تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحول در ساختار اداری 7 سازمان مشتری چارگون با نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه برای ایجاد تحول در ساختار اداری و مکاتباتی 7 سازمان بهرهبردار مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه نصب و عملیاتی شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت‌های گردشگری گل ریحان، کارخانه
احیا، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی کرمان، شرکت احیاء ریل ایرانیان،
شرکت انستیتو پاستور ایران، شرکت پوشش‌های تخصصی نوین پلاستیکو و شرکت خدمات بازار
سرمایه کاریزما به جمع بهره‌برداران سیستم مکاتبات دیدگاه
پیوسته‌اند.
نرم‌افزار مکاتبات
از ویژگی‌های جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری میتوان به پیگیری راحت‌تر نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان، فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی، سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است. این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد، راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و پویایی سازمانی را برای سازمان‌ها به دنبال دارد.
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات اداری از حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه از اولین نرم‌افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و پس از سال‌ها تجربه استفاده بیش از یک میلیون کاربر در سازمان‌های مشتری از کامل‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای دیدگاه است. در ساده‌ترین حالت نرم‌افزار مکاتبات با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود.
برخی امکانات شاخص نرم‌افزار مکاتبات اداری
پیاده‌سازی هرنوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox و IE
تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
امکان تعریف دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگلیسی)
توضیحات درباره نرم‌افزار مکاتبات اداری
پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه در سازمان‌ها و شرکت‌ها را شامل می‌شود و تجربه استقرار این نرم افزار در بسیاری از وزارتخانه‌ه، سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک با ایجاد تحول چشمگیر در تسریع عملکرد سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها همراه بوده است. سیستم مکاتبات اداری دیدگاه صرفا ابزاری برای مکانیزه کردن دفتر اندیکاتور سازمان نیست؛ بلکه از طریق امکانات نرم‌افزار و مدل استقرار ویژه شرکت چارگون، تغییر روال‌ها و فرآیندها و مهندسی مجدد تعاملات سازمانی، امکان‌پذیر می‌شوند. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم‌افزار است.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
تغییر و تحول نظام آموزشی کشور با جریان‌سازی سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش
سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش در حال جریان‌سازی و اثرگذاری بی‌نظیری در حوزه آموزشی کشور است که با پروژه همزمان هوشمندسازی مدارس، وارد مرحله جدیدی شده است.
ایجاد مکانیزاسیون اداری در آموزش و پروش و
تسری آن به دورترین مراکز کشور را میتوان زمینه‌ساز تغییر رویه نظام آموزشی کشور
از سنتی‌ترین روش‌ها و ابزارهای دستی و آموزشی به روش‌های پیشرفته و فناورانه
دانست.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و هوشمندسازی مدارس
بسیاری از کارشناسان و تصمیم‌سازان حوزه آموزشی بر این باورند که ورود
فناوری‌های اطلاعاتی به تنهایی، تحولی ایجاد نخواهند کرد و اثرگذاری آنها جز با
تغییر رویه‌های سنتی آموزشی به سوی هوشمندسازی، قابل مشاهده نخواهد بود.
هوشمندسازی مدارس و زمینه‌سازی برای اثربخشی مکانیزاسیون حوزه آموزش و پرورش
کشور به طور همزمان در تهران و سایر استان‌های کشور آغاز شده و دستاوردهای خوبی
نیز به همراه داشته است. مثلا بنابر اعلام مسئول طرح هوشمندسازی مدارس در تهران،
علی‌رغم عدم تخصیص بودجه در سال گذشته تعداد مدارس هوشمند، رشد داشته به طوریکه از
۳۹۲۱ مدرسه شهر تهران ۱۱۵۲ مدرسه هوشمندسازی شدهاند.
مدرسه هوشمند مدرسه‌ای است که علاوه بر استفاده از امکانات فیزیکی
مدرسه و برنامه‌هایی مانند سایر مدارس تلاش دارد تا با تجهیز به امکانات رایانه‌ای
و فناوری‌های مربوطه کنترل و مدیریت خود را بر این اساس مبتنی کند. محتوای اکثر
دورس را الکترونیکی کرده و ارزشیابی و نظارت سیستم را هوشمند کند. این سیستم
امکانی را فراهم می‌آورد تا دانش آموزان، اولیا و معلمان و کادر مدرسه در تعامل
همیشگی و پویا برنامه خود را به پیش ببرند.
امکان اطلاع‌رسانی صوتی و تصویری، ارتباط با مربیان، ارائه انتقادات و
پیشنهادات، پرسش و پاسخ و سایر موارد ضروری از جمله کارکردهای مدارس هوشمند است.
در این مدارس دانشآموزان با داشتن یک کامپیوتر در منزل همیشه با سیستم مدرسه خود
در ارتباطند؛ بنابراین میتوان گفت مدارس هوشمند، هیچ‌وقت تعطیلی نخواهند داشت.
اتوماسیون اداری و بهره‌وری
آموزشی در کشور
پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون
اداری در حوزه آموزشی کشور، امری تازه و رو به رشد است که ارائه تحقیقات و
راهکارهای سازنده برای تعیین زیرساختهای موثر و موفق آن، بسیار مفید است و مطمئنا
برای بسیاری از سازمان‌های بزرگ دیگر نیز، کاربرد داشته و می‌تواند به الگویی قابل
اجرا و پیاده‌سازی تبدیل شود. برای دستیابی به چنین الگویی توجه به روندهای طی شده
و پتانسیل‌های موجود در حوزه‌های مختلف ساختارهای اداری و منابع‌انسانی در زمینه
بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیار ضروری است.
آمارهای منتشر شده در سال ۹۶ از
انجام و تبادل ۱۲۱ میلیون مکاتبات درونی و برونی سازمان‌های دولتی، خبر می‌دهند. جالب‌تر اینکه در این
آمار، سهم نرم‌افزار
مکاتبات و انجام الکترونیکی
آنها ۷۰ درصد و ۳۰ درصد مابقی نیز سهم مکتوبات
اداری کاغذی، عنوان شده
است. مقایسه این ارقام با آمارهای گذشته نشان می‌دهد موازنه مکتوبات هر دوبخش
جابجا شدهاند؛ بطوریکه سال ۱۳۹۱ سهم مکتوبات کاغذی ۷۰ و سهم مکاتبات اتوماتیک
۳۰ درصد بوده است. تحلیل این اعداد نشان می‌دهد
وضعیت مکاتبات
الکترونیکی در استانداری‌ها به
مراتب مطلوب‌تر از دیگر سازمان‌ها و وزارتخانه‌های دولتی است.
وزارت آموزش و پرورش
به عنوان بزرگترین وزارتخانه از نظر کمیت مراکز در حوزه مکانیزاسیون مکتوبات اداری
جایگاه مطلوبی دارد. انجام امور معلمان و دانشآموزان به صورت اتوماتیک و
مکانیزه، هدف نهایی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش است که برای
تحقق آن، گام‌های خوبی برداشته شده است.
در آخرین اقدام شهریور ماه امسال معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی
وزارت آموزش و پرورش از سامانه حساب یکپارچه مدارس رونمایی کرد.
شفاف‌سازی فعالیت مالی مدارس و اتوماسیون اداری
در این مراسم، به‌طور همزمان و با استفاده از ویدئو کنفرانس از ۸۵ هزار سامانه حساب یکپارچه مدارس سراسر کشور رونمایی شد تا شفاف‌سازی
فعالیت مالی مدارس
اعم از کلیه دریافت‌ها و همچنین هزینه‌ها تحت پوشش مکانیزه قرار بگیرند.
به گفته مسئولین وزارت آموزش و پرورش، اخذ هزینه‌های جانبی توسط
مدیران مدارس برخی اوقات باعث نارضایتی والدین می‌شد؛ بنابراین سامانه‌ای را برای
ساماندهی وضعیت مالی مدارس
ایجاد شده که از این پس، همه فعالیت‌های مالی مدارس
حتی جزییات کلاس‌های فوق‌برنامه همراه با هزینه‌ها و شرایط برگزاری باید در این
سیستم ثبت شوند.
راه‌اندازی این سامانه نمونه ای کوچک از ظرفیت بکر حوزه آموزشی
کشور برای استفاده از ابزارهای فناورانه و نرم‌افزاری است. این امر نشان می‌دهد
حوزه آموزش‌وپرورش فارغ از امور معلمان و دانش‌اموزان، پتانسیل زیادی برای ارائه
انواع خدمات و سرویس‌ها در زمینه تحقق میز خدمت
الکترونیک، ارائه سرویس‌های آموزشی، اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی امور و … را
داراست.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
تبیین استراتژی‌های واحد فروش چارگون و تمرکز بر ارائه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه
مدیر فروش چارگون از تغییر فرآیندهای ارتباط با سازمان‌های مشتری و تدوین استراتژی‌های این واحد بر اساس شعار «فروش با کیفیت» خبر داد.
روزبه بهرامی در گفت‌وگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: از ابتدای سال 97 و پس از بررسی‌ها، تحقیقات بازار و نظرسنجی از سازمان‌های مشتری با هدف افزایش رضایتمندی مشتریان، تغییر رویه‌هایی در زمینه ارتباط با آنها تدوین و اجرایی کردیم که خوشبختانه بسیار موثر بوده‌اند.
وی ادامه داد: یکی از این تغییرات، کاهش زمان برگزاری جلسات با سازمان‌های مشتری است. مثلا بر روی تغییر و بهبود فاصله بین ثبت درخواست مشتری تا برگزاری جلسه معرفی محصولات، تمرکز بیشتری کردیم و با بازنگری 2 معیار زمان درخواست‌ها و تعداد مشتری‌های در صف انتظار به راهکاری دست یافتیم که بتوانیم تعداد سازمان‌های منتظر را به کمتر از 10 مشتری برسانیم.به گفته وی، یکی دیگر از اقدامات واحد فروش برای کاهش زمان ثبت درخواست مشتری تا برگزاری جلسه معرفی نرم‌افزار را میتوان برگزاری جلسات دموی مجازی در این واحد، دانست که در افزایش سطح رضایمندی مشتریان بسیار موثر بوده است.
مدیر واحد فروش چارگون یادآور شد: ایجاد زیرساخت برگزای جلسات مجازی با همکاری واحد فناوری چارگون موجب شده است تا بتوانیم برای حدود 20 تا 30 درصد از درخواست کنندگان، جلسه دموی مجازی برگزار کنیم که اکثر سازمان‌های دور از مرکز از این روش، استقبال کرده‌اند. همین امر، انگیزه ما برای تقویت و توسعه جلسات دموی مجازی را بیشتر کرده است.
بهرامی همچنین از برگزاری دوره‌های آموزش دمو برای کارشناسان راهکارهای پنج‌گانه دیدگاه خبرداد و گفت: این کلاس‌های آموزشی با هدف افزایش توان تخصصی کارشناسان چارگون تدوین شده است.
به گفته وی، با آموزش و یادگیری چگونگی معرفی محصولات برای سازمان‌های مشتری، کارشناسان استقرار و پشتیبانی چارگون نیز از توانمندی تخصصی و قدرت انتقال پیام و ارتباط بهتر و موثرتر با مشتری، بهره خواهند برد.
وی با بیان اینکه واحد فروش صرفا بر روی اهداف ریالی متمرکز نیست گفت: بخش عمده‌ای از استراتژی‌های ما را بهبود فرآیندها و عملکردها برای افزایش رضایت مشتری و پرسنل واحد فروش، شامل می‌شود؛ به همین دلیل است که شعار سال و محور رویکردمان را “فروش با کیفیت” انتخاب کرده‌ایم.
مدیر واحد فروش چارگون تاکید کرد: روش‌های دستیابی به اهداف غیر ریالی واحد فروش را بر اساس نظرسنجی‌ها و متدهای روز فروش و تبلیغات و با محوریت کسب رضایت بیشتر مشتریان، تدوین و برنامه‌ریزی کرده‌ایم که از جمله این روش‌ها میتوان به ارتقای کیفیت مستندات محصولات و افزایش شفافیت برای فروش با کیفیت‌تر اشاره کرد.
وی تصریح کرد: برای دستیابی به اهداف ریالی و تاثیر گذاری در بازار و جهت‌دهی به آن چند کمپین تبلیغاتی در حوزه‌های مختلف مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه تعریف شدهاند.
وی تصریح کرد: این کمپین‌ها با همکاری راهکارهای اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مالی، لجستیک و انبارداری، مدیریت فرآیندها ( BPMS) و روابط عمومی از ابتدای سال به تدریج اجرایی شده و تا پایان سال ادامه خواهند داشت.
به گفته وی، یکی از کمپین‌های موفق چارگون، معرفی محصول پیشخوان ارباب رجوع است که با توجه به خلق ارزش افزوده بسیار زیاد برای مشتری‌ها و همسویی کامل با بخشنامه‌ها و قوانین بالا دستی کشور، مورد استقبال کلیه دستگاه‌های دولتی و حتی شرکت‌های خصوصی قرار گرفته است.
مدیر فروش چارگون اضافه کرد: همزمانی معرفی محصول پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در گردهمایی سالانه چارگون با ابلاغ بخشنامه دولت مبنی بر ایجاد میز خدمت در دستگاه‌های دولتی، موفقیت ما در ارائه محصولی جدید و کارآمد به بازار را تضمین کرد.
وی ادامه داد: در حال حاضر نیز واحد فروش با سرعت زیاد در ارسال مستندات به سازمان‌های مشتری و پیگیری درخواست‌هایشان، فعال است که نتیجه این امر را میتوان در رضایت سازمان‌های مشتری و نمودار فروش سهمی شرکت، مشاهده کرد.
بهرامی همچنین خاطر نشان کرد: اخذ تمدید تاییدیه‌های قانونی و به روزرسانی مستندات رسمی محصولات دیدگاه یکی از دستورکارهای همیشگی و دائمی واحد فروش است که امسال نیز بر روی آن متمرکز هستیم.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
نقش سینک سرور در اتوماسیون اداری سازمان‌های غیرمتمرکز چیست؟
گستردگی جغرافیایی، محدودیت در بسترهای ارتباطی و استفاده از بستر ارتباطی یکسان و واحد از مهمترین معضلات سازمان‌های وسیع و غیر متمرکز در بهره‌گیری از سرور سازمان مرکزی است. بیشتر نمود این مشکلات را میتوان در حوزه اتوماسیون اداری و ایجاد ارتباط و یکپارچگی بین مکاتبات و مستندات در این سازمان‌ها مشاهده کرد که بی‌شک برای همه آنها چالشی مهم و اثررگذار به شمار می‌آید.استفاده از سرورهای غیرمتمرکز و سرویس سینک سرور برای حفظ یکپارچگی در عملکرد اتوماسیون اداری سازمان‌ها بهترین پیشنهادی است که می‌تواند با کمترین ضریب ریسک‌پذیری علاوه بر حفظ پیوستگی محتوای سیستم اتوماسیون اداری، گزارشات نموداری مختلفی از نحوه ارسال و دریافت مکتوبات شامل نامه‌ها و پیش‌نویس‌ها را به مدیران ارائه و علی‌رغم نصب سرورهای مجزا در واحدهای سازمانی به دغدغه‌‌های کاربران درباره از بین رفتن اطلاعات، پایان دهد.
عدم وابستگی این سرویس به نوع خاصی از بستر ارتباطی را میتوان از قابیلیت‌های این سرویس دانست؛چراکه برای پیاده‌سازی این راهکار نه تنها سرورهای مختلف سازمان با اینترنت، اینترانت ملی، MPLS و یا Direct Network می‌توانند به هم متصل باشند؛ بلکه امکان بهره‌مندی از یک بستر ارتباطی ترکیبی نیز مهیاست.
مهمترین قابلیت‌های سینک سرور عبارتند از:
کنترل سرورها و ارتباط آنهاکنترل سرورهای مختلف به طور یکپارچه و از طریق خود نرم‌افزار سینک در هر لحظه، کاربر سیستم را قادر می‌کند تا با توجه به نوع و سطح دسترسی، وضعیت ارتباطی سرورها را مشاهده و ارتباط پیوسته سینک اطلاعات را رصد کند. این سرویس در صورت بروز خطاهای مختلف از طریق پیامک و یا ایمیل به راهبر سیستم، اطلاع‌رسانی می‌کند.
ایجاد ساختار سازمانی یکسان
یکی از قابلیت‌های مهم سرویس سینک، یکسان‌سازی ساختار سازمانی در اولین زمان ارتباط سرورهاست. انتقال تغییرات مختلف در نمودار سازمانی و منابع انسانی هر بخش از سازمان به کلیه سرورها و همچنین ارسال اطلاعات و مستندات کاربران پس از انتقال جغرافیایی از مزیت‌های این سرویس است.
امنیت اطلاعاتی
سینک سرور با رمزگذاری بسته‌های اطلاعاتی، امکان شنود آنها را از بین می‌برد و امنیت تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند.
