تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحقق اهداف سازمان امور مالیاتی با بهره‌برداری از نرم‌افزارهای دیدگاه
مسئولان نظام مالیاتی کشور همواره تاکید کرده‌اند که در نظر دارند که تمامی پایه‌های مالیاتی اعم از مشاغل، اشخاص حقوقی، مالیات بر ارزش افزوده، نقل و انتقال املاک، مالیات بر ارث و... را مکانیزه کنند؛ به طوریکه با اجرای این مکانیزاسیون، ضمن ساده شدن فرآیند اخذ مالیات و حذف موانع بروکراتیک، از فرارهای مالیاتی نیز جلوگیری شود.
مکانیزه شدن فرآیندهای مالیاتی اعم از مکتوبات اداری تا آرشیو و مدیریت اسناد در حوزه اتوماسیون اداری تا سایر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی و... در صورت اجرای صحیح، هم به نفع مودیان است و هم به نفع ممیزان. در واقع یک نوع صرفه جویی در وقت است که تمامی عملیات مالیات‌ستانی به وسیله رایانه‌ها انجام می‌شود.
نمایش دستاوردهای نرم‌افزارهای دیدگاه در سازمان امور مالیاتی
دیماه سال گذشته، نمایندگان سازمان امور مالیاتی کشور با حضور در نمایشگاه دستاوردهای مشتریان شرکت چارگون به عنوان پیمانکر بسیاری از طرح‌های مکانیزاسیون این سازمان، از پیامدهای بکارگیری نرم‌افزارهای دیدگاه در بهره‌وری ساختاری و تحقق اهداف سازمانی گفتند.
مهندس ثریا جلالی- معاون توسعه مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات و مهندس مهرناز مهرپویا- مسئول اتوماسیون اداری سازمان امورمالیاتی در این نمایشگاه که در برج میلاد برگزار شد مزیت‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزارهای سازمانی دیدگاه را برای مخاطبان غرفه خود، تشریح کردند.
مهندس جلالی افزایش بهره‌وری و اثربخشی دانش متخصصان و دستیابی بیشتر و سریعتر به اطلاعات را از دستاوردهای سازمان امورمالیاتی کشور در زمینه بکارگیری فناوری و نرم‌افزارهای سازمانی دانست.
او خاطرنشان کرد: سازمان امورمالیاتی با استقرار نرم‌افزارهای سازمانی و اتوماسیون اداری دیدگاه، توانسته است به بهره‌وری سازمانی پیش‌بینی شده در استراتژی‌ها و اهداف خود، دست پیدا کند.
به گفته وی، از مهمترین پیامدهای تحقق فناوری اطلاعات و ابزارهای آن در سازمان امور مالیاتی می‌توان به تجزیه، تحلیل و تبادل سریع و آسان اطلاعات، توسعه نیروی انسانی از طریق صرفه‌جویی در وقت و کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت انجام امور سازمانی، افزایش نوآوری و حذف فرآیندهای ناکارآمد اشاره کرد.
بنابراین گزارش، سازمان امور مالیاتی کشور از مشتریان بزرگ چارگون است که کاربران آن در ستاد مرکزی، اداره‌کل‌های استانی و شهرستانی از نرم‌افزارهای مختلف حوزه اتوماسیون اداری و زیرساخت دیدگاه بهره می‌برند.
مهندس مهرپویا- مسئول اتوماسیون اداری سازمان امورمالیاتی نیز در سخنانی تاکید کرد: تاکنون نرم‌افزارهای مکاتبات، دیدگاه همراه، پایشگر و سرویس‌های تبادل اطلاعات برون‌سازمانی و درون‌سازمانی SYNC ، link ،ECE از مجموعه دیدگاه در سازمان و مراکز تابعه آن مورد استفاده کاربران سازمانی بوده‌اند.
وی خاطرنشان کرد: سازمان امور مالیاتی در مجموع کل کشور تعداد ۳۰۰۶۸ نفر پرسنل دارد که در ستاد مرکزی و ۴۶ اداره‌کل و مرکز تابعه، فعالیت می‌کنند.
وی تصریح کرد: حذف کاغذ و هزینه‌های مربوط به پست مراسلات، دسترسی آسان به مکاتبات، آرشیو نامه‌ها و گزارش‌گیری راحت از آنها و همچنین افزایش امنیت مکاتبات را از پیامدهای بهره‌گیری از سیستم‌های نرم‌افزاری دیدگاه در سازمان امورمالیاتی می‌دانیم.
به گفته وی، سازمان امور مالیاتی برای تحقق کامل اهداف خود در حوزه فناوری اطلاعات با چالش‌های مختلفی از جمله هزینه‌ها و بودجه‌ها، مشکلات ارتباطی و زیرساختی، ارتقای فرهنگ سازمانی و افزایش امنیت سیستم مواجه است که برای برطرف کردن هریک از آنها با برنامه‌ریزی مدون، گام برمی‌دارد.
اتوماسیون اداری و نرم‌افزار میز خدمت
امروزه سیستم اتوماسیون اداری در نظام اداری کشور نفوذ بالایی دارد و مکاتبات اداری داخل سازمان های از حالت کاغذی و دستی کاملا خارج شده است اما هنوز سازمان‌های زیادی هستند که نسبت به انجام کارهای ارباب‌رجوع و مخاطبین خود دچار سردرگمی، انباشت کارها و تاخیر در فرآیندهای پاسخ‌گویی‌اند. نیاز اصلی آنها راهکاری برای حذف حضور فیزیکی ارباب رجوع‌هایی‌ست که برای ارسال و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌هایشان به سازمان می‌روند. سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در واقع، پاسخی به این نیاز است.
مردم می‌توانند از سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه برای مکانیزه کردن فرآیند دریافت و ثبت نامه‌های اداری خود، استفاده کنند. بهترین ارزش افزوده برای مخاطبان سازمانها و نهادهای مختلف، حذف مراجعه حضوری به سازمان است.
در بازار نرم‌افزار کشور، شرکت‌های زیادی از سال‌های پیش در حوزه اتوماسیون اداری و تکریم ارباب رجوع و نرم‌افزارهای مرتبط با پیشخوان ارباب رجوع فعال بوده‌اند، اما تطبیق با مفاد مختلف دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» در همه این نرم‌افزارها ممکن نیست و لذا مدیران فناوری اطلاعات باید در انتخاب نرم‌افزار میزخدمت الکترونیک به قابلیت‌های مورد نیاز توجه کنند. برخی از قابلیت‌های کلی که نرم افزارهای معتبر میز خدمت الکترونیک از آن برخوردارند عبارتند از :
- حذف مراجعه حضوری ارباب رجوع برای ارسال و پیگیری نامه
- حذف عملیات پرهزینه ارسال نسخه کاغذی به سازمان
- حذف عملیات اسکن و ثبت نامه در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
- امکان نظارت کامل برفرآیند ثبت نامه، براساس دسترسی‌های متنوع کاربران دبیرخانه
- ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
- امکان ورود به سیستم از طریق شماره همراه و مشاهده وضعیت نامه‌های ارسالی برای ارباب رجوع
برخی دیگر مواردی که با توجه به متن دستورالعمل هیات وزیران باید در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت مورد توجه باشد عبارتند از:
حفظ امنیت اطلاعات ارباب‌رجوع در نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک
در بخش دیگری از ماده 6 آیین نامه آمده است که «تضمین کیفیت دسترسی از نظر سرعت، امنیت و پایین بودن هزینه با دستگاه مربوطه خواهد بود.» لذا در انتخاب نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک واتوماسیون اداری مرتبط با آن استفاده از نرم‌افزاری که به لحاظ امنیت قابلیت‌های بالایی داشته باشد و بتواند از اطلاعات و حریم خصوصی مراجعان و ارباب رجوع صیانت کند، اهمیت زیادی دارد.
نقش و کارکرد سیستم‌های اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی
امروزه بر کسی پوشیده نیست که مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی و انسانی را در سازمانها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهند بود. این سیستم ها حتی امکانات جدید ارتباطی را مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد؛ بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب‌ناپذیر است.
می‌دانید که امروزه جم بزرگی از امور روزمره سازمانها، امور دفتری هستند به طوریکه می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت‌هایی از قبیل انتشار یا ذخیره اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد هستند. از سوی دیگر در تقسیم بندی‌های عمومی نرم‌افزارهای متداول و مورد نیاز در هر سازمان و شرکتی را نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه، نرم افزار مدیریت اسناد، آرشیو و بایگانی و نرم افزار امور قراردادها و مناقصات تشکیل می‌دهند. مجموع این نرم‌افزارها مراودات رسمی سازمانها را رقم می‌زنند.
پیامدهای تاثیرگذار سیستم‌های اتوماسیون اداری
بر اساس تحقیق‌ها و پژوهش‌های آماری، بیشترین معیارهای تأثیر گذار در مراودات رسمی سازمانی ناشی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مکتوبات اداری است. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند.
با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به ویژه در حوزه سرویس دهی به ارباب رجوع‌ها، تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است؛ بنابراین وجود اتوماسیون اداری و ایجاد نرم‌افزارهای زیرمجموعه آن مانند نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک، جلسات،کارها، ECE و سینک سرور و ... از نظر کارکنان سازمانها، تحولی بزرگ و عامل برای گسترش تعاملات سازمانی است.
متاسفانه یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمانها فقط برای خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند؛ بنابراین استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات ندارند و از تسهیلات آنها برخوردار نمی‌شوند.
تحقیقات صورت‌گرفته در میزان تاثیرگذاری سیستم اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی نشان می‌دهد جلوگیری از برخوردهای غیر اداری افراد در هنگام کار و پیشگیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان، 2 پیامد جدی بهره‌برداری از این سیستم‌ها هستند.
نتایج این تحقیقات بر این نکته تأکید دارند که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیرضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و از ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی‌گرا پیشگیری کند. سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیشگیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.
چرایی و اهمیت بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
در ایران از تولید و طراحی اولین نسل نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر وب، بیشتر از 15 سال می‌گذرد. در این دوره نرم‌افزارها نه تنها به بلوغ کامل رسیده‌اند؛ بلکه در حال حاضر هیچ شرکتی را نمی‌توان بدون وجود اینگونه ابزارها تصور کرد.در طول این سال‌ها شرکت‌های تولید‌کننده نرم‌افزار سعی کرده‌اند با بازمهندسی‌های محدود در برخی از محصولات خود که بیشتر با هدف تغییر معماری و تغییر کد بوده‌اند، نیازمندی‌های جدیدی را پایه‌ریزی کنند. از سوی دیگر تغییرات شگرفی در طول سال‌های گذشته در فرهنگ‌های سازمانی شرکت‌ها ایجاد شده که نیاز به باز تعریف برخی از مفاهیم بنیادی سیستم‌های اطلاعاتی را اجتناب ناپذیر کرده است. در مقاله زیر از لزوم بازمهندسی نرم‌افزارها به ویژه در حوزه مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری خواهیم گفت.
بسترهای قدیمی در مقابل رشد تکنولوژی
همه نرم‌افزارها در ابتدای شکل‌گیری بر اساس مفاهیم مهندسی نرم‌افزار در فاز تولید قرار می‌گیرد. در این فاز، بر اساس نیازمندی‌های تعریف شده، نرم‌افزار وارد فرآیندهای مختلف تحلیل، معماری، طراحی، پیاده‌سازی و تست می‌شود. بعد از پایان این مراحل، نرم‌افزار به فاز توسعه و نگهداری می‌رود تا بدون تغییر اساسی در مفاهیم یا رفتارها و صرفا برای رفع باگ‌های موجود از آن، نگهداری شود.معمولا تغییرات نرم‌افزارها در طول حیاتش باعث ناپایداری آن، می‌شوند. نرم‌افزار همچنان کار می‌کند؛ اما هر تغییر باعث ایجاد تاثیرات غیر قابل کنترلی در سایر قسمت‌های آن می‌شود و در نهایت آن را غیر قابل نگهداری می‌کند. در این شرایط نیاز است که با بازمهندسی حیات دوباره‌ای به او بخشیده شود؛اما این تنها علت برای بازمهندسی نرم‌افزار نیست.
پلتفرم‌های جدیدی مثل پلتفرم موبایل در ساختارهای نرم‌افزاری ایجاد می‌شوند که انجام امور توسط کاربران را راحت‌تر می‌کنند. از این رو نیاز است تا نرم‌افزارها به این تکنولوژی‌های جدید انتقال پیدا کنند؛ به عنوان مثال می‌توان استفاده از نرم‌افزارهای موبایلی و میزان وابستگی افراد به این پلتفرم در مدت زمان 6 یا 7 سال پیش با حال حاضر مقایسه کرد. ایجاد علوم و تکنولوژی‌های جدید در مدت زمانی که نرم‌افزارها در فاز توسعه و نگهداری هستند برای حفظ قابلیت توسعه آنها نیاز به بازمهندسی را اجتناب‌ناپذیر می‌کند.
نرم‌افزارها در طول حیات خود در فاز نگهداشت معمولا توسط افراد مختلف با میزان مهارت‌های متفاوت، توسعه داده می‌شوند. این توسعه مکرر در سال‌های طولانی باعث تغییرات بنیادین در کدهای نرم‌افزار می‌شوند که معمولا کدهای اولیه را تبدیل به کدهایی پیچیده وغیر قابل توسعه، می‌کنند. از این رو نیاز است که با بازنگری بر روی منابع کد موجود در نرم‌افزار و ریفکتور کردن آنها توسعه‌پذیری و پشتیبانی‌پذیری نرم‌افزار را به آن برگرداند.
اهداف فرآیند بازمهندسی در نرم‌افزارهای مکاتبات اداری
• تغییر رفتار نرم‌افزار برای پشتیبانی از فرایندهای تغییریافته در شرکت‌های مشتری
• تغییر معماری نرم‌افزار به منظور استفاده از علوم و تکنولوژی‌های جدیدتر
• تغییر کد به منظور توسعه‌پذیری و نگهداشت بهتر نرم‌افزار
چگونگی فرایند بازمهندسی نرم‌افزار
بنا برتقسیم‌بندی فازهای تقریبا مشترک در بین تمامی فرایندهایی که بر مبنای اصول بازمهندسی می‌توان گفت که این فرایند شامل فازهای اصلی مهندسی معکوس، بازطراحی، بازسازی کد، تست و استقرار و بازخوردگیری خواهد بود.
مهندسی معکوس
به صورت خیلی ساده می‌توان گفت مهندسی معکوس عملیاتی است که طی آن از روی منابع کد به طراحی، قوانین و مقررات کسب و کار نرم‌افزار که همان نیازمندی‌های اولیه است، می‌توان دست پیدا کرد. در مهندسی نرم‌افزار نیازهای اولیه تحلیل، طراحی و سپس به کد تبدیل می‌شوند. مستندات مختلفی از نرم‌افزار در فازهای مختلف تولید نرم‌افزار بوجود می‌آیند که به مرور زمان، قدیمی و ناکارآمد می‌شوند و بر اساس تغییراتی که در طول زندگی خود داشته است از درجه اعتبار ساقط می‌شوند؛ بنابراین نیاز است به هر هدفی که عملیات بازمهندسی می‌خواهد صورت بگیرد ابتدا قواعد، قوانین و رفتارهای فعلی نرم‌افزار به صورت جامع شناسایی شوند. همه این اقدامات در فاز مهندسی معکوس، ممکن می‌شوند. افراد درگیر در پروژه بازمهندسی در این فاز، شروع به خواندن کدهای نرم‌افزار می‌کنند و این کدها را ابتدا به نمودارهای طراحی، معماری و سپس به داستان‌های کاربران و یا قواعد و قوانین کسب و کاری که از آنها بهره می‌گیرند، تبدیل می‌کنند.
بازطراحی
در این فاز در صورتی که هدف، تغییر معماری باشد عملیات‌های بازطراحی مشخص‌کننده ساختار نرم‌افزار بعد از اعمال تغییرات خواهد بود و در صورتیکه هدف، تغییر رفتارهای نرم‌افزار باشد عملیات‌های بازطراحی، رفتار و معماری نرم‌افزار بر اساس رفتارهای جدید را شامل می‌شود. این کار بر اساس عملیات‌هایی بالا به پایین، سعی می‌کند دوباره و بر اساس هدف مشخص شده، طراحی مجددی داشته باشد. برای این کار از بالاترین سطح انتزاع به دست آمده از عملیات مهندسی معکوس، استفاده می‌شود. برای هر سطح مجموعه طراحی‌هایی صورت می‌گیرد که بر اساس هدف مشخص شده، رفتا نهایی نرم‌افزار را رقم می‌زند. در این فاز گاهی ماژول‌ها باقی می‌مانند و برخی از رفتارهای آنها منقضی و رفتارهای جدید جایگزین آن می‌شوند و گاهی همان رفتارها به معماری جدید و ساختار تکنولوژیک متفاوتی، منتقل می‌شوند. همچنین در این بازطراحی ممکن است ساختار داده‌های نرم‌افزار مورد بازبینی قرار گیرند و در انتهای این فاز، نقشه راهی برای تبدیل کدهای فعلی به کدهای مطلوب به دست بیاید.
بازسازی کد
عملیات بازسازی کد شاید پیچیده‌ترین فاز بازمهندسی نرم‌افزار است؛ زیرا همواره تغییر دادن کد موجود به کدی جدید که در کنار تغییرات احتمالی رفتار و معماری، قابلیت پشتیبانی و توسعه داده باشد و عاری از هر گونه مشکلی پیش از بازمهندسی باشد بسیار سختتر از نوشتن یک نرم‌افزار جدید است. در انتهای این فاز اطمینان حاصل می‌شود که کدهای بازسازی شده هیچ‌گونه ناهنجاری‌های پیشین را نداشته باشند.
تست
تست‌هایی مانند تست واحد، یکپارچگی، تست بار، کارآیی و امنیت مجموعه تست‌هایی هستند که بر اساس اهمیت بخش‌های مختلف نرم‌افزار و بودجه تعیین شده برای بازمهندسی صورت می‌گیرند. نتایج این تست‌ها در بهبود کیفیت محصول تولید شده بعد از بازمهندسی، تعیین کننده‌اند. در این فاز، نرم‌افزار مانند اصول مهندسی به صورت جامع تست می‌شود تا پیش از انتشار، مجموعه باگ‌ها و مشکلات آن پیدا و رفع شوند.
استقرار و پشتیبانی
در این نیاز است که مستندات راهنما به روز شوند و آموزش‌های لازم برای استفاده از سیستم اتوماسیون ادرای (در صورت تغییر در رفتار نرم‌افزا) به مشتریان داده شود و عملیات پشتیبانی برای رفع عیوب و بازخوردگیری از نرم‌افزار به صورت کامل انجام پذیرند.