مدیریت کارها یکپارچه با اتوماسیون اداری وب و موبایل

اتوماسیون اداری وب و موبایل با روال های کاری و اداری سازمان ها ایرانی درهم آمیخته و نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری در همین راستا توسعه یافته است. بستر وب و موبایل در پشتیبانی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات به کارکنان و مدیران امکان می دهد کارتابل نامه‌های خود را خارج از سازمان و حتی روی ابزارهای همراه مثل موبایل و تبلت در دسترس داشته باشند.

ارجاع نامه و پیگیری درخواست‌های ارباب رجوع در سیستم اداری سازمان‌های ایرانی با مفهوم ارجاع کار درهم آمیخته است و رسیدگی به نامه و پیگیری موارد مرتبط با آن در قالب سیستم مدیریت کار و پروژه قابل تعریف است.

از این رو یکپارچه بودن نرم افزار کارها با سیستم اتوماسیون وب و موبایل به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند، فعالیت و روند اموری که به کارکنان ارجاع می‌شود را تحت نظر داشته باشند و برای مشکلات اجرایی آن برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کنند.

در واقع با نگاهی جامع به اتوماسیون اداری می‌توان طراحی سیستم را به نحوی درنظر گرفت که  پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، چرخه‌های مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار گیرد.

مجموعه زیادی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها که در سازمان‌ها تعریف و دنبال می‌شوند و موفقیت سازمان مستلزم به نتیجه رسیدن آنهاست،  سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیم کاری را می‌طلبد. اعضای تیم معمولا از طریق سیستم مکاتبات باهم ارتباط رسمی اداری برقرار می‌کنند و اتصال سیستم مکاتبات و نرم‌افزارکارها، یک ابزار مدیریت تیم کاری و مدیریت پروژه قوی ایجاد می‌کند که بر مبنای گفتمان سازمانی می‌تواند بهره وری سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.

با کمک سیستم نرم افزار کارها مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آن‌ها مدیریت می‌شود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاص‌یافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریف‌شده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبت‌شده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارش‌گیری و ره‌گیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارش‌گیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژه‌ها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد.

کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای میز خدمت الکترونیک مناسب است؟

میز خدمت که در راستای دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» به سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شده است در دو بخش میز خدمت حضوری و میز خدمت الکترونیک باید اجرا شود. 

در بازار نرم‌افزار کشور، شرکت‌های زیادی از سال‌های پیش در حوزه اتوماسیون اداری و  تکریم ارباب رجوع و نرم‌افزارهای‌ مرتبط با پیشخوان ارباب رجوع فعال بوده‌اند، اما تطبیق با مفاد مختلف دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» در همه این نرم‌افزارها ممکن نیست و لذا مدیران فناوری اطلاعات باید در انتخاب نرم‌افزار میزخدمت الکترونیک به قابلیت‌های مورد نیاز توجه کنند. برخی از قابلیت‌های کلی که نرم افزارهای معتبر میز خدمت الکترونیک از آن برخوردارند عبارتند از :

•     حذف مراجعه حضوری ارباب رجوع برای ارسال و پیگیری نامه
•     حذف عملیات پرهزینه ارسال نسخه کاغذی به سازمان
•     حذف عملیات اسکن و ثبت نامه در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
•     امکان نظارت کامل برفرآیند ثبت نامه، براساس دسترسی‌های متنوع کاربران دبیرخانه
•     ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
•     امکان ورود به سیستم از طریق شماره همراه و مشاهده وضعیت نامه‌های ارسالی برای ارباب رجوع

برخی دیگر مواردی که با توجه به متن دستورالعمل هیات وزیران باید در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت مورد توجه باشد عبارتند از:

حفظ امنیت اطلاعات ارباب‌رجوع در نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک

در بخش دیگری از ماده 6 آیین نامه آمده است که «تضمین کیفیت دسترسی از نظر سرعت، امنیت و پایین بودن هزینه با دستگاه مربوطه خواهد بود.» لذا در انتخاب نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک و اتوماسیون اداری مرتبط با آن استفاده از نرم‌افزاری که به لحاظ امنیت قابلیت‌های بالایی داشته باشد و بتواند از اطلاعات و حریم خصوصی مراجعان و ارباب رجوع صیانت کند، اهمیت زیادی دارد.

لزوم تحت وب بودن سامانه میز خدمت الکترونیک 

ماده 6 این دستورالعمل با عنوان حق دسترسی آسان و سریع به خدمات اداری اعلام می‌کند که مردم حق دارند شخصاً و یا از طریق نماینده قانونی خود به خدمات دستگاههای اجرائی، دسترسی آسان و سریع داشته باشند و دستگاههای اجرائی باید نهایت تلاش خود را به کارگیرند تا دسترسی مردم به خدمات آنها به طریق غیرحضوری و یا استفاده از خدمات دولت الکترونیک و به طور کلی ابزارها و فناوریهای نوین انجام گیرد.

در نتیجه در بخش میز خدمت الکترونیک استفاده از سامانه‌های آنلاین و نرم‌افزارهای تحت وب می‌تواند بستر اجرایی این دستورالعمل را فراهم کند.

 

ارائه راهنما از مراحل و مدارک مورد نیاز خدمات

ماده 8 آیین نامه با عنوان « حق آگاهی به موقع از تصمیمات و فرآیندهای اداری و دسترسی به اطلاعات مورد نیاز» تاکید می‌کند که دستگاه‌های اجرایی باید اطلاعات مورد نیاز مردم از طرق مختلف مانند تارنما (وب سایت) و درگاه (پُرتال) در اختیار آنها قرار داده شوند.در این راستا نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک باید اطلاعات مرتبط با روال‌های اداری مورد نیاز ارباب رجوع را به طور کامل به کاربران ارائه نماید.

نقش و اثربخشی سیستم اتوماسیون اداری در صنعت بیمه کشور چگونه است؟

انجام و ساماندهی مکاتبات و اسناد از طریق نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری حساس‌ترین عملیات‌های اداری در ساختارهای دولتی هستند که نقش مهمی را در سلامت نظام اداری کشور ایفا می‌کنند.
امروزه نرم افزارهای مکاتبات اتوماسیون اداری تحت وب و نسخه همراه اتوماسیون اداری  مانند مکاتبات همراه بر روی پلتفرم موبایل،‌ تبلت و .. توانسته‌اند نقش زیادی در ساماندهی اطلاعات ارگان‌های دولتی ایفا کنند و تعاملات روزمره و حجم تبادل اطلاعات مردم با این سازمان‌ها را چندین برابر کنند.
با ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و نرم‌افزارهای سازمانی ارگان‌های دولتی بزرگ و فعال در صنایع و عرصه‌های مختلف مانند صنعت بیمه، امورمالیاتی و سازمان‌های نظارتی و ... به دلیل حساسیت در جمع آوری و سازمان‌دهی اطلاعات و سرعت و دقت در پیگیری و پاسخگویی به مراجعین، سعی کرده‌اند تا با بهره‌مندی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلف مکاتبات، مدیریت اسناد، مدیریت کارها و جلسات و همچنین ابزارهایی برای پاسخ‌گویی دقیق و به موقع به ارباب رجوع و تحقق میز خدمت الکترونیکی، گام‌هایی جدی در تحقق حقوق شهروندی بردارند.

با درک اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و تسهیل امور اداری و بهره‌مندی از افزایش سودآوری و بهره‌وری کارکنان، رضایت ارباب رجوع در ارگان‌های دولتی افزایش یافته است که این امر را می‌توان محصول پیشرفت گام به گام نظام اداری و گذر از روش‌های سنتی و کاغذی دانست.

مزیت‌های بکارگیری سیستم اطلاعاتی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در ارگان‌های دولتی:

ایمنی و ثبت و نگهداری اطلاعات
انجام فرآیندهای اداری به صورت خودکار در نرم افزار اتوماسیون اداری
تولید گزارشات متنوع مدیریتی و نظارت بر عملکرد پرسنل
شفافیت و حفاظت از مراحل گردش اسناد
ایجاد فراغت در انجام کارهای اداری در هر مکان و زمان از طریق اپلیکیشن‌ مکاتبات همراه
اطلاع‌رسانی به ارباب رجوع از مراحل پیشرفت درخواست‌ و نامه‌اش در ساختار اداری
تجربه صنعت بیمه از اثربخشی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
مهندس سید قاسم نعمتی- مدیرکل فناوری اطلاعات و ارتباطات بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران در اظهار نظری از چگونگی اثر بخشی نرم‌افزارهای سازمانی در صنعت بیمه‌ سخن گفته است. او با اشاره به تسهیل و تسریع دسترسی به اطلاعات صنعت بیمه، ایجاد بستر تحلیل و داده‌کاوی در اطلاعات، تاکیده کرده است که بهره‌برداری از نرم‌افزارهای سازمانی چابک‌سازی فرآیندها، ارائه سرویس‌ها و خدمات الکترونیک و خودکارسازی فرایندهای مالی، اداری و حذف فرایندهای دستی را برای بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران به همراه داشته است.
او یادآورشده است که‌ هرچند بیمه، شعبه‌ای جز سازمان مرکزی خود ندارد اما در این صنعت ۳۲ شرکت بیمه، ۱۱۱۵ شعبه، ۴۱۰۳۴ نماینده شرکت‌های بیمه، ۶۴۰ کارگزار، ۱۹۹ ارزیاب خسارت با حضور بیش از ۱۸۷۵۱ نفر در کشور فعال هستند که ایجاد ارتباط پیوسته و منسجم میان مکاتبات همین شعب و افراد و حفاظت از گردش اطلاعات از طریق نرم‌افزار مکاتبات را می‌ توان دستاوردی بزرگ برای نظام اداری کشور ارزیابی کرد.
وی ایجاد زیرساخت شبکه ارتباطی بین بیمه مرکزی و شرکت‌های بیمه، ایجاد مرکز داده بیمه مرکزی و سامانه نظارت و هدایت الکترونیکی بیمه (سنهاب) را از نیز دستاوردی کلیدی برای صنعت بیمه عنوان کرده و افزوده‌است: یکپارچه‌سازی سیستم‌های عملیاتی و نظارتی بیمه مرکزی با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری به ویژه نرم‌افزار مکاتبات، کاهش بروکراسی و مکاتبات کاغذی در حوزه اداری، مالی و پشتیبانی مکاتبات بین شرکت‌های بیمه و بیمه مرکزی را درپی داشته و تبادل فیزیکی مکاتبات و سفرهای درون شهری را به طور کامل حذف کرده است.

نقش نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در بانکداری سبز

بانکداری سبز با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حذف کاغذ از چرخه مکاتبات یکی از مصادیق اصلی در تحقق رسالت اجتماعی و محیطی نظام‌های بزرگ مالی است که امروزه یکی از مهمترین موضوعاتی‌ست که در کانون توجه بانک‌ قرار گرفته است.
سال‌هاست که سازمان‌ها و نهادهای مالی بزرگ و کوچک با تعریف انواع مسئولیت‌های اجتماعی ، اقتصادی و محیطی تلاش می‌کنند تا همزمان در چندین حوزه ایفای نقش کنند. این تلاش‌ها فارغ از تاثیگذاری تبلیغاتی و برند سازی، تمرینی برای حفاظت از حس مشارکت، نوع‌دوستی و تلاش جمعی برای روبرو شدن با معضلات مختلف و حذف آنهاست. پرداختن به رفع فقر، رشد جمعیت، مسائل زنان و جوانان، امنیت و.... در کنار محیط زیست سالم، انرژی پاک، تخریب جنگل‌ها و مراتع، آلودگی‌ها و زباله و ... بخش اصلی در رسالت کسب و کار برای تحقق اهداف مربوط به مسئولیت‌های اجتماعی و محیطی است.

تشریح بانکداری سبز به عنوان یک رسالت اجتماعی و محیطی نیازمند نگاهی جامع، یکپارچه و مفهومی است که بر مبنای توسعه دانش و ارتباطات و ابزارهای فناورانه هر روز بیش از گذشته، توسعه و بهبود یافته است.

ابزارهای بانکداری سبز
یک بانک سبز اهداف، سیاست‌ها و خط مشی‌ها، ارزش‌ها، کارکنان، محیط کار، محصولات و خدمات، فعالیت‌های پیشبردی، روابط، تکنولوژی، فرهنگ سازمانی، شاخص‌های ارزیابی، پشتیبانی، قیمت‌گذاری، کیفیت و.... سبز دارد. بدین ترتیب، بانکها در بعد داخلی، فعالیتهای بسیاری را در راستای استراتژی‌های کلی سبز بودن رعایت می‌کنند. آنها در انتخاب بازار هدف به سبز بودن بازار و مشتریان، ارائه خدمات و محصولات سبز اهمیت می‌دهند، فعالیت‌های بانکداری الکترونیک را از این منظر نیز می‌نگرند، کارکنانشان را برای پیگیری اهداف سبز آموزش می‌دهند و از فعالیت‌های گروهی، انجمن ها و ابتکارات آنها پشتیبانی می‌کنند.
آنها همچنین به دنبال استفاده از تکنولوژی‌هایی هستند که ساختمان و شعب آنها را سبز نگه دارد. به عنوان مثال ساختمان‌های خود را طوری طراحی می‌کنند تا بیشترین استفاده را از نور طبیعی به عمل آوردند. از تکنولوژی‌های پیشرفته برای سرمایش و گرمایش استفاده می‌کنند تا مصرف انرژی را به حداقل برسانند. آنها به شدت در مصرف کاغذ صرفه جویی می‌کنند و در تلاشند تا روابط، اتوماسیون، مدیریت اسناد و پرونده‌ها و.... را دیجیتالی کنند و از این طریق از قطع درختان بیشتر جلوگیری کنند. استفاده از مواد تجزیه‌پذیر یا هدایت جامعه به سوی بانکداری تمام الکترونیک از طریق ابزارهایی چون موبایل بانک، اقدام موثر دیگری در این حوزه است

 اتوماسیون اداری و سیمای سبز بانک کشاورزی
در شماره ۱۳۷ ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» گزارشی ویژه از مزیت‌های نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه در این بانک منتشر شده است. بنابراین گزارش، سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال ۹۴ تا پایان سال ۹۵ در۳ مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی،‌ مدیریت شعب بانک‌ در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شده ‌است.
بر اساس این گزارش و با تایید محمو درضا عسگرزاده- رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت بانک، فقط در 2 شاخص ارزیابی، پاسخگویی ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر انجام شده و صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماهه پس از استقرار اتوماسیون اداری در مجموعه پدیدار گشته است.
در این نشریه بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری تاکید شده و از آن به عنوان عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات، یاد شده است. از دیگر مزیت‌های اشاره شده در نشریه اختصاصی بانک کشاورزی درباره نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.
بنا بر گفته کارشناسان بانک کشاورزی،‌ به روزرسانی نامه‌های اداری در این بانک از ۴ هزار نامه در فاز اول به بیش از ۱۴ هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین امر نشان می‌دهد،‌ نرم‌افزار مکاتبات مستقر، بهترین بستر برای تحقق شعار بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.

نقش سینک سرور در اتوماسیون اداری سازمان‌های غیرمتمرکز چیست؟

گستردگی جغرافیایی، محدودیت ‌در بسترهای ارتباطی و استفاده از بستر ارتباطی یکسان و واحد از مهمترین معضلات سازمان‌های وسیع و غیر متمرکز در بهره‌گیری از سرور سازمان مرکزی است. بیشتر نمود این مشکلات را می‌توان در حوزه اتوماسیون اداری و ایجاد ارتباط و یکپارچگی بین مکاتبات  و  مستندات در  این سازمان‌ها مشاهده کرد که بی‌شک برای همه آنها چالشی مهم و اثررگذار به شمار می‌آید.

استفاده از سرورهای غیرمتمرکز و سرویس سینک سرور برای حفظ یکپارچگی در عملکرد اتوماسیون اداری سازمان‌ها بهترین پیشنهادی است که می‌تواند با کمترین ضریب ریسک‌پذیری علاوه بر حفظ  پیوستگی محتوای سیستم اتوماسیون اداری، گزارشات نموداری مختلفی از نحوه ارسال و دریافت مکتوبات شامل نامه‌ها و پیش‌نویس‌ها را به مدیران ارائه و علی‌رغم نصب سرورهای مجزا در واحدهای سازمانی به دغدغه‌‌های کاربران درباره از بین رفتن اطلاعات، پایان دهد.

عدم وابستگی این سرویس به نوع خاصی از بستر ارتباطی را می‌توان از قابیلیت‌های این سرویس دانست؛چراکه برای پیاده‌سازی این راهکار نه تنها سرورهای مختلف سازمان با اینترنت، اینترانت ملی، MPLS و یا Direct Network می‌توانند به هم متصل باشند؛ بلکه امکان بهره‌مندی از یک بستر ارتباطی ترکیبی نیز مهیاست.

مهمترین قابلیت‌های سینک سرور عبارتند از:

کنترل سرورها و ارتباط آنها
کنترل سرورهای مختلف به طور یکپارچه و از طریق خود نرم‌افزار سینک در هر لحظه، کاربر سیستم را قادر می‌کند تا با توجه به نوع و سطح دسترسی،‌ وضعیت ارتباطی سرورها را مشاهده و ارتباط پیوسته سینک اطلاعات را رصد کند. این سرویس در صورت بروز خطاهای مختلف از طریق پیامک و یا ایمیل به راهبر سیستم، اطلاع‌رسانی می‌کند.
ایجاد ساختار سازمانی یکسان
یکی از قابلیت‌های مهم سرویس سینک، یکسان‌سازی ساختار سازمانی در اولین زمان ارتباط سرورهاست. انتقال تغییرات مختلف در نمودار سازمانی و منابع انسانی هر بخش از سازمان به کلیه سرورها و همچنین ارسال اطلاعات و مستندات کاربران پس از انتقال جغرافیایی از مزیت‌های این سرویس است.
امنیت اطلاعاتی

سینک سرور با رمزگذاری بسته‌های اطلاعاتی، امکان شنود آنها را از بین می‌برد و امنیت تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند.