راهاندازی نسخه پنجم سیستم مکاتبات دیدگاه از راهکار اتوماسیون اداری در 4 سازمان مشتری از سوی کارشناسان استقرار چارگون، عملیاتی شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، در نخستین اقدام کارشناسان استقرار اتوماسیون اداری، اداره کل بنیاد مسکن انقلاب اسلامی استان قم که از سال ۸۴ تاکنون برای انجام امور اداری و گردش مکاتبات خود اتوماسیون اداری دیدگاه بهره میبرد به نسخه پنجم سیستم مکاتبات دیدگاه مجهز شد. با حضور کارشناس شرکت چارگون در این اداره کل، الگوهای نامه و برخی فرآیندهای مکاتباتی مورد بازبینی و اصلاح قرار گرفت. همچنین در کلاسهای آموزشی کاربران با نحوه جستجوی سریع عناوین گیرندگان و جاگذاری خودکار آن بر روی نامه که سهولت گردشمکاتبات را به دنبال دارد، آشنا شدند.
انستیتو پاستور و شرکت آسان سرمایه گستر ایرانیان در فهرست مشتریان چارگون
انستیتو پاستور که از سال ۱۲۹۸ در
زمینه تشخیص بیماریهای مختلف، ارائه روشهای کنترل و ساخت محصولات بیولوژیک
فعالیت دارد از اوایل سال 98 به جمع مشتریان چارگون پیوسته است. در حال حاضر
ارتباط این مجموعه و مراکز تحقیقاتی و آزمایشگاههای زیرمجموعه، آنلاین و از طریق
نسخه پنجم سیستم مکاتبات دیدگاه انجام میشود. ارسال مکتوبات به خارج از سازمان به
صورت الکترونیکی و paperless نیز از
طریق زیرسیستمهای فکس، ECE و سامانه رصد صورت میگیرد.
با راه اندازی نرمافزار مکاتبات دیدگاه در شرکت آسان سرمایه گستر
ایرانیان نیز تمامی مکاتبات داخلی این مجموعه با شعب به صورت آنلاین و از طریق نرمافزار
مکاتبات دیدگاه ارسال و
پیگیری میشوند. در این مجموعه نیز از سرویسهای فکس و ECE برای ارسال نامهها
به خارج از سازمان استفاده میشود.
تغییر نسل سیستم مکاتبات دیدگاه در شرکت پتروشیمی مخازن سبز عسلویه
بنا بر این گزارش، در ادامه فعالیتهای کارشناسان استقرار اتوماسیون اداری چارگون، کاربران دفتر تهران و سایت عسلویه شرکت پتروشیمی مخازن سبز عسلویه، کارگاه آموزشی نسخه جدید نرمافزار اتوماسیون اداری را گذراندند. علاوه بر آموزش چگونگی کاربری نسخه پنجمسیستم مکاتبات دیدگاه و اجرای نسخه جدید دیدگاه در این مجموعه، قابلیتهای جدید و رابط کاربری منحصربفرد آن نیز مورد توجه کاربران و مسولین ثبت در دبیرخانه، قرار گرفت.
سیستم مکاتبات دیدگاه
نسخه پنجم سیستم مکاتبات دیدگاه، گردش مکانیزه نامهها و مکاتبات
سازمانی را در کلیه سطوح تحت پوشش قرار میدهد. از ویژگیهای منحصر به فرد و مهم
نرمافزار مکاتبات دیدگاه در سازمانهای مشتری میتوان به حذف کامل کاغذ از ساختار
اداری (Paperless) اشاره کرد. پیگیری نامهها و آرشیو و مدیریت اسناد، امکان
استفاده از بخشهای مختلف منوی اداری (Multi-Window) و
بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان از دیگر مزیتهای این سیستم است.
قابلیتهای عدم نیاز به آپدیتoffice و وجود
فضای تعامل و گفتوگو chat وcollaboration ،Drag and drop بین
کاربران این سیستم با استقبال زیادی مواجه شده است.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای BPMS و مدیریت فرآیندها
به گزارش روابط عمومی چارگون، در حال حاضر ورود اطلاعات و آموزشهای کاربری نرمافزار مکاتبات و نرمافزار جلسات در
اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی استان زنجان از سوی کارشناسان چارگون انجام
شده و برای بهرهبرداری در اختیار کاربران قرار گرفته است.
مدیر کل فناوری اطلاعات و ارتباطات اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی استان زنجان
در مراسم آغاز به کار این نرمافزارها تاکید کرد: نسل پنجم نرمافزار مکاتبات دیدگاه از حیث یکپارچگی، جامعیت، سرعت و دقت نسبت به نرم افزارهای قبلی مورد استفاده، ارجحیت دارد .
وی اضافه کرد: مدیریت این مجموعه انتظار دارد تا با بهرهمندی از مزیتهای نرمافزار مکاتبات دیدگاه از هدر رفت زمان، هزینه و نیروی انسانی در فرآیندهای مکاتباتی به طور چشمگیر کاسته شود.
به گفته وی، از آنجا که با برگزاری جلسات بخش زیادی از زمان مفید کارکنان
برای گفتوگو و تبادل نظر درباره موضع جلسه، صرف میشود، اداره فرهنگ و
ارشاد اسلامی استان زنجان نرمافزار جلسات دیدگاه را نیز برای افزایش
بهرهوری سازمانی برگزیده است.
بنا براین گزارش، نسل جدید نرمافزار جلسات دیدگاه با رویکرد گفتمان سازمانی طراحی و تولید شده است. از دستاوردهای مهم مالی و منابع انسانی این نرمافزار میتوان به مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد و بهرهوری سرمایههای سازمانی اشاره کرد.
از قابلیتهای این نرمافزار میتوان به پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت،
لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهاییسازی آن، ایجاد جلسات تکرار شونده،
ارسال دعوتنامه به مدعوین خارج از سازمان، افزودن تقویم دیگر کارمندان و
اتاق جلسات و مشاهده جزئیات آنها با داشتن دسترسی، افزودن دستور جلسه و
مدیریت زمان آن اشاره کرد.
نرمافزار مکاتبات دیدگاه در راهکار اتوماسیون اداری
دیدگاه، گردش مکانیزه نامهها و مکاتبات سازمانی را در کلیه سطوح تحت پوشش
قرار میدهد. این نرمافزار با آسان کردن فرآیند دسترسی و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهرهوری را در اختیار مدیران سازمانهای بهرهبردار قرار میدهد.
از ویژگیهای منحصر به فرد نرمافزار مکاتبات دیدگاه در سازمانهای مشتری میتوان به پیگیری نامهها و آرشیو و مدیریت اسناد،
استفاده از بخشهای مختلف منوی اداری (Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره
به صورت همزمان، عدم نیاز به آپدیت office، فضای تعامل و گفتوگوی
کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستمهای انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
به گفته سرپرست راهکار اتوماسیون اداری، مشتریان چارگون همواره از محصولات راهکار اتوماسیون اداری شامل مکاتبات، سینک، جلسات و کارها و .. استقبال کردهاند؛ اما تجهیز سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه به همچنین قابلیتهای مختلف جدید ورد آنلاین و داشبوردهای مدیریتی و ابزار گزارشساز را تحول آفرین میدانند.
کنترلگرهای هوشمند و مدیریتی
داشبورد مدیریت سیستم اتوماسیون اداری، پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم میآورد.داشبوردهای مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه 5 باپشتیبانی خوب و موثر، مدیران را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامهریزی و کنترل فرآیندها همراهی میکند.اتوماسیون اداری وب و موبایل با روال های کاری و اداری سازمان ها ایرانی درهم آمیخته و نرمافزارهای حوزه اتوماسیون اداری در همین راستا توسعه یافته است. بستر وب و موبایل در پشتیبانی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات به کارکنان و مدیران امکان می دهد کارتابل نامههای خود را خارج از سازمان و حتی روی ابزارهای همراه مثل موبایل و تبلت در دسترس داشته باشند.
ارجاع نامه و پیگیری درخواستهای ارباب رجوع در سیستم اداری سازمانهای ایرانی با مفهوم ارجاع کار درهم آمیخته است و رسیدگی به نامه و پیگیری موارد مرتبط با آن در قالب سیستم مدیریت کار و پروژه قابل تعریف است.
از این رو یکپارچه بودن نرم افزار کارها با سیستم اتوماسیون وب و موبایل به مدیران سازمانها کمک میکند، فعالیت و روند اموری که به کارکنان ارجاع میشود را تحت نظر داشته باشند و برای مشکلات اجرایی آن برنامهریزی و تصمیمگیری کنند.
در واقع با نگاهی جامع به اتوماسیون اداری میتوان طراحی سیستم را به نحوی درنظر گرفت که پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامهها و مکتوبات اداری، چرخههای مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار گیرد.
مجموعه زیادی از فعالیتها و پروژهها که در سازمانها تعریف و دنبال میشوند و موفقیت سازمان مستلزم به نتیجه رسیدن آنهاست، سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیم کاری را میطلبد. اعضای تیم معمولا از طریق سیستم مکاتبات باهم ارتباط رسمی اداری برقرار میکنند و اتصال سیستم مکاتبات و نرمافزارکارها، یک ابزار مدیریت تیم کاری و مدیریت پروژه قوی ایجاد میکند که بر مبنای گفتمان سازمانی میتواند بهره وری سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.
با کمک سیستم نرم افزار کارها مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص مییابد، کنترل و روند اجرای آنها مدیریت میشود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاصیافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریفشده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبتشده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارشگیری و رهگیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارشگیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژهها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمانها قرار میدهد.