استقرار سامانه اتوماسیون اداری دیدگاه 5 در دانشگاه ارومیه از سوی چارگون

سامانه اتوماسیون اداری دیدگاه 5 با هدف توسعه و بهبود کارآیی نظام اداری و ایجاد پویایی و روانی در فرآیندهای مکاتباتی برای ۹۵۰ کاربر در دانشگاه، نصب و راه‌اندازی شده است.

حامد حاتم -کارشناس مسئول استقرار اتوماسیون اداری دیدگاه در گفت‌وگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: سیستم  مکاتبات دیدگاه 5 پس از یک دوره کلاس‌های آموزشی ویژه کارکنان و اعضای هیات علمی از ابتدای مردادماه به بهره‌برداری رسیده است.

به گفته وی، نسل جدید مکاتبات دیدگاه باعث افزایش کارایی، سرعت گردش مکاتبات، کاهش هزینه‌ها، حذف بروکراسی اداری، ایجاد تسهیل و روانی در کار ارباب رجوع و صرفه‌جویی در زمان، نیروی کار و مصرف کاغذ، شده است.
حاتم یادآورشد: کاربران دیدگاه در دانشگاه ارومیه، قابل دسترس بودن سیستم مکاتبات اداری با همه مرورگرهای اینترنت، امکان بازگشایی چندین پنجره به صورت همزمان در سامانه و قابلیت دسترسی از طریق تلفن همراه و… را از مزایای اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ اعلام کرده‌اند.
وی ادامه داد: پیاده‌سازی انواع معماری‌های خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف، جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان، امکان اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari ،‌Chrome ،Firefox و IE و گردش الکترونیک مکاتبات و نامه‌ها را بزرگترین مزیت‌های نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه می‌توان برشمرد که مورد توجه کاربران نسل جدید دیدگاه 5 قرار می‌گیرد.
کارشناس مسئول استقرار اتوماسیون اداری چارگون تاکید کرد: سیستم مکاتبات اداری در دانشگاه ارومیه از سال 90 با ۳۰۰ نفر کاربر راه اندازی شده و اکنون به ۹۷۰ کاربر رسیده است.
وی اضافه کرد: دانشگاه ارومیه از مشتریان قدیمی شرکت چارگون است که با توجه به توسعه قابلیت‌ها و ویژگی مکاتبات دیدگاه، نسل جدید این نرم‌افزار را به جای نسل4، برگزیده است. مدیران این دانشگاه همچنین، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه را برای پوشش برخی از عملیات‌‌های اتوماسیون اداری دیدگاه بر روی موبایل و سرویس‌های فکس Link ، ECE اتوماسیون اداری دیدگاه را نیز خریداری کرده است.

اتوماسیون اداری دیدگاه در شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه

شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه با عملیاتی‌سازی نرم‌افزارهای جلسات و کارها از راهکار  اتوماسیون اداری دیدگاه دامنه همکاری‌های خود با چارگون را توسعه داد.

به گزارش روابط عمومی چارگون، شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه از کاربران قدیمی دیدگاه است که نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی و راهکار لجستیک و دیدگاه همراه در آن نصب و بهره‌برداری می‌شوند.

در حال حاضر نرم‌افزارهای مکاتبات 5، سرویس‌های ارسال و دریافت فکس، ایمیل،ECE ، Link و همچنین نرم‌افزارهای خرید و تدارکات، آموزش، پرسنلی، حضور و غیاب و نرم‌افزار BPMS دیدگاه برای ارائه خدمات به 255 کاربر و 300 پرسنل این مجموعه در مرحله کاربردی و اجرایی به سر می‌برند.

بنابراین گزارش مدیران شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه در انتخابی جدید، نرم‌افزارهای جلسات و کارها از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه را برای ارتقای بهره‌وری سازمانی و مدیریت بهینه امور برگزیده‌اند.
مدیران این مجموعه انتظار دارند با بهره‌گیری از مزیت‌های نرم‌افزار جلسات دیدگاه بتوانند به مدیریت بهینه جلسات و تاثیرگذاری در بهبود عملکرد سرمایه‌های مالی و انسانی دست پیدا کنند.

این نرم‌افزار از مجموعه اتوماسیون اداری دیدگاه، با الگوبرداری از ابزارهای تعاملی شبکه‌های اجتماعی، امکانات متنوعی برای برگزاری جلسات موثر در اختیار کاربر می‌گذارد و انجام فرآیندهای مرتبط با برگزاری جلسات را تسهیل می‌کند.

گفتگوی مدعوین قبل از برگزاری جلسه و پس از آن، پیگیری‌های پس از اتمام جلسه را در فضای نرم‌افزار، پوشش کلیه مراحل جلسات مانند ثبت، لغو، ویرایش قبل و در حین جلسه و نهایی‌سازی آن، ایجاد جلسات تکرار شونده، ارسال دعوت نامه به مدعوین خارج از سازمان و افزودن تقویم دیگر کارمندان و .. از مزیت‌های نرم‌افزار جلسات دیدگاه است.
نسل جدید نرم‌افزار کارها در اتوماسیون اداری دیدگاه نیز ابزاری برای مدیریت تیم‌های کاری و پروژه‌هاست که بر مبنای گفتمان سازمانی، طراحی شده‌ است. این نرم‌افزار سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضا را در شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه برعهده خواهد گرفت.
یکپارچگی و اتصال به تشکیلات سازمانی، انعطاف‌پذیری و تعیین لیست مطابق با شیوه‌های مختلف مدیریت پروژه، پیاده‌سازی پروژه‌های سازمانی، قابلیت تعامل بین افراد تیم برای تقسیم وظایف متناسب با توانمندی افراد، امکان گفت‌وگوی بین اعضای تیم در حین کارها ، به اشتراک گذاشتن مستندات اجرای پروژه، از مزیت‌های شاخص نرم‌افزار کارهاست.
صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و انسانی و همچنین ایجاد شفافیت، ‌دقت و نظم در انجام یک پروژه را می‌توان ارزش افزوده‌ این نرم‌افزار در سازمان‌های بهره‌بردار دانست.
نرم‌افزار کارها در مجموعه سیستم‌های اتوماسیون اداری دیدگاه با الهام از الگوی شبکه‌های اجتماعی، سبک نوینی از مدیریت فعالیت‌های سازمان را فراهم کرده و تشکیل تیم‌های کاری یک پروژه را به‌سادگی ممکن می‌کند.

شتاب روند مهاجرت سازمان‌های مشتری چارگون به نسل 5 اتوماسیون اداری دیدگاه

تغییر نسل نرم‌افزارهای دیدگاه از 4 به 5 در بیش از 50 سازمان مشتری چارگون عملیاتی شده است و روند این مهاجرت شتاب بیشتری یافته است.
به گزارش روابط عمومی چارگون، تغییر نیازهای کاربران و تمرکز بر سرعت، دقت و سهولت دسترسی، مهمترین دلایلی بود که موجب شد تا نسل جدیدی از نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه روانه بازار شوند.
مهاجرت از نسل 4 اتوماسیون اداری  به نسل 5 دیدگاه با توجه به بهره‌برداری بیش از 98 درصد سازمان‌های مشتری از نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه درحوزه اتوماسیون اداری آغاز شد و کم‌کم به سایر حوزه‌های نرم‌افزاری دیدگاه سرایت کرد.

خشایار رفعتی- مدیر راهکار اتوماسیون اداری چارگون تغییر معماری نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه را تحولی بزرگ در ارائه راهکارهای سازمانی به سازمان‌های دولتی و خصوصی دانست و گفت: تنوع نقش‌ نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری و تفاوت‌ها و پیچیدگی‌هایی که در نحوه استفاده از آن وجود دارد، موقعیت حساسی را برای چارگون در مهاجرت به نسل 5 ایجاد می‌کرد؛ چراکه یک اشتباه کوچک موجب اختلال بزرگی در فعالیت هریک از آنها می‌شد.

وی ادامه داد: خوشبختانه پس از بررسی‌های دقیق و حساب‌شده برای اطمینان مشتریان نسبت به کارکرد دیدگاه ۵‌ وهمچنین انجام تست‌های لازم به فرآیند مشخصی دست یافتیم و توانستیم هم‌زمان با این تغییر معماری، ‌دریافت‌ها و پیش‌بینی‌های تیم تست محصول را به تیم تولید انتقال دهیم تا اختلال‌ها را برطرف کنند.
به گفته وی، ماحصل این همکاری فرآیند محور بین تیم‌های محصول و تولید راهکار اتوماسیون اداری چارگون، انجام بیش از ۵ هزار آزمایه (Test Case) بر روی نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه بود.
مدیر راهکار اتوماسیون اداری همچنین ازمهاجرت بسیاری از سازمان های مشتری چارگون به نسل 5 دیدگاه خبر داد و افزود: سازمان‌های بزرگی مانند سازمان غذا و دارو، اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی ایران، جامعه المصطفی العالمیه، بانک کشاورزی، دانشگاه پیام نور و دانشگاه‌ها علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی درشهرهای مختلف مانند اصفهان، سبزوار، جهرم، رفنسجان و … از جمله مهاجرین نسل 4 به 5 دیدگاه در حوزه اتوماسیون اداری هستند.
وی تاکید می‌کند: از ویژگی‌های نسل 5 دیدگاه این است که کاربران سازمان مشتری می‌توانند به صورت هم‌زمان از دیدگاه ۴ و۵ استفاده کنند.
رفعتی درباره مزیت‌های نرم‌افزار مکاتبات نسل 5 دیدگاه می‌گوید: در دیدگاه ۵ قابلیت استفاده هم‌زمان از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window) ، عدم نیاز به آپدیت office، وجود امکانات تعاملی و گفت‌و‌گو( (chat و collaboration) ،(Drag and drop)، افزایش قابلیت‌های کار با کیبورد، امکان ویرایش موجودیت‌های متنی به صورت همزمان و افزایش کیفیت تجربه کاربری از دیگر امکانات نسل جدید دیدگاه هستند.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت‌های بازرگانی توسعه انرژی پاک پویش پرشین، پردازشگران سامان،‌ زمزم ایران،‌ اکتوورکو، دانشگاه شیراز،‌ شرکت سرمایه‌گذاری دارویی تامین،‌ مرکز فقهی امام محمد باقر (ع)،‌شرکت توربو کمپرسور تک خاورمیانه، ‌اتاق اصناف ایران، شرکت توسعه نگین مکران،‌ شرکت قالب‌های صنعتی ایران خودرو،‌ شرکت مدیریت امن الکترونیکی کاشف،‌ شرکت خدمات انفورماتیک،‌ دانشگاه تبریز،‌ بنیاد مسکن انقلاب اسلامی استان گلستان‌، دانشگاه قرآن و حدیث،‌ شرکت مدیریت صنایع نوین تامین، شرکت تولید و توسعه ایستگاهی نیروپارسه،‌ شرکت داده‌ورزی فرادیس البرز،‌ شرکت آلومینای ایران، شرکت آرین ماهتاب گستر، دانشگاه الزهرا‌شهرداری ملارد، کارخانه داروسازی سبحان اونکولوژی،‌ شرکت داروسازی سبحان اُنکولوژی،‌ شرکت بین المللی ساروج بوشهر، گروه صنعتی و معدنی زرین، معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری،شرکت سنگ آهن گهر زمین،‌ شرکت تهویه،‌شرکت گاز استان فارس، شرکت انرژی سپهر پایدار، شورای عالی استان‌ها،‌ شرکت فولاد خوزستان، شرکت تجارت الماس مبین‌، سازمان منطقه آزاد تجاری ارس، شرکت آب و فاضلاب استان قم،‌ شرکت تناوب وشرکت صنعتی و بازرگانی صحت از جمله سازمان‌های بهره‌بردار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه هستند که به نسل 5 این نرم‌افزار مهاجرت کرده‌اند.

معرفی قابلیت‌های نرم افزار تابلو اعلانات از سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه

تجربه‌ای که به طور سنتی از سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل در سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی وجود دارد، به صورت امکانات نرم‌افزاری برای مدیریت مکاتبات اداری، نامه، فکس و مراودات رسمی تعریف شده است؛ اما اتوماسیون اداری دیدگاه، با نگاهی جامع به فرآیندهای مرتبط با نامه در سازمان‌ها می‌پردازد و فراتر از سیستم دبیرخانه‌ امکاناتی ارائه کرده که روال‌های جانبی که در حاشیه مکاتبات سازمانی وجود دارند و در بهره‌وری و کارآمدی سازمان‌‌هاموثرند،

مورد توجه قرار گیرند. این روال‌های جانبی در لایه ارتباطات داخلی سازمان، بین سازمان و کارکنان و نیز کارکنان با هم و در لایه خارجی بین سازمان و ارباب رجوع مدنظر قرار گرفته  و  در راستای مکانیزه کردن این روال‌های جنبی و حفظ یکپارچگی اطلاعات اجزای آن با مکاتبات اداری مسیر توسعه خود را تعریف کرده است.

توسعه پلتفرم موبایل اتوماسیون اداری و ارائه دیدگاه همراه، از اولین قدم‌هایی است که چارگون برای پوشش‌دهی جامع به نیازها و فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری برداشته است. این اقدام از دو سال پیش با معرفی نسل جدید نرم‌افزار جلسات و نرم‌افزار کارها بر پایه گفتمان سازمانی ادامه پیدا کرد. این دو نرم‌افزار که بر روی بستر دیدگاه ۵ طراحی شده‌اند، مطابق با تجربه کاربران از تعاملات شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها امکان گفتگو و تبادل نظر آنلاین و لحظه‌ای را بین کارکنان سازمان‌ها در حوزه جلسات و مدیریت پروژه‌های سازمان فراهم می‌کنند. این نرم‌افزارها مدیریت بهینه جلسات و نیز مدیریت وظایف و کارهای کارکنان سازمان‌ها را که اغلب بر‌پایه اجرای نامه در سیستم مکاتبات شکل می‌گیرد را مدیریت می‌کنند.
در جدیدترین موارد توسعه راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، نرم‌افزار تابلوی اعلانات به مجموعه نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه اضافه شده است. تابلوی اعلانات در سازمان‌ها ابزار شناخته‌شده و پرکاربردی است که اطلاع‌رسانی به کارکنان و ارباب رجوع را برعهده دارد. در شکل فیزیکی، تابلوی اعلانات اگر در راهروی کارگزینی قرار داده ‌شود، اطلاع‌رسانی به کارکنان سازمان در حوزه مسائل داخلی را برعهده دارد و اگر در ورودی سازمان باشد، فرآیندهای کاری سازمان را برای اطلاع ارباب رجوع اطلاع‌رسانی می‌کند.
اما نرم‌افزار تابلوی اعلانات به صورت تحت وب، امکان اطلاع‌رسانی به مخاطبان سازمان را فراهم می کند. این مخاطبان در بخش‌های مختلف قابل دسته‌بندی هستند به نحوی که دپارتمان‌های مختلف می‌توانند تابلوی اعلانات اختصاصی خود را داشته باشند. حتی تیم‌های کاری که اعضای آنها از دپارتمان‌های مختلف تشکیل شده‌اند می‌توانند تابلوی اعلانات اختصاصی داشته باشند. محتوای هر تابلو براساس مدیریت دسترسی کاربران، بروز می‌شود به نحوی که مسئولیت محتوای ارائه شده در آن مشخص و شفاف تعیین شده باشد.
در نرم‌افزار تابلوی اعلانات امکان ایجاد یک برد عمومی نیز وجود دارد که مخاطبش نه تنها افراد سازمان که ارباب رجوع هم هستند. از سوی دیگر با توجه به تحت وب بودن این نرم‌افزار، این برد عمومی را می‌توان در وب سایت یا پرتال سازمان هم قرار داد تا دسترسی به آن به آسان‌ترین شیوه ممکن فراهم شود.

تحول سیستم مکاتبات اداری بانک کشاورزی با اتوماسیون اداری دیدگاه

کارگروه استقرار سیستم اتوماسیون اداری نوین در بانک کشاورزی با بررسی سوابق و ارزیابی فنی شرکت‌های نرم‌افزاری حاضر در مناقصه این بانک،‌ شرکت چارگون و مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را برگزید.
سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال 94 تا پایان سال 95 در3 مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی،‌ مدیریت شعب بانک‌ در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شد.
در شماره 137 ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه تاکید شده و آن را عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات برشمرده است.
از دیگر مزیت‌های اشاره شده در ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی درباره نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.

محمودرضا عسگرزاده، رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت از تجربه استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در بانک کشاورزی چنین گفت :

کارگروه کارشناسی در بانک کشاورزی از ابتدای سال ۹۲ در راستای تحقق دولت الکترونیک تشکیل شد و پس از بررسی دقیق شاخص‌های فنی و امنیتی، مجموعه دیدگاه را جهت پیاده‌سازی نسل سوم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بانک کشاورزی انتخاب کرد.
از اولین نتایج این تغییر می‌توان به پاسخگویی  ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر و نیز صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماه پس از استقرار دیدگاه اشاره کرد.

 

نرم‌افزار مکاتبات اداری دیدگاه تاکید عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات در بانک کشاورزی است.
از سوی دیگر نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… را فراهم کرده است.
بانک کشاورزی نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه که خود نام «سیمای مهر» بر آن نهاده را به عنوان یکی از بهترین سیستم‌های مکاتبات اداری موجود در بازار و در تمام سطوح این بانک با بیش از ۱۸ هزار کاربر فعال معرفی کرده است.

عملیاتی کردن نرم‌افزار مکاتبات در بانک کشاورزی با برنامه‌ریزی منسجم و نهایت همراهی و همکاری مدیران ارشد این بانک در طول 18 ماه اجرایی شد. برگزاری کلاس‌های مداوم آموزشی،‌ تهیه فیلم، آموزش از راه دور مدیران و کاربران شعب، مراکز استانی و همچنین ایجاد میز امداد برای پیشتبانی کامل از آنها و رفع مشکلات و نواقص احتمالی ازجمله اقدامات برای انجام این پروژه بود.
به روزرسانی نامه‌های اداری در بانک کشاورزی از 4 هزار نامه در فاز اول به بیش از 14 هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین امر نشان می‌دهد،‌ نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه بهترین بستر برای تحقق شعار بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.