تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.نرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف مدیریت پروژه و فعالیت‌ها و با رویکرد چابک در نسل ۵ مجموعه دیدگاه تولید و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و مزایای قابل توجهی در این حوزه برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزار کارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری ، سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
در نسخه اول این نرم‌افزار امکاناتی مثل ایجاد تیم، پروژه و فعالیت‌های مرتبط در اختیار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسیاری از فریم ورک‌ها و متدولوژی‌های چابک، فعالیت‌ها روی بردهایی مثل برد اسکرام قرار می‌گیرند که هدف آنها نمایش وضعیت انجام کارهای تیم است. برهمین اساس در نرم‌افزار کارها در راهکاراتوماسیون اداری ، قابلیت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحی آن به‌گونه‌ای بود که بتواند انواع روش‌هایمدیریت پروژه چابک رو پوشش دهد.
یکی از ویژگی‌های تیم‌های چابک این است که به جای صرف وقت روی تولید مستندات فرآیندی برای ارتباطات و تعاملات تیم، افراد به گفتگو بپردازند، در همین راستا نرم‌افزار کارها، محیطی یکپارچه با امکان تعاملات تیم ایجاد کرده است. یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات دیدگاه با نرم‌افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.
یکی از ویژگی‌های اساسی پروژه‌های چابک وجود شفافیت در انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت‌ها در سطح تیم و حتی ذینفعان آن است. ولی در بعضی از پروژه‌ها ریسک نمایش همه فعالیت‌ها به تمام اعضای تیم وجود دارد و نمی‌توان از این ویژگی استفاده کرد. پروژه‌های محرمانه یا فرا دپارتمانی از این دسته هستند. به همین دلیل قابلیت جدیدی بهنرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری اضافه شده که امکان مشاهده فعالیت‌ها، فقط برای اعضای خاصی از تیم وجود داشته باشد.
قبلا برای اختصاص کار به افراد باید حتما پروژه تعریف می‌شد، اما نیازمندی جدیدی در نرم افزار شناسایی شده که افراد بدون نیاز به تعریف پروژه می‌توانند کارهای جاری خود را به هم اختصاص بدهند و پیگیری کنند. در این مورد می‌توان پیگیری خروجی نرم‌افزار جلسات را مثال زد. قابلیت اختصاص کار مستقیم دقیقا با همین هدف به نرم‌افزار اضافه شده است.
از سوی دیگر در اغلب پروژه‌ها نیاز به کنترل مستمر وجود دارد و به همین دلیل ابزاری منعطف به نرم‌افزار اضافه شده که نیازهای جستجو و گزارش گیری را در سطح سازمان و با هدف کمک به پایش و کنترل پروژه‌ها و کارها در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
مدیریت کارها یکپارچه با اتوماسیون اداری وب و موبایل
اتوماسیون اداری وب و موبایل با روال های کاری و اداری سازمان ها ایرانی درهم آمیخته و نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری در همین راستا توسعه یافته است. بستر وب و موبایل در پشتیبانی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات به کارکنان و مدیران امکان می دهد کارتابل نامه‌های خود را خارج از سازمان و حتی روی ابزارهای همراه مثل موبایل و تبلت در دسترس داشته باشند.
ارجاع نامه و پیگیری درخواست‌های ارباب رجوع در سیستم اداری سازمان‌های ایرانی با مفهوم ارجاع کار درهم آمیخته است و رسیدگی به نامه و پیگیری موارد مرتبط با آن در قالب سیستم مدیریت کار و پروژه قابل تعریف است.
از این رو یکپارچه بودن نرم افزار کارها با سیستم اتوماسیون وب و موبایل به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند، فعالیت و روند اموری که به کارکنان ارجاع می‌شود را تحت نظر داشته باشند و برای مشکلات اجرایی آن برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کنند.
در واقع با نگاهی جامع به اتوماسیون اداری می‌توان طراحی سیستم را به نحوی درنظر گرفت که پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، چرخه‌های مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار گیرد.
مجموعه زیادی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها که در سازمان‌ها تعریف و دنبال می‌شوند و موفقیت سازمان مستلزم به نتیجه رسیدن آنهاست، سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیم کاری را می‌طلبد. اعضای تیم معمولا از طریق سیستم مکاتبات باهم ارتباط رسمی اداری برقرار می‌کنند و اتصال سیستم مکاتبات و نرم‌افزارکارها، یک ابزار مدیریت تیم کاری و مدیریت پروژه قوی ایجاد می‌کند که بر مبنای گفتمان سازمانی می‌تواند بهره وری سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.
با کمک سیستم نرم افزار کارها مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آنها مدیریت می‌شود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاص‌یافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریف‌شده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبت‌شده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارش‌گیری و ره‌گیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارش‌گیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژه‌ها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد.