تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.اتوماسیون فرآیندها در نرمافزار خرید و تدارکات چگونه محقق می‌شود؟
کارکرد نرمافزار خرید و تدارکات را می‌توان ایفای نقش رابط و واسطه‌گری بین ارکان داخلی یک سازمان با بسیاری از مراکز خارج از آن دانست. اینکه این سیستم رابط، چگونه نقش خود را ایفا می‌کند موضوعی است که در این مقاله به آن می‌پردازیم.
فرآیندهای خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخش‌های سازمان از جمله خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و … هستند و رابطه مستمری با ارکان سازمان دارند. با تکنولوژی‌های روز و پیشرفته، ماهیت عرضه و خرید به سرعت در حال تغییر است. مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه‌حل جامع، منظم و سیستماتیک است که با یکپارچه‌سازی، مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران فرآیندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل فرآیند خرید را راهبری می‌کند.
اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات
اتوماسیون
خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات و بهینه‌سازی
تعاملات و ارتباط‌های تجاری سازمان را با هدف بهینه‌سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان
کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، فراهم می‌کند.
اکثر سازمان‌ها همواره بر روی فرآیند خرید کالا با قیمت و شرایط مناسب
بعنوان ابزار اصلی برای کسب کیفیت خدمات خود، تأکید ویژه دارند. به این معنی که
کنترل هزینه‌ها، خرید موفقیت آمیز،استفاده بهینه از منابع مالی سازمان و
کسب رضایت مشتریان، همگی مستلزم بکارگیری یک سیستم خرید
و تدارکات کارآمد است.
کنترل و راهبرد این فرآیند درحیطه مسئولیت و وظیفه مدیران خرید و تدارکات و
واحدهای پشتیبانی سازمان بوده و از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. تکمیل این چرخه در
بستر گسترده و منعطف نرم‌افزاری موجب استقرار نرم‌افزارهای لجستیک و استراتژیک در سازمان می‌شود. مدیریت تدارکات، یک سیستم فرعی در
ترکیب سیستم کلی سازمان است که نقشی مانند نقش قلب در سیستم بدن موجود زنده را
برعهده دارد، زیرا خریداران و تأمین‌کنندگان مواد اولیه، با تهیه کالای مورد نیاز
سازمان، خون را در بدن سازمان جاری می سازند، چراکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به
میزان لازم و در زمان مناسب در اختیار واحدهای مصرف کننده قرار نگیرد، در گردش
عملیات سازمان و به ویژه سازمان‌های تولیدی و صنعتی، اخلال ایجاد می شود.
بیشتر بخوانید: سلام رویا! حال همه‌ی ما خوب است؛ اما تو باور نکن
کارکردهای سیستم خرید و تدارکات
- ممانعت از اتلاف منابع
- کاهش هزینه‌های نگهداری کالا در انبار
- افزایش راندمان و کارآیی سیستم موجودی
- افزایش سود و بازگشت سرمایه
- کاهش هزینه‌های از مدافتادگی، افت کیفیت و هزینه‌های ناشی از تغییر قیمت
- حذف فعالیت‌های زائد
- وجود منابع عرصه قابل اطمینان برای تأمین موجودی مورد نیاز
- ارتباط مستمر و نزدیک با عرضه کنندگان
- درگیرکردن همه افراد سازمان از بالاترین رده‌های مدیرتی تا پایین‌ترین سطوح سازمانی در تصمیم‌گیری‌ها و فرآیند
- ایجاد بسترهای فرهنگی مورد نیاز مثل همیاری و …
- برنامه‌ریزی‌های اساسی و فراگیر
انتخاب آگاهانه نرم‌افزاری کارآمد
در کسب‌وکارهای امروزی و در بنگاه‌های اقتصادی در کل دنیا، استفاه از
رایانه و سیستم‌های نوین نرم‌افزاری یکی از مهمترین عوامل موفقیت در استراتژی‌های
تدوین شده است. تا آنجایی که انتخاب یک سیستم یکپارچه و نرمافزار تخصصی می‌تواند
مهمترین ابزار رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی شده باشد. اما سوال اینجاست این انتخاب
چطور و در چه زمانی انجام گیرد تا باعث ایجاد بازدهی مثبت و کاهش ریسک‌ها و افزایش
سود حاصل از فعالیت‌های اقتصادی و کاهش هزینه‌های جاری شود. آیا نرم‌افزارهای
سیستمی و راهبردی این قابلیت‌ها را دارد؟
نرمافزار خرید و
تدارکات دیدگاه برای ثبت و ردیابی فرآیند خرید سازمان به صورت خودکار بر اساس
ساختار آیین‌نامه معاملات خرید دولتی یا آیین‌نامه معاملات شرکت‌ها
طراحی شده است. این نرمافزار قابلیت ثبت و مدیریت انواع درخواست خرید کالا و خدمت
و همچنین اطلاعات خرید شامل استعلام، پیش‌‌فاکتور، تامین اعتبار، مناقصات و … را
داراست.
ویژگی‌ها و مزایا
- تهیه گزارش‌های دلخواه به صورت پارامتریک Report Generator
- برنامه‌ریزی خرید و ثبت سفارش بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده
- تعریف فرآیند درخواست خرید و سفارش خرید به ازای نوع کالا و خدمت
- تهیه گزارش تاریخچه درخواست و خرید یک کالای خاص
- تهیه گزارش خریدهای انجام شده بر اساس تامین‌کننده
برنامه‌ریزی و سامان‌دهی فرآیند خرید و تامین کالا و خدمات با مناسب‌ترین قیمت و بالاترین کیفیت برای سازمان‌ها، فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است. نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه به عنوان یکی از نرم‌افزارهای حوزه «لجستیک» برای مکانیزه کردن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی شده است. گردش مکانیزه درخواست‌های خرید، امکان ثبت سفارش خرید و امکان گروه‌بندی ارائه کنندگان کالا و خدمات در کنار سایر امکانات، این نرمافزار را به ابزاری مهم در تصمیم‌گیری‌های مدیران تبدیل کرده است.
درخواست دموی نرمافزار خرید و تدارکات
افزایش ضریب نفوذ نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در شرکت زعفران مصطفوی
نصب و عملیاتی‌سازی نرمافزار کارها و جلسات از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه در شرکت زعفران مصطفوی دامنه همکاری‌های این شرکت و چارگون را توسعه داد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، شرکت زعفران مصطفوی همکاری خود با
چارگون را با خرید نرم‌افزارهای مکاتبات از اتوماسیون اداری
دیدگاه آغاز کرد. با انتخاب
مجدد نرم‌افزارهای کارها و جلسات از سوی مدیریت این شرکت، ضریب نفوذ اتوماسیون اداری دیدگاه
در این شرکت افزایش یافته است.
از آنجا که با برگزاری جلسات بخش زیادی از زمان مفید کارکنان برای گفتوگو
و تبادل نظر درباره موضع جلسه، صرف می‌شود، نسل جدید نرمافزار جلسات دیدگاه با
رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده است. از دستاوردهای مهم مالی و انسانی
این نرمافزار می‌توان به مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد و بهره‌وری
سرمایه‌های سازمانی اشاره کرد.
این نرمافزار به امکانات زیادی از جمله پوشش کلیه مراحل
جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهایی‌سازی آن، مجهز
است. قابلیت ایجاد جلسات تکرار شونده، ارسال دعوت‌نامه به مدعوین خارج از سازمان،
افزودن تقویم دیگر کارمندان و اتاق جلسات و مشاهده جزئیات آنها با داشتن دسترسی،
افزودن دستور جلسه و مدیریت زمان آن نیز از دیگر مزیت‌های نرمافزار جلسات
دیدگاه است. از سوی دیگر قابلیت‌هایی مانند نمایش پیش‌بینی وضعیت آب و هوا در زمان
جلسه، برقراری ارتباط با سرویس گوگل مپ برای نمایش محل جلسه، تعیین محل جلسه داخلی
و خارجی با درج مشخصات و لوکیشن آنها از طریق سرویس گوگل مپ نیز در این نرمافزار
موجود است.
حضور و غایب مدعوین و افزودن توضیحات برای هر دستور جلسه، تهیه صورت
جلسه در قالب‌های متفاوت و گردش آن برای تایید و امضا در نرمافزار
مکاتبات، جستجو در آرشیو جلسات و امکان گفتوگو در محیط جلسه و… ارزش افزوده‌های
بیشتری برای کاربران این نرمافزار ایجاد کرده است.
- نرمافزار کارها و مکاتبات دیدگاه
نرمافزار کارها نیز با قابلیت مدیرت و کنترل پروژه و کارهای سازمانی
در فضایی تعاملی و یکپارچه با دیگر نرم‌افزارهای دیدگاه؛ صرفه‌جویی در هزینه‌ها و
تسهیل بررسی روند پیشرفت کارها و پروژه‌ها را ممکن می‌کند.
نرمافزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه نیز در شرکت
زعفران مصطفوی با آسان کردن فرآیند دسترسی و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل
کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در سازمان‌های بهره‌بردار ایجاد می‌کند.
از ویژگی‌های منحصر به فرداین نرمافزار می‌توان به پیگیری نامه‌ها و
آرشیو و مدیریت اسناد، Multi-Window بودن، بازکردن همزمان
چندین پنجره، عدم نیاز به آپدیت office و امکان
گفت‌و‌گوی کاربران اشاره کرد. بنابراین گزارش، مدیران شرکت زعفران مصطفوی
اپلیکیشن مکاتبات همچنین از محصولات دیدگاه همراه نیز استقبال
کردهاند و آن را بستری کارآمد برای افزایش بهینه‌سازی سرمایه‌های اداری و سازمانی
خود اعلام کردهاند.
رسیدگی به امور پرکاربرد روزانه مانند دریافت و مدیریت یادآوری‌ها،
ارسال و دریافت پیام، رسیدگی به نامه‌ها، فرم‌های مرخصی و مأموریت و گزارشات
کارکرد را از مهمترین قابلیت‌های این نرمافزار می‌توان دانست.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
توسعه نسل جدید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در بانک آینده
دامنه همکاری‌های مشترک چارگون و بانک آینده با ارائه خدمات نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها واتوماسیون اداری دیدگاه، گسترده شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، مدیران بانک آینده پس از انتخاب سیستم‌های جامع
مدیریت منابع انسانی دیدگاه
برای نصب و استقرار در این مجموعه، در همکاری جدید خود، عملیاتی‌سازی نسل
جدید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
شامل نرمافزار
کارها، جلسات،سامانه
پیشخوان ارباب رجوع، مکاتبات5 و اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه را برگزیده‌اند.
نرم‌افزاهای دیدگاه پیش از این با استقرار سیستم‌های مکاتبات4، حقوق
ودستمزد، وام، بیمه مکمل، آموزش، حضور و غیاب، پرسنلی،تشکیلات سازمانی و
مهمانسرا برای ارائه خدمات به 4 هزار و 500 پرسنل در بانک آینده راه پیدا کرد.
توسعه نفوذ این مجموعه نرم‌افزاری سپس با استقرار نرم‌افزارهای حوزه مالی و لجستیک و انبارداری دیدگاه ادامه پیدا کرد.
در حال حاضر بانک آینده به نرم‌افزارهای قراردادها، حسابداری تجمیعی، حسابداری مالی و خزانه‌داری از راهکار مالی دیدگاه نیز مجهز شده است. از راهکار
لجستیک دیدگاه نیز نرم‌افزارهای خرید و تدارکات، معاملات وتشریفات، انبار و حسابداری انبار، اموال و
دارایی‌های ثابت، املاک و مستغلات و اپلیکیشن
جمعدار دیدگاه همراه در این بانک، عملیاتی
شده‌اند.
بانک آینده از حدود 4 سال پیش با هدف کاهش مکاتبات کاغذی،
بالابردن سرعت و دقت در انجام امور مکاتباتی، اداری وهمچنین پشتیبانی کامل
فرآیندها و چرخه‌های مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات و اطلاعات سازمانی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و منابع انسانی دیدگاه
را انتخاب کرد.
شرکت چارگون در مجموعه
نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه
جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی،
سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده
است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری،
جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه
پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است. این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه
بر پوشش مکانیزه مکاتبات
اداری و آرشیو مستندات و
اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و
سرمایه‌های انسانی و پویایی سازمانی را برای سازمان‌ها به دنبال دارد.
اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است. راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است. رنرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
بازدهی و مدیریت جلسات کاری با نرمافزار جلسات دیدگاه چگونه محقق می‌شود؟
با تغییر ساختارهای سنتی و مکانیزاسیون امور اداری، نیازها و خواست‌هایی مانند کنترل و نظارت بیشتر بر کارها و یا ثبت مکانیزه جلسات سازمانی در مفهوم اتوماسیون اداری، بسط یافته‌اند که تا همین چند سال قبل، ایده‌ای ناممکن به نظر می‌رسیدند.
مثلا اینکه شما بتوانید به راحتی و تنها با چند کیلیک و تکان موس کامپیوتر، برگزاری جلسات داخلی و خارجی سازمانتان را طراحی، مهمانتان را دعوت کنید و بی هیچ تماس تلفنی و یا پیگیری مداوم، زمان و محل برگزاری جلسه را به آنها اعلام کنید، نشدنی به نظر می‌رسیدند؛ اما این سناریو امروز با تولید و عرضه نرمافزار جلسات به امری ممکن و دست‌یافتنی، بدل شده است.
هزارتوی برگزاری جلسات
در ساختارهای سنتی اداری، برنامه‌ریزی برای چهار اصل «هدف، افراد،
مکان و آمادگی» و در نهایت برگزای یک جلسه موثر با خطاهای زیاد همراه است؛ ضمن اینکه
نمی‌توان از احتمال انتخاب نادرست افراد، شفاف نبودن دستور جلسه و یا انتخاب
نادرست زمان و مکان برگزاری جلسه و … نیز چشم پوشید. ارزیابی‌های مختلف نشان می‌دهد
که اولین آفت فرهنگ کاری در بسیاری از ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری بیش
از حد جلسات است که معمولا به دلایل مختلف با کمترین بازدهی همراه هستند.
یکی از دلایل این است که اصولا ما فکر می‌کنیم بابت هر گفتوگو و یا
موضوعی که در سازمان مطرح می‌شود باید جلسه‌ای برگزار شود، دوم اینکه هر کسی را به
ذهن‌مان می‌رسد که ممکن است حتی یک جمله درباره این موضوع بگوید را به جلسه دعوت
می‌کنیم و سوم اینکه این تنظیم جلسات و اعضای آن از منظر تنظیم کننده جلسه صورت می‌گیرد
که معمولا هیچ دیدگاهی نسبت به موضوع پیشنهادی و غیره ندارد؛ حتی ممکن است در این
بین، افرادی که دانش و تخصص کافی نسبت به موضوع داشته‌اند از قلم بیفتند.
از طرف دیگر متاسفانه فرهنگی وجود دارد که معمولا افراد برای حضور به
جزییات و دستور جلسات فکر نمی‌کنند و بیشتر کنجکاوند تا از اسامی افرادی که در
جلسه حضور می‌یابند آگاه شوند به همین دلیل طبیعی است که در طول جلسه، ذهن
هریک از حاضران به مورد خاصی معطوف شود. برای رسیدن به مرکز توجه مشترک و
حل این معضل، افراد باید بتوانند پیش از برگزاری جلسه و به راحتی درباره دستور
جلسه، توافق کنند و آن را به یکدیگر تفهیم کنند.
اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده
و نقطه‌نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو
در جلسات می‌شود که معمولا به منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌انجامد.
یکی یکی دیگر از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیت‌ها و نقش‌های
افراد شرکت‌کننده در جلسه است که تنها راه‌حل این موضوع تعریف دقیق
نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است.
از آنجا که اغلب سازمان‌ها درون خود با سلسله مراتبی اداری
همراه هستند که مدیر، بیشترین اختیار و قدرت تصمیم‌گیری را داراست این احتمال
وجود دارد که در طول برگزاری جلسات داخلی و خارجی نیز نقش‌های متعددی را
ایفا کند. این نقش‌پذیری از پیش تعیین شده ممکن است به انفعال سایر حاضران و مسکوت
ماندن موضوع و عدم اظهار نظر افراد، منتهی شود. اینها نمونه‌ای از مشکلات و اختلال‌هایی
است که یک جلسه در از طراحی تا اجرا ممکن است با آنها مواجه شوند. باید توجه داشته
باشید که تجزیه و تحلیل بایدها و نبایدهای اصول چهارگانه «هدف، افراد، مکان و
آمادگی ضامن موفقیت و یا شکست جلسات سازمان شما خواهند بود.
بازدهی و مدیریت جلسات کاری با نرمافزار
جلسات دیدگاه
نرمافزار جلسات دیدگاه
با پوشش اختلال‌ها و کاستی‌های احتمالی، ابزاریست که موجب می‌شود تا برگزاری یک
جلسه از همه مشکلات به سلامت گذر کند.
این نرمافزار امکانی است که به شما کمک می‌کند تا بررسی کنید
که آیا لازم است درباره یک موضوع جلسه تشکیل شود و یا اینکه می‌توان این موضوع را
در فضایی تعاملی بررسی و حتا حاضران و مدعوین جلسه را ارزیابی کرد؟ این نرمافزار
به شما امکان می‌دهد تا اگر قراراست در جلسه ای شرکت کنید، پیش از جلسه از موضوع
آن، آگاه شوید و ببیند که آیا اصلا نسبت به موضوع آگاهی دارید یا نه! در چنین
فضایی ممکن است یک نفر درباره صورت جلسه یک اظهار نظر کوتاه و کلی داشته باشد که
می‌تواند در همین فضای تعاملی نرمافزار، آن را مطرح کند و دیگر وقتی را برای حضور
در جلسه صرف نکند.
به طور قطع این امکان یکی از مزیت‌های مهم این نرمافزار این است که
بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند بازدهی نیروهای کلیدی سازمان خود را بالاتر ببرند.
در این فضا افراد می‌توانند با دانش و آگاهی که نسبت به دیگران دارند پیشنهاد بدهد
تا افراد متخصص‌تری به جلسه دعوت شوند. مستندات مربوط به جلسات را قبل ازتشکیل
جلسه باهم به اشتراک بگذارند تا افراد با دیدگاه بازتر و آگاهتری نسبت به دستور
کار جلسه در آن شرکت کنند و همان جا بتوانند یک جلسه را با حداکثر بازدهی برگزار
کنند.
نرمافزار جلسات از مجموعه اتوماسیون اداری دیدگاه
امکانات متنوعی برای برگزاری موثرتر جلسات در اختیار کاربر می‌گذارد. این نرمافزار
برپایه ابزارهای تعاملی میان افراد، انجام فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری
جلسات را تسهیل می‌کند. این نرمافزار با الهام گرفتن از رسانه‌های اجتماعی، تجربه
متفاوتی از فضای تعاملی را در سازمان ایجاد می‌کند تا زمینه گفتگوی مدعوین از پیش
از برگزاری جلسه تا پیگیری‌های پس از اتمام جلسه در فضای نرمافزار فراهم باشد و
گفتمان و تبادل‌نظر درباره دستور جلسه تنها به حضور درآن، محدود نشود. نسل جدید
نرمافزار جلسات دیدگاه با رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده و مدیریت
بهینه جلسات تا این فضای تعاملی را در اختیار مدیران سازمانی قرار دهد.
نرمافزار جلسات دیدگاه در
نخستین مرحله با پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه
و نهایی‌سازی آن، بزرگترین بستر را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این نرمافزار
با قابلیت ثبت جلسات تکرار شونده و ثبت در تقویم کاری مدیران و کارشناسان،
امکان گفتوگو در محیط جلسه از زمان ثبت جلسه را برای مدعوین فراهم می‌کند.مدعوین
جلسات می‌توانند تا پیش از برگزاری جلسه درباره صورت جلسه با یگدیگر بحث و تبادل
نظر کنند؛ حتی ممکن است یک یا چند نفر به دلیل نداشتن تخصص لازم در زمینه موضوع
جلسه از حضور در آن انصراف داده و دعوت از فرد مرتبط تر و متخصصی‌تری را به
برگزار کنندگان پیشنهاد دهند.
افزودن دستور جلسه و مدیریت زمان آن همراه با امکان حضور و غایب
مدعوین و افزودن توضیحات برای هر دستور جلسه در حین جلسه نیز از دیگر مزیت‌های این
نرمافزار است که از اتلاف وقت مدعوین و کسالت بارشدن جلسات می‌کاهد. از طرف دیگر
امکان ایجاد صورت جلسه در قالب‌های متفاوت و همچنین گردش آن برای تایید و امضا در نرم افزار مکاتبات دیدگاه،
قابلیت دیگری است که به اثربخش بودن مفاد جلسات و پیگیری دستور جلسات می‌انجامد.
ارسال مکانیزه دعوت‌نامه به مدعوین خارج از سازمان و امکان تعیین محل
جلسه داخلی و خارجی با درج مشخصات و لوکیشن از طریق سرویس گوگل مپ، پیش‌بینی وضعیت
آب و هوا یک هفته در تقویم شخصی، افزودن تقویم دیگر کارمندان و اتاق جلسات و
مشاهده جزئیات آنها با داشتن دسترسی و جستجو در آرشیو جلسات بر اساس فیلدهای
اطلاعاتی نیز از امکاناتی هستند که این نرمافزار را به ابزاری موثر و کارآمد برای مدیریت منابع سازمانی تبدیل می‌کنند.
سازگاری بیشتر اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون، انطباق و سازگاری اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری را از دلایل اصلی مهاجرت کاربران به نسل پنجم نرم‌افزارهای این مجموعه، دانست.
نیما ابراهیم‌زاده در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: رضایت
کاربران از امکانات نسل پنجم اتوماسیون ادارینشان می‌دهد در تغییر نسل دیدگاه، موفق عمل کرده‌ایم.
وی ادامه داد: همین یک قابلیت به تنهایی نشان می‌دهد که اتوماسیون اداری دیدگاه در نسل پنجم با نیازهای سازمان‌های مشتری انطباق بیشتری یافته و در آن به افزایش سرعت و راحتی کاربری، توجه جدی شده است.
ابراهیم‌زاده یادآور شد: با توجه به فاصله زمانی بین دیدگاه ۴ و ۵ افزایش سرعت نرم‌افزارها، بهبودها، سطح قابلیت‌ها و امکانات در نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه را می‌توان قابل توجه و پُر اهمیت، دانست.
نیازسنجی؛ شرط بهبود نرم‌افزارها
به گفته وی، در نسل پنجم دیدگاه، تغییرات و بهبودها متناسب با نیازهای
مدیران و کاربران تقسیم‌بندی، طراحی و اجرا شده‌اند و با توجه به مفاهیم جدید اتوماسیون اداری دائما در
حال به روز رسانی هستند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون
خاطرنشان کرد: به روز بودن تغییرات نرم‌افزارهای
اتوماسیون اداری در پروژه زاگرس علاوه بر نرمافزار
مکاتبات در سایر نرم‌افزارهای
اداری نیز ادامه خواهد یافت و بازنگری‌های کلی و اعمال تمام نیازمندی‌های سازمان‌ها
متناسب با ظرفیت‌ها و امکانات زاگرس، صورت خواهند گرفت.
ابراهیم‌زاده با تاکید بر نیازسنجی پیوسته چارگون از مشتریانش گفت: با
توجه به اینکه تغییر نسل نرم‌افزارها و امکانات جدید به طور طبیعی سازمان‌های
مشتری را به سمت درخواست‌ها و نیازهای جدید سوق می‌دهند تلاش کرده‌ایم تا همواره
از نظرات و خواست‌های کاربران جهت افزایش کارآیی ابزارها بهره ببریم.
وی با بیان اینکه در بازار نرم‌افزارهای سازمانی، مجموعه دیدگاه از
جایگاه ویژه و ممتازی برخوردار است، افزود: آمارها می‌گویند در حال حاضر سهم عمده‌ای
از بازار رقابتی در تصاحب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
است.
یکپارچه‌سازی مدیریتی
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون اضافه کرد: هر چند که
سایر شرکت‌ها نیز تلاش‌های خوبی در زمینه رشد بازار داشته‌اند؛ اما بر اساس آمار،
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه همچنان از لحاظ تکنولوژی، کارکرد و کاربری بر
سایر نرم‌افزارها تقدم دارند.
به گفته وی در نسل پنجم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه علاوه بر
نرمافزار مکاتبات سایر نرم‌افزارها مانندجلسات، کارها، تابلوی
اعلانات و داشبورد مدیریتی
نیز در قالب یکپارچه‌سازی مدیریتی توسعه و بهبود یافته‌اند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون خاطر نشان کرد: در همه
این نرم‌افزارها تلاش شده تا با پوشش نیازها و ارائه قابلیت‌های بیشتر زمینه،
نظارت، کنترل و بهره‌وری سازمانی به کاربران اعطا شود.
وی تصریح کرد: به عنوان مثال بهینه‌سازی
جلسات، اصلی‌ترین محور برای توسعه و ارتقای این نرمافزار بوده است. در
کنار آن، ارتقای چابکی و پویایی بیشتر سازمان‌ها در بستر کار تیمی و مشارکتی نیز
محور توسعه نرمافزار کارهاست.
به گفته وی، آسان‌سازی ارتباطات سازمانی و شفافیت اطلاعات، مهمترین
هدف در طراحی و تولید نرمافزار تابلوی اعلانات بوده‌است.
داشبورد مدیریتی؛ ابزاری برای شناخت نواقص
ابراهیم زاده خاطرنشان کرد: داشبوردهای مدیریتی نیز در دیدگاه ۵ با هدف ارائه بهترین ابزار کنترل عملکرد سازمان‌ها به مدیران و
مدیریت فرآیندها و شناخت نواقص طراحی و توسعه یافته‌اند.
به گفته وی، این ابزار در اتوماسیون اداری دیدگاه می‌تواند نقاطی در
سازمان که نیاز به بهبود روال و فرآیند دارند را مشخص و کمک کند تا نواقص سازمان
در روال نامه‌نگاری و گردش مکاتبات
اداری مشخص شوند؛ مثلا با
این ابزار مدیران می‌توانند بررسی کنند که چه مدت زمانی برای رسیدگی به نامه‌های
دریافتی توسط هر فرد و هر واحد صرف می‌َشود.
ابراهیم زاده خاطر نشان کرد: داشبوردهای مدیریتی و هر ابزاری که
مدیران را به سوی بهره‌وری و پویایی سازمانی سوق دهند از نقاط قابل توسعه در نسخه‌های
آتی اتوماسیون اداری دیدگاه خواهد بود.