تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.چگونه مدیریت اثربخش بر جلسات سازمانی داشته باشیم؟
آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به‌عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان درآمده است. عدم موفقیت جلسات، معلول عوامل متعددی است که درمجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه‌ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات درجلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزشیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات در حوزه اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.
برخی از موانع و مشکلات جلسات
موفقیت و شکست آنها درگرو تجزیه‌وتحلیل آنچه انجام شده و انجام نشده است ؛ مثلا طبیعی است که به هنگام جلسه، ذهن هریک از حضار به مورد خاصی معطوف شود. یکی از مهمترین موانع جلسات، همین موضوع است. برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید برروی آنچه که باید در جلسه بحث شود و همچنین چگونگی این بحث به توافق برسند.اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده و نقطه‌نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو در جلسات می‌شود که خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌گردد. برای حل این مشکل، لازم است که فردی جریان متعادلی از مکالمه را برقرار کرده و افراد را از برخوردهای شخصی با یکدیگر برحذر دارد. یکی دیگر از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای افراد شرکت‌کننده در جلسه است. تنها راه‌حل این موضوع تعریف دقیق نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است. سوءاستفاده از قدرت توسط رئیس جلسه: وقتی مدیر در موضوع جلسه‌ای ذینفع است، تقریباً غیرممکن است آن را بدون مداخله و دستکاری اداره کند. حتی اگر مدیر نخواهد گروه را تحت تاثیر خود قرار دهد با اشارات غیرکلامی از افرادی حمایت می‌کند که از عقاید او دفاع می‌کنند؛ بنابراین، در بیشتر جلسات سازمانهای سلسله مراتبی که با روش سنتی اداره میشوند. مدیر با بیشترین اختیار و قدرت تصمیم‌گیری معمولا رئیس جلسه است که نقشهای متعددی را در یک لحظه ایفا می‌کند. مثل مسابقه‌ای که یک فرد هم داور و هم کاپیتان تیم است.
چگونه جلسات را اثربخش کنید
هرنوع جلسه‌ای که می‌خواهید تشکیل دهید باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت‌کننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاق‌نظر دارند، به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبهاست. ; تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هرکسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور جلسه مشخص، تهیه کنید. به‌عبارتی، فهرست همه موضوعهایی که نیاز به بحث درباره آنها هست و مقدار زمانی که هریک از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص کنید. مدیر باید افرادی که قادر نیستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که آیا حضور همه شرکت‌کنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعا ضروری است. اگر چنین نیست، به جای اینکه برخی افراد در کل زمان جلسه حضور داشته باشند می‌توان آنها را به‌عنوان شرکت‌کنندگان نیمه‌وقت در جلسه دعوت کرد.موقعی که جلسه از موضوع اصلی خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهای غیرمرتبط صحبت می‌کنند، باید رئیس جلسه به‌طور سریع و مو‌دبانه جلو ادامه این صحبتها را بگیرد .برخی افراد عادت بدی دارند و دیر به جلسه می‌آیند. اینکار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حضور یافته‌اند منتظر آنهایی باشند که بدقول و بی‌ملاحظه هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه به موقع شروع می‌شود در آن صورت اغلب سروقت به جلسه خواهندرسید. جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقع نیز تمام شود. معمولاً محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد شرکت‌کننده در جلسه بر روی موضوعهای جلسه تمرکز شوند و از صحبتهای بیهوده اجتناب کنند. فراموش نکنید که بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعدازظهر است. احتمال تمرکز افراد به موضوعهای جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام کار بیشتر است. با وجود این، سعی کنید از برگزاری جلسات درست بعداز ناهار اجتناب کنید؛ همچنین بهترین زمان برای تعیین وقت جلسه بعدی، پایان جلسه است.
چگونگی تدوین و اجرای نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که هدف آن در کنار بازمهندسی نرم‌افزارها نگاه به آینده و استفاده از تکنولوژی‌های برتراست. این پروژه که در چارگون به نام «زاگرس» شناخته می‌شود، زمینه بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم کرده است. در ابتدای پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها به تبیین مشکلات و چالش‌های آنها دست یافتیم. سپس آنها را بر اساس اهمیت و امکان رفع دسته‌بندی و هدف‌گذاری کردیم. تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد.
بعد از تعریف اهداف، نوبت به تعریف شیوه محاسبه میزان تحقق هر هدف و چارچوب پیگیری آنها رسید. در این بخش به ازای هر هدف تعدادی سنجه ایجاد یا معرفی شد که چگونگی محاسبه تحقق هریک از اهداف را مشخص می‌کرد. پس از آن، فرایندهای محاسبه و بررسی میزان تحقق اهداف تعریف شد. این فرایندها مشخص می کردند که در چه بازه‌های زمانی و یا چه رویدادهایی سنجه‌های مشخص شده محاسبه و میزان تحقق اهداف، مشخص میشوند. به این ترتیب روال‌هایی برای بررسی و پیگرد میزان پیشرفت تحقق اهداف به دست آمد که در جریان عملیات بازمهندسی بسیار کمک کننده بود.
انتخاب بهترین استراتژی
بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.
استراتژیهای مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
• منجمد نگه داشتن نرم‌افزارها؛ به این معنی که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند، نگه داشت و با تیمی جدا، نرم‌افزارهای جدیدی تولید کرد.
• بازمهندسی بر اساس پلتفرمهای مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شده و تمامی پلتفرمها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.
• برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرمها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.
• قابلیتهای یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.
• بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرمها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.
همه این استراتژی‌ها واقعا کاربردی هستند و هر کدام حل‌کننده برخی مشکلات بازمهندسی است و با توجه به رویکرد انتخابی در نوع بازمهندسی (بازمهندسی کد، معماری یا رفتار) می‌توانند مفید باشند.
استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه
درباره بازمهندسی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه، بر اساس بررسیهای انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی همزمان از نرم‌افزارهای فعلی و تبدیل کردن آنها به نرم‌افزارهای جدید، تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود.
این استراتژی از آن جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد. بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:
1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل میشوند.
2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود. قابلیتهای جدید به آن اضافه و قابلیتهای قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف میشوند.
3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار نمایان میشوند.
4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیتهای مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی میشوند.
5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل میشوند.
6- تست: قابلیتهای پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست میشوند.
7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده در اختیار مشتریان قرار میگیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.
تحول سیستم مکاتبات اداری بانک کشاورزی با اتوماسیون اداری دیدگاه
کارگروه استقرار سیستم اتوماسیون اداری
نوین در بانک کشاورزی با بررسی سوابق و ارزیابی فنی شرکت‌های نرم‌افزاری
حاضر در مناقصه این بانک، شرکت چارگون و مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را
برگزید.
سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال 94 تا پایان سال 95 در3 مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی، مدیریت شعب بانک در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شد.
در شماره 137 ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات
اداری دیدگاه تاکید شده و آن را عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات
درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات برشمرده است.
از دیگر مزیت‌های اشاره شده در ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی درباره
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و
چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد
کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و
فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.
محمودرضا عسگرزاده، رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت از تجربه استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در بانک کشاورزی چنین گفت :
کارگروه کارشناسی در بانک کشاورزی از ابتدای سال ۹۲ در راستای تحقق دولت
الکترونیک تشکیل شد و پس از بررسی دقیق شاخص‌های فنی و امنیتی، مجموعه
دیدگاه را جهت پیاده‌سازی نسل سوم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بانک کشاورزی انتخاب کرد.
از اولین نتایج این تغییر می‌توان به پاسخگویی ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر و نیز صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماه پس از استقرار دیدگاه اشاره کرد.
نرم‌افزار مکاتبات
اداری دیدگاه تاکید عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون
سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات در بانک کشاورزی است.
از سوی دیگر نرم‌افزار مکاتبات
دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان
دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل
الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها
بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… را فراهم کرده است.
بانک کشاورزی نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه که خود نام «سیمای مهر» بر آن نهاده را به عنوان یکی از بهترین سیستم‌های مکاتبات اداری موجود در بازار و در تمام سطوح این بانک با بیش از ۱۸ هزار کاربر فعال معرفی کرده است.
عملیاتی کردن نرم‌افزار مکاتبات در بانک کشاورزی با برنامه‌ریزی منسجم و
نهایت همراهی و همکاری مدیران ارشد این بانک در طول 18 ماه اجرایی شد. برگزاری کلاس‌های مداوم آموزشی، تهیه فیلم، آموزش
از راه دور مدیران و کاربران شعب، مراکز استانی و همچنین ایجاد میز امداد
برای پیشتبانی کامل از آنها و رفع مشکلات و نواقص احتمالی ازجمله اقدامات
برای انجام این پروژه بود.
به روزرسانی نامه‌های اداری در بانک کشاورزی از 4 هزار نامه
در فاز اول به بیش از 14 هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین
امر نشان می‌دهد، نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه بهترین بستر برای تحقق شعار
بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.
بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه؛ از آغاز تا انجام
از سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که به نام «زاگرس» شناخته می‌شود. طی این پروژه، بستر تئوری و عملی بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم شده است. این پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها، تبیین مشکلات و چالش‌های آنها ،دسته‌بندی و رفع آنها را هدف‌گذاری شد. تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد که اجرای آن در دستور کار قرار گرفته است.
استراتژیهای پیش‌رو درعملیات بازمهندسی دیدگاه
بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.
استراتژیهای مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
• یک استراتژی این است که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند منجمد نگه داشت و کارهای مربوط به آن را ادامه داد و با تیمی جدا، نرم افزارهای جدیدی تولید کرد.
• بازمهندسی بر اساس پلتفرمهای مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شود و تمامی پلتفرمها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.
•استراتژی دیگر این است که برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرمها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.
• استراتژی دیگر این است که قابلیتهای یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.
• یک استراتژی دیگر نیز این است که بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرمها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.
استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه
درباره بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه که نرم‌افزارهای متعددی از جمله مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و .. را شامل می‌شود بر اساس بررسیهای انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی همزمان از نرم افزارهای فعلی و در نهایت تبدیل کردن همین نرم‌افزارهای فعلی به نرم‌افزارهای جدید تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود. این استراتژی از این جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد.
بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:
1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل میشوند.
2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود، قابلیتهای جدید به آن اضافه و قابلیتهای قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف میشوند.
3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار مشخص می‌شود
4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیتهای مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی میشوند.
5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل میشوند.
6- تست: قابلیتهای پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست میشوند.
7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده دراختیار مشتریان قرار میگیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.