تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تجهیز شرکت جهان پروفیل پارس با سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
شرکت جهان پروفیل پارس با خرید لیسانس و ارائه خدمات نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی سیستم مکاتبات اداری دیدگاه در فهرست مشتریان چارگون قرار گرفت.
به گزارش روابط عمومی چارگون، سیستم مکاتبات اداری دیدگاه با 200 کاربر برای گردش مکتوبات داخلی و بین واحدهای مختلف در شرکت جهان پروفیل پارس عملیاتی شده است. علاوه بر سیستم مکاتبات اداری دیدگاه، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه نیز برای دسترسی مدیران این شرکت به کارتابل روزانه‌اشان عملیاتی شده است.
اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است. سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه علاوه بر پوشش مکاتبات اداری و آرشیو اسناد، افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی مالی و انسانی و پویایی سازمانی را به دنبال دارد.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
از ویژگی‌های منحصر به فرد و مهم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به حذف کامل کاغذ از ساختار اداری (Paperless) اشاره کرد. پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، امکان استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window) و بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان از دیگر مزیت‌های این سیستم است. قابلیت‌های عدم نیاز به آپدیت office ، وجود فضای تعامل و گفتوگو chat و collaboration ،Drag and drop بین کاربران این سیستم با استقبال زیادی مواجه شده است.
اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه با قابلیت‌های مختلف مشاهده و ارجاع نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها، مشاهده، درخواست و یا تایید مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و همچنین انجام عملیات روزانه از راه دور برای کاربران مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، تولید شده است.
دیدگاه همراه با قابلیت کاربری در موبایل، تبلت و با هدف دسترسی مدیران سازمان‌ها به کارتابل‌های اداری طراحی شده است. از طریق این محصول برخی امکانات نرم‌افزارهای تحت وب دیدگاه برای هر کاربر از هر مکان و زمان در دسترس قرار می‌گیرد. در حال حاضر امکان دانلود و نصب اپلیکیشن‌های دیدگاه همراه از طریق وب‌سایت رسمی شرکت چارگون فراهم است.
تجهیز بیمارستان بین‌المللی ولیعصر تبریز با نسل جدید اتوماسیون اداری دیدگاه
کارشناسان استقرار اتوماسیون اداری چارگون، بیمارستان بین‌المللی ولیعصر تبریز را با نسل جدید مکاتبات اداری دیدگاه تجهیز کردند.
به گزارش روابط عمومی چارگون، بیمارستان بین المللی ولیعصر تبریز از سال ۹۳ با استقرار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه، همکاری خود را با شرکت چارگون آغاز کرده است.
در ادامه این همکاری، مدیریت بیمارستان با هدف ارتقای کارآیی نرم‌افزار و بهبود در روال‌های مکاتباتی خود، استقرار نسل جدید اتوماسیون اداری دیدگاه را برگزیدند.
کارشناسان شرکت چارگون با حضور در محل بیمارستان و ارائه آموزش‌های مورد نیاز کاربران، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه را نیز برای تسریع در گردش مکتوبات فعال کردند.
این نرم‌افزار با تسهیل فرآیند دسترسی و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در اختیار مدیران بیمارستان قرار می‌دهد.
با استقرار نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه الگوها و فرم‌های مورد نیاز بیمارستان با قابلیت جای‌گذاری خودکار طراحی و بارگذاری شد.
ویژگی‌های جدید نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه شامل پیگیری راحت‌تر نامه‌ها، آرشیو و مدیریت اسناد، استفاده از منوی اداری (Multi-Window)، و قابلیت فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران با یکدیگر از سوی کاربران بیمارستان بسیار مورد توجه قرار گرفته است.
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی، سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است.
این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه بر مکانیزه کردن مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد، افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی را برای سازمان‌های کاربر به دنبال دارد.
اتوماسیون اداری/ شرکت چارگون
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در 2 وزارتخانه بزرگ کشور
استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، ایجاد میز خدمت الکترونیک و پوشش مکانیزه مکاتبات مراجعین را به دنبال داشته است.
به گزارش روابط عمومی چارگون، میز خدمت الکترونیکی دیدگاه با ایجاد
قابلیت نظارت کامل بر فرآیند ثبت نامه‌ها براساس دسترسی‌های متنوع کاربران
دبیرخانه، پاسخگویی
به ارباب رجوع و
مخاطبین را سرعت می‌دهد.
با توجه به هزینه‌های مالی و انسانی دریافت نامه از ارباب رجوع در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، راه‌اندازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه را می‌توان پایانی بر این روش سنتی دانست.
سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه با پیاده‌سازی در وب‌گاه سازمان‌های مشتری امکان ورود به این سیستم را از طریق شماره همراه برای مراجعین فراهم می‌کند. آنها می‌توانند از این طریق، علاوه بر ثبت درخواست‌ها از وضعیت نامه‌های ارسالی نیز آگاه شوند.
با قابلیت پیاده‌سازی این سامانه در وب‌سایت سازمان بهره‌بردار و همچنین دریافت فایل نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند، ارباب رجوع می‌تواند ثبت نامه به واحد مربوطه را به آسانی انجام دهد. او همچنین با دریافت پیامک ثبت نامه از انجام درست عملیات خود، مطمئن خواهد شد.
در این سامانه همچنین بر اساس دسترسی‌های تعریف شده، زمینه نظارت کاربران دبیرخانه و تایید یا رد نامه‌ها فراهم است و در صورت تغییر وضعیت نامه‌ها ارباب رجوع از طریق ارسال پیامک در جریان روند اداری نامه خود، قرار می‌گیرد.
با عملیاتی‌سازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه علاوه بر کاهش چشمگیر مراجعات حضوری از انجام عملیات حجیم و پرهزینه ارسال نسخه‌های کاغذی نامه‌ها نیز با اسکن و ثبت آنها در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه، کاسته می‌شود.
وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی از کاربران نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون ادرای دیدگاه نیز هستند.
اتوماسیون اداری/ شرکت چارگون
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
سازگاری بیشتر اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون، انطباق و سازگاری اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری را از دلایل اصلی مهاجرت کاربران به نسل پنجم نرم‌افزارهای این مجموعه، دانست.
نیما ابراهیم‌زاده در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: رضایت
کاربران از امکانات نسل پنجم اتوماسیون ادارینشان می‌دهد در تغییر نسل دیدگاه، موفق عمل کرده‌ایم.
وی ادامه داد: همین یک قابلیت به تنهایی نشان می‌دهد که اتوماسیون اداری دیدگاه در نسل پنجم با نیازهای سازمان‌های مشتری انطباق بیشتری یافته و در آن به افزایش سرعت و راحتی کاربری، توجه جدی شده است.
ابراهیم‌زاده یادآور شد: با توجه به فاصله زمانی بین دیدگاه ۴ و ۵ افزایش سرعت نرم‌افزارها، بهبودها، سطح قابلیت‌ها و امکانات در نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه را می‌توان قابل توجه و پُر اهمیت، دانست.
نیازسنجی؛ شرط بهبود نرم‌افزارها
به گفته وی، در نسل پنجم دیدگاه، تغییرات و بهبودها متناسب با نیازهای
مدیران و کاربران تقسیم‌بندی، طراحی و اجرا شده‌اند و با توجه به مفاهیم جدید اتوماسیون اداری دائما در
حال به روز رسانی هستند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون
خاطرنشان کرد: به روز بودن تغییرات نرم‌افزارهای
اتوماسیون اداری در پروژه زاگرس علاوه بر نرم‌افزار
مکاتبات در سایر نرم‌افزارهای
اداری نیز ادامه خواهد یافت و بازنگری‌های کلی و اعمال تمام نیازمندی‌های سازمان‌ها
متناسب با ظرفیت‌ها و امکانات زاگرس، صورت خواهند گرفت.
ابراهیم‌زاده با تاکید بر نیازسنجی پیوسته چارگون از مشتریانش گفت: با
توجه به اینکه تغییر نسل نرم‌افزارها و امکانات جدید به طور طبیعی سازمان‌های
مشتری را به سمت درخواست‌ها و نیازهای جدید سوق می‌دهند تلاش کرده‌ایم تا همواره
از نظرات و خواست‌های کاربران جهت افزایش کارآیی ابزارها بهره ببریم.
وی با بیان اینکه در بازار نرم‌افزارهای سازمانی، مجموعه دیدگاه از
جایگاه ویژه و ممتازی برخوردار است، افزود: آمارها می‌گویند در حال حاضر سهم عمده‌ای
از بازار رقابتی در تصاحب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
است.
یکپارچه‌سازی مدیریتی
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون اضافه کرد: هر چند که
سایر شرکت‌ها نیز تلاش‌های خوبی در زمینه رشد بازار داشته‌اند؛ اما بر اساس آمار،
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه همچنان از لحاظ تکنولوژی، کارکرد و کاربری بر
سایر نرم‌افزارها تقدم دارند.
به گفته وی در نسل پنجم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه علاوه بر
نرم‌افزار مکاتبات سایر نرم‌افزارها مانندجلسات، کارها، تابلوی
اعلانات و داشبورد مدیریتی
نیز در قالب یکپارچه‌سازی مدیریتی توسعه و بهبود یافته‌اند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون خاطر نشان کرد: در همه
این نرم‌افزارها تلاش شده تا با پوشش نیازها و ارائه قابلیت‌های بیشتر زمینه،
نظارت، کنترل و بهره‌وری سازمانی به کاربران اعطا شود.
وی تصریح کرد: به عنوان مثال بهینه‌سازی
جلسات، اصلی‌ترین محور برای توسعه و ارتقای این نرم‌افزار بوده است. در
کنار آن، ارتقای چابکی و پویایی بیشتر سازمان‌ها در بستر کار تیمی و مشارکتی نیز
محور توسعه نرم‌افزار کارهاست.
به گفته وی، آسان‌سازی ارتباطات سازمانی و شفافیت اطلاعات، مهمترین
هدف در طراحی و تولید نرم‌افزار تابلوی اعلانات بوده‌است.
داشبورد مدیریتی؛ ابزاری برای شناخت نواقص
ابراهیم زاده خاطرنشان کرد: داشبوردهای مدیریتی نیز در دیدگاه ۵ با هدف ارائه بهترین ابزار کنترل عملکرد سازمان‌ها به مدیران و
مدیریت فرآیندها و شناخت نواقص طراحی و توسعه یافته‌اند.
به گفته وی، این ابزار در اتوماسیون اداری دیدگاه می‌تواند نقاطی در
سازمان که نیاز به بهبود روال و فرآیند دارند را مشخص و کمک کند تا نواقص سازمان
در روال نامه‌نگاری و گردش مکاتبات
اداری مشخص شوند؛ مثلا با
این ابزار مدیران می‌توانند بررسی کنند که چه مدت زمانی برای رسیدگی به نامه‌های
دریافتی توسط هر فرد و هر واحد صرف می‌َشود.
ابراهیم زاده خاطر نشان کرد: داشبوردهای مدیریتی و هر ابزاری که
مدیران را به سوی بهره‌وری و پویایی سازمانی سوق دهند از نقاط قابل توسعه در نسخه‌های
آتی اتوماسیون اداری دیدگاه خواهد بود.
مزیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری
در مسیر توسعه میز خدمت الکترونیک در سازمان‌های دولتی یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت‌های مهمی ایجاد کند و بهره‌وری سیستم‌های اداری را به شکل موثری افزایش دهد.
خرداد ماه امسال سازمان اداری و استخدامی کشور با ابلاغ بخشنامه «حقوق شهروندی در نظام اداری» و ابلاغ دستوالعمل «میز خدمت» به سازمان‌های مختلف دولتی و بخش عمومی، راه‌اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک را به پروژه واحد های فناوری اطلاعات تبدیل کرد. مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ مورخ ۱۳۹۶/۰۹/۰۷ دستورالعملی به ادارات و سازمان‌ها ابلاغ شد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایت‌مندی آنان دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل «میز خدمت الکترونیکی» و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.
این دستورالعمل که با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» مطرح شده، کلیه دستگاه های اجرایی را موظف می‌کند که نسبت به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند، اقدام کنند. در واقع آیین‌نامه ایجاد میز خدمت الکترونیک در راستای عزم جدی دولت برای بهبود عملکرد نظام اداری و پاسخگویی بهینه به ارباب رجوع، ابلاغ شده است.
همین موضوع توجه به اهمیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک را با اتوماسیون اداری سازمان‌ها نشان می‌دهد، زیرا تحقق واقعی حقوق شهروندی با کامل شدن چرخه خدمات دولت الکترونیک، ممکن خواهد بود که مهمترین بخش آن نیز به جز حذف مراجعه حضوری و امکان پیگیری آنلاین فرآیندهای اداری، ایجاد بستر شفافیت اطلاعات خواهد بود.
متاسفانه ساختار اداری و بوروکراسی پیچیده در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ بخش عمومی، پتانسیل زیادی برای تخلفات اداری دارد که شفافیت اطلاعات بهترین و کم‌هزینه‌ترین راه برای ایجاد سلامت اداری و تحقق ابعاد گسترده‌تر و عمیق‌تر حقوق شهروندان است.
قانون شفافیت اطلاعات درسال ۱۳۸۸ در مجلس شورای اسلامی مطرح و نهایتا به تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام رسید اما اجرای آن تا سال ۹۳ روی کاغذ مانده و عملیاتی نشده بود. تا اینکه از سال ۹۲ این قانون اجرایی شد. اما نکته مهم این است که هنوز روند اجرای آن بهینه و کارآمد نیست زیرا دسترسی آنلاین به بسیاری از این اطلاعات وجود ندارد و شهروندان نمی‌توانند براحتی از طریق سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند و فرآیندهای مکاتباتی خود با سازمان‌ها را در لحظه مشاهده نمایند.
سامانه میز خدمت الکترونیک چنانچه با سیستم اتوماسیون اداری سازمان یکپارچه باشد، قدم مهمی در تحقق اهداف دولت الکترونیک برداشته می‌شود. لذا توجه به این امکان در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت الکترونیکی تعیین کننده خواهد بود. یکپارچگی با اتوماسیون اداری موجب می‌شود، فرآیند چرخش نامه و درخواست‌های ارباب رجوع در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات سازمان ادامه پیدا کند و ارباب رجوع از مراحلی که نامه در سازمان طی می‌کند با دریافت پیامک مطلع شود. این ابزار ضمن ایجاد شفافیت در عملکرد دستگاه‌های اجرایی حقوق شهروندی را پاس می‌دارد و کاهش تخلفات اداری و افزایش رضایت شهروندان را به دنبال خواهد داشت.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها