تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.استقرار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در 15 سازمان مشتری
نرم‌افزار مکاتبات 5 دیدگاه از راهکار اتوماسیون اداری از سوی تیم فنی چارگون در 15 سازمان مشتری نصب و راه‌اندازی شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، تیم فنی شرکت توانست با هدف ایجاد تحول در ساختار اداری، نرم‌افزار مکاتبات 5 را در دانشگاه ارومیه، اداره کل ورزش و جوانان استان تهران و شرکت‌تهیه و تولید مواد معدنی ایران، شرکت ایده آرمانی آراد و شرکت گاز استان قم عملیاتی کند.
بنابراین گزارش، مدیران فنی چارگون همچنین این نرم‌افزار را به همراه سرویس‌های ECE و ایمیل را در شرکتهای توسعه معدنی و صنعتی صبانور، پارس دارو، توسعه مسکن ایران، شرکتهای نیرو مهار، تهران بوستن و همچنین شهرداری لاهیجان نصب و راه‌اندازی کردند.
استقرار نرم‌افزار مکاتبات 5 و دیدگاه همراه نیز در شرکتهای کارگزاری بانک توسعه صادرات، توسعه و احداث پروژه‌های صنعتی، شرکت ساختمانی آراد و شرکت نوین ایده فاخر ایرانیان از سوی کارشناسان چارگون با موفقیت انجام شد.
تیم فنی چارگون تلاش کرد تا در استقرار این پروژه‌ها امکان بهره‌برداری از تمامی قابلیت‌ها و فیچرهای نرم‌افزار را از طریق آموزش راهبران و کاربران در اختیار سازمان‌های مشتری قرار دهد.
شرکت چارگون، همواره پوشش همه نیازهای کاربران اتوماسیون اداری را به عنوان اصلی‌ترین و محوری‌ترین هدف خود در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، مورد توجه قرار داداه است؛ به همین دلیل توسعه ضریب نفوذ این نرم‌افزارها در سازمان‌های مشتری و انواع کسب و کارهای ایرانی بسیار قابل توجه است.
نرم‌افزار مکاتبات 5 دیدگاه با آسان کردن فرآیند دسترسی و نگهداری و مدیریت اسناد و مکتوبات اداری و حذف کاغذ و روش‌های سنتی مکاتبات در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در اختیار مدیران سازمان‌های بهره‌بردار قرار می‌دهد.
از ویژگی‌های منحصر به فرد و مهم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به حذف کامل کاغذ از ساختار اداری(Paperless)، استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری و بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان، عدم نیاز به آپدیت office، فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران و افزایش قابلیت‌ها و پویایی نرم‌افزار، اشاره کرد.
گفتنی است مدیریت این پروژه‌ها از سوی تیم فنی چارگون را سرکار خانم شراره رضائیه و آقایان مهدی راد و علی قاسم‌پور برعهده داشته‌اند.
اتوماسیون اداری و نرم‌افزار میز خدمت
امروزه سیستم اتوماسیون اداری در نظام اداری کشور نفوذ بالایی دارد و مکاتبات اداری داخل سازمان های از حالت کاغذی و دستی کاملا خارج شده است اما هنوز سازمان‌های زیادی هستند که نسبت به انجام کارهای ارباب‌رجوع و مخاطبین خود دچار سردرگمی، انباشت کارها و تاخیر در فرآیندهای پاسخ‌گویی‌اند. نیاز اصلی آنها راهکاری برای حذف حضور فیزیکی ارباب رجوع‌هایی‌ست که برای ارسال و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌هایشان به سازمان می‌روند. سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در واقع، پاسخی به این نیاز است.
مردم می‌توانند از سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه برای مکانیزه کردن فرآیند دریافت و ثبت نامه‌های اداری خود، استفاده کنند. بهترین ارزش افزوده برای مخاطبان سازمان‌ها و نهادهای مختلف، حذف مراجعه حضوری به سازمان است.
در بازار نرم‌افزار کشور، شرکتهای زیادی از سال‌های پیش در حوزه اتوماسیون اداری و تکریم ارباب رجوع و نرم‌افزارهای مرتبط با پیشخوان ارباب رجوع فعال بوده‌اند، اما تطبیق با مفاد مختلف دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» در همه این نرم‌افزارها ممکن نیست و لذا مدیران فناوری اطلاعات باید در انتخاب نرم‌افزار میزخدمت الکترونیک به قابلیت‌های مورد نیاز توجه کنند. برخی از قابلیت‌های کلی که نرم افزارهای معتبر میز خدمت الکترونیک از آن برخوردارند عبارتند از :
- حذف مراجعه حضوری ارباب رجوع برای ارسال و پیگیری نامه
- حذف عملیات پرهزینه ارسال نسخه کاغذی به سازمان
- حذف عملیات اسکن و ثبت نامه در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
- امکان نظارت کامل برفرآیند ثبت نامه، براساس دسترسی‌های متنوع کاربران دبیرخانه
- ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
- امکان ورود به سیستم از طریق شماره همراه و مشاهده وضعیت نامه‌های ارسالی برای ارباب رجوع
برخی دیگر مواردی که با توجه به متن دستورالعمل هیات وزیران باید در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت مورد توجه باشد عبارتند از:
حفظ امنیت اطلاعات ارباب‌رجوع در نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک
در بخش دیگری از ماده 6 آیین نامه آمده است که «تضمین کیفیت دسترسی از نظر سرعت، امنیت و پایین بودن هزینه با دستگاه مربوطه خواهد بود.» لذا در انتخاب نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک واتوماسیون اداری مرتبط با آن استفاده از نرم‌افزاری که به لحاظ امنیت قابلیت‌های بالایی داشته باشد و بتواند از اطلاعات و حریم خصوصی مراجعان و ارباب رجوع صیانت کند، اهمیت زیادی دارد.
مدیریت کارها یکپارچه با اتوماسیون اداری وب و موبایل
اتوماسیون اداری وب و موبایل با روال های کاری و اداری سازمان ها ایرانی درهم آمیخته و نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری در همین راستا توسعه یافته است. بستر وب و موبایل در پشتیبانی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات به کارکنان و مدیران امکان می دهد کارتابل نامه‌های خود را خارج از سازمان و حتی روی ابزارهای همراه مثل موبایل و تبلت در دسترس داشته باشند.
ارجاع نامه و پیگیری درخواست‌های ارباب رجوع در سیستم اداری سازمان‌های ایرانی با مفهوم ارجاع کار درهم آمیخته است و رسیدگی به نامه و پیگیری موارد مرتبط با آن در قالب سیستم مدیریت کار و پروژه قابل تعریف است.
از این رو یکپارچه بودن نرم افزار کارها با سیستم اتوماسیون وب و موبایل به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند، فعالیت و روند اموری که به کارکنان ارجاع می‌شود را تحت نظر داشته باشند و برای مشکلات اجرایی آن برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کنند.
در واقع با نگاهی جامع به اتوماسیون اداری می‌توان طراحی سیستم را به نحوی درنظر گرفت که پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، چرخه‌های مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار گیرد.
مجموعه زیادی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها که در سازمان‌ها تعریف و دنبال می‌شوند و موفقیت سازمان مستلزم به نتیجه رسیدن آنهاست، سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیم کاری را می‌طلبد. اعضای تیم معمولا از طریق سیستم مکاتبات باهم ارتباط رسمی اداری برقرار می‌کنند و اتصال سیستم مکاتبات و نرم‌افزارکارها، یک ابزار مدیریت تیم کاری و مدیریت پروژه قوی ایجاد می‌کند که بر مبنای گفتمان سازمانی می‌تواند بهره وری سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.
با کمک سیستم نرم افزار کارها مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آنها مدیریت می‌شود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاص‌یافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریف‌شده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبت‌شده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارش‌گیری و ره‌گیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارش‌گیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژه‌ها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد.