تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.بازدهی و مدیریت جلسات کاری با نرم‌افزار جلسات دیدگاه چگونه محقق می‌شود؟
با تغییر ساختارهای سنتی و مکانیزاسیون امور اداری، نیازها و خواست‌هایی مانند کنترل و نظارت بیشتر بر کارها و یا ثبت مکانیزه جلسات سازمانی در مفهوم اتوماسیون اداری، بسط یافته‌اند که تا همین چند سال قبل، ایده‌ای ناممکن به نظر می‌رسیدند.
مثلا اینکه شما بتوانید به راحتی و تنها با چند کیلیک و تکان موس کامپیوتر، برگزاری جلسات داخلی و خارجی سازمانتان را طراحی، مهمانتان را دعوت کنید و بی هیچ تماس تلفنی و یا پیگیری مداوم، زمان و محل برگزاری جلسه را به آنها اعلام کنید، نشدنی به نظر می‌رسیدند؛ اما این سناریو امروز با تولید و عرضه نرم‌افزار جلسات به امری ممکن و دست‌یافتنی، بدل شده است.
هزارتوی برگزاری جلسات
در ساختارهای سنتی اداری، برنامه‌ریزی برای چهار اصل «هدف، افراد،
مکان و آمادگی» و در نهایت برگزای یک جلسه موثر با خطاهای زیاد همراه است؛ ضمن اینکه
نمی‌توان از احتمال انتخاب نادرست افراد، شفاف نبودن دستور جلسه و یا انتخاب
نادرست زمان و مکان برگزاری جلسه و … نیز چشم پوشید. ارزیابی‌های مختلف نشان می‌دهد
که اولین آفت فرهنگ کاری در بسیاری از ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری بیش
از حد جلسات است که معمولا به دلایل مختلف با کمترین بازدهی همراه هستند.
یکی از دلایل این است که اصولا ما فکر می‌کنیم بابت هر گفتوگو و یا
موضوعی که در سازمان مطرح می‌شود باید جلسه‌ای برگزار شود، دوم اینکه هر کسی را به
ذهن‌مان می‌رسد که ممکن است حتی یک جمله درباره این موضوع بگوید را به جلسه دعوت
می‌کنیم و سوم اینکه این تنظیم جلسات و اعضای آن از منظر تنظیم کننده جلسه صورت می‌گیرد
که معمولا هیچ دیدگاهی نسبت به موضوع پیشنهادی و غیره ندارد؛ حتی ممکن است در این
بین، افرادی که دانش و تخصص کافی نسبت به موضوع داشته‌اند از قلم بیفتند.
از طرف دیگر متاسفانه فرهنگی وجود دارد که معمولا افراد برای حضور به
جزییات و دستور جلسات فکر نمی‌کنند و بیشتر کنجکاوند تا از اسامی افرادی که در
جلسه حضور می‌یابند آگاه شوند به همین دلیل طبیعی است که در طول جلسه، ذهن
هریک از حاضران به مورد خاصی معطوف شود. برای رسیدن به مرکز توجه مشترک و
حل این معضل، افراد باید بتوانند پیش از برگزاری جلسه و به راحتی درباره دستور
جلسه، توافق کنند و آن را به یکدیگر تفهیم کنند.
اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده
و نقطه‌نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو
در جلسات می‌شود که معمولا به منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌انجامد.
یکی یکی دیگر از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای
افراد شرکت‌کننده در جلسه است که تنها راه‌حل این موضوع تعریف دقیق
نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است.
از آنجا که اغلب سازمان‌ها درون خود با سلسله مراتبی اداری
همراه هستند که مدیر، بیشترین اختیار و قدرت تصمیم‌گیری را داراست این احتمال
وجود دارد که در طول برگزاری جلسات داخلی و خارجی نیز نقشهای متعددی را
ایفا کند. این نقش‌پذیری از پیش تعیین شده ممکن است به انفعال سایر حاضران و مسکوت
ماندن موضوع و عدم اظهار نظر افراد، منتهی شود. اینها نمونه‌ای از مشکلات و اختلال‌هایی
است که یک جلسه در از طراحی تا اجرا ممکن است با آنها مواجه شوند. باید توجه داشته
باشید که تجزیه و تحلیل بایدها و نبایدهای اصول چهارگانه «هدف، افراد، مکان و
آمادگی ضامن موفقیت و یا شکست جلسات سازمان شما خواهند بود.
بازدهی و مدیریت جلسات کاری با نرم‌افزار
جلسات دیدگاه
نرم‌افزار جلسات دیدگاه
با پوشش اختلال‌ها و کاستی‌های احتمالی، ابزاریست که موجب می‌شود تا برگزاری یک
جلسه از همه مشکلات به سلامت گذر کند.
این نرم‌افزار امکانی است که به شما کمک می‌کند تا بررسی کنید
که آیا لازم است درباره یک موضوع جلسه تشکیل شود و یا اینکه می‌توان این موضوع را
در فضایی تعاملی بررسی و حتا حاضران و مدعوین جلسه را ارزیابی کرد؟ این نرم‌افزار
به شما امکان می‌دهد تا اگر قراراست در جلسه ای شرکت کنید، پیش از جلسه از موضوع
آن، آگاه شوید و ببیند که آیا اصلا نسبت به موضوع آگاهی دارید یا نه! در چنین
فضایی ممکن است یک نفر درباره صورت جلسه یک اظهار نظر کوتاه و کلی داشته باشد که
می‌تواند در همین فضای تعاملی نرم‌افزار، آن را مطرح کند و دیگر وقتی را برای حضور
در جلسه صرف نکند.
به طور قطع این امکان یکی از مزیت‌های مهم این نرم‌افزار این است که
بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند بازدهی نیروهای کلیدی سازمان خود را بالاتر ببرند.
در این فضا افراد می‌توانند با دانش و آگاهی که نسبت به دیگران دارند پیشنهاد بدهد
تا افراد متخصص‌تری به جلسه دعوت شوند. مستندات مربوط به جلسات را قبل ازتشکیل
جلسه باهم به اشتراک بگذارند تا افراد با دیدگاه بازتر و آگاهتری نسبت به دستور
کار جلسه در آن شرکت کنند و همان جا بتوانند یک جلسه را با حداکثر بازدهی برگزار
کنند.
نرم‌افزار جلسات از مجموعه اتوماسیون اداری دیدگاه
امکانات متنوعی برای برگزاری موثرتر جلسات در اختیار کاربر می‌گذارد. این نرم‌افزار
برپایه ابزارهای تعاملی میان افراد، انجام فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری
جلسات را تسهیل می‌کند. این نرم‌افزار با الهام گرفتن از رسانه‌های اجتماعی، تجربه
متفاوتی از فضای تعاملی را در سازمان ایجاد می‌کند تا زمینه گفتگوی مدعوین از پیش
از برگزاری جلسه تا پیگیری‌های پس از اتمام جلسه در فضای نرم‌افزار فراهم باشد و
گفتمان و تبادل‌نظر درباره دستور جلسه تنها به حضور درآن، محدود نشود. نسل جدید
نرم‌افزار جلسات دیدگاه با رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده و مدیریت
بهینه جلسات تا این فضای تعاملی را در اختیار مدیران سازمانی قرار دهد.
نرم‌افزار جلسات دیدگاه در
نخستین مرحله با پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه
و نهایی‌سازی آن، بزرگترین بستر را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این نرم‌افزار
با قابلیت ثبت جلسات تکرار شونده و ثبت در تقویم کاری مدیران و کارشناسان،
امکان گفتوگو در محیط جلسه از زمان ثبت جلسه را برای مدعوین فراهم می‌کند.مدعوین
جلسات می‌توانند تا پیش از برگزاری جلسه درباره صورت جلسه با یگدیگر بحث و تبادل
نظر کنند؛ حتی ممکن است یک یا چند نفر به دلیل نداشتن تخصص لازم در زمینه موضوع
جلسه از حضور در آن انصراف داده و دعوت از فرد مرتبط تر و متخصصی‌تری را به
برگزار کنندگان پیشنهاد دهند.
افزودن دستور جلسه و مدیریت زمان آن همراه با امکان حضور و غایب
مدعوین و افزودن توضیحات برای هر دستور جلسه در حین جلسه نیز از دیگر مزیت‌های این
نرم‌افزار است که از اتلاف وقت مدعوین و کسالت بارشدن جلسات می‌کاهد. از طرف دیگر
امکان ایجاد صورت جلسه در قالب‌های متفاوت و همچنین گردش آن برای تایید و امضا در نرم افزار مکاتبات دیدگاه،
قابلیت دیگری است که به اثربخش بودن مفاد جلسات و پیگیری دستور جلسات می‌انجامد.
ارسال مکانیزه دعوت‌نامه به مدعوین خارج از سازمان و امکان تعیین محل
جلسه داخلی و خارجی با درج مشخصات و لوکیشن از طریق سرویس گوگل مپ، پیش‌بینی وضعیت
آب و هوا یک هفته در تقویم شخصی، افزودن تقویم دیگر کارمندان و اتاق جلسات و
مشاهده جزئیات آنها با داشتن دسترسی و جستجو در آرشیو جلسات بر اساس فیلدهای
اطلاعاتی نیز از امکاناتی هستند که این نرم‌افزار را به ابزاری موثر و کارآمد برای مدیریت منابع سازمانی تبدیل می‌کنند.
چگونه مدیریت اثربخش بر جلسات سازمانی داشته باشیم؟
آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به‌عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان درآمده است. عدم موفقیت جلسات، معلول عوامل متعددی است که درمجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه‌ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات درجلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزشیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات در حوزه اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.
برخی از موانع و مشکلات جلسات
موفقیت و شکست آنها درگرو تجزیه‌وتحلیل آنچه انجام شده و انجام نشده است ؛ مثلا طبیعی است که به هنگام جلسه، ذهن هریک از حضار به مورد خاصی معطوف شود. یکی از مهمترین موانع جلسات، همین موضوع است. برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید برروی آنچه که باید در جلسه بحث شود و همچنین چگونگی این بحث به توافق برسند.اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده و نقطه‌نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو در جلسات می‌شود که خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌گردد. برای حل این مشکل، لازم است که فردی جریان متعادلی از مکالمه را برقرار کرده و افراد را از برخوردهای شخصی با یکدیگر برحذر دارد. یکی دیگر از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای افراد شرکت‌کننده در جلسه است. تنها راه‌حل این موضوع تعریف دقیق نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است. سوءاستفاده از قدرت توسط رئیس جلسه: وقتی مدیر در موضوع جلسه‌ای ذینفع است، تقریباً غیرممکن است آن را بدون مداخله و دستکاری اداره کند. حتی اگر مدیر نخواهد گروه را تحت تاثیر خود قرار دهد با اشارات غیرکلامی از افرادی حمایت می‌کند که از عقاید او دفاع می‌کنند؛ بنابراین، در بیشتر جلسات سازمانهای سلسله مراتبی که با روش سنتی اداره می‌شوند. مدیر با بیشترین اختیار و قدرت تصمیم‌گیری معمولا رئیس جلسه است که نقشهای متعددی را در یک لحظه ایفا می‌کند. مثل مسابقه‌ای که یک فرد هم داور و هم کاپیتان تیم است.
چگونه جلسات را اثربخش کنید
هرنوع جلسه‌ای که می‌خواهید تشکیل دهید باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت‌کننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاق‌نظر دارند، به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبهاست. ; تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هرکسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور جلسه مشخص، تهیه کنید. به‌عبارتی، فهرست همه موضوعهایی که نیاز به بحث درباره آنها هست و مقدار زمانی که هریک از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص کنید. مدیر باید افرادی که قادر نیستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که آیا حضور همه شرکت‌کنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعا ضروری است. اگر چنین نیست، به جای اینکه برخی افراد در کل زمان جلسه حضور داشته باشند می‌توان آنها را به‌عنوان شرکت‌کنندگان نیمه‌وقت در جلسه دعوت کرد.موقعی که جلسه از موضوع اصلی خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهای غیرمرتبط صحبت می‌کنند، باید رئیس جلسه به‌طور سریع و مو‌دبانه جلو ادامه این صحبتها را بگیرد .برخی افراد عادت بدی دارند و دیر به جلسه می‌آیند. اینکار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حضور یافته‌اند منتظر آنهایی باشند که بدقول و بی‌ملاحظه هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه به موقع شروع می‌شود در آن صورت اغلب سروقت به جلسه خواهندرسید. جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقع نیز تمام شود. معمولاً محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد شرکت‌کننده در جلسه بر روی موضوعهای جلسه تمرکز شوند و از صحبتهای بیهوده اجتناب کنند. فراموش نکنید که بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعدازظهر است. احتمال تمرکز افراد به موضوعهای جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام کار بیشتر است. با وجود این، سعی کنید از برگزاری جلسات درست بعداز ناهار اجتناب کنید؛ همچنین بهترین زمان برای تعیین وقت جلسه بعدی، پایان جلسه است.