تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.نرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف مدیریت پروژه و فعالیت‌ها و با رویکرد چابک در نسل ۵ مجموعه دیدگاه تولید و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و مزایای قابل توجهی در این حوزه برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزار کارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری ، سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
در نسخه اول این نرم‌افزار امکاناتی مثل ایجاد تیم، پروژه و فعالیت‌های مرتبط در اختیار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسیاری از فریم ورک‌ها و متدولوژی‌های چابک، فعالیت‌ها روی بردهایی مثل برد اسکرام قرار می‌گیرند که هدف آنها نمایش وضعیت انجام کارهای تیم است. برهمین اساس در نرم‌افزار کارها در راهکاراتوماسیون اداری ، قابلیت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحی آن به‌گونه‌ای بود که بتواند انواع روش‌هایمدیریت پروژه چابک رو پوشش دهد.
یکی از ویژگی‌های تیم‌های چابک این است که به جای صرف وقت روی تولید مستندات فرآیندی برای ارتباطات و تعاملات تیم، افراد به گفتگو بپردازند، در همین راستا نرم‌افزار کارها، محیطی یکپارچه با امکان تعاملات تیم ایجاد کرده است. یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات دیدگاه با نرم‌افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.
یکی از ویژگی‌های اساسی پروژه‌های چابک وجود شفافیت در انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت‌ها در سطح تیم و حتی ذینفعان آن است. ولی در بعضی از پروژه‌ها ریسک نمایش همه فعالیت‌ها به تمام اعضای تیم وجود دارد و نمی‌توان از این ویژگی استفاده کرد. پروژه‌های محرمانه یا فرا دپارتمانی از این دسته هستند. به همین دلیل قابلیت جدیدی بهنرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری اضافه شده که امکان مشاهده فعالیت‌ها، فقط برای اعضای خاصی از تیم وجود داشته باشد.
قبلا برای اختصاص کار به افراد باید حتما پروژه تعریف می‌شد، اما نیازمندی جدیدی در نرم افزار شناسایی شده که افراد بدون نیاز به تعریف پروژه می‌توانند کارهای جاری خود را به هم اختصاص بدهند و پیگیری کنند. در این مورد می‌توان پیگیری خروجی نرم‌افزار جلسات را مثال زد. قابلیت اختصاص کار مستقیم دقیقا با همین هدف به نرم‌افزار اضافه شده است.
از سوی دیگر در اغلب پروژه‌ها نیاز به کنترل مستمر وجود دارد و به همین دلیل ابزاری منعطف به نرم‌افزار اضافه شده که نیازهای جستجو و گزارش گیری را در سطح سازمان و با هدف کمک به پایش و کنترل پروژه‌ها و کارها در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
توسعه نسل جدید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در بانک آینده
دامنه همکاری‌های مشترک چارگون و بانک آینده با ارائه خدمات نصب، آموزش و عملیاتی‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها واتوماسیون اداری دیدگاه، گسترده شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، مدیران بانک آینده پس از انتخاب سیستم‌های جامع
مدیریت منابع انسانی دیدگاه
برای نصب و استقرار در این مجموعه، در همکاری جدید خود، عملیاتی‌سازی نسل
جدید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
شامل نرم‌افزار
کارها، جلسات،سامانه
پیشخوان ارباب رجوع، مکاتبات5 و اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه را برگزیده‌اند.
نرم‌افزاهای دیدگاه پیش از این با استقرار سیستم‌های مکاتبات4، حقوق
ودستمزد، وام، بیمه مکمل، آموزش، حضور و غیاب، پرسنلی،تشکیلات سازمانی و
مهمانسرا برای ارائه خدمات به 4 هزار و 500 پرسنل در بانک آینده راه پیدا کرد.
توسعه نفوذ این مجموعه نرم‌افزاری سپس با استقرار نرم‌افزارهای حوزه مالی و لجستیک و انبارداری دیدگاه ادامه پیدا کرد.
در حال حاضر بانک آینده به نرم‌افزارهای قراردادها، حسابداری تجمیعی، حسابداری مالی و خزانه‌داری از راهکار مالی دیدگاه نیز مجهز شده است. از راهکار
لجستیک دیدگاه نیز نرم‌افزارهای خرید و تدارکات، معاملات وتشریفات، انبار و حسابداری انبار، اموال و
دارایی‌های ثابت، املاک و مستغلات و اپلیکیشن
جمعدار دیدگاه همراه در این بانک، عملیاتی
شده‌اند.
بانک آینده از حدود 4 سال پیش با هدف کاهش مکاتبات کاغذی،
بالابردن سرعت و دقت در انجام امور مکاتباتی، اداری وهمچنین پشتیبانی کامل
فرآیندها و چرخه‌های مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات و اطلاعات سازمانی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و منابع انسانی دیدگاه
را انتخاب کرد.
شرکت چارگون در مجموعه
نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه
جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی،
سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده
است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه
از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری،
جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه
پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است. این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه
بر پوشش مکانیزه مکاتبات
اداری و آرشیو مستندات و
اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و
سرمایه‌های انسانی و پویایی سازمانی را برای سازمان‌ها به دنبال دارد.
اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است. راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است. رنرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
عملیاتی‌سازی نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی استان زنجان
به گزارش روابط عمومی چارگون، در حال حاضر ورود اطلاعات و آموزش‌های کاربری نرم‌افزار مکاتبات و نرم‌افزار جلسات در
اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی استان زنجان از سوی کارشناسان چارگون انجام
شده و برای بهره‌برداری در اختیار کاربران قرار گرفته است.
مدیر کل فناوری اطلاعات و ارتباطات اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی استان زنجان
در مراسم آغاز به کار این نرم‌افزارها تاکید کرد: نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه از حیث یکپارچگی، جامعیت، سرعت و دقت نسبت به نرم افزارهای قبلی مورد استفاده، ارجحیت دارد .
وی اضافه کرد: مدیریت این مجموعه انتظار دارد تا با بهره‌مندی از مزیت‌های نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه از هدر رفت زمان، هزینه و نیروی انسانی در فرآیندهای مکاتباتی به طور چشمگیر کاسته شود.
به گفته وی، از آنجا که با برگزاری جلسات بخش زیادی از زمان مفید کارکنان
برای گفت‌وگو و تبادل نظر درباره موضع جلسه، صرف می‌شود، اداره فرهنگ و
ارشاد اسلامی استان زنجان نرم‌افزار جلسات دیدگاه را نیز برای افزایش
بهره‌وری سازمانی برگزیده است.
بنا براین گزارش، نسل جدید نرم‌افزار جلسات دیدگاه با رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده است. از دستاوردهای مهم مالی و منابع انسانی این نرم‌افزار می‌توان به مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد و بهره‌وری سرمایه‌های سازمانی اشاره کرد.
از قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت،
لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهایی‌سازی آن، ایجاد جلسات تکرار شونده،
ارسال دعوت‌نامه به مدعوین خارج از سازمان، افزودن تقویم دیگر کارمندان و
اتاق جلسات و مشاهده جزئیات آنها با داشتن دسترسی، افزودن دستور جلسه و
مدیریت زمان آن اشاره کرد.
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در راهکار اتوماسیون اداری
دیدگاه، گردش مکانیزه نامه‌ها و مکاتبات سازمانی را در کلیه سطوح تحت پوشش
قرار می‌دهد. این نرم‌افزار با آسان کردن فرآیند دسترسی و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در اختیار مدیران سازمان‌های بهره‌بردار قرار می‌دهد.
از ویژگی‌های منحصر به فرد نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد،
استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره
به صورت همزمان، عدم نیاز به آپدیت office، فضای تعامل و گفتوگوی
کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
سازگاری بیشتر اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون، انطباق و سازگاری اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری را از دلایل اصلی مهاجرت کاربران به نسل پنجم نرم‌افزارهای این مجموعه، دانست.
نیما ابراهیم‌زاده در گفت‌وگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: رضایت
کاربران از امکانات نسل پنجم اتوماسیون ادارینشان می‌دهد در تغییر نسل دیدگاه، موفق عمل کرده‌ایم.
وی ادامه داد: همین یک قابلیت به تنهایی نشان می‌دهد که اتوماسیون اداری دیدگاه در نسل پنجم با نیازهای سازمان‌های مشتری انطباق بیشتری یافته و در آن به افزایش سرعت و راحتی کاربری، توجه جدی شده است.
ابراهیم‌زاده یادآور شد: با توجه به فاصله زمانی بین دیدگاه ۴ و ۵ افزایش سرعت نرم‌افزارها، بهبودها، سطح قابلیت‌ها و امکانات در نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه را می‌توان قابل توجه و پُر اهمیت، دانست.
نیازسنجی؛ شرط بهبود نرم‌افزارها
به گفته وی، در نسل پنجم دیدگاه، تغییرات و بهبودها متناسب با نیازهای
مدیران و کاربران تقسیم‌بندی، طراحی و اجرا شده‌اند و با توجه به مفاهیم جدید اتوماسیون اداری دائما در
حال به روز رسانی هستند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون
خاطرنشان کرد: به روز بودن تغییرات نرم‌افزارهای
اتوماسیون اداری در پروژه زاگرس علاوه بر نرم‌افزار
مکاتبات در سایر نرم‌افزارهای
اداری نیز ادامه خواهد یافت و بازنگری‌های کلی و اعمال تمام نیازمندی‌های سازمان‌ها
متناسب با ظرفیت‌ها و امکانات زاگرس، صورت خواهند گرفت.
ابراهیم‌زاده با تاکید بر نیازسنجی پیوسته چارگون از مشتریانش گفت: با
توجه به اینکه تغییر نسل نرم‌افزارها و امکانات جدید به طور طبیعی سازمان‌های
مشتری را به سمت درخواست‌ها و نیازهای جدید سوق می‌دهند تلاش کرده‌ایم تا همواره
از نظرات و خواست‌های کاربران جهت افزایش کارآیی ابزارها بهره ببریم.
وی با بیان اینکه در بازار نرم‌افزارهای سازمانی، مجموعه دیدگاه از
جایگاه ویژه و ممتازی برخوردار است، افزود: آمارها می‌گویند در حال حاضر سهم عمده‌ای
از بازار رقابتی در تصاحب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
است.
یکپارچه‌سازی مدیریتی
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون اضافه کرد: هر چند که
سایر شرکت‌ها نیز تلاش‌های خوبی در زمینه رشد بازار داشته‌اند؛ اما بر اساس آمار،
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه همچنان از لحاظ تکنولوژی، کارکرد و کاربری بر
سایر نرم‌افزارها تقدم دارند.
به گفته وی در نسل پنجم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه علاوه بر
نرم‌افزار مکاتبات سایر نرم‌افزارها مانندجلسات، کارها، تابلوی
اعلانات و داشبورد مدیریتی
نیز در قالب یکپارچه‌سازی مدیریتی توسعه و بهبود یافته‌اند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون خاطر نشان کرد: در همه
این نرم‌افزارها تلاش شده تا با پوشش نیازها و ارائه قابلیت‌های بیشتر زمینه،
نظارت، کنترل و بهره‌وری سازمانی به کاربران اعطا شود.
وی تصریح کرد: به عنوان مثال بهینه‌سازی
جلسات، اصلی‌ترین محور برای توسعه و ارتقای این نرم‌افزار بوده است. در
کنار آن، ارتقای چابکی و پویایی بیشتر سازمان‌ها در بستر کار تیمی و مشارکتی نیز
محور توسعه نرم‌افزار کارهاست.
به گفته وی، آسان‌سازی ارتباطات سازمانی و شفافیت اطلاعات، مهمترین
هدف در طراحی و تولید نرم‌افزار تابلوی اعلانات بوده‌است.
داشبورد مدیریتی؛ ابزاری برای شناخت نواقص
ابراهیم زاده خاطرنشان کرد: داشبوردهای مدیریتی نیز در دیدگاه ۵ با هدف ارائه بهترین ابزار کنترل عملکرد سازمان‌ها به مدیران و
مدیریت فرآیندها و شناخت نواقص طراحی و توسعه یافته‌اند.
به گفته وی، این ابزار در اتوماسیون اداری دیدگاه می‌تواند نقاطی در
سازمان که نیاز به بهبود روال و فرآیند دارند را مشخص و کمک کند تا نواقص سازمان
در روال نامه‌نگاری و گردش مکاتبات
اداری مشخص شوند؛ مثلا با
این ابزار مدیران می‌توانند بررسی کنند که چه مدت زمانی برای رسیدگی به نامه‌های
دریافتی توسط هر فرد و هر واحد صرف می‌َشود.
ابراهیم زاده خاطر نشان کرد: داشبوردهای مدیریتی و هر ابزاری که
مدیران را به سوی بهره‌وری و پویایی سازمانی سوق دهند از نقاط قابل توسعه در نسخه‌های
آتی اتوماسیون اداری دیدگاه خواهد بود.
اتوماسیون اداری دیدگاه در شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه
شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه با عملیاتی‌سازی نرم‌افزارهای جلسات و کارها از راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه دامنه همکاری‌های خود با چارگون را توسعه داد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه از کاربران قدیمی دیدگاه است که نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی و راهکار لجستیک و دیدگاه همراه در آن نصب و بهره‌برداری می‌شوند.
در حال حاضر نرم‌افزارهای مکاتبات 5، سرویس‌های ارسال و دریافت فکس، ایمیل،ECE ، Link و همچنین نرم‌افزارهای خرید و تدارکات، آموزش، پرسنلی، حضور و غیاب و نرم‌افزار BPMS دیدگاه برای ارائه خدمات به 255 کاربر و 300 پرسنل این مجموعه در مرحله کاربردی و اجرایی به سر می‌برند.
بنابراین گزارش مدیران شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه در انتخابی جدید، نرم‌افزارهای جلسات و کارها از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه را برای ارتقای بهره‌وری سازمانی و مدیریت بهینه امور برگزیده‌اند.
مدیران این مجموعه انتظار دارند با بهره‌گیری از مزیت‌های نرم‌افزار جلسات دیدگاه بتوانند به مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد سرمایه‌های مالی و انسانی دست پیدا کنند.
این نرم‌افزار از مجموعه اتوماسیون اداری دیدگاه، با الگوبرداری از ابزارهای تعاملی شبکه‌های اجتماعی، امکانات متنوعی برای برگزاری جلسات موثر در اختیار کاربر می‌گذارد و انجام فرآیندهای مرتبط با برگزاری جلسات را تسهیل می‌کند.
گفتگوی مدعوین قبل از برگزاری جلسه و پس از آن، پیگیری‌های پس از اتمام جلسه را در فضای نرم‌افزار، پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهایی‌سازی آن، ایجاد جلسات تکرار شونده، ارسال دعوت نامه به مدعوین خارج از سازمان و افزودن تقویم دیگر کارمندان و .. از مزیت‌های نرم‌افزار جلسات دیدگاه است.
نسل جدید نرم‌افزار کارها در اتوماسیون اداری دیدگاه نیز ابزاری برای مدیریت تیم‌های کاری و پروژه‌هاست که بر مبنای گفتمان سازمانی، طراحی شده است. این نرم‌افزار سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضا را در شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه برعهده خواهد گرفت.
یکپارچگی و اتصال به تشکیلات سازمانی، انعطاف‌پذیری و تعیین لیست مطابق با شیوه‌های مختلف مدیریت پروژه، پیاده‌سازی پروژه‌های سازمانی، قابلیت تعامل بین افراد تیم برای تقسیم وظایف متناسب با توانمندی افراد، امکان گفتوگوی بین اعضای تیم در حین کارها ، به اشتراک گذاشتن مستندات اجرای پروژه، از مزیت‌های شاخص نرم‌افزار کارهاست.
صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و انسانی و همچنین ایجاد شفافیت، دقت و نظم در انجام یک پروژه را می‌توان ارزش افزوده این نرم‌افزار در سازمان‌های بهره‌بردار دانست.
نرم‌افزار کارها در مجموعه سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه با الهام از الگوی شبکه‌های اجتماعی، سبک نوینی از مدیریت فعالیت‌های سازمان را فراهم کرده و تشکیل تیم‌های کاری یک پروژه را به‌سادگی ممکن می‌کند.