تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.راه اندازی میز خدمت الکترونیکی دیدگاه در دانشگاه علوم پزشکی سبزوار
دانشگاه علوم پزشکی سبزوار با هدف مکانیزه کردن دریافت و ثبت نامه‌های اداری و کاهش مراجعه حضوری مخاطبان اقدام به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی دیدگاه کرده است .
به گزارش روابط عمومی چارگون ، دانشگاه علوم پزشکی سبزوار با عملیاتی‌کردن
نرمافزار مکاتبات از
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
در جمع مشتریان چارگون قرار گرفت. در حال حاضر با راه‌اندازی اپلیکیشن‌های
موبایلی مکاتبات و
پیشخوان دیدگاه همراه برای
استفاده از برخی قابلیت‌های سیستم مکاتبات تحت وب
دیدگاه و انجام امور اداری، همکاری دانشگاه علوم پزشکی سبزوار و شرکت چارگون گسترش
یافته است.
مدیران دانشگاه همچنین با انتخاب نرمافزار پیشخوان ارباب رجوع تلاش
کرده‌اند تا میز خدمت
الکترونیکی دولت را برای
پاسخ‌گویی به مخاطبان و مراجعین دانشگاه راه‌اندازی کنند. این نرمافزار با حذف
مراجعه حضوری دانشجوها، اساتید و کارشناسان و سایر مخاطبین به دانشگاه،امکان
انجام امور اداری و مکاتبه از طریق میز خدمت فراهم می‌کند.
امکانات پیشخوان ارباب رجوع
کاهش مراجعه حضوری ارباب رجوع برای ارسال و پیگیری نامه
حذف عملیات پرهزینه ارسال نسخه کاغذی به سازمان
حذف عملیات اسکن و ثبت نامه در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
نظارت کامل برفرآیند ثبت نامه، براساس دسترسی‌های متنوع کاربران
دبیرخانه
ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
امکان ورود به سیستم از طریق شماره همراه و مشاهده وضعیت نامه‌های
ارسالی برای ارباب رجوع
فرآیند دریافت نامه از ارباب رجوع هنوز در بسیاری سازمانها به روش‌های
سنتی و بصورت دریافت نسخه کاغذی نامه انجام می‌شود و هزینه‌های زیادی در مراحل ارسال،
دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرمافزار
مکاتبات به واحدهای دبیرخانه‌ای
تحمیل می‌کند. با راه‌اندازی میز خدمت الکترونیکی دیدگاه، سازمانها و شرکت‌هایی
که درخواست‌های ارباب رجوع را در قالب نامه دریافت می‌کنند می‌توانند با ثبت آن در
دبیرخانه، و به گردش انداختن آن در نرمافزار مکاتبات اداری مجموعه دیدگاه
از سامانه پیشخوان ارباب رجوع برای مکانیزه کردن عملیات دریافت و ثبت نامه استفاده
کنند.
امکان پیاده‌سازی درگاه ورودی سامانه پیشخوان ارباب رجوع در وب سایت
سازمان از مزیت‌های قابل توجه این نرمافزار است. دریافت نامه از طریق تکمیل یک
فرم ساده و کاربرپسند را امکان‌پذیر می‌کند. در این سامانه دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها
به واحد مربوطه توسط ارباب رجوع انجام می‌شود و کاربر دبیرخانه براساس دسترسی‌های
تعریف شده در دیدگاه امکان تایید یا رد نامه‌ها را دارد.
سرپرست حقوق و دستمزد شرکت امداد خودرو سایپا: نرمافزارهای جامع دیدگاه را جایگزین سیستم ناکارآمد قبلی کرده‌ایم
سرپرست حقوق و دستمزد شرکت امداد خودرو سایپا گفت: جایگزینی نرمافزارهای جامع دیدگاه با سیستم‌های ناکارآمد قبلی، تحول اداری و ساختاری بزرگی را در شرکت رقم زد.
عبدالله خواجوی در گفتوگو با روابط عمومی چارگون، یکپارچگی و بستر
منعطف و قابل سفارشی سازی را مزیت مهم نرمافزارهای جامع دیدگاه دانست.
وی افزود: سیستم مکانیزاسیون اداری قبلی در شرکت سایپا از کارآمدی
مناسب برخوردار نبود به همین دلیل نسبت به تغییر سیستم‌ها تصمیم گرفتیم که
نهایتا با بررسی محصولات موجود در بازار، نرمافزارهای جامع دیدگاه را جایگزین
سیستم‌های ناکارآمد قبلی کردیم.
سرپرست حقوق و دستمزد شرکت
امداد خودرو سایپا خاطرنشان کرد: یکپارچگی و هماهنگی سیستم‌ها با یکدیگر مهمترین
معیار ما برای انتخاب و جایگزینی سیستم‌ها بود که خوشبختانه نرمافزارهای دیدگاه
از این ویژگی برخوردار بودند.
خواجوی با اشاره به استقرار نرمافزارهای جامع دیدگاه در راهکارهای مالی، اتوماسیون اداری، منابع انسانی، لجستیک و مدیریت فرآیندها گفت: گستردگی ارتباط سیستم‌های چارگون با یکدیگر و پشتیبانی متعهدانه
و پیگیرانه، رمز موفقیت و کارآمدی این شرکت است.
وی اضافه کرد: در حال حاضر 250 کاربر مکاتباتی در شرکت امداد
خودرو سایپا از اتوماسیون اداری دیدگاه
برای انجام امور مکاتباتی شرکت بهره می‌برند.
به گفته وی، نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی دیدگاه
نیز به بیش از 300 نفر از کارکنان این شرکت خدمات ارائه می‌کنند.
سرپرست حقوق و دستمزد شرکت امداد خودرو سایپا با اشاره به کاربری، کارها و جلسات از راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
نیز در این شرکت تصریح کرد: تحول واقعی ساختاری و اداری، ارزش افزوده نرمافزارهای
جامع دیدگاه در شرکت امداد خودرو سایپا بوده است.
وی پشتیبانی چارگون به ویژه در حوزه منابع انسانی را فعال و پویا توصیف کرد و گفت: پشتیبانی نرم‌افزارها دارای نقاط ضعف
و قوت است به طور مثال در پشتیبانی حقوق و دستمزد، پشتبانی از درخواست‌ها و رفع
نیازهای مشتری بسیار خوب و به موقع صورت می‌گیرد؛ اما در برخی حوزه‌های دیگر،
نیازمند مساعدت بیشتر همکاران چارگون هستیم.
گفتنی است؛ شرکت امداد خودرو سایپا در حال حاضر در راهکار مدیریت منابع انسانی
دیدگاه به سیستم‌های وام، حضورو
غیاب، حقوق و
دستمزد، تشکیلات
سازمانی، پرسنلی، بیمه مکمل، ارزیابی عملکرد و آموزش مجهز است.
در این شرکت همچنین نرمافزارهای حسابداری
مالی، خزانه‌داری، بودجه و
اعتبارات از راهکار مالی و خرید و
تدارکات، انبار و
حسابداری انبار و نرمافزار مدیریت
اموال و دارایی‌های ثابت از راهکار
لجستیک عملیاتی شده‌اند.
نرمافزار BPMS از راهکار مدیریت
فرآیندها و اپلیکیشن‌های جمع‌دار و مکاتبات
دیدگاه همراه نیز دیگر
محصولات استقرار یافته در شرکت امداد خودرو سایپا هستند.
کاربری نرمافزارهای سازمانی با پلتفرم دیدگاه همراه، متحول شده است
معاون اداره توسعه سرمایه انسانی بانک قرض الحسنه مهر ایران معتقد است: طراحی و تولید نسخه‌های موبایلی نرمافزارهای سازمانی در پلتفرم دیدگاه همراه، کاربری آسان، موثر و کارآمد نرمافزارهای دیدگاه را به همراه داشته است.
حامد کریمی در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: بانک قرض
الحسنه مهر ایران پیش از انتخاب نرمافزارهای دیدگاه از مکانیزاسیون اداری در
ساختار خود بهره‌مند بود؛ اما در بهره‌برداری از آن با نواقصی مواجه بودیم
که پاسخ‌گوی نیازهایمان نبود.
وی ادامه داد: 3 سال پیش با هدف مکانیزاسیون یکپارچه ساختار اداری و
مدیریت منابع انسانی بانک مهر ایران،
بررسی و تحقیقی وسیع درباره شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای سازمانی صورت گرفت
که در نهایت به همکاری ما با شرکت چارگون منجر شد.
معاون اداره توسعه سرمایه انسانی بانک قرض الحسنه مهر ایران اضافه
کرد: در حال حاضر نرمافزارهای جامع دیدگاه در حوزه‌های اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، لجستیک و مدیریت فرآیندها در
مرکز و کلیه شعب بانک در حال بهره‌برداری هستند.
کریمی، مهمترین ارزش افزوده نرمافزارهای دیدگاه را امنیت
و یکپارچگی انها دانست و گفت: سرعت بالا، بستر منعطف نرم‌افزارها و قابلیت پاسخ‌گویی
به نیازهای اختصاصی سازمان‌های مشتری از جمله ویژگی‌های مثبت نرمافزارهای
دیدگله است.
وی محصولات دیدگاه همراه را ابزاری کارآمد و
خلاقانه درخدمت مشتری دانست و گفت: وجود نسخه همراه از انواع نرمافزارهای سازمانی، کار مدیران و سایر کاربران را بسیار
آسان کرده است.
به گفته وی، اپلیکیشن‌های موبایلی در پلتفرم دیدگاه همراه، مفهوم
جدیدی از کارکرد نرمافزارهای سازمانی را ارائه و کاربری این سیستم‌ها را متحول
کرده‌اند.
معاون اداره توسعه سرمایه انسانی بانک قرض الحسنه مهر ایران، چارگون
را شرکتی متعهد و خلاق در مشتری‌مداری دانست و گفت: برگزاری کلاس‌های تیپ‌شناسی
شخصیت که تحت عنوان «هنر شناخت مردم » از سوی چارگون برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند،
نمونه‌ای از همراهی‌های چارگون با مشتریانش است.
کریمی خاطرنشان کرد: اگر همه سازمانها در زمینه مسئولیت اجتماعی،
خدماتی را تعریف و آنها را به شیوه‌ای مبتکرانه به مجموعه‌ای مخاطبان خود ارائه
کنند مطمئنا شاهد گشایش‌های زیادی در حوزه‌های اجتماعی و به ویژه تعاملی و ارتباطی
در جامعه خواهیم بود.
لازم به ذکر است که همکاری بانک قرض‌الحسنه مهر ایران و چارگون
4000 کاربر این بانک را در فهرست سایر بهره‌برداران مجموعه دیدگاه قرار داده است.
افزایش بهره‌وری در شرکت توزیع نیروی برق استان یزد با نرمافزار جلسات دیدگاه
شرکت توزیع برق استان یزد با هدف برگزاری بهینه جلسات و جلوگیری از اتلاف سرمایه‌های سازمانی، نرمافزار جلسات دیدگاه را برای نصب و بهره‌برداری انتخاب کرد.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت توزیع برق استان یزد اولین همکاری خود با چارگون را سالها پیش و با استقرار نرمافزار مکاتبات دیدگاه آغاز کرد. این شرکت در حال حاضر به نرمافزارهای کارها، مکاتبات و سرویس‌های ایمیل و فکس و ECE و همچنین نرمافزار BPMS از مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه مجهز است.
با نصب نرمافزار جلسات دیدگاه، امکانات متنوعی برای برگزاری موثرتر جلسات در اختیار مدیران و کاربران شرکت توزیع برق استان یزد قرار می‌گیرد. این نرمافزار با الهام گرفتن از رسانه‌های اجتماعی، تجربه متفاوتی از فضای تعاملی را در سازمان ایجاد می‌کند تا زمینه گفتگوی مدعوین از پیش از برگزاری جلسه تا پیگیری‌های پس از اتمام جلسه در فضای نرمافزار فراهم باشد و گفتمان و تبادل‌نظر درباره دستور جلسه تنها به حضور در آن، محدود نشود.
از امکانات نرمافزار جلسات دیدگاه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت جلسه و ملاقات برای اعضا داخلی و خارج از سازمان و پوشش تمامی مراحل قبل، حین و بعد از برگزاری جلسه
- ثبت جلسه تکرارشونده به‌صورت روزانه و هفتگی
- مشخص نمودن نقش‌های دبیر عضو و عضو غیرفعال برای انجام فعالیت‌های مختلف در جلسه و عدم مشاهده اطلاعات محرمانه برای اعضای غیرفعال
- تعریف نامحدود دعوت‌نامه برای مدعوین خارجی، چاپ و یا ارسال آن از طریق سرویس‌های فکس ایمیل و پیامک دیدگاه
- ارسال یادآوری دعوت، لغو تغییر زمان و همچنین اعلام حضور و یادآوری قبل از تشکیل جلسه به اعضا جلسه
- تعریف محل جلسات داخلی و خارجی و انتخاب لوکیشن هر محل بر روی نقشه
نسل جدید نرمافزار جلسات دیدگاه با رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده است. بابکارگیری این نرمافزار، مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد و بهره‌وری سرمایه‌های مالی و در سازمانها محقق می‌شود. قابلیت‌هایی مانند نمایش پیش‌بینی وضعیت آب و هوا در زمان جلسه و برقراری ارتباط با سرویس گوگل مپ برای نمایش محل جلسه، مزیت‌های بیشتری برای این نرمافزار ایجاد کرده است.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل گفت: به روزرسانی مناسب و پویایی نرم افزارهای دیدگاه در کنار توانمندی علمی بدنه چارگون از نقاط قوت محصولات دیدگاه است.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل در گفتوگو با
روابط عمومی چارگون تاکید کرد: در حدود دو سالی که از نرم افزارهای دیدگاه
استفاده می‌کنیم، بستر منعطف و رابط کاربری آسان آن را از برترین ویژگی‌های این
محصولات می‌دانم.
وی ادامه داد: مزیت نرم افزارهای دیدگاه این است که افراد می‌توانند
به راحتی با آن کار کنند. این نرم‌افزارها به عنوان ابزاری کارآمد در خدمت کاربر
هستند و سازمان بهره‌بردار می‌تواند با توجه به نیازهای خود، آن را اختصاصی‌سازی
کند.
مهندس شمس یادآور کرد: در شرکت سایبر بین‌الملل از حدود دو سال پیش با
شرکت چارگون آشنا شدیم و نرمافزار مکاتبات دیدگاه را به
عنوان نخستین محصول از شرکت چارگون خریداری کردیم.
وی ادامه داد: بعد از نرمافزار مکاتبات نسبت به سایر دیگر نرم افزارهای دیدگاه نیز آگاهی پیدا کرده و آنها
را نسبت به نیازهای ساختاری خودمان بسیار کارآمد و پویا دیدیم.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل تاکید کرد: در حال
حاضر از راهکار منابع انسانی دیدگاه نرمافزارهای پرسنلی و حقوق و دستمزد را استفاده می‌کنیم و
قرار است در آینده نزدیک خرید نرمافزار مدیریت اسناد و سایر نرم‌افزارها را در دستور کار خود قرار دهیم.
وی بستر منعطف نرمافزارهای دیدگاه را مفید و قابل توجه دانست و
افزود: قبل از خرید نرمافزار مکاتبات دیدگاه، مشکلات زیادی در کاربری سیستم اتوماسیون اداری داشتیم که مهمترین آن عدم به روز رسانی به موقع و درست بود.
مهندس شمس اضافه کرد: به روزرسانی مناسب نرم‌افزارها و از همه مهمتر
پویایی و توانمندی علمی بدنه چارگون در بکارگیری آخرین فناوری‌های به روز در حوزه
نرم‌افزاری از نقاط قوت محصولات دیدگاه‌ست.
وی خاطرنشان کرد: شرکت سابیر بین‌الملل، مجموعه‌ای نوپا و منشعب از یک
هلدینگ است که برای ایجاد پویایی و حفظ بهره‌وری و کارآمدی به نرم‌افزارهایی به
روز و مناسب مانند نرمافزارهای دیدگاه نیازدارد.
مدیر برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت سابیر بین‌الملل همچنین به تمرکز
چارگون در حوزه مسئولیت‌های اجتماعی اشاره کرد و افزود: برای اولین بار در کارگاه
آموزشی «هنر شناخت مردم» که به ابتکار واحد آموزش چارگون در حوزه‌ای غیر از صنعت نرم‌افزاری می‌پردازد، حضور داشتم و
آن را اقدامی ارزشمند دیدم.
وی ادامه داد: برگزاری کارگاه‌های آموزشی در حوزه مدیرت منابع انسانی و طرح مباحثی مانند
شخصیت‌شناسی و شناسایی راهکارهایی برای ایجاد تعامل بیشتر بین کارکنان در یک
سازمان نشان از همراهی چارگون با سازمان‌های مشتری‌اش در حوزه‌های غیرتجاری دارد.
مهندس شمس تصریح کرد: مطمئنا مشتریان چارگون می‌توانند از ظرفیت
ایجاد شده برای بهره‌وری بیشتر سازمانها و تعامل بهتر و مفیدتر با پرسنل خود بهره
ببرند.