داشبوردهای مدیریتی اتوماسیون اداری دیدگاه؛ ابزار کارآمد مدیران سازمانی

 بوجود داشبوردهای مدیریتی در اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ بهترین ابزارکنترل عملکرد سازمان‌ها از سوی مدیران است و می‌شود از طریق آنها گزارش‌های مدونی تهیه کرد. نسل جدید نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه 5 بر مبنای نرم افزار داشبورد مدیریت طراحی شده است تا علاوه بر نامه‌های عادی، فرآیندهای مختلف سازمانی را متناسب با هر سازمان پوشش داده و در نهایت گزارش متنوع داشبورد در اختیار مدیران و راهبران نرم افزار اتوماسیون اداری قرار دهد.
امکان ویرایش موجودیت‌ها به شکل Inline فراهم شده است. در واقع یک موجودیت، فرم ویرایش جداگانه‌ای نخواهد داشت و در عمل نیز امکان مشاهده ویرایش فراهم است. این ویژگی باعث می‌شود سرعت عملکرد کاربر بیشتر و کارایی آسان‌تر شود.

به گفته سرپرست راهکار اتوماسیون اداری، مشتریان چارگون همواره از محصولات راهکار اتوماسیون اداری شامل مکاتبات، سینک، جلسات و کارها و .. استقبال کرده‌اند؛ اما تجهیز سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه به همچنین قابلیت‌های مختلف جدید ورد آنلاین و داشبوردهای مدیریتی  و ابزار گزارش‌ساز را تحول آفرین می‌دانند.

کنترل‌گرهای هوشمند و مدیریتی

داشبورد مدیریت سیستم اتوماسیون اداری، پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می‌آورد.داشبوردهای مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه 5 باپشتیبانی خوب و موثر، مدیران را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه‌ریزی و کنترل فرآیندها همراهی می‌کند.
از آنجا که داشبورد‌های مدیریتی و هوش سازمانی بستر مناسبی را برای مدیران فراهم می‌کند که به سادگی بتوانند تحلیل‌های مناسبی روی اطلاعات داشته باشند و با استفاده از انواع ابزارهای تحلیلی و نموداری با کمترین زحمت وضعیت سازمان خود را تحلیل  کنند پس لازم است تا تمامی شرکت‌ها، سازمان‌ها، وزارتخانه‌ها، مؤسسات، مراکز علمی و دانشگاهی که به نوعی با اطلاعات سر و کار دارند و ارائه دهنده خدمتی به جمعی از مردم و مخاطبان خود هستند با داشبورد، اتفاق‌های افتاده در سازمان خود را در کمترین زمان تحلیل و نظارت کنند و بر اساس آن تصمیمات موثری اتخاذ کنند.
خشایار رفعتی- سرپرست راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه می‌گوید: مشتریان چارگون با وجود رغبت زیاد به محصولات راهکار اتوماسیون اداری شامل مکاتبات، سینک، جلسات و کارها و وو از  ابزراهای گزارش ساز و داشبوردهای مدیریتی به عنوان عواملی برای ایجاد تحول و دگرگونی مدیریتی استقبال کرده‌اند.
بسیاری از بازدیدکنندگان و مخاطبان چارگون در گردهمایی‌های سالیانه درباره تغییر نسل به دیدگاه 5 و زمان ارائه امکانات جدید مجموعه دیدگاه، نظراتی داشتند که همکاران ما پذیرای این پیشنهادات بودند؛ ضمن اینکه  برخی از آنها به دلیل تغییرات در نرم‌افزار مکاتبات در نسخه‌های جدید (که منشا آن، رفع باگ و تصحیح روال غلط بوده) به مشکل برخورده و مجبور بودند تا روال‌های خود را تغییر دهند که با توضیحاتی که ارائه شد، نسبت به راه‌حل‌های جدید آگاهی پیدا کردند.
وی همچنین به وجود داشبوردهای مدیریتی کارآمد در دیدگاه 5 اشاره کرد و گفت: این داشبوردها بهترین ابزار برای کنترل عملکرد سازمانها از سوی مدیران است و می‌توان از طریق آنها گزارش‌های مدونی را تهیه کرد. ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سرتاسر سازمان یا شرکت شما، اصلی‌ترین مزیت داشبورد مدیریتی است. بنابراین همه سازمانهای مشتری می‌توانند  با اندازه گیری عملکرد سازمانی و رفع نواقص موقعیت خود را  توسعه دهند.
امروزه ایجاد و پایش انواع داشبوردهای عملیاتی و کنترلی یکی از وظایف اصـلی سازمان‌هاست. از مـنظری دیگر وظیفه داشبوردها، کنترل اهداف و عملکردهای سازمانی است. با داشــبوردها می‌توان رفـتارهای سـازمانی را سنجید و تغییرات آن‌ها را کنترل نمود. فرابر با امکان ایجاد انواع داشـبوردهای مـدیریتی، ابزار جـامعی جهت معنا بخشی به داده‌ها و بصری شدن عملکردهای سازمان را فراهم می‌سازد.
ازویژگی‌های داشبوردهای مدیریتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• امکان ایجاد انواع داشبوردهای مدیریتی به کاربران داخلی و بیرونی سازمان
• مدیریت شاخص‌های متعدد در یک داشبورد
• پیگیری و حرکت بر اساس اطلاعات و داده‌های تحلیلی
• بروزرسانی داشبوردهای تهیه شده در پورتال‌ها و سایت‌ها
• استفاده از انواع گزارش‌های آماری، گزارش‌های اطلاعاتی، نمودارهای آماری
• امکان مقایسه شاخص‌ها  و اطلاعات در داشبوردها

بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه؛ از آغاز تا انجام

از سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که به نام «زاگرس» شناخته می‌شود. طی  این پروژه،  بستر تئوری و عملی بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم شده است. این پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها، تبیین مشکلات و چالش‌های آنها ،دسته‌بندی و رفع آنها را هدف‌گذاری  شد.  تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد که اجرای آن در دستور کار قرار گرفته است.

استراتژی‌های پیش‌رو درعملیات بازمهندسی دیدگاه

بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.
استراتژیهای مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
• یک استراتژی این است که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند منجمد نگه داشت و کارهای مربوط به آن را ادامه داد و با تیمی جدا، نرم افزارهای جدیدی تولید کرد.
• بازمهندسی بر اساس پلتفرمهای مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شود و تمامی پلتفرمها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.
•استراتژی دیگر این است که برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرمها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.
• استراتژی دیگر این است که قابلیتهای یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.
• یک استراتژی دیگر نیز این است که بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرمها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.
استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه
 درباره بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه که نرم‌افزارهای متعددی از جمله مکاتبات اداری،‌ جلسات،‌ کارها،‌ مدیریت اسناد و .. را شامل می‌شود  بر اساس بررسیهای انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی همزمان از نرم افزارهای فعلی و در نهایت تبدیل کردن همین نرم‌افزارهای فعلی به نرم‌افزارهای جدید تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود. این استراتژی از این جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد.
بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:
1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل می‌شوند.
2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود، قابلیت‌های جدید به آن اضافه و قابلیت‌های قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف می‌شوند.
3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار مشخص می‌شود
4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیتهای مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی می‌شوند.
5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل می‌شوند.
6- تست: قابلیت‌های پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست میشوند.
7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده دراختیار مشتریان قرار میگیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.