تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.مهندس متوسلیان تاکید کرد: سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه ابزاری کارآمد در سازمان‌های دولتی
مدیر دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت توزیع نیروی برق استان یزد معتقد است: سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه با ایجاد میزخدمت الکترونیک دولت، افزایش اعتماد مردم به راهکارهای فناورانه را به دنبال داشته است.
مهندس جمال متوسلیان در گفت‌و‌گو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه با 600 کاربر، قدیمی‌ترین و کاربردی‌ترین ابزار اتوماسیون اداری در شرکت توزیع برق استان یزد است.
وی ادامه داد: همکاری با چارگون را سالها پیش و با استقرار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه آغاز کردیم و در حال حاضر همراه با بهبودها و توسعه‌های این نرم‌افزار به نسل پنجم مکاتبات دیدگاه رسیده‌ایم.
وی اضافه کرد: پس از اتوماسیون اداری، سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه را با هدف ایجاد میز خدمت الکترونیک در شرکت توزیع نیروی برق استان یزد، انتخاب کردیم.
مهندس جمالیان خاطرنشان کرد: نصب و راه‌اندازی این سامانه استفاده از کاغذ را در مجموعه شرکت به حداقل رسانده و بخش زیادی از نیازمندی‌های مراجعان شرکت را پوشش داده است.
وی تصریح کرد: با وجودی که مشتریان و مخاطبان ما همچنان از روش‌های سنتی برای رفع نیازهای خود استفاده می‌کنند؛ اما معتقدم سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه که ابزاری کارآمد برای سازمان‌های دولتی است به مرور زمان، جایگزین مناسبی برای روش‌های سنتی پاسخ به مشتریان خواهد شد.
مدیر دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت توزیع نیروی برق استان یزد بر ضرورت فرهگسازی در زمینه بهره‌برداری از راهکاری فناورانه از سوی مردم تاکید کرد.
وی افزود: امید زیادی داریم تا با گسترده شدن بهره‌برداری مردم از راهکارها و ابزارهای فناورانه و الکترنیکی بتوانیم به طور کامل نیازهای مخاطبان و مراجعین شرکت را پوشش دهیم و از حضور فیزیکی آنها بکاهیم.
به گفته مهندس جمالیان، درحال حاضر نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه در شرکت توزیع نیروی برق استان یزد عملیاتی‌سازی شده و کاربران از قابلیت‌های بهبودیافته آن،رضایت زیادی دارند.
وی خاطرنشان کرد: تنوع نرم‌افزارها و بستر منعطف آنها از ویژگی‌های محصولات نرم‌افزارهای دیدگاه است که برای سازمان‌های بهره‌بردار، قابلیتی خاص و مهم است.
مدیر دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت توزیع نیروی برق استان یزد ادامه داد: مشکل اصلی ما در بکارگیری اتوماسیون اداری قبلی در شرکت، عدم به روزرسانی سیستم از سوی شرکت تولید کننده بود. پس از استقرار نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه، چارگون را در زمینه بروزرسانی و کارآمدتر کردن سیستم، بسیار فعال و متعهد دیده‌ایم و همین موضوع، تصمیم ما برای توسعه همکاری با چارگون را جدی‌تر کرد.
مهندس توسلیان با بیان اینکه چارگون در توسعه نرم‌افزارها، خلاق و متعهد عمل می‌کند، گفت: تنوع نرم‌افزارها، بستر منعطف و پویایی سیستم‌ها در برابر نیازهای جدید سازمانها از ویژگی‌های مطلوب و قابل توجه مجموعه نرم‌افزارهای دیدگاه است.
وی، پشتیبانی برخط و آنلاین از کاربران را ویژگی منحصر به فرد چارگون دانست و گفت: کارشناسان این واحد بارها و بارها نهایت همکاری خود را با شرکت توزیع نیروی برق استان یزد نشان داده‌اند. معتقدم این پیگیری و همراهی متعهدانه با مشتری تا رفع واقعی نیازهایش می‌تواند به الگویی کارآمد برای سایر شرکت‌های نرم‌افزاری تبدیل شود.
سیستم مکاتبات دیدگاه مهمترین ابزار ما برای تحول اداری و ساختاری است
مدیر انفورماتیک اداره کل میراث فرهنگی،صنایع دستی و گردشگری استان فارس معتقد است و سیستم مکاتبات دیدگاه پیشخوان ارباب رجوع به دو ابزار جدی اداره کل در ارزشیابی همکاران و نظام اداری تبدیل شده‌اند.
مهندس شایق در گفت و‌گو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: سیستم مکاتبات قبلی در ساختار اداری
میراث فرهنگی،صنایع دستی و گردشگری استان فارس صرفا ابزاری آرشیوساز بود و در
تعریف مکانیزاسیون اداری نمی‌گنجید.
وی ادامه داد: ما پس از آشنایی با محصولات دیدگاه و پیاده‌سازی سیستم مکاتبات دیدگاه در ساختار
اداری و بهره‌برداری از قابلیت‌های آن در پوشش کلیه مکاتبات داخلی، طعم واقعی مکانیزاسیون
اداری را چشیدیم.
مدیر انفورماتیک اداره کل میراث فرهنگی،صنایع دستی و گردشگری استان
فارس نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را
ابزار تحول و انقلاب اداری معرفی کرد و افزود: اداره‌کل میراث فرهنگی، صنایع دستی
و گردشگری، سازمانی نظارتی است که مکاتبات، پایه‌ای‌ترین و محوری‌ترین ابزار آن
برای نظارت و عمل به وظایفش محسوب می‌شود.
به گفته وی، در حال حاضر علاوه بر پوشش کامل مکاتبات داخلی و بین
دستگاهی از طریق سیستم مکاتبات دیدگاه، امکان ثبت نامه و دریافت خدمات مناسب برای متقاضیان
و مخاطبان اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری از طریق پیشخوان ارباب
رجوع و میز خدمت
الکترونیک دولت فراهم شده است .
وی ادامه داد: استفاده از این دو ابزار تحول و انقلاب بزرگ اداری برای
اداره کل میراث فرهنگی و گردشگری فارس محسوب می‌شود؛ چراکه علاوه بر اینکه توانسته‌ایم
خدمات مناسبی به مراجعان و مخاطبان هر 3 حوزه ارائه کنیم و از مراجعات حضوری آنها
بکاهیم، امکان پیگیری نامه‌های افراد غیرحقوقی و شرکتی را نیز به راحتی اجرایی
کرده‌ایم و دایره وسیعی از مکاتبات و افراد حقیقی و حقوقی را پوشش می‌دهیم.
مهندس شایق خاطرنشان کرد: دستگاه‌های دولتی نیازمند ارتباط با انواع سامانه‌های
ارتباطی دولت و اتصال به آنها هستند که خوشبختانه مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه توانسته
است این وجه ارتباطی را نیز به خوبی پوشش دهد.
وی اضافه کرد: بستر ارتباطی دیدگاه امکان اتصال بین دبیرخانه و سایر واحدهای
اداری و سامانه‌های دولتی را به گونه‌ای فراهم کرده که تقریبا به جرات می‌گویم
که دیگر هیچ نامه‌ای به طور دستی و غیرسیستمی در اداره کل میراث فرهنگی،صنایع
دستی و گردشگری به ثبت نمی‌رسد.
مدیر انفورماتیک اداره کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری استان
فارس با اشاره به کاربری 240 نفر از سیستم مکاتبات دیدگاه خاطرنشان کرد: از این سیستم
و نظارت بر جریان مکاتبات و رسیدگی و پیگیری آنها به عنوان ابزاری برای ارزشیابی
کارکنان نیز بهره می‌بریم. در حال حاضر مدت زمان رسیدگی کاربران به نامه‌ها و
انجام موظفی‌هایشان قابل اندازه‌گیری است.
مهندس شایق، پشتیبانی برخط و آنلاین از کاربران را ویژگی منحصر به فرد
چارگون دانست و گفت: پشتیبانی خوب و پیگیرانه کارشناسان شرکت و تلاش‌های آنها برای
استقرار کارآمد و موثر نرم‌افزارها را بارها و بارها شاهد بوده‌ایم. ما مطئنیم که
چارگون همه تلاش خود را برای همراهی و همکاری کامل با سازمان مشتری به کار می‌بندد
و بابت همین پیگیری و تعامل است که می‌گوییم طعم اتوماسیون اداری را با نرم‌افزارهای دیدگاه چشیده‌ایم.
استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در 2 وزارتخانه بزرگ کشور
استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، ایجاد میز خدمت الکترونیک و پوشش مکانیزه مکاتبات مراجعین را به دنبال داشته است.
به گزارش روابط عمومی چارگون، میز خدمت الکترونیکی دیدگاه با ایجاد
قابلیت نظارت کامل بر فرآیند ثبت نامه‌ها براساس دسترسی‌های متنوع کاربران
دبیرخانه، پاسخگویی
به ارباب رجوع و
مخاطبین را سرعت می‌دهد.
با توجه به هزینه‌های مالی و انسانی دریافت نامه از ارباب رجوع در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، راه‌اندازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه را می‌توان پایانی بر این روش سنتی دانست.
سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه با پیاده‌سازی در وب‌گاه سازمان‌های مشتری امکان ورود به این سیستم را از طریق شماره همراه برای مراجعین فراهم می‌کند. آنها می‌توانند از این طریق، علاوه بر ثبت درخواست‌ها از وضعیت نامه‌های ارسالی نیز آگاه شوند.
با قابلیت پیاده‌سازی این سامانه در وب‌سایت سازمان بهره‌بردار و همچنین دریافت فایل نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند، ارباب رجوع می‌تواند ثبت نامه به واحد مربوطه را به آسانی انجام دهد. او همچنین با دریافت پیامک ثبت نامه از انجام درست عملیات خود، مطمئن خواهد شد.
در این سامانه همچنین بر اساس دسترسی‌های تعریف شده، زمینه نظارت کاربران دبیرخانه و تایید یا رد نامه‌ها فراهم است و در صورت تغییر وضعیت نامه‌ها ارباب رجوع از طریق ارسال پیامک در جریان روند اداری نامه خود، قرار می‌گیرد.
با عملیاتی‌سازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه علاوه بر کاهش چشمگیر مراجعات حضوری از انجام عملیات حجیم و پرهزینه ارسال نسخه‌های کاغذی نامه‌ها نیز با اسکن و ثبت آنها در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه، کاسته می‌شود.
وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی از کاربران نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون ادرای دیدگاه نیز هستند.
اتوماسیون اداری/ شرکت چارگون
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمانها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
مزیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری
در مسیر توسعه میز خدمت الکترونیک در سازمان‌های دولتی یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت‌های مهمی ایجاد کند و بهره‌وری سیستم‌های اداری را به شکل موثری افزایش دهد.
خرداد ماه امسال سازمان اداری و استخدامی کشور با ابلاغ بخشنامه «حقوق شهروندی در نظام اداری» و ابلاغ دستوالعمل «میز خدمت» به سازمان‌های مختلف دولتی و بخش عمومی، راه‌اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک را به پروژه واحد های فناوری اطلاعات تبدیل کرد. مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ مورخ ۱۳۹۶/۰۹/۰۷ دستورالعملی به ادارات و سازمانها ابلاغ شد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایت‌مندی آنان دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل «میز خدمت الکترونیکی» و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.
این دستورالعمل که با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» مطرح شده، کلیه دستگاه های اجرایی را موظف می‌کند که نسبت به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند، اقدام کنند. در واقع آیین‌نامه ایجاد میز خدمت الکترونیک در راستای عزم جدی دولت برای بهبود عملکرد نظام اداری و پاسخگویی بهینه به ارباب رجوع، ابلاغ شده است.
همین موضوع توجه به اهمیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک را با اتوماسیون اداری سازمانها نشان می‌دهد، زیرا تحقق واقعی حقوق شهروندی با کامل شدن چرخه خدمات دولت الکترونیک، ممکن خواهد بود که مهمترین بخش آن نیز به جز حذف مراجعه حضوری و امکان پیگیری آنلاین فرآیندهای اداری، ایجاد بستر شفافیت اطلاعات خواهد بود.
متاسفانه ساختار اداری و بوروکراسی پیچیده در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ بخش عمومی، پتانسیل زیادی برای تخلفات اداری دارد که شفافیت اطلاعات بهترین و کم‌هزینه‌ترین راه برای ایجاد سلامت اداری و تحقق ابعاد گسترده‌تر و عمیق‌تر حقوق شهروندان است.
قانون شفافیت اطلاعات درسال ۱۳۸۸ در مجلس شورای اسلامی مطرح و نهایتا به تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام رسید اما اجرای آن تا سال ۹۳ روی کاغذ مانده و عملیاتی نشده بود. تا اینکه از سال ۹۲ این قانون اجرایی شد. اما نکته مهم این است که هنوز روند اجرای آن بهینه و کارآمد نیست زیرا دسترسی آنلاین به بسیاری از این اطلاعات وجود ندارد و شهروندان نمی‌توانند براحتی از طریق سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند و فرآیندهای مکاتباتی خود با سازمانها را در لحظه مشاهده نمایند.
سامانه میز خدمت الکترونیک چنانچه با سیستم اتوماسیون اداری سازمان یکپارچه باشد، قدم مهمی در تحقق اهداف دولت الکترونیک برداشته می‌شود. لذا توجه به این امکان در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت الکترونیکی تعیین کننده خواهد بود. یکپارچگی با اتوماسیون اداری موجب می‌شود، فرآیند چرخش نامه و درخواست‌های ارباب رجوع در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات سازمان ادامه پیدا کند و ارباب رجوع از مراحلی که نامه در سازمان طی می‌کند با دریافت پیامک مطلع شود. این ابزار ضمن ایجاد شفافیت در عملکرد دستگاه‌های اجرایی حقوق شهروندی را پاس می‌دارد و کاهش تخلفات اداری و افزایش رضایت شهروندان را به دنبال خواهد داشت.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
نقش و کارکرد سیستم‌های اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی
امروزه بر کسی پوشیده نیست که مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی و انسانی را در سازمانها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهند بود. این سیستم ها حتی امکانات جدید ارتباطی را مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد؛ بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب‌ناپذیر است.
می‌دانید که امروزه جم بزرگی از امور روزمره سازمانها، امور دفتری هستند به طوریکه می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت‌هایی از قبیل انتشار یا ذخیره اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد هستند. از سوی دیگر در تقسیم بندی‌های عمومی نرم‌افزارهای متداول و مورد نیاز در هر سازمان و شرکتی را نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه، نرم افزار مدیریت اسناد، آرشیو و بایگانی و نرم افزار امور قراردادها و مناقصات تشکیل می‌دهند. مجموع این نرم‌افزارها مراودات رسمی سازمانها را رقم می‌زنند.
پیامدهای تاثیرگذار سیستم‌های اتوماسیون اداری
بر اساس تحقیق‌ها و پژوهش‌های آماری، بیشترین معیارهای تأثیر گذار در مراودات رسمی سازمانی ناشی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مکتوبات اداری است. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند.
با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به ویژه در حوزه سرویس دهی به ارباب رجوع‌ها، تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است؛ بنابراین وجود اتوماسیون اداری و ایجاد نرم‌افزارهای زیرمجموعه آن مانند نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک، جلسات،کارها، ECE و سینک سرور و ... از نظر کارکنان سازمانها، تحولی بزرگ و عامل برای گسترش تعاملات سازمانی است.
متاسفانه یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمانها فقط برای خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند؛ بنابراین استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات ندارند و از تسهیلات آنها برخوردار نمی‌شوند.
تحقیقات صورت‌گرفته در میزان تاثیرگذاری سیستم اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی نشان می‌دهد جلوگیری از برخوردهای غیر اداری افراد در هنگام کار و پیشگیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان، 2 پیامد جدی بهره‌برداری از این سیستم‌ها هستند.
نتایج این تحقیقات بر این نکته تأکید دارند که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیرضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و از ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی‌گرا پیشگیری کند. سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیشگیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.