تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در 2 وزارتخانه بزرگ کشور
استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، ایجاد میز خدمت الکترونیک و پوشش مکانیزه مکاتبات مراجعین را به دنبال داشته است.
به گزارش روابط عمومی چارگون، میز خدمت الکترونیکی دیدگاه با ایجاد
قابلیت نظارت کامل بر فرآیند ثبت نامه‌ها براساس دسترسی‌های متنوع کاربران
دبیرخانه، پاسخگویی
به ارباب رجوع و
مخاطبین را سرعت می‌دهد.
با توجه به هزینه‌های مالی و انسانی دریافت نامه از ارباب رجوع در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، راه‌اندازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه را می‌توان پایانی بر این روش سنتی دانست.
سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه با پیاده‌سازی در وب‌گاه سازمان‌های مشتری امکان ورود به این سیستم را از طریق شماره همراه برای مراجعین فراهم می‌کند. آنها می‌توانند از این طریق، علاوه بر ثبت درخواست‌ها از وضعیت نامه‌های ارسالی نیز آگاه شوند.
با قابلیت پیاده‌سازی این سامانه در وب‌سایت سازمان بهرهبردار و همچنین دریافت فایل نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند، ارباب رجوع می‌تواند ثبت نامه به واحد مربوطه را به آسانی انجام دهد. او همچنین با دریافت پیامک ثبت نامه از انجام درست عملیات خود، مطمئن خواهد شد.
در این سامانه همچنین بر اساس دسترسی‌های تعریف شده، زمینه نظارت کاربران دبیرخانه و تایید یا رد نامه‌ها فراهم است و در صورت تغییر وضعیت نامه‌ها ارباب رجوع از طریق ارسال پیامک در جریان روند اداری نامه خود، قرار می‌گیرد.
با عملیاتی‌سازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه علاوه بر کاهش چشمگیر مراجعات حضوری از انجام عملیات حجیم و پرهزینه ارسال نسخه‌های کاغذی نامه‌ها نیز با اسکن و ثبت آنها در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه، کاسته می‌شود.
وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی از کاربران نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون ادرای دیدگاه نیز هستند.
اتوماسیون اداری/ شرکت چارگون
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمانها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
تحول در ساختار اداری 7 سازمان مشتری چارگون با نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه برای ایجاد تحول در ساختار اداری و مکاتباتی 7 سازمان بهرهبردار مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه نصب و عملیاتی شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت‌های گردشگری گل ریحان، کارخانه
احیا، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی کرمان، شرکت احیاء ریل ایرانیان،
شرکت انستیتو پاستور ایران، شرکت پوشش‌های تخصصی نوین پلاستیکو و شرکت خدمات بازار
سرمایه کاریزما به جمع بهره‌برداران سیستم مکاتبات دیدگاه
پیوسته‌اند.
نرم‌افزار مکاتبات
از ویژگی‌های جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به پیگیری راحت‌تر نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان، فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی، سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است. این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد، راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و پویایی سازمانی را برای سازمانها به دنبال دارد.
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات اداری از حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه از اولین نرم‌افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و پس از سال‌ها تجربه استفاده بیش از یک میلیون کاربر در سازمان‌های مشتری از کامل‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای دیدگاه است. در ساده‌ترین حالت نرم‌افزار مکاتبات با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود.
برخی امکانات شاخص نرم‌افزار مکاتبات اداری
پیاده‌سازی هرنوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox و IE
تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
امکان تعریف دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگلیسی)
توضیحات درباره نرم‌افزار مکاتبات اداری
پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه در سازمانها و شرکت‌ها را شامل می‌شود و تجربه استقرار این نرم افزار در بسیاری از وزارتخانه‌ه، سازمانها و شرکت‌های بزرگ و کوچک با ایجاد تحول چشمگیر در تسریع عملکرد سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها همراه بوده است. سیستم مکاتبات اداری دیدگاه صرفا ابزاری برای مکانیزه کردن دفتر اندیکاتور سازمان نیست؛ بلکه از طریق امکانات نرم‌افزار و مدل استقرار ویژه شرکت چارگون، تغییر روال‌ها و فرآیندها و مهندسی مجدد تعاملات سازمانی، امکان‌پذیر می‌شوند. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم‌افزار است.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
ارائه وب سرویس رصد اتوماسیون اداری دیدگاه به مشتریان دولتی
مدیر راهکار اتوماسیون اداری چارگون از آمادگی این شرکت برای ارائه وب سرویس رصد اتوماسیون اداری دیدگاه که به نام سامانه پیگیری و استعلام الکترونیکی دولت (رصد) شناحته می‌شود، به دستگاه‌های دولتی خبر داد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، خشایار رفعتی- مدیر راهکار اتوماسیون اداری چارگون
با اعلام این خبر گفت: همکاران چارگون در واحد اتوماسیون اداری درمدت
زمانی محدود توانستند پیاده‌سازی سامانه وب سرویس‌های دولتی را به نتیجه برسانند.
وی ادامه داد: کار دیگر این سامانه ارسال پیام برای اشخاص در سازمان مقصد و پیگیری مکاتبات ارسالی به آن سازمان است و بستر شبکه‌ای که این اتفاق بر روی آن می‌افتد، بستر شبکه دولت است و سازمان‌های دولتی باید بتوانند وب سرویس‌های مرتبط را به نحوی راه‌اندازی کنند که از طریق این شبکه قابل دسترسی باشد.
به گفته رفعتی، از طریق وب‌سرویس‌هایی که برای این منظور پیاده‌سازی شده‌اند سامانه رصد می‌تواند ارجاعات داخلی سازمان مقصد (درخت پیگیری) را بصورت مکتوب، دریافت کند.
مدیر راهکار اتوماسیون اداری اضافه کرد: در سامانه رصد ارجاعات انجام شده بر روی نامه‌ها همراه با تاریخ و ساعت و نام و سمت افراد دریافت کننده ارجاع قابل مشاهده است. هریک از افرادی که نامه برای آنها ارسال یا ارجاع شده با یک شناسه مشخص شناسایی می‌شوند و از طریق همان شناسه، سامانه رصد می‌تواند پیام مورد نظر خود را برای فرد مورد نظر ارسال کند.
او با بیان اینکه چارگون باید در نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود سریعا امکانات سرویس رصد را پیاده‌سازی کرده است، گفت: پیاده‌سازی این سیستم نیازمند تغییرات دیتابیس و ایجاد زیرساخت مورد نیاز بود که در مجموع پروژه بزرگی را رقم زد و اکنون آماده هستیم تا این محصول را به سازمان‌های دولتی ارائه کنیم.
اتوماسیون اداری/ شرکت چارگون
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است. راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمانها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
پاسخ به نیاز کاربران با افزایش قابلیت‌های جدید اپلیکیشن‌های دیدگاه همراه
کاربرد فراوان پلتفرم دیدگاه همراه در سازمان‌های مشتری، نیازهای جدیدی را برای سهولت در انجام عملیات اداری به همراه داشته است.
دستیابی به اپلیکیشن‌های کاربردی و کارآمد با وجود تنوع زیاد نوع کاربری در حوزه‌های مختلف عمومی و تخصصی امروزه به یکی از اصلی‌ترین نیازهای مردم بدل شده‌اند. از آنجا که موبایل به جزء لاینفکی از ابزارهای روزانه هر فرد بدل شده و نقشی بیش از یک تلفن همراه پیدا کرده، بکارگیری انواع اپلیکیشن‌ها در زمینه‌های شغلی و علاقه‌مندی‌های شخصی نیز رواج بیشتری یافته است.
شرکت چارگون از سال‌ها قبل با تمرکز بر روی ارائه نرم‌افزارهای سازمانی در پلتفرم موبایل با نام دیدگاه همراهتلاش کرده است تا بیشترین خدمات نرم‌افزاری خود در حوزه‌های مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی و راهکارهای مالی، لجستیک و انبارداری را بر روی این بستر قرار دهد تا کاربران دیدگاه بتوانند با سهولت و صرف کمترین انرژی و بیشترین بازدهی، فعالیت‌های روزانه خود را انجام دهند.
دیدگاه همراه در اوج کاربری
آمارها نشان می‌دهند کاربرد دیدگاه
همراه و اپلیکیشن‌های مختلف
آن در سازمان‌های بهرهبردار دیدگاه به سرعت در حال افزایش است.
در نمونه آماری از یک بانک و یک شرکت خصوصی در بازه زمانی کمتر از ۶ ماه در سال گذشته، اعلام شده که بیش از ۳۷ درصد مشاهده ۱۹۰ هزار نامه ارسالی به بانک، از طریق دیدگاه همراه، صورت گرفته است. همین آمار در یک شرکت خصوصی در زمینه ارجاع نامه‌های
اداری نیز به سهم ۳۱ درصدی دیدگاه همراه اشاره
دارد.
برنامه موبایلی دیدگاه همراه، نخستین بار در سال ۱۳۹۲ از سوی چارگون معرفی شد. این اپلیکیشن در آغاز راه، ابزاری برای
مشاهده و انجام مکاتبات و
پیشخوان کارکنان سازمانی بود؛ اما امروز به پلتفرمی جدا با تعداد زیادی اپلیکیشن
گوناگون تبدیل شده که هر کدام بخشی از عملیات موجود سازمانها را پوشش می‌دهند.
مهمترین نکته درباره پلتفرم
دیدگاه همراه این است
که این پلتفرم صرفا برای خدمات‌دهی به مدیران. طراحی نشده است. در این
اپلیکشن‌ها کلیه قابلیت‌ها برای بهرهبرداری مدیران ارشد،میانی و لایه‌های مختلف
کارشناسی تعبیه شده‌اند؛ ضمن اینکه بعضی از آنها منحصرا برای استفاده بدنه
کارشناسی طرح‌ریزی و تولید شده‌اند؛ مثلا اپلیکیشن جمعدار
همراه که مشخصا برای ایجاد
سهولت کار جمع‌داری اموال از سوی کارشناسان، تولید شده است.
بلوغ پلتفرم دیدگاه همراه و افزایش قابلیت‌های آن
افزایش کارآیی پلتفرم دیدگاه همراه در سازمان‌های مشتری، نیازهای جدیدی را برای انجام عملیات اداری در کسب و کارهای مختلف به همراه داشته است. این نیازها تیم تولید و طراحی نرم‌افزارهای موبایلی چارگون را برای افزایش قابلیت‌ها و انجام بهبودهای بیشتر بر روی آنها ترغیب کرده است. تعدادی از قابلیت‌های توسعه یافته در دیدگاه همراهبه شرح زیر هستند:
برنامه مکاتبات،
کاربردی‌ترین اپلیکیشن دیدگاه همراه است که
نفوذ زیادی در سازمانها داشته و به دلیل سهولت کاربری، مخاطبان زیادی را جذب کرده
است. کاربر عمومی اپلیکیشن مکاتبات با بهره‌گیری
از این ابزار می‌تواند نامه‌ها را مشاهده، ارجاعات آن را دنبال و پیش‌نویس‌های
لازم را تهیه و ثبت کند.
احراز هویت بیومتریک: از قابلیت‌های جدید
افزوده شده به این اپلیکیشن می‌توان به امکان احراز هویت بیومتریک اشاره کرد. یعنی
اگر تلفن همراه شما به کاربری امنیتی لمسی یا تصویری مجهز باشد می‌توانید فعالیت‌هایی
مثل امضای نامه‌ها با امنیت بسیار بالا و تضمین شده از طریق این ۲ قابلیت را انجام دهید.
جستجو در آرشیو نامه: این امکان قبلا نیز
در اختیار کاربران بوده؛ اما اخیرا با توسعه‌های انجام شده، قابلیت جستجوی نامه‌های
اداری در بازه‌‌های بسیار دور نیز بر روی موبایل کاربران فراهم شده است.
امکان ارجاع از طریق گروه کارمندی شخصی: این قابلیت بر اساس درخواست کاربران به این سیستم اضافه شده است.
برنامه پیشخوان نیز از مدتی قبل در پلتفرم همراه در اختیار کاربران قرار گرفته است. تمرکز چارگون در این برنامه موبایلی تا پیش از این، بر روی سیستم حضور و غیاب بود. اخیرا به دنبال دریافت درخواست‌ها و نیازهای کاربران، چندین قابلیت دیگر به این اپلیکیشن اضافه کرده است.
مشاهده آرشیو احکام شخصی فیش‌های حقوقی: علاوه بر این کاربر عمومی با این قابلیت می‌تواند آرشیو احکام و فیش‌های خصوصی خود را ببیند، شما نیز به عنوان یک مدیر یا سرپرست می‌توانید آرشیو احکام و فیش‌های حقوقی پرسنل زیرمجموعه خود را مشاهده کنید؛ ضمن اینکه اگر از زُمره متولیان تایید احکام سازمانی هستید، می‌توانید تعیین وضعیت این احکام را نیز به راحتی مشاهده کنید.
ثبت وقایع: کمتر کسی است که بر
اهمیت موضوع ارزیابی عملکرد و کارکرد
موثر آن در بهره‌وری سازمانها آگاهی نداشته باشد. اگر این ارزیابی‌ها به درستی و
با رعایت عدالت و کمترین خطا اتفاق بیفتد، دستاوردهای بسیاری برای سازمانها و
شرکت‌های بهرهبردار به دنبال دارد که کمترین آن، انگیزه‌بخشی به کارکنان است.
یکی از معیارهای ارزیابی عملکرد می‌تواند
بهره‌گیری از امکان ثبت وقایع اپلیکیشن پیشخوان باشد؛ به این ترتیب که شما می‌توانید
کلیه مراودات روزانه خود و برخوردها و عملکردهای کارکنان را ازنظر بالا یا پایین
بود سطوح آنها ارزیابی و ثبت کنید. این وقایع‌نگاری را می‌توانید در زمینه ارزیابی عملکرد آنها در وقت مقتضی به مدیران بالا دستی ارجاع دهید.
از آنجا که امکان ثبت وقایع در هر لحظه برای همه میسر نیست و برای
جلوگیری از فراموشی آنها، مکتوب کردنشان ضروریست، امکان ثبت وقایع روی اپلیکیشن
پیشخوان با ساده‌ترین روش کاربری، ثبت مشاهدات درباره پرسنل مربوطه را در هر زمان
و مکانی برایتان میسر می‌کند.
همه شما در سازمان‌هایتان با موضوع انبارگردانی آشنا هستید. می‌دانید
که این کار معمولا به روش سنتی و با صرف انرژی زیاد و بکارگیری نیروی انسانی
فراوان اجرا می‌شود. خطای کاربران در این روش‌ها زیاد است و هزینه‌های سنگین و
بالای انبارگردانی برای آنها، خوشایند نیست.
شرکت چارگون برای رفع این معضل و بهینه‌سازی سرمایه‌های سازمانی در
حوزه انبارگردانی، برنامه
انباردار دیدگاه را طراحی
و تولید کرده است. این برنامه به راحتی بر روی تلفن همراه انبارگردان‌ها نصب و
شمارش کالا را از طریق QR code تعریف
شده، انجام می‌دهد. قطعا بهرهبرداری از برنامه انباردار دیدگاه در کوتاه مدت و
بلند مدت، موضوع انبارداری را به حوزه‌ای آسان و مطمئن و جذاب برای کاربران تبدیل
می‌کند.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها