تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.اتوماسیون اداری دیدگاه؛ انتخاب مدیران شرکت مهندسین مشاور راه‌آهن راه
مدیران شرکت مهندسین مشاور راه‌آهن راه، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را برای ایجاد تحول در ساختار اداری و تسهیلگردش مکاتبات برگزیدند.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت مهندسین مشاور راه‌آهن راه در
نخستین همکاری، دریافت خدمات نصب، آموزش و
عملیاتی‌سازی نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه
را برگزیده است.
مدیران این شرکت، نرم‌افزارهای مکاتبات ۵، کارها،
سرویس‌های فکس Link ، ECE
و همچنین اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه را برای نصب و بهره‌برداری
انتخاب کرده‌اند.
نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه
از جمله نخستین نرم‌افزارهایی است که توسط کارشناسان شرکت چارگون و مطابق با
تکنولوژی‌های روز توسعه داده شده است.
پیاده‌سازی انواع معماری‌های خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف،
جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان، امکان اجرای نرم‌افزار دیدگاه در
مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox
و IE و گردش الکترونیک مکاتبات و نامه‌ها
را بزرگترین مزیت‌های نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه
می‌توان برشمرد.
نرم‌افزار کارها در مجموعه دیدگاه نیز
با الگوبرداری از مدل شبکه‌های اجتماعی، رویکرد جدیدی از مدیریت فعالیت‌های سازمان
را برایتشکیل
تیم‌های کاری یک پروژه فراهم کرده
است. صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی، انسانی و همچنین ایجاد شفافیت، دقت و نظم در انجام یک پروژه ارزش
افزوده این نرم‌افزار در سازمان‌هاست.
محصولات نرم‌افزاری شرکت چارگون بر روی پلتفرم همراه شامل موبایل، تبلت و … با نام تجاری دیدگاه
همراه، مجموعه‌ای از عملیاتهای پُراستفاده برخی از نرم‌افزارهای تحت وب
دیدگاه را در خود جای داده‌اند.
اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه، قابلیت پوشش
برخی از عملیاتهای نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه را بر روی موبایل در اختیار کاربران
قرار می‌دهد.
این اپلیکشن با قابلیت‌هایی مانند مشاهده و ارجاع نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها
و تبدیل آنها به نامه و همچنین دریافت پیام‌ها و ارجاع آنها، ضروری بودن حضور
مدیران در سازمان‌های مشتری را حذف و انجام این عملیات در هر مکان و زمان را فراهم
می‌کند.
شرکت چارگون، همواره پوشش همه جانبه نیازهای کاربران اتوماسیون اداری را به عنوان اصلی‌ترین و محوری‌ترین هدف خود در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، مورد توجه قرار داده است؛ به همین دلیل بهبود ضریب نفوذ این نرم‌افزارها در سازمان‌های مشتری و انواع کسب و کارهای ایرانی بسیار قابل توجه و دارای اولویت توسعه، بوده است.
در نسل جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه علاوه بر حذف کاغذ از ساختار اداری و مکانیزه کردن مکاتبات، پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، قابلیت‌هایی مانند استفاده همزمان از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، عدم نیاز به آپدیت office، وجود امکانات تعاملی و گفت‌و‌گو chat ,collaboration ،Drag and drop را در اختیار کاربران قرار می‌دهد؛ ضمن اینکه افزایش قابلیت‌های کار با کیبورد و امکان ویرایش موجودیت‌های متنی بر میزان کارآمدی و پویایی نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه ۵ در ساختار‌های اداری، افزوده‌اند.
ویژگی‌های منحصر به فرد نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات مجموعه دیدگاه در کنار امکانات و قابلیت‌های متعدد، زمینه دسترسی آسان مدیران و سایر کارکنان به اطلاعات و انجام روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان را فراهم می‌کند.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
پشتیبانی پیچیده‌ترین فرآیندهای مکاتباتی کشور با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
سرپرست راهکار اتوماسیون اداری چارگون معتقد است: در کشور ما یکی از پیچیده‌ترین فرآیندهای مکاتباتی سازمانی درحال اجراست که از افتخارات شرکت چارگون، پشتیبانی و اجرای این مدل فرایندی، صرف نظر از نوع کسب و کار سازمان‌هاست.
خشایار رفعتی در گفت و‌گو با روابط عمومی چارگون با بیان اینکه ما با ارائه مجموعه اتوماسیون، سهم بزرگی از کاربران این حوزه را در کشور پشتیبانی کرده‌ایم، تاکید کرد: به جرات می‌توان گفت شرکت چارگون در راستای مکانیزاسیون فرآیندهای این سازمانها، تجربیات و درس آموخته‌های موفقی را کسب کرده است.
به گفته وی، قابلیت‌هایی مانند امکان اتصال بین سازمان‌های مختلف با پراکندگی جغرافیایی، مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را از دید سازمانی متمایز می‌سازد. همچنین وجود بسترهایی بر مبنای وب و موبایل مدیران را در راستای پاسخگویی سریعتر یاری خواهد کرد.
سرپرست راهکار اتوماسیون اداری چارگون درباره برنامه‌های توسعه‌ای این حوزه نیز تصریح کرد: ارتقای کیفیت محصول و خدمات و هچنین مدیریت دقیق‌تر تعهدات از جمله مواردی است که درجهت افزایش رضایت کاربران و سازمانها، مورد نظر مدیریت راهکار اتوماسیون اداری است.
رفعتی یادآورشد: توسعه ابزارهایی برای مکانیزاسیون گردش‌های مکتوبات، فعالیت‌های کاری و برنامه‌ریزی سازمانی از جمله مواردی خواهد بود که در راهکار اتوماسیون اداری بر اجرایی شدن آنها تاکید داریم.
به گفته وی، این ابزارها کمکی موثر و مفید برای صرفه‌جویی هرچه بیشتر در زمان پاسخگویی در فرآیندهای داخلی برای سازمانها محسوب می‌شوند و درکنار مجموعه امکاناتی که برای تسهیل تعاملات چابک سازمانی بوجود آمده‌اند، سازمانها را از گلوگاه‌های ارتباطی رها می‌کنند.
سرپرست راهکار اتوماسیون اداری چارگون همچنین از برنامه‌ای برای افزایش سرعت جایگزینی نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری با سیستم‌های قدیمی مشتریان خبر داد و افزود: تلاش می‌کنیم تا با کمترین هزینه، امکان سوییچ بین نرم‌افزارهای قدیمی سازمان‌های مشتری فراهم شود.
رفعتی همچنین به تولید محتوای مناسب و ارزیابی خدمات اشاره کرد و گفت: تلاش می‌کنیم تا کاربران را به سمت استفاده از خدمات پشتیبانی الکترونیکی هدایت کنیم به نحوی که در سرعت پاسخگویی در این حوزه تغییر محسوسی را شاهد باشیم.
به گفته وی، ایجاد ارتباط نرم افزاری باهدف کاهش فعالیت‌های تکراری سرعت استفاده از امکانات دیدگاه را افزایش داده و منجر به کاهش خطای انسانی می‌شود که همین امر، امکان پاسخگویی سازمان‌های مشتری را بیشتر می‌کند.
سرپرست راهکار اتوماسیون اداری چارگون درباره چشم‌انداز نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه تاکید کرد: مدیریت هوشمند و چابک فعالیت‌های تیمی از چشم‌اندازهایی است که سازمانها با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کارها و جلسات می‌توانند به آن دست پیدا کنند. همچنین وجود داشبوردها و شاخص‌های آماری، مدیران را در اجرای هرچه سریعتر فرایندها و کشف نقاط ضعف مدل کسب و کار موجود راهنمایی می‌کند.
رفعتی اضافه کرد: مجموعه امکاناتی برای مدیریت نگاهداشت و مدیریت اسناد سازمانی در برنامه توسعه این حوزه درنظر گرفته شده که سازمانها را به سمت بایگانی‌های دیجیتال و مستقل از کاغذ سوق می‌دهد. با بوجود آمدن زیرساخت‌های لازم برای ارائه نرم‌افزار در قالب خدمت، چشم‌اندازی درجهت سرویس‌دهی به شرکتهای کوچک‌تر نیز فراهم خواهد شد.
وی در پایان یادآور شد: توسعه و تکثیر دانش می‌تواند تاثیر نیروی انسانی را در این مجموعه به نحو چشمگیری افزایش دهد به همین منظور، قصد داریم علاوه بر توسعه کار تیمی،قابلیت‌های فردی و تسهیل گردش اطلاعات را نیز افزایش دهیم و برای رسیدن به تیمی چابک، قدم برداریم.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
استقرار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در 15 سازمان مشتری
نرم‌افزار مکاتبات 5 دیدگاه از راهکار اتوماسیون اداری از سوی تیم فنی چارگون در 15 سازمان مشتری نصب و راه‌اندازی شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، تیم فنی شرکت توانست با هدف ایجاد تحول در ساختار اداری، نرم‌افزار مکاتبات 5 را در دانشگاه ارومیه، اداره کل ورزش و جوانان استان تهران و شرکت‌تهیه و تولید مواد معدنی ایران، شرکت ایده آرمانی آراد و شرکت گاز استان قم عملیاتی کند.
بنابراین گزارش، مدیران فنی چارگون همچنین این نرم‌افزار را به همراه سرویس‌های ECE و ایمیل را در شرکتهای توسعه معدنی و صنعتی صبانور، پارس دارو، توسعه مسکن ایران، شرکتهای نیرو مهار، تهران بوستن و همچنین شهرداری لاهیجان نصب و راه‌اندازی کردند.
استقرار نرم‌افزار مکاتبات 5 و دیدگاه همراه نیز در شرکتهای کارگزاری بانک توسعه صادرات، توسعه و احداث پروژه‌های صنعتی، شرکت ساختمانی آراد و شرکت نوین ایده فاخر ایرانیان از سوی کارشناسان چارگون با موفقیت انجام شد.
تیم فنی چارگون تلاش کرد تا در استقرار این پروژه‌ها امکان بهره‌برداری از تمامی قابلیت‌ها و فیچرهای نرم‌افزار را از طریق آموزش راهبران و کاربران در اختیار سازمان‌های مشتری قرار دهد.
شرکت چارگون، همواره پوشش همه نیازهای کاربران اتوماسیون اداری را به عنوان اصلی‌ترین و محوری‌ترین هدف خود در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، مورد توجه قرار داداه است؛ به همین دلیل توسعه ضریب نفوذ این نرم‌افزارها در سازمان‌های مشتری و انواع کسب و کارهای ایرانی بسیار قابل توجه است.
نرم‌افزار مکاتبات 5 دیدگاه با آسان کردن فرآیند دسترسی و نگهداری و مدیریت اسناد و مکتوبات اداری و حذف کاغذ و روش‌های سنتی مکاتبات در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در اختیار مدیران سازمان‌های بهره‌بردار قرار می‌دهد.
از ویژگی‌های منحصر به فرد و مهم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به حذف کامل کاغذ از ساختار اداری(Paperless)، استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری و بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان، عدم نیاز به آپدیت office، فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران و افزایش قابلیت‌ها و پویایی نرم‌افزار، اشاره کرد.
گفتنی است مدیریت این پروژه‌ها از سوی تیم فنی چارگون را سرکار خانم شراره رضائیه و آقایان مهدی راد و علی قاسم‌پور برعهده داشته‌اند.
تحقق اهداف سازمان امور مالیاتی با بهره‌برداری از نرم‌افزارهای دیدگاه
مسئولان نظام مالیاتی کشور همواره تاکید کرده‌اند که در نظر دارند که تمامی پایه‌های مالیاتی اعم از مشاغل، اشخاص حقوقی، مالیات بر ارزش افزوده، نقل و انتقال املاک، مالیات بر ارث و... را مکانیزه کنند؛ به طوریکه با اجرای این مکانیزاسیون، ضمن ساده شدن فرآیند اخذ مالیات و حذف موانع بروکراتیک، از فرارهای مالیاتی نیز جلوگیری شود.
مکانیزه شدن فرآیندهای مالیاتی اعم از مکتوبات اداری تا آرشیو و مدیریت اسناد در حوزه اتوماسیون اداری تا سایر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی و... در صورت اجرای صحیح، هم به نفع مودیان است و هم به نفع ممیزان. در واقع یک نوع صرفه جویی در وقت است که تمامی عملیات مالیات‌ستانی به وسیله رایانه‌ها انجام می‌شود.
نمایش دستاوردهای نرم‌افزارهای دیدگاه در سازمان امور مالیاتی
دیماه سال گذشته، نمایندگان سازمان امور مالیاتی کشور با حضور در نمایشگاه دستاوردهای مشتریان شرکت چارگون به عنوان پیمانکر بسیاری از طرح‌های مکانیزاسیون این سازمان، از پیامدهای بکارگیری نرم‌افزارهای دیدگاه در بهره‌وری ساختاری و تحقق اهداف سازمانی گفتند.
مهندس ثریا جلالی- معاون توسعه مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات و مهندس مهرناز مهرپویا- مسئول اتوماسیون اداری سازمان امورمالیاتی در این نمایشگاه که در برج میلاد برگزار شد مزیت‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزارهای سازمانی دیدگاه را برای مخاطبان غرفه خود، تشریح کردند.
مهندس جلالی افزایش بهره‌وری و اثربخشی دانش متخصصان و دستیابی بیشتر و سریعتر به اطلاعات را از دستاوردهای سازمان امورمالیاتی کشور در زمینه بکارگیری فناوری و نرم‌افزارهای سازمانی دانست.
او خاطرنشان کرد: سازمان امورمالیاتی با استقرار نرم‌افزارهای سازمانی و اتوماسیون اداری دیدگاه، توانسته است به بهره‌وری سازمانی پیش‌بینی شده در استراتژی‌ها و اهداف خود، دست پیدا کند.
به گفته وی، از مهمترین پیامدهای تحقق فناوری اطلاعات و ابزارهای آن در سازمان امور مالیاتی می‌توان به تجزیه، تحلیل و تبادل سریع و آسان اطلاعات، توسعه نیروی انسانی از طریق صرفه‌جویی در وقت و کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت انجام امور سازمانی، افزایش نوآوری و حذف فرآیندهای ناکارآمد اشاره کرد.
بنابراین گزارش، سازمان امور مالیاتی کشور از مشتریان بزرگ چارگون است که کاربران آن در ستاد مرکزی، اداره‌کل‌های استانی و شهرستانی از نرم‌افزارهای مختلف حوزه اتوماسیون اداری و زیرساخت دیدگاه بهره می‌برند.
مهندس مهرپویا- مسئول اتوماسیون اداری سازمان امورمالیاتی نیز در سخنانی تاکید کرد: تاکنون نرم‌افزارهای مکاتبات، دیدگاه همراه، پایشگر و سرویس‌های تبادل اطلاعات برون‌سازمانی و درون‌سازمانی SYNC ، link ،ECE از مجموعه دیدگاه در سازمان و مراکز تابعه آن مورد استفاده کاربران سازمانی بوده‌اند.
وی خاطرنشان کرد: سازمان امور مالیاتی در مجموع کل کشور تعداد ۳۰۰۶۸ نفر پرسنل دارد که در ستاد مرکزی و ۴۶ اداره‌کل و مرکز تابعه، فعالیت می‌کنند.
وی تصریح کرد: حذف کاغذ و هزینه‌های مربوط به پست مراسلات، دسترسی آسان به مکاتبات، آرشیو نامه‌ها و گزارش‌گیری راحت از آنها و همچنین افزایش امنیت مکاتبات را از پیامدهای بهره‌گیری از سیستم‌های نرم‌افزاری دیدگاه در سازمان امورمالیاتی می‌دانیم.
به گفته وی، سازمان امور مالیاتی برای تحقق کامل اهداف خود در حوزه فناوری اطلاعات با چالش‌های مختلفی از جمله هزینه‌ها و بودجه‌ها، مشکلات ارتباطی و زیرساختی، ارتقای فرهنگ سازمانی و افزایش امنیت سیستم مواجه است که برای برطرف کردن هریک از آنها با برنامه‌ریزی مدون، گام برمی‌دارد.
نقش و کارکرد سیستم‌های اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی
امروزه بر کسی پوشیده نیست که مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی و انسانی را در سازمانها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهند بود. این سیستم ها حتی امکانات جدید ارتباطی را مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد؛ بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب‌ناپذیر است.
می‌دانید که امروزه جم بزرگی از امور روزمره سازمانها، امور دفتری هستند به طوریکه می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت‌هایی از قبیل انتشار یا ذخیره اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد هستند. از سوی دیگر در تقسیم بندی‌های عمومی نرم‌افزارهای متداول و مورد نیاز در هر سازمان و شرکتی را نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه، نرم افزار مدیریت اسناد، آرشیو و بایگانی و نرم افزار امور قراردادها و مناقصات تشکیل می‌دهند. مجموع این نرم‌افزارها مراودات رسمی سازمانها را رقم می‌زنند.
پیامدهای تاثیرگذار سیستم‌های اتوماسیون اداری
بر اساس تحقیق‌ها و پژوهش‌های آماری، بیشترین معیارهای تأثیر گذار در مراودات رسمی سازمانی ناشی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مکتوبات اداری است. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند.
با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به ویژه در حوزه سرویس دهی به ارباب رجوع‌ها، تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است؛ بنابراین وجود اتوماسیون اداری و ایجاد نرم‌افزارهای زیرمجموعه آن مانند نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک، جلسات،کارها، ECE و سینک سرور و ... از نظر کارکنان سازمانها، تحولی بزرگ و عامل برای گسترش تعاملات سازمانی است.
متاسفانه یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمانها فقط برای خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند؛ بنابراین استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات ندارند و از تسهیلات آنها برخوردار نمی‌شوند.
تحقیقات صورت‌گرفته در میزان تاثیرگذاری سیستم اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی نشان می‌دهد جلوگیری از برخوردهای غیر اداری افراد در هنگام کار و پیشگیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان، 2 پیامد جدی بهره‌برداری از این سیستم‌ها هستند.
نتایج این تحقیقات بر این نکته تأکید دارند که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیرضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و از ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی‌گرا پیشگیری کند. سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیشگیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.