نقش و کارکرد سیستم‌های اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی

امروزه بر کسی پوشیده نیست که مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی و انسانی  را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهند بود. این سیستم ‌ها حتی امکانات جدید ارتباطی را مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد؛ بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب‌ناپذیر است.

می‌دانید که امروزه جم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند به طوریکه می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت‌هایی از قبیل انتشار یا ذخیره اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد هستند. از سوی دیگر در تقسیم ‌بندی‌های عمومی نرم‌افزارهای متداول و مورد نیاز در هر سازمان و شرکتی را نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه، ‌نرم افزار مدیریت اسناد، آرشیو و بایگانی و نرم افزار امور قراردادها و مناقصات تشکیل می‌دهند. مجموع این نرم‌افزارها مراودات رسمی سازمان‌ها را رقم می‌زنند.

پیامدهای تاثیرگذار سیستم‌های اتوماسیون اداری

 بر اساس تحقیق‌ها و پژوهش‌های آماری، بیشترین معیارهای تأثیر گذار در مراودات رسمی سازمانی ناشی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مکتوبات اداری است. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند.
با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به ویژه در حوزه  سرویس دهی به ارباب رجوع‌ها،‌ تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است؛ بنابراین وجود اتوماسیون اداری و ایجاد نرم‌افزارهای زیرمجموعه آن مانند نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک، جلسات،‌کارها، ECE  و سینک سرور و ... از نظر کارکنان سازمان‌ها، تحولی بزرگ و عامل برای گسترش تعاملات سازمانی است.
متاسفانه یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمان‌ها فقط برای خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند؛ بنابراین استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات ندارند و از تسهیلات آنها برخوردار نمی‌شوند.
تحقیقات صورت‌گرفته در میزان تاثیرگذاری سیستم اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی نشان می‌دهد جلوگیری از برخوردهای غیر اداری افراد در هنگام کار و پیشگیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان، 2 پیامد جدی بهره‌برداری از این سیستم‌ها هستند.
نتایج این تحقیقات بر این نکته تأکید دارند که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیرضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و از ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی‌گرا پیشگیری کند. سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.