نقش نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در بانکداری سبز

بانکداری سبز با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حذف کاغذ از چرخه مکاتبات یکی از مصادیق اصلی در تحقق رسالت اجتماعی و محیطی نظام‌های بزرگ مالی است که امروزه یکی از مهمترین موضوعاتی‌ست که در کانون توجه بانک‌ قرار گرفته است.
سال‌هاست که سازمان‌ها و نهادهای مالی بزرگ و کوچک با تعریف انواع مسئولیت‌های اجتماعی ، اقتصادی و محیطی تلاش می‌کنند تا همزمان در چندین حوزه ایفای نقش کنند. این تلاش‌ها فارغ از تاثیگذاری تبلیغاتی و برند سازی، تمرینی برای حفاظت از حس مشارکت، نوع‌دوستی و تلاش جمعی برای روبرو شدن با معضلات مختلف و حذف آنهاست. پرداختن به رفع فقر، رشد جمعیت، مسائل زنان و جوانان، امنیت و.... در کنار محیط زیست سالم، انرژی پاک، تخریب جنگل‌ها و مراتع، آلودگی‌ها و زباله و ... بخش اصلی در رسالت کسب و کار برای تحقق اهداف مربوط به مسئولیت‌های اجتماعی و محیطی است.

تشریح بانکداری سبز به عنوان یک رسالت اجتماعی و محیطی نیازمند نگاهی جامع، یکپارچه و مفهومی است که بر مبنای توسعه دانش و ارتباطات و ابزارهای فناورانه هر روز بیش از گذشته، توسعه و بهبود یافته است.

ابزارهای بانکداری سبز
یک بانک سبز اهداف، سیاست‌ها و خط مشی‌ها، ارزش‌ها، کارکنان، محیط کار، محصولات و خدمات، فعالیت‌های پیشبردی، روابط، تکنولوژی، فرهنگ سازمانی، شاخص‌های ارزیابی، پشتیبانی، قیمت‌گذاری، کیفیت و.... سبز دارد. بدین ترتیب، بانکها در بعد داخلی، فعالیتهای بسیاری را در راستای استراتژی‌های کلی سبز بودن رعایت می‌کنند. آنها در انتخاب بازار هدف به سبز بودن بازار و مشتریان، ارائه خدمات و محصولات سبز اهمیت می‌دهند، فعالیت‌های بانکداری الکترونیک را از این منظر نیز می‌نگرند، کارکنانشان را برای پیگیری اهداف سبز آموزش می‌دهند و از فعالیت‌های گروهی، انجمن ها و ابتکارات آنها پشتیبانی می‌کنند.
آنها همچنین به دنبال استفاده از تکنولوژی‌هایی هستند که ساختمان و شعب آنها را سبز نگه دارد. به عنوان مثال ساختمان‌های خود را طوری طراحی می‌کنند تا بیشترین استفاده را از نور طبیعی به عمل آوردند. از تکنولوژی‌های پیشرفته برای سرمایش و گرمایش استفاده می‌کنند تا مصرف انرژی را به حداقل برسانند. آنها به شدت در مصرف کاغذ صرفه جویی می‌کنند و در تلاشند تا روابط، اتوماسیون، مدیریت اسناد و پرونده‌ها و.... را دیجیتالی کنند و از این طریق از قطع درختان بیشتر جلوگیری کنند. استفاده از مواد تجزیه‌پذیر یا هدایت جامعه به سوی بانکداری تمام الکترونیک از طریق ابزارهایی چون موبایل بانک، اقدام موثر دیگری در این حوزه است

 اتوماسیون اداری و سیمای سبز بانک کشاورزی
در شماره ۱۳۷ ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» گزارشی ویژه از مزیت‌های نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه در این بانک منتشر شده است. بنابراین گزارش، سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال ۹۴ تا پایان سال ۹۵ در۳ مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی،‌ مدیریت شعب بانک‌ در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شده ‌است.
بر اساس این گزارش و با تایید محمو درضا عسگرزاده- رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت بانک، فقط در 2 شاخص ارزیابی، پاسخگویی ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر انجام شده و صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماهه پس از استقرار اتوماسیون اداری در مجموعه پدیدار گشته است.
در این نشریه بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری تاکید شده و از آن به عنوان عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات، یاد شده است. از دیگر مزیت‌های اشاره شده در نشریه اختصاصی بانک کشاورزی درباره نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.
بنا بر گفته کارشناسان بانک کشاورزی،‌ به روزرسانی نامه‌های اداری در این بانک از ۴ هزار نامه در فاز اول به بیش از ۱۴ هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین امر نشان می‌دهد،‌ نرم‌افزار مکاتبات مستقر، بهترین بستر برای تحقق شعار بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.

نقش سینک سرور در اتوماسیون اداری سازمان‌های غیرمتمرکز چیست؟

گستردگی جغرافیایی، محدودیت ‌در بسترهای ارتباطی و استفاده از بستر ارتباطی یکسان و واحد از مهمترین معضلات سازمان‌های وسیع و غیر متمرکز در بهره‌گیری از سرور سازمان مرکزی است. بیشتر نمود این مشکلات را می‌توان در حوزه اتوماسیون اداری و ایجاد ارتباط و یکپارچگی بین مکاتبات  و  مستندات در  این سازمان‌ها مشاهده کرد که بی‌شک برای همه آنها چالشی مهم و اثررگذار به شمار می‌آید.

استفاده از سرورهای غیرمتمرکز و سرویس سینک سرور برای حفظ یکپارچگی در عملکرد اتوماسیون اداری سازمان‌ها بهترین پیشنهادی است که می‌تواند با کمترین ضریب ریسک‌پذیری علاوه بر حفظ  پیوستگی محتوای سیستم اتوماسیون اداری، گزارشات نموداری مختلفی از نحوه ارسال و دریافت مکتوبات شامل نامه‌ها و پیش‌نویس‌ها را به مدیران ارائه و علی‌رغم نصب سرورهای مجزا در واحدهای سازمانی به دغدغه‌‌های کاربران درباره از بین رفتن اطلاعات، پایان دهد.

عدم وابستگی این سرویس به نوع خاصی از بستر ارتباطی را می‌توان از قابیلیت‌های این سرویس دانست؛چراکه برای پیاده‌سازی این راهکار نه تنها سرورهای مختلف سازمان با اینترنت، اینترانت ملی، MPLS و یا Direct Network می‌توانند به هم متصل باشند؛ بلکه امکان بهره‌مندی از یک بستر ارتباطی ترکیبی نیز مهیاست.

مهمترین قابلیت‌های سینک سرور عبارتند از:

کنترل سرورها و ارتباط آنها
کنترل سرورهای مختلف به طور یکپارچه و از طریق خود نرم‌افزار سینک در هر لحظه، کاربر سیستم را قادر می‌کند تا با توجه به نوع و سطح دسترسی،‌ وضعیت ارتباطی سرورها را مشاهده و ارتباط پیوسته سینک اطلاعات را رصد کند. این سرویس در صورت بروز خطاهای مختلف از طریق پیامک و یا ایمیل به راهبر سیستم، اطلاع‌رسانی می‌کند.
ایجاد ساختار سازمانی یکسان
یکی از قابلیت‌های مهم سرویس سینک، یکسان‌سازی ساختار سازمانی در اولین زمان ارتباط سرورهاست. انتقال تغییرات مختلف در نمودار سازمانی و منابع انسانی هر بخش از سازمان به کلیه سرورها و همچنین ارسال اطلاعات و مستندات کاربران پس از انتقال جغرافیایی از مزیت‌های این سرویس است.
امنیت اطلاعاتی

سینک سرور با رمزگذاری بسته‌های اطلاعاتی، امکان شنود آنها را از بین می‌برد و امنیت تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند.

میز خدمت الکترونیک در راستای حقوق شهروندی در نظام اداری

گرچه امروزه سیستم اتوماسیون اداری در نظام اداری کشور نفوذ بالایی دارد و مکاتبات اداری داخل سازمان های از حالت کاغذی و دستی کاملا خارج شده است اما هنوز سازمان‌های زیادی هستند که نسبت به انجام کارهای ارباب‌رجوع و مخاطبین خود دچار سردرگمی،‌ انباشت کارها و تاخیر در فرآیندهای پاسخ‌گویی‌اند. نیاز اصلی آنها راهکاری برای حذف حضور فیزیکی ارباب ‌رجوع‌هایی‌ست که برای ارسال و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌هایشان به سازمان می‌روند. سامانه‌ پیشخوان ارباب ‌رجوع دیدگاه در واقع، پاسخی به این نیاز است.

مردم می‌توانند از سامانه پیشخوان ارباب ‌رجوع دیدگاه برای مکانیزه کردن فرآیند دریافت و ثبت نامه‌های اداری خود، استفاده کنند. بهترین ارزش افزوده برای مخاطبان سازمان‌ها و نهادهای مختلف،‌ حذف مراجعه حضوری به سازمان است.

 

بهره‌مندی از سیستم مکاتبات از حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، مهمترین پیش‌نیاز، بهره‌مندی از سامانه پیشخوان ارباب‌رجوع دیدگاه‌ است. مخاطبین هر سازمان دارنده این سیستم از طریق سامانه پیشخوان ارباب رجوع می‌توانند نامه و درخواست خود را در دبیرخانه سازمان مورد نظر ثبت کنند، پس از آن، نامه ثبت شده در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه به گردش می‌افتد و فرآیند تعریف شده را طی می‌کند. علاوه بر این، یک سرور جداگانه و یک پنل پیامکی نیز برای کارایی این سامانه در سازمان‌های بهره‌بردار مورد نیاز است. در واقع، پیشخوان ارباب ‌رجوع یک پرتال و وب‌سرویس جداگانه است که سازمان می‌تواند از طریق وبسایت یا پیامک به مراجعین وجود این سامانه را اطلاع دهد.

پیگیری نامه در سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه، دوطرفه است یعنی هم سازمان گزارش می‌دهد و هم ارباب ‌رجوع خود می‌تواند وضعیت نامه‌اش را پیگیری کند. ارباب ‌رجوع در وب می‌تواند با شماره همراه خود login کند تا با کد تاییدیه‌ای که برایش ارسال می‌شود وارد سامانه شود. در این مرحله نامه را آپلود و به واحد مربوطه هدایت می‌کند. اگر نامه تایید شود یک پیامک با کد پیگیری برای او ارسال و شماره‌ای هم به نامه ثبت شده اختصاص داده می‌شود. در صورت رد نامه، خبر آن با علت رد شدن به ارباب ‌رجوع ارسال می‌شود.

پروتکل ECE چیست؟

پروتکل ECE امکان ارتباط مکاتباتی خارج ازسازمان، بین شرکت‌هایی که از نرم‌افزارهای متفاوت اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند را فراهم می‌کند.تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Crospandence Exchange) یا به طور مخفف ECE پروتکلی است که در نرم‌افزار مکاتبات حوزه اتوماسیون اداری  پوشش داده می‌شود.
این پروتکل که توسط تعدادی از شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشنهاد و مورد استقبال قرار گرفته است، در راستای ارتباط الکترونیکی مکاتبات بین سازمان‌های و شرکت‌ها استفاده می‌شود و مشکل استفاده این سازمان‌ها از بسترهای نرم‌افزاری مختلف در حوزه مکاتبات را حل می‌کند.
در واقع پیش از تدوین این پروتکل بسیاری از سازمان‌ها که از سیستم مکانیزه مکاتبات اداری برای ثبت و پیگیری مکاتبات خود استفاده می‌کردند برای ارتباط با سازمان‌های بیرونی مجبور بودند مکاتبات کاغذی داشته باشند که با تدوین پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE) این محدودیت رفع شد.

بر اساس این پروتکل، علی‌رغم موانع موجود مانند روش‌های مختلف کدگذاری یا ساختارهای کاملا متفاوت بانک‌های اطلاعاتی، امکان ارسال بسته‌های اطلاعاتی و نامه فراهم می‌شود. سامانه مکاتباتی دریافت کننده، اطلاعات را شناسایی و متناسب با قابلیت‌های موجود در نرم افزار خود آنها را پردازش و در نهایت رسید دریافت نامه را به سامانه فرستنده ارسال می‌کند.

کارگروه اتوماسیون اداری کمیسیون نرم‌افزار سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران برای ارتقای این پروتکل، برنامه توسعه‌ای در ۲ محور قابلیت‌ها و استفاده‌کنندگان، طراحی کرده است. تجارب چندین ساله استفاده از این پروتکل و نیازهایی که از طرف استفاده کنندگان اعلام شده، موجب شد تا کارگروه مسئول  از سال ۱۳۸۹ اضافه کردن قابلیت‌های جدید به پروتکل را بررسی کند.
مهمترین قابلیت‌ها و تغییرات نسخه جدید (نسخه ۲٫۰)  را پشتیبانی از امضای رقومی، پشتیبانی از رمزگذاری اطلاعات، امکان ارسال درخواست اطلاعات و دریافت پاسخ و افزایش اقلام اطلاعاتی مکاتبات با توجه به موارد اعلامی استفاده‌کنندگان در برمی‌گیرد.