وی، در نسل جدید نرمافزار اتوماسیون
اداری، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و
گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و
اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار می‌گیرد.
کارشناس استقرار اتوماسیون اداری چارگون
به اهمیت پروژه تغییر نسل نرمافزار اتوماسیون اداری در
استانداری اردبیل اشاره کرد و گفت: ارتباط و تعامل مدیران استانداری اردبیل با
چارگون بسیار سازمان‌یافته و مناسب و تعاملی است. آنها دائما درخواست‌ها و
پیشنهادهای خود را با هدف کمک به افزایش امکانات و بهبود رابط کاربری مجموعه نرم‌افزاری
دیدگاه از طریق پرتال امور مشتریان ثبت و ارسال می‌کنند.
بنابراین گزارش، با ارائه نسل پنجم نرمافزار مکاتبات دیدگاه
به استانداری اردبیل، سطح کیفی و کاربری نرمافزار مکاتبات در این
مجموعه به طرز چشمگیری ارتقا خواهد یافت. نرمافزار مکاتبات ۵ مجموعه
دیدگاه در کنار امکانات و قابلیتهای متعدد، زمینه دسترسی آسان مدیران و سایر
کارکنان این مجموعه به اطلاعات و انجام روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان
را فراهم می‌کند.
مکانیزه شدن فرآیندها و مکتوبات اداری و پاسخ‌گویی سریع به مخاطبین را
می‌توان از دیگر دستاوردهای مهم نرمافزار مکاتبات دیدگاه در استانداری
اردبیل دانست؛ زیرا طراحی یکپارچه و پیوستگی با سایر نرم‌افزارها این سیستم را به
ابزاری قوی برای ایجاد تحول در ساختارهای اداری تبدیل کرده است.
قابلیتهای جدید نرمافزار مکاتبات دیدگاه مانند استفاده همزمان از
بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، عدم نیاز به آپدیت office، وجود امکانات تعاملی و گفتوگو chat وcollaboration ،Drag
and drop و … بر میزان کارآمدی و پویایی نرمافزار مکاتبات دیدگاه، افزوده است.
کاربری نرمافزارهای سازمانی با پلتفرم دیدگاه همراه، متحول شده است
معاون اداره توسعه سرمایه انسانی بانک قرض الحسنه مهر ایران معتقد است: طراحی و تولید نسخه‌های موبایلی نرمافزارهای سازمانی در پلتفرم دیدگاه همراه، کاربری آسان، موثر و کارآمد نرمافزارهای دیدگاه را به همراه داشته است.
حامد کریمی در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: بانک قرض
الحسنه مهر ایران پیش از انتخاب نرمافزارهای دیدگاه از مکانیزاسیون اداری در
ساختار خود بهره‌مند بود؛ اما در بهره‌برداری از آن با نواقصی مواجه بودیم
که پاسخ‌گوی نیازهایمان نبود.
وی ادامه داد: 3 سال پیش با هدف مکانیزاسیون یکپارچه ساختار اداری و
مدیریت منابع انسانی بانک مهر ایران،
بررسی و تحقیقی وسیع درباره شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای سازمانی صورت گرفت
که در نهایت به همکاری ما با شرکت چارگون منجر شد.
معاون اداره توسعه سرمایه انسانی بانک قرض الحسنه مهر ایران اضافه
کرد: در حال حاضر نرمافزارهای جامع دیدگاه در حوزه‌های اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، لجستیک و مدیریت فرآیندها در
مرکز و کلیه شعب بانک در حال بهره‌برداری هستند.
کریمی، مهمترین ارزش افزوده نرمافزارهای دیدگاه را امنیت
و یکپارچگی انها دانست و گفت: سرعت بالا، بستر منعطف نرم‌افزارها و قابلیت پاسخ‌گویی
به نیازهای اختصاصی سازمان‌های مشتری از جمله ویژگی‌های مثبت نرمافزارهای
دیدگله است.
وی محصولات دیدگاه همراه را ابزاری کارآمد و
خلاقانه درخدمت مشتری دانست و گفت: وجود نسخه همراه از انواع نرمافزارهای سازمانی، کار مدیران و سایر کاربران را بسیار
آسان کرده است.
به گفته وی، اپلیکیشن‌های موبایلی در پلتفرم دیدگاه همراه، مفهوم
جدیدی از کارکرد نرمافزارهای سازمانی را ارائه و کاربری این سیستم‌ها را متحول
کرده‌اند.
معاون اداره توسعه سرمایه انسانی بانک قرض الحسنه مهر ایران، چارگون
را شرکتی متعهد و خلاق در مشتری‌مداری دانست و گفت: برگزاری کلاس‌های تیپ‌شناسی
شخصیت که تحت عنوان «هنر شناخت مردم » از سوی چارگون برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند،
نمونه‌ای از همراهی‌های چارگون با مشتریانش است.
کریمی خاطرنشان کرد: اگر همه سازمان‌ها در زمینه مسئولیت اجتماعی،
خدماتی را تعریف و آنها را به شیوه‌ای مبتکرانه به مجموعه‌ای مخاطبان خود ارائه
کنند مطمئنا شاهد گشایش‌های زیادی در حوزه‌های اجتماعی و به ویژه تعاملی و ارتباطی
در جامعه خواهیم بود.
لازم به ذکر است که همکاری بانک قرض‌الحسنه مهر ایران و چارگون
4000 کاربر این بانک را در فهرست سایر بهره‌برداران مجموعه دیدگاه قرار داده است.
افزایش بهره‌وری در شرکت توزیع نیروی برق استان یزد با نرمافزار جلسات دیدگاه
شرکت توزیع برق استان یزد با هدف برگزاری بهینه جلسات و جلوگیری از اتلاف سرمایه‌های سازمانی، نرمافزار جلسات دیدگاه را برای نصب و بهره‌برداری انتخاب کرد.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت توزیع برق استان یزد اولین همکاری خود با چارگون را سالها پیش و با استقرار نرمافزار مکاتبات دیدگاه آغاز کرد. این شرکت در حال حاضر به نرمافزارهای کارها، مکاتبات و سرویس‌های ایمیل و فکس و ECE و همچنین نرمافزار BPMS از مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه مجهز است.
با نصب نرمافزار جلسات دیدگاه، امکانات متنوعی برای برگزاری موثرتر جلسات در اختیار مدیران و کاربران شرکت توزیع برق استان یزد قرار می‌گیرد. این نرمافزار با الهام گرفتن از رسانه‌های اجتماعی، تجربه متفاوتی از فضای تعاملی را در سازمان ایجاد می‌کند تا زمینه گفتگوی مدعوین از پیش از برگزاری جلسه تا پیگیری‌های پس از اتمام جلسه در فضای نرمافزار فراهم باشد و گفتمان و تبادل‌نظر درباره دستور جلسه تنها به حضور در آن، محدود نشود.
از امکانات نرمافزار جلسات دیدگاه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت جلسه و ملاقات برای اعضا داخلی و خارج از سازمان و پوشش تمامی مراحل قبل، حین و بعد از برگزاری جلسه
- ثبت جلسه تکرارشونده به‌صورت روزانه و هفتگی
- مشخص نمودن نقش‌های دبیر عضو و عضو غیرفعال برای انجام فعالیت‌های مختلف در جلسه و عدم مشاهده اطلاعات محرمانه برای اعضای غیرفعال
- تعریف نامحدود دعوت‌نامه برای مدعوین خارجی، چاپ و یا ارسال آن از طریق سرویس‌های فکس ایمیل و پیامک دیدگاه
- ارسال یادآوری دعوت، لغو تغییر زمان و همچنین اعلام حضور و یادآوری قبل از تشکیل جلسه به اعضا جلسه
- تعریف محل جلسات داخلی و خارجی و انتخاب لوکیشن هر محل بر روی نقشه
نسل جدید نرمافزار جلسات دیدگاه با رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده است. بابکارگیری این نرمافزار، مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد و بهره‌وری سرمایه‌های مالی و در سازمان‌ها محقق می‌شود. قابلیت‌هایی مانند نمایش پیش‌بینی وضعیت آب و هوا در زمان جلسه و برقراری ارتباط با سرویس گوگل مپ برای نمایش محل جلسه، مزیت‌های بیشتری برای این نرمافزار ایجاد کرده است.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل گفت: به روزرسانی مناسب و پویایی نرم افزارهای دیدگاه در کنار توانمندی علمی بدنه چارگون از نقاط قوت محصولات دیدگاه است.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل در گفتوگو با
روابط عمومی چارگون تاکید کرد: در حدود دو سالی که از نرم افزارهای دیدگاه
استفاده می‌کنیم، بستر منعطف و رابط کاربری آسان آن را از برترین ویژگی‌های این
محصولات می‌دانم.
وی ادامه داد: مزیت نرم افزارهای دیدگاه این است که افراد می‌توانند
به راحتی با آن کار کنند. این نرم‌افزارها به عنوان ابزاری کارآمد در خدمت کاربر
هستند و سازمان بهره‌بردار می‌تواند با توجه به نیازهای خود، آن را اختصاصی‌سازی
کند.
مهندس شمس یادآور کرد: در شرکت سایبر بین‌الملل از حدود دو سال پیش با
شرکت چارگون آشنا شدیم و نرمافزار مکاتبات دیدگاه را به
عنوان نخستین محصول از شرکت چارگون خریداری کردیم.
وی ادامه داد: بعد از نرمافزار مکاتبات نسبت به سایر دیگر نرم افزارهای دیدگاه نیز آگاهی پیدا کرده و آنها
را نسبت به نیازهای ساختاری خودمان بسیار کارآمد و پویا دیدیم.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل تاکید کرد: در حال
حاضر از راهکار منابع انسانی دیدگاه نرمافزارهای پرسنلی و حقوق و دستمزد را استفاده می‌کنیم و
قرار است در آینده نزدیک خرید نرمافزار مدیریت اسناد و سایر نرم‌افزارها را در دستور کار خود قرار دهیم.
وی بستر منعطف نرمافزارهای دیدگاه را مفید و قابل توجه دانست و
افزود: قبل از خرید نرمافزار مکاتبات دیدگاه، مشکلات زیادی در کاربری سیستم اتوماسیون اداری داشتیم که مهمترین آن عدم به روز رسانی به موقع و درست بود.
مهندس شمس اضافه کرد: به روزرسانی مناسب نرم‌افزارها و از همه مهمتر
پویایی و توانمندی علمی بدنه چارگون در بکارگیری آخرین فناوری‌های به روز در حوزه
نرم‌افزاری از نقاط قوت محصولات دیدگاه‌ست.
وی خاطرنشان کرد: شرکت سابیر بین‌الملل، مجموعه‌ای نوپا و منشعب از یک
هلدینگ است که برای ایجاد پویایی و حفظ بهره‌وری و کارآمدی به نرم‌افزارهایی به
روز و مناسب مانند نرمافزارهای دیدگاه نیازدارد.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل همچنین به تمرکز
چارگون در حوزه مسئولیت‌های اجتماعی اشاره کرد و افزود: برای اولین بار در کارگاه
آموزشی «هنر شناخت مردم» که به ابتکار واحد آموزش چارگون در حوزه‌ای غیر از صنعت نرم‌افزاری می‌پردازد، حضور داشتم و
آن را اقدامی ارزشمند دیدم.
وی ادامه داد: برگزاری کارگاه‌های آموزشی در حوزه مدیرت منابع انسانی و طرح مباحثی مانند
شخصیت‌شناسی و شناسایی راهکارهایی برای ایجاد تعامل بیشتر بین کارکنان در یک
سازمان نشان از همراهی چارگون با سازمان‌های مشتری‌اش در حوزه‌های غیرتجاری دارد.
مهندس شمس تصریح کرد: مطمئنا مشتریان چارگون می‌توانند از ظرفیت
ایجاد شده برای بهره‌وری بیشتر سازمان‌ها و تعامل بهتر و مفیدتر با پرسنل خود بهره
ببرند.
حضور شرکت پخش هجرت درجمع بهره‌برداران اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت پخش هجرت با هدف ایجاد پویایی و روانی در ساختار اداری و بهره‌وری بیشتر به اتوماسیون اداری دیدگاه مجهز شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، شرکت پخش هجرت از بزرگترین و مجهزترین
انبار دارویی خاورمیانه است که همراه با 19مرکز توزیع دارویی‌اش در سراسر کشور پس
از تهیه و راه‌اندازی نرمافزار اتوماسیون اداری
دیدگاه در جمع مشتریان
چارگون قرار گرفت.
کارشناسان استقرار اتوماسیون اداری دیدگاه
با حضور در محل این شرکت، کلیه کاربران و مدیران ارشد را با امکانات اتوماسیون اداری دیدگاه
آشنا کردند تا از این پس بتوانند مکاتبات رسمی خود
را با این نرمافزار انجام دهند.
آموزش و پشتیبانی از مراکز
استانی و تابعه شرکت پخش هجرت نیز همزمان با کاربران ساختمان مرکزی به شکل
غیرحضوری و مجازی صورت گرفت. آموزش‌های مجازی چارگون به
عنوان اولین تجربه شرکت پخش هجرت به شدت مورد استقبال مدیران و معاونین
قرار گرفت. همزمان با عملیاتی‌سازی اتوماسیون اداری دیدگاه،
در فاز نخست کانورت نامه‌ها و پیام‌های سال 98 و نیمه دوم سال 97 از نرم افزار
اتوماسیون پیشین به دیدگاه منتقل و در دسترس کاربران شرکت پخش هجرت، قرار گرفت.
سیستم مکاتبات اتوماسیون اداری
نرمافزار مکاتبات در راهکار اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، گردش
مکانیزه نامه‌ها و مکاتبات سازمانی
را در کلیه سطوح تحت پوشش قرار می‌دهد.
از ویژگی‌های منحصر به فرد و مهم نرمافزار مکاتبات دیدگاه
در سازمان‌های مشتری می‌توان به حذف کامل کاغذ از ساختار اداری (Paperless) اشاره کرد. پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، امکان
استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window) و
بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان از دیگر مزیت‌های این سیستم است. قابلیتهای
عدم نیاز به آپدیت office ، وجود فضای تعامل و گفتوگو chat و collaboration ،Drag
and drop بین کاربران این سیستم با استقبال زیادی مواجه شده است.
برخی امکانات شاخص نرمافزار مکاتبات اداری
- پیاده‌سازی هر نوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
- جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
- اجرای نرمافزار دیدگاه در مرورگرهای Safari، Chrome،Firefox و IE
- تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
- جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
- امکان تعریف دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
- ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگلیسی)