تحول سیستم مکاتبات اداری بانک کشاورزی با اتوماسیون اداری دیدگاه

کارگروه استقرار سیستم اتوماسیون اداری نوین در بانک کشاورزی با بررسی سوابق و ارزیابی فنی شرکت‌های نرم‌افزاری حاضر در مناقصه این بانک،‌ شرکت چارگون و مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را برگزید.
سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال 94 تا پایان سال 95 در3 مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی،‌ مدیریت شعب بانک‌ در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شد.
در شماره 137 ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه تاکید شده و آن را عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات برشمرده است.
از دیگر مزیت‌های اشاره شده در ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی درباره نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.

محمودرضا عسگرزاده، رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت از تجربه استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در بانک کشاورزی چنین گفت :

کارگروه کارشناسی در بانک کشاورزی از ابتدای سال ۹۲ در راستای تحقق دولت الکترونیک تشکیل شد و پس از بررسی دقیق شاخص‌های فنی و امنیتی، مجموعه دیدگاه را جهت پیاده‌سازی نسل سوم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بانک کشاورزی انتخاب کرد.
از اولین نتایج این تغییر می‌توان به پاسخگویی  ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر و نیز صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماه پس از استقرار دیدگاه اشاره کرد.

 

نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه تاکید عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات در بانک کشاورزی است.
از سوی دیگر نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… را فراهم کرده است.
بانک کشاورزی نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه که خود نام «سیمای مهر» بر آن نهاده را به عنوان یکی از بهترین سیستم‌های مکاتبات اداری موجود در بازار و در تمام سطوح این بانک با بیش از ۱۸ هزار کاربر فعال معرفی کرده است.

عملیاتی کردن نرم‌افزار مکاتبات در بانک کشاورزی با برنامه‌ریزی منسجم و نهایت همراهی و همکاری مدیران ارشد این بانک در طول 18 ماه اجرایی شد. برگزاری کلاس‌های مداوم آموزشی،‌ تهیه فیلم، آموزش از راه دور مدیران و کاربران شعب، مراکز استانی و همچنین ایجاد میز امداد برای پیشتبانی کامل از آنها و رفع مشکلات و نواقص احتمالی ازجمله اقدامات برای انجام این پروژه بود.
به روزرسانی نامه‌های اداری در بانک کشاورزی از 4 هزار نامه در فاز اول به بیش از 14 هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین امر نشان می‌دهد،‌ نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه بهترین بستر برای تحقق شعار بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.