تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه، ابزاری کامل است
رییس مرکز برنامه‌ریزی و توسعه فناوری پژوهشگاه فرهنگ و اندیشه اسلامی تاکید کرد: نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه این مجموعه را از کاربرد کاغذ، بی‌نیاز کرده است.
رئیس مرکز برنامه ریزی و توسعه فناوری پژوهشگاه فرهنگ و اندیشه اسلامی در گفتگو با روابط عمومی چارگون گفت: میل و احساس نیاز شدید به سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری در ابتدای سال 86 در مجموعه ایجاد شد. مرکز برنامه‌ریزی و توسعه فناوری به عنوان متصدی مستقیم انجام تحقیقات و تصمیم‌گیری در این زمینه تعیین شد. در نهایت با بررسی‌های متعدد و آزمایش اکثر سامانه‌های مطرح در آن دوره، دیدگاه را جامع‌ترین و کاربر پسند‌ترین یافتیم و نسبت به تهیه آن برای دفاتر تهران و قم اقدام کردیم.
سید علی شجاعی افزود: پس از برگزاری جلسات متعدد میان کارشناسان دو مرکز و نیازسنجی‌های اولیه، پروژه استقرار و بومی سازی در پژوهشگاه انجام شد و از ابتدای خرداد ماه ۸۶ دیدگاه در مجموعه پژوهشگاه کار خود را رسما آغاز کرد.
وی افزود: امکانات و قابلیت‌های سامانه مکاتبات دیدگاه در آن دوره، به ویژه سرویس لینک سرور که برقراری ارتباط میان دو مرکز را فراهم می‌ساخت با استقبال ویژه مدیران و کارمندان پژوهشگاه مواجه شد.
شجاعی اضافه کرد: آنچه باعث موفقیت این پروژه در پژوهشگاه شد، همراهی و مساعدت ویژه ریاست مجموعه و ابلاغ دستورات اولیه ایشان جهت لازم الاجرا کردن استفاده از سامانه بود. این امر باعث شد ضریب نفوذ دیدگاه در پژوهشگاه به سرعت افزایش یابد و سازمان به سمت سازمانی الکترونیک در حوزه مکاتبات و پیپرلس شدن پیش برود که حاصل آن وجود بیش از ۴۰۰ کاربر در سامانه و ثبت حدود ۲۵۰ هزار نامه است.
رئیس مرکز برنامه ریزی و توسعه فناوری پژوهشگاه فرهنگ و اندیشه اسلامی تاکید کرد: سرعت انتقال اسناد و مدارک و امکان پیگیری مکاتبات و تهیه آرشیوهای الکترونیک از تمام مکاتبات و گردش‌های اداری، دیدگاه را به سامانه‌ای بی‌بدیل در پژوهشگاه تبدیل کرد.
وی ادامه داد: در مرحله دوم نسبت به تهیه مجموعه سیستم های مالی و لجستیک اقدام کردیم که در حال حاضر سامانه‌های حسابداری مالی، بودجه و اعتبارات، اموال، انبار،خرید و تدارکات، پرسنلی و حضور و غیاب در مجموعه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
جایگاه خاص چارگون در بازار رقابتی
شجاعی در خاتمه افزود: چارگون را مجموعه ای پیشتاز، پیشرو و خلاق در حوزه کاری خود می‌دانم و معتقدم که گام های بزرگ و شایسته ای در جهت توسعه فرهنگ استفاده از سامانه‌های اتوماسیون سازمانی و نیل به سمت سازمان‌های الکترونیک برداشته و حضور مدیرانی خوش فکر و خلاق در راس شرکت و همکارانی دلسوز و مسلط به حوزه کاری خود، نقشی اساسی در ارتقای جایگاه چارگون در جامعه و در بین رقبا داشته است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.
نرم‌افزار مکاتبات اداری حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه از اولین نرم‌افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و پس از سال‌ها تجربه استفاده بیش از یک میلیون کاربر در سازمان‌های مشتری از کامل‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای دیدگاه است. در ساده‌ترین حالت نرم‌افزار مکاتبات با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود.
برخی امکانات شاخص نرم‌افزار مکاتبات اداری
پیاده‌سازی هرنوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox و IE
تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
امکان تعریف دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگلیسی)
استقرار محصولات نرم‌افزاری اتوماسیون اداری دیدگاه در 3 سازمان مشتری
کارشناسان استقرار اتوماسیون اداری چارگون، محصولات نرم‌افزاری اتوماسیون اداری دیدگاه را در 3 سازمان مشتری عملیاتی کردند.
به گزارش روابط عمومی چارگون، در این استقرارها شرکت رهپویان پردازش‌گستر
صحرا به نرم افزارهای مکاتبات، جلسات و سرویس فکس دیدگاه مجهز شده است.
این شرکت با وجود قرار گرفتن در فهرست شرکت‌های دانش‌بنیان در نظر
دارد تا با خرید محصولات نرم‌افزاری اتوماسیون اداری دیدگاه،
یکپارچگی و سرعت گردش مکتوبات را در ساختار اداری خود نهادینه کند. مدیران این
شرکت همچنین، دیدگاه همراه را برای
دسترسی دائمی به کارتابل‌های روزانه انتخاب کرده‌اند.
شرکت پتروشیمی کاویان نیز در ادمه فعالیت تیم استقرار اتوماسیون اداری چارگون
به نرم افزارهای کارها، جلسات
و تابلو اعلانات دیدگاه مجهز شده است.
این شرکت با پراکندگی جغرافیایی در 3 استان برای سهولت در پیگیری امور
اعم از امور جاری اداری و پروژه‌های فنی و عملیاتی، استفاده از نرم‌افزار کارها را برگزیده و بهره‌‌گیری از آن را در دستور کار پرسنل خود قرار داده
است.
برگزاری جلسات متعدد حضوری و مجازی که به صورت تکرارپذیر
در شرکت پتروشیمی کاویان برگزار می‌شود نیز زمینه بهره‌برداری از نرم‌افزار
جلسات دیدگاه را در شرکت پتروشیمی
کاویان فراهم کرده است. قابلیت‌های این نرم‌افزار از سوی مدیران و پرسنل شرکت به
شدت مورد توجه و استقبال قرار گرفته است.
از سوی دیگر با نصب تابلو
اعلانات دیدگاه، امکانی در اختیار روابط عمومی این شرکت قرار داده شد تا اطلاعیه‌ها
و اعلامیه‌های شرکت را به صورت یکپارچه و همزمان به رویت کاربران در تهران،
عسلویه، اهواز و کرمانشاه برساند.
کارشناسان استقرار اتوماسیون اداری
چارگون همچنین شرکت تجارت پروتئین ایلیا را به نرم
افزار مکاتبات از محصولات
نرم‌افزاری اتوماسیون
اداری دیدگاه مجهز کردند.
پراکنده بودن دفاتر این شرکت، اصلی‌ترین مشکل برای گردش نامه‌های
داخلی با سرعت و دقت مناسب بود که با راه‌اندازی مکاتبات دیدگاه
در بستر وب، برطرف شد.
طلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
اتوماسیون فرآیندها در نرم‌افزار خرید و تدارکات چگونه محقق می‌شود؟
کارکرد نرم‌افزار خرید و تدارکات را می‌توان ایفای نقش رابط و واسطه‌گری بین ارکان داخلی یک سازمان با بسیاری از مراکز خارج از آن دانست. اینکه این سیستم رابط، چگونه نقش خود را ایفا می‌کند موضوعی است که در این مقاله به آن می‌پردازیم.
فرآیندهای خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخش‌های سازمان از جمله خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و … هستند و رابطه مستمری با ارکان سازمان دارند. با تکنولوژی‌های روز و پیشرفته، ماهیت عرضه و خرید به سرعت در حال تغییر است. مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه‌حل جامع، منظم و سیستماتیک است که با یکپارچه‌سازی، مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران فرآیندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل فرآیند خرید را راهبری می‌کند.
اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات
اتوماسیون
خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات و بهینه‌سازی
تعاملات و ارتباط‌های تجاری سازمان را با هدف بهینه‌سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان
کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، فراهم می‌کند.
اکثر سازمان‌ها همواره بر روی فرآیند خرید کالا با قیمت و شرایط مناسب
بعنوان ابزار اصلی برای کسب کیفیت خدمات خود، تأکید ویژه دارند. به این معنی که
کنترل هزینه‌ها، خرید موفقیت آمیز،استفاده بهینه از منابع مالی سازمان و
کسب رضایت مشتریان، همگی مستلزم بکارگیری یک سیستم خرید
و تدارکات کارآمد است.
کنترل و راهبرد این فرآیند درحیطه مسئولیت و وظیفه مدیران خرید و تدارکات و
واحدهای پشتیبانی سازمان بوده و از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. تکمیل این چرخه در
بستر گسترده و منعطف نرم‌افزاری موجب استقرار نرم‌افزارهای لجستیک و استراتژیک در سازمان می‌شود. مدیریت تدارکات، یک سیستم فرعی در
ترکیب سیستم کلی سازمان است که نقشی مانند نقش قلب در سیستم بدن موجود زنده را
برعهده دارد، زیرا خریداران و تأمین‌کنندگان مواد اولیه، با تهیه کالای مورد نیاز
سازمان، خون را در بدن سازمان جاری می سازند، چراکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به
میزان لازم و در زمان مناسب در اختیار واحدهای مصرف کننده قرار نگیرد، در گردش
عملیات سازمان و به ویژه سازمان‌های تولیدی و صنعتی، اخلال ایجاد می شود.
بیشتر بخوانید: سلام رویا! حال همه‌ی ما خوب است؛ اما تو باور نکن
کارکردهای سیستم خرید و تدارکات
- ممانعت از اتلاف منابع
- کاهش هزینه‌های نگهداری کالا در انبار
- افزایش راندمان و کارآیی سیستم موجودی
- افزایش سود و بازگشت سرمایه
- کاهش هزینه‌های از مدافتادگی، افت کیفیت و هزینه‌های ناشی از تغییر قیمت
- حذف فعالیت‌های زائد
- وجود منابع عرصه قابل اطمینان برای تأمین موجودی مورد نیاز
- ارتباط مستمر و نزدیک با عرضه کنندگان
- درگیرکردن همه افراد سازمان از بالاترین رده‌های مدیرتی تا پایین‌ترین سطوح سازمانی در تصمیم‌گیری‌ها و فرآیند
- ایجاد بسترهای فرهنگی مورد نیاز مثل همیاری و …
- برنامه‌ریزی‌های اساسی و فراگیر
انتخاب آگاهانه نرم‌افزاری کارآمد
در کسب‌وکارهای امروزی و در بنگاه‌های اقتصادی در کل دنیا، استفاه از
رایانه و سیستم‌های نوین نرم‌افزاری یکی از مهمترین عوامل موفقیت در استراتژی‌های
تدوین شده است. تا آنجایی که انتخاب یک سیستم یکپارچه و نرم‌افزار تخصصی می‌تواند
مهمترین ابزار رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی شده باشد. اما سوال اینجاست این انتخاب
چطور و در چه زمانی انجام گیرد تا باعث ایجاد بازدهی مثبت و کاهش ریسک‌ها و افزایش
سود حاصل از فعالیت‌های اقتصادی و کاهش هزینه‌های جاری شود. آیا نرم‌افزارهای
سیستمی و راهبردی این قابلیت‌ها را دارد؟
نرم‌افزار خرید و
تدارکات دیدگاه برای ثبت و ردیابی فرآیند خرید سازمان به صورت خودکار بر اساس
ساختار آیین‌نامه معاملات خرید دولتی یا آیین‌نامه معاملات شرکت‌ها
طراحی شده است. این نرم‌افزار قابلیت ثبت و مدیریت انواع درخواست خرید کالا و خدمت
و همچنین اطلاعات خرید شامل استعلام، پیش‌‌فاکتور، تامین اعتبار، مناقصات و … را
داراست.
ویژگی‌ها و مزایا
- تهیه گزارش‌های دلخواه به صورت پارامتریک Report Generator
- برنامه‌ریزی خرید و ثبت سفارش بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده
- تعریف فرآیند درخواست خرید و سفارش خرید به ازای نوع کالا و خدمت
- تهیه گزارش تاریخچه درخواست و خرید یک کالای خاص
- تهیه گزارش خریدهای انجام شده بر اساس تامین‌کننده
برنامه‌ریزی و سامان‌دهی فرآیند خرید و تامین کالا و خدمات با مناسب‌ترین قیمت و بالاترین کیفیت برای سازمان‌ها، فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است. نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه به عنوان یکی از نرم‌افزارهای حوزه «لجستیک» برای مکانیزه کردن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی شده است. گردش مکانیزه درخواست‌های خرید، امکان ثبت سفارش خرید و امکان گروه‌بندی ارائه کنندگان کالا و خدمات در کنار سایر امکانات، این نرم‌افزار را به ابزاری مهم در تصمیم‌گیری‌های مدیران تبدیل کرده است.
درخواست دموی نرم‌افزار خرید و تدارکات
6 هزار کاربر سیستم‌های منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه در دانشگاه فنی و حرفه‌ای
مدیرکل آی‌تی دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور تاکید کرد: 173 دانشکده این
دانشگاه با نزدیک به 6 هزار کاربر از بهره‌‌برداران سیستم‌های منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه است.
دکتر مهدی اردستانی در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور از سال 92 به سیستم‌های منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه مجهز شده است. در حال حاضر زیرسیستم‌های مکاتبات اداری، پرسنلی، حقوق و دستمزد، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه و سرویس‌های ECE و LINK در این دانشگاه عملیاتی شده است.
ارزش‌افزوده‌های سیستم‌های دیدگاه در دانشگاه فنی و حرفه‌ای
مدیرکل آی‌تی دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور خاطرنشان کرد: دولت الکترونیک و ارائه خدمات مکانیزه یک رویه
استاندارد در کشور است که همه سازمان‌ها و دستگاه‌های اداری به سوی آن گام بر‌می‌دارند.
دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور نیز با آغاز این روند گام‌های موثری را برای رسیدن به
این استاندارد برداشته و به سمت بهبود و اثربخشی بیشتر پیش رفته است.
اردستانی یادآورشد: در حال حاضر تمام مکاتبات ما در بستر
سامانه های الکترونیکی چارگون انجام می‌شود. حذف کاغذ و تبادل اسناد به صورت سنتی
و دستی در سازمان با این روش به طور کامل برچیده شده و سرعت و دقت انتقال داده‌ها
به مراتب، افزایش داشته است.
وی با اشاره به توسعه همکاری دانشگاه فنی و حرفه‌ای و چارگون گفت: کلیه
سازمان‌های ارائه‌کننده خدمات به دنبال عملیاتیسازی سیستم‌های جامعی هستند که
بتوانند همه فرآیندها و روال‌های اداری سازمان را پوشش دهند. ما هم در دانشگاه فنی
و حرفه‌ای کشور تلاش می‌کنیم با تحقیقات و بررسی نیازمندی‌هایمان به سمت سیستم‌های
جامع برویم .
اردستانی ادامه داد: برای ایجاد بستر یکپارچه و کارآمد بین سیستم‌ها
محصولات نرم‌افزاری دیدگاه همواره گزینه جدی ما هستند.
وی تاکید کرد: شرکت چارگون را جزو شرکت‌های بسیار موفقی می‌دانم که علاوه بر تعامل خوب با مشتری و همراهی با او، راهکارهای مکانیزه موثر و کارآمدی برای رفع نیازهای سازمان‌های اداری، تجاری و علمی و… تولید می‌کند.
ارائه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، منابع انسانی و لجستیک دیدگاه در کارگزاری بانک صنعت و معدن
کارگزاری بانک صنعت و معدن با عملیاتیسازی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، منابع انسانی و لجستیک دیدگاه در فهرست مشتریان چارگون قرار گرفت.
به گزارش روابط عمومی، با آغاز این همکاری، 150 کاربر مکاتبات اداری کارگزاری بانک صنعت و معدن بهره‌برداری از اتوماسیون اداری دیدگاه را آغاز کرده اند. علاوه بر مکاتبات، محاسبه حقوق و دستمزد، امور پرسنلی، حضور و غیاب، حسابرسی به انبار و حسابداری انبار و همچنین کنترل اموال و دارایی‌های ثابت این کارگزاری نیز از طریق نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، منابع انسانی و لجستیک دیدگاه انجام خواهد شد.
- راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات در راهکار اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، گردش مکانیزه نامه‌ها و مکاتبات سازمانی را تحت پوشش قرار می‌دهد. از ویژگی‌های منحصر به فرد و مهم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به حذف کامل کاغذ از ساختار اداری (Paperless) اشاره کرد. پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، امکان استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window) و بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان از دیگر مزیت‌های این سیستم است. قابلیت‌های عدم نیاز به آپدیت office ، وجود فضای تعامل و گفتوگو chat و collaboration ،Drag and drop بین کاربران این سیستم با استقبال زیادی مواجه شده است.
- نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی دیدگاه
نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی دیدگاه کلیه فرآیندها و مفاهیم این
حوزه از استخدام تا بازنشستگی کارکنان را پوشش
می‌دهند. با نرم‌افزار
پرسنلی دیدگاه، امکان نگهداری کلیه اطلاعات کارکنان براساس فرآیندهای جذب، صدور
انواع حکم و قرارداد و…پوشش داده می‌شود. انطباق با قوانین مختلف خدمات کشوری،
قانون کار، هیات علمی و … مزیت ویژه این نرم‌افزار است.
نرم‌افزار حقوق و دستمزد نیز در
واقع با محاسبه حقوق و مزایای کارکنان بر اساس اطلاعات دریافتی از سایر سیستم‌های
حوزه منابع انسانی، ابزاری کارآمد برای بهینه‌سازی چرخه منابع انسانی و مالی در
ساختار سازمانی و اداری است.
- نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه
نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه امکان اداره کارآمد انواع انبارها با
پراکندگی جغرافیایی، کنترل گردش، موجودی کالا و اموال و دارائی‌های ثابت را برای
سازمان‌ها فراهم می‌کنند. نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه را انبار و حسابداری
انبار، اموال و دارایی‌های ثابت،املاک و مستغلات، خرید و
تدارکات و نرم‌افزار اموال دولتی شامل می‌شوند.
سیستم‌های لجستک دیدگاه در کنار استقلال عملیاتی، امکان مدیریت مرکزی و دریافت
گزارشات و اطلاعات تجمیعی مورد نیاز را در هر لحظه میسر می‌کنند.
مهمترین ویژگی سیستم انبار و حسابداری انبار دیدگاه،
پیاده‌سازی فرآیند اختصاصی گردش کار برای درخواست کالای در هر سازمان است. بستر
یکپارچه این نرم‌افزار با نرم‌افزارهای راهکار لجستیک مانند نرم‌افزار مدیریت
اموال و خرید و تدارکات، بهره‌وری سازمانی به همراه دارد.
از امکانات شاخص نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار دیدگاه می‌توان به اختصاص
سریال به کالاهای رسید شده و ردیابی آنها بر اساس شماره سریال، استفاده
از کارتابل بررسی درخواست و مشاهده موجودی کالا در انبار اشاره کرد.
طلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها