مدیر فناوری اطلاعات دانشگاه پیام نور اصفهان معتقد است: سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه با پوشش مفاهیم نوین، ابزاری تحولآفرین ساختار اداری دانشگاهست.
مهندس علی هادیان در گفتوگو با روابط عمومی چارگون بر حذف حداکثری کاغذ در چرخه مکاتبات دانشگاه تاکید کرد و گفت: توسعهنرمافزار مکاتبات دیدگاه و افزایش کارایی آن در نسل جدید، قابل توجه و تامل است.
•دستاورد مکاتبات دیدگاه
در دانشگاه
وی ادامه داد: اطمینان داریم چارگون در توسعهها و بهبود نرمافزارهای اتوماسیون اداری حتما به
مفاهیم و نیازهای به روز سازمانهای کاربر، آگاهی کامل دارد. معتقدم در نسل جدید
سیستمها کاربران مکاتبات اداری میتوانند
تفاوتهای نرمافزار و ارتقای سطح کمی و کیفی آن را نسبت به قبل به خوبی درک
کنند.
هادیان یادآورشد: همیشه از نرمافزارهای دیدگاه، سهولت و ارتقای کمی و
کیفی امور اداری را انتظار داریم که خوشبختانه همواره به آن دست یافتهایم.
وی پشتیبانی چارگون از نرمافزارهای دیدگاه را ویژگی خاص شرکت دانست.
وی گفت: پشتیبانی خوب چارگون از نرمافزارهای
اتوماسیون اداری همیشه
برای کاربران دانشگاه راهگشا بوده است.
•پشتیبانی خوب، رمز موفقت چارگون
وی اضافه کرد: کارشناسان این واحد بیشترین همراهی و همکاری را با
کاربران دانشگاه پیام نور داشتهاند و تقریبا در همه زمانها پاسخگوی مسائل و
مشکلات ما بودهاند. هادیان خاطرنشان کرد: یکپارچگی نرمافزارهای دیدگاه به ویژه
در راهکار اتوماسیون اداری از مزیتهاییست
که تاثیر بسزایی در بهبود کارآمدی فعالیتها و عملیات اداری دارد. به گفته وی،
امکان سفارشیسازی برخی نرمافزارها در مجموعه دیدگاه نیز شرایط مطلوبی را برای
کارفرمایان ایجاد کرده است.
•کارکرد مناسب و بازدهی نرمافزاهای دیدگاه
مدیر فناوری اطلاعات دانشگاه پیام نور استان اصفهان تعداد کاربران
مکاتباتی دانشگاه را 1400 نفر اعلام کرد. وی تاکید کرد: محصولاتمجموعه
نرمافزارهای دیدگاه در حوزههای
مختلف از کارکرد مناسب و بازدهی کافی برخوردارند. به گفته وی، همین کارآمدی میتواند
بهترین دلیل برای استقبال و بهرهمندی از آنها در نهادهای علمی، فنی، اقتصادی و ..
باشد.
وی ادامه داد: مطمئنا با بهرهگیری از مجموعه نرمافزارهای دیدگاه به راحتی
میتوان مزیت یکپارچگی سیستمها را در ساختار سازمانی به دست آورد و بستر مناسب و
منعطفی را در امور
مالی، اداری، منابع انسانی و …
ایجاد کرد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای BPMS و مدیریت فرآیندها
نرمافزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف مدیریت پروژه و فعالیتها و با رویکرد چابک در نسل ۵ مجموعه دیدگاه تولید و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و مزایای قابل توجهی در این حوزه برای سازمانها ایجاد میکند.
تشکیل تیمهای کاری از طریق نرمافزار کارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرمافزارهای مجموعه دیدگاه بهسادگی براساس ساختار سازمانی انجام میشود. بدین نحو ضمن صرفهجویی در هزینهها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گستردهتری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرمافزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری ، سبک نوینی برای مدیریت فعالیتهای سازمان ایجاد میکند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکههای اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان میآورد.
در نسخه اول این نرمافزار امکاناتی مثل ایجاد تیم، پروژه و فعالیتهای مرتبط در اختیار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسیاری از فریم ورکها و متدولوژیهای چابک، فعالیتها روی بردهایی مثل برد اسکرام قرار میگیرند که هدف آنها نمایش وضعیت انجام کارهای تیم است. برهمین اساس در نرمافزار کارها در راهکاراتوماسیون اداری ، قابلیت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحی آن بهگونهای بود که بتواند انواع روشهایمدیریت پروژه چابک رو پوشش دهد.
یکی از ویژگیهای تیمهای چابک این است که به جای صرف وقت روی تولید مستندات فرآیندی برای ارتباطات و تعاملات تیم، افراد به گفتگو بپردازند، در همین راستا نرمافزار کارها، محیطی یکپارچه با امکان تعاملات تیم ایجاد کرده است. یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات دیدگاه با نرمافزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.
یکی از ویژگیهای اساسی پروژههای چابک وجود شفافیت در انتخاب، اجرا و اتمام فعالیتها در سطح تیم و حتی ذینفعان آن است. ولی در بعضی از پروژهها ریسک نمایش همه فعالیتها به تمام اعضای تیم وجود دارد و نمیتوان از این ویژگی استفاده کرد. پروژههای محرمانه یا فرا دپارتمانی از این دسته هستند. به همین دلیل قابلیت جدیدی بهنرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری اضافه شده که امکان مشاهده فعالیتها، فقط برای اعضای خاصی از تیم وجود داشته باشد.
قبلا برای اختصاص کار به افراد باید حتما پروژه تعریف میشد، اما نیازمندی جدیدی در نرم افزار شناسایی شده که افراد بدون نیاز به تعریف پروژه میتوانند کارهای جاری خود را به هم اختصاص بدهند و پیگیری کنند. در این مورد میتوان پیگیری خروجی نرمافزار جلسات را مثال زد. قابلیت اختصاص کار مستقیم دقیقا با همین هدف به نرمافزار اضافه شده است.
از سوی دیگر در اغلب پروژهها نیاز به کنترل مستمر وجود دارد و به همین دلیل ابزاری منعطف به نرمافزار اضافه شده که نیازهای جستجو و گزارش گیری را در سطح سازمان و با هدف کمک به پایش و کنترل پروژهها و کارها در اختیار اعضای تیم قرار میدهد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای BPMS و مدیریت فرآیندها
نصب و عملیاتیسازی نرمافزار کارها و جلسات از سیستمهای اتوماسیون اداری دیدگاه در شرکت زعفران مصطفوی دامنه همکاریهای این شرکت و چارگون را توسعه داد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، شرکت زعفران مصطفوی همکاری خود با
چارگون را با خرید نرمافزارهای مکاتبات از اتوماسیون اداری
دیدگاه آغاز کرد. با انتخاب
مجدد نرمافزارهای کارها و جلسات از سوی مدیریت این شرکت، ضریب نفوذ اتوماسیون اداری دیدگاه
در این شرکت افزایش یافته است.
از آنجا که با برگزاری جلسات بخش زیادی از زمان مفید کارکنان برای گفتوگو
و تبادل نظر درباره موضع جلسه، صرف میشود، نسل جدید نرمافزار جلسات دیدگاه با
رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده است. از دستاوردهای مهم مالی و انسانی
این نرمافزار میتوان به مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد و بهرهوری
سرمایههای سازمانی اشاره کرد.
این نرمافزار به امکانات زیادی از جمله پوشش کلیه مراحل
جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهاییسازی آن، مجهز
است. قابلیت ایجاد جلسات تکرار شونده، ارسال دعوتنامه به مدعوین خارج از سازمان،
افزودن تقویم دیگر کارمندان و اتاق جلسات و مشاهده جزئیات آنها با داشتن دسترسی،
افزودن دستور جلسه و مدیریت زمان آن نیز از دیگر مزیتهای نرمافزار جلسات
دیدگاه است. از سوی دیگر قابلیتهایی مانند نمایش پیشبینی وضعیت آب و هوا در زمان
جلسه، برقراری ارتباط با سرویس گوگل مپ برای نمایش محل جلسه، تعیین محل جلسه داخلی
و خارجی با درج مشخصات و لوکیشن آنها از طریق سرویس گوگل مپ نیز در این نرمافزار
موجود است.
حضور و غایب مدعوین و افزودن توضیحات برای هر دستور جلسه، تهیه صورت
جلسه در قالبهای متفاوت و گردش آن برای تایید و امضا در نرمافزار
مکاتبات، جستجو در آرشیو جلسات و امکان گفتوگو در محیط جلسه و… ارزش افزودههای
بیشتری برای کاربران این نرمافزار ایجاد کرده است.
نرمافزار کارها نیز با قابلیت مدیرت و کنترل پروژه و کارهای سازمانی
در فضایی تعاملی و یکپارچه با دیگر نرمافزارهای دیدگاه؛ صرفهجویی در هزینهها و
تسهیل بررسی روند پیشرفت کارها و پروژهها را ممکن میکند.
نرمافزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه نیز در شرکت
زعفران مصطفوی با آسان کردن فرآیند دسترسی و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل
کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهرهوری را در سازمانهای بهرهبردار ایجاد میکند.
از ویژگیهای منحصر به فرداین نرمافزار میتوان به پیگیری نامهها و
آرشیو و مدیریت اسناد، Multi-Window بودن، بازکردن همزمان
چندین پنجره، عدم نیاز به آپدیت office و امکان
گفتوگوی کاربران اشاره کرد. بنابراین گزارش، مدیران شرکت زعفران مصطفوی
اپلیکیشن مکاتبات همچنین از محصولات دیدگاه همراه نیز استقبال
کردهاند و آن را بستری کارآمد برای افزایش بهینهسازی سرمایههای اداری و سازمانی
خود اعلام کردهاند.
رسیدگی به امور پرکاربرد روزانه مانند دریافت و مدیریت یادآوریها،
ارسال و دریافت پیام، رسیدگی به نامهها، فرمهای مرخصی و مأموریت و گزارشات
کارکرد را از مهمترین قابلیتهای این نرمافزار میتوان دانست.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای BPMS و مدیریت فرآیندها
عملیاتیسازی اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه برای بهرهبرداری در8 سازمان مشتری در دستور کار تیم فنی شرکت چارگون قرار گرفت.
به گزارش روابط عمومی چارگون، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه برای
دسترسی آسان مدیران و کارشناسان به میز کارهایشان در مرکز بهداشت جندی شاپور،
اداره کل میراث فرهنگی، صنایعدستی و گردشگری استان گلستان و شرکت تولید نیروی برق
شهید مفتح، نصب و راهاندازی میشود.
تیم فنی چارگون همچنین این اپلیکیشن را در شرکت ملی صنایع مس ایران،
ستاد احیای امر به معروف و نهی از منکر، شرکت توسعه مکانیزاسیون و صنایع کشاورزی
کوثر و شرکت کشاورزی و دامپروری ملارد شیر نیز عملیاتی میکند.
بنابراین گزارش، انتخاب اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه از سوی مدیران و
تصمیمگیران سازمانهای کاربر با هدف بهرهبرداری از برخی قابلیتهای نرمافزار مکاتبات تحت وب
دیدگاه برای انجام امور اداری و روزانه صورت گرفته است.
اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه با
قابلیتهایی مانند مشاهده و ارجاع نامهها، پیشنویسها و تبدیل آنها به نامه و
همچنین دریافت پیامها و ارجاعها زمینه انجام عملیات روزانه بدون حضور فیزیکی در
محل کار را برای مدیران، فراهم میکند.
دیدگاه همراه محصولات نرمافزاری
چارگون بر روی پلتفرم همراه شامل موبایل، تبلت و … است و ابزارهای پُرکاربرد برخی
از نرمافزارهای دیدگاه را در خود جای داده است.
در این سازمانها علاوه بر اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه نرمافزار مکاتبات از اتوماسیون اداری مجموعه نرمافزاری دیدگاه نیز عملیاتی شده است.
نرمافزار مکاتبات در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، گردش مکانیزه نامهها
و مکاتبات سازمانی
را در کلیه سطوح تحت پوشش قرار میدهد. این نرمافزار با آسان کردن فرآیند دسترسی
و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهرهوری را
در سازمانها ایجاد میکند.
از ویژگیهای جدید نرمافزار مکاتبات دیدگاه در سازمانهای مشتری میتوان به پیگیری راحتتر نامهها و آرشیو و مدیریت
اسناد، استفاده از بخشهای مختلف منوی اداری
(Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان، فضای
تعامل و گفتوگوی کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرمافزارهای مکاتبات اداری، جلسات،
کارها، مدیریت
اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است. این نرمافزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش
مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و
اسناد، راهکارهایی برای افزایش بهرهوری، صرفهجویی در هزینههای مالی و سرمایههای انسانی
و پویایی سازمانی را برای سازمانها به دنبال دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش در حال جریانسازی و اثرگذاری بینظیری در حوزه آموزشی کشور است که با پروژه همزمان هوشمندسازی مدارس، وارد مرحله جدیدی شده است.
ایجاد مکانیزاسیون اداری در آموزش و پروش و
تسری آن به دورترین مراکز کشور را میتوان زمینهساز تغییر رویه نظام آموزشی کشور
از سنتیترین روشها و ابزارهای دستی و آموزشی به روشهای پیشرفته و فناورانه
دانست.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و هوشمندسازی مدارس
بسیاری از کارشناسان و تصمیمسازان حوزه آموزشی بر این باورند که ورود
فناوریهای اطلاعاتی به تنهایی، تحولی ایجاد نخواهند کرد و اثرگذاری آنها جز با
تغییر رویههای سنتی آموزشی به سوی هوشمندسازی، قابل مشاهده نخواهد بود.
هوشمندسازی مدارس و زمینهسازی برای اثربخشی مکانیزاسیون حوزه آموزش و پرورش
کشور به طور همزمان در تهران و سایر استانهای کشور آغاز شده و دستاوردهای خوبی
نیز به همراه داشته است. مثلا بنابر اعلام مسئول طرح هوشمندسازی مدارس در تهران،
علیرغم عدم تخصیص بودجه در سال گذشته تعداد مدارس هوشمند، رشد داشته به طوریکه از
۳۹۲۱ مدرسه شهر تهران ۱۱۵۲ مدرسه هوشمندسازی شدهاند.
مدرسه هوشمند مدرسهای است که علاوه بر استفاده از امکانات فیزیکی
مدرسه و برنامههایی مانند سایر مدارس تلاش دارد تا با تجهیز به امکانات رایانهای
و فناوریهای مربوطه کنترل و مدیریت خود را بر این اساس مبتنی کند. محتوای اکثر
دورس را الکترونیکی کرده و ارزشیابی و نظارت سیستم را هوشمند کند. این سیستم
امکانی را فراهم میآورد تا دانش آموزان، اولیا و معلمان و کادر مدرسه در تعامل
همیشگی و پویا برنامه خود را به پیش ببرند.
امکان اطلاعرسانی صوتی و تصویری، ارتباط با مربیان، ارائه انتقادات و
پیشنهادات، پرسش و پاسخ و سایر موارد ضروری از جمله کارکردهای مدارس هوشمند است.
در این مدارس دانشآموزان با داشتن یک کامپیوتر در منزل همیشه با سیستم مدرسه خود
در ارتباطند؛ بنابراین میتوان گفت مدارس هوشمند، هیچوقت تعطیلی نخواهند داشت.
اتوماسیون اداری و بهرهوری
آموزشی در کشور
پیادهسازی سیستم اتوماسیون
اداری در حوزه آموزشی کشور، امری تازه و رو به رشد است که ارائه تحقیقات و
راهکارهای سازنده برای تعیین زیرساختهای موثر و موفق آن، بسیار مفید است و مطمئنا
برای بسیاری از سازمانهای بزرگ دیگر نیز، کاربرد داشته و میتواند به الگویی قابل
اجرا و پیادهسازی تبدیل شود. برای دستیابی به چنین الگویی توجه به روندهای طی شده
و پتانسیلهای موجود در حوزههای مختلف ساختارهای اداری و منابعانسانی در زمینه
بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیار ضروری است.
آمارهای منتشر شده در سال ۹۶ از
انجام و تبادل ۱۲۱ میلیون مکاتبات درونی و برونی سازمانهای دولتی، خبر میدهند. جالبتر اینکه در این
آمار، سهم نرمافزار
مکاتبات و انجام الکترونیکی
آنها ۷۰ درصد و ۳۰ درصد مابقی نیز سهم مکتوبات
اداری کاغذی، عنوان شده
است. مقایسه این ارقام با آمارهای گذشته نشان میدهد موازنه مکتوبات هر دوبخش
جابجا شدهاند؛ بطوریکه سال ۱۳۹۱ سهم مکتوبات کاغذی ۷۰ و سهم مکاتبات اتوماتیک
۳۰ درصد بوده است. تحلیل این اعداد نشان میدهد
وضعیت مکاتبات
الکترونیکی در استانداریها به
مراتب مطلوبتر از دیگر سازمانها و وزارتخانههای دولتی است.
وزارت آموزش و پرورش
به عنوان بزرگترین وزارتخانه از نظر کمیت مراکز در حوزه مکانیزاسیون مکتوبات اداری
جایگاه مطلوبی دارد. انجام امور معلمان و دانشآموزان به صورت اتوماتیک و
مکانیزه، هدف نهایی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش است که برای
تحقق آن، گامهای خوبی برداشته شده است.
در آخرین اقدام شهریور ماه امسال معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی
وزارت آموزش و پرورش از سامانه حساب یکپارچه مدارس رونمایی کرد.
شفافسازی فعالیت مالی مدارس و اتوماسیون اداری
در این مراسم، بهطور همزمان و با استفاده از ویدئو کنفرانس از ۸۵ هزار سامانه حساب یکپارچه مدارس سراسر کشور رونمایی شد تا شفافسازی
فعالیت مالی مدارس
اعم از کلیه دریافتها و همچنین هزینهها تحت پوشش مکانیزه قرار بگیرند.
به گفته مسئولین وزارت آموزش و پرورش، اخذ هزینههای جانبی توسط
مدیران مدارس برخی اوقات باعث نارضایتی والدین میشد؛ بنابراین سامانهای را برای
ساماندهی وضعیت مالی مدارس
ایجاد شده که از این پس، همه فعالیتهای مالی مدارس
حتی جزییات کلاسهای فوقبرنامه همراه با هزینهها و شرایط برگزاری باید در این
سیستم ثبت شوند.
راهاندازی این سامانه نمونه ای کوچک از ظرفیت بکر حوزه آموزشی
کشور برای استفاده از ابزارهای فناورانه و نرمافزاری است. این امر نشان میدهد
حوزه آموزشوپرورش فارغ از امور معلمان و دانشاموزان، پتانسیل زیادی برای ارائه
انواع خدمات و سرویسها در زمینه تحقق میز خدمت
الکترونیک، ارائه سرویسهای آموزشی، اطلاعرسانی و شفافسازی امور و … را
داراست.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال