تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تغییر و تحول نظام آموزشی کشور با جریان‌سازی سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش
سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش در حال جریان‌سازی و اثرگذاری بی‌نظیری در حوزه آموزشی کشور است که با پروژه همزمان هوشمندسازی مدارس، وارد مرحله جدیدی شده است.
ایجاد مکانیزاسیون اداری در آموزش و پروش و
تسری آن به دورترین مراکز کشور را می‌توان زمینه‌ساز تغییر رویه نظام آموزشی کشور
از سنتی‌ترین روش‌ها و ابزارهای دستی و آموزشی به روش‌های پیشرفته و فناورانه
دانست.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و هوشمندسازی مدارس
بسیاری از کارشناسان و تصمیم‌سازان حوزه آموزشی بر این باورند که ورود
فناوری‌های اطلاعاتی به تنهایی، تحولی ایجاد نخواهند کرد و اثرگذاری آنها جز با
تغییر رویه‌های سنتی آموزشی به سوی هوشمندسازی، قابل مشاهده نخواهد بود.
هوشمندسازی مدارس و زمینه‌سازی برای اثربخشی مکانیزاسیون حوزه آموزش و پرورش
کشور به طور همزمان در تهران و سایر استان‌های کشور آغاز شده و دستاوردهای خوبی
نیز به همراه داشته است. مثلا بنابر اعلام مسئول طرح هوشمندسازی مدارس در تهران،
علی‌رغم عدم تخصیص بودجه در سال گذشته تعداد مدارس هوشمند، رشد داشته به طوریکه از
۳۹۲۱ مدرسه شهر تهران ۱۱۵۲ مدرسه هوشمندسازی شدهاند.
مدرسه هوشمند مدرسه‌ای است که علاوه بر استفاده از امکانات فیزیکی
مدرسه و برنامه‌هایی مانند سایر مدارس تلاش دارد تا با تجهیز به امکانات رایانه‌ای
و فناوری‌های مربوطه کنترل و مدیریت خود را بر این اساس مبتنی کند. محتوای اکثر
دورس را الکترونیکی کرده و ارزشیابی و نظارت سیستم را هوشمند کند. این سیستم
امکانی را فراهم می‌آورد تا دانش آموزان، اولیا و معلمان و کادر مدرسه در تعامل
همیشگی و پویا برنامه خود را به پیش ببرند.
امکان اطلاع‌رسانی صوتی و تصویری، ارتباط با مربیان، ارائه انتقادات و
پیشنهادات، پرسش و پاسخ و سایر موارد ضروری از جمله کارکردهای مدارس هوشمند است.
در این مدارس دانشآموزان با داشتن یک کامپیوتر در منزل همیشه با سیستم مدرسه خود
در ارتباطند؛ بنابراین می‌توان گفت مدارس هوشمند، هیچ‌وقت تعطیلی نخواهند داشت.
اتوماسیون اداری و بهره‌وری
آموزشی در کشور
پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون
اداری در حوزه آموزشی کشور، امری تازه و رو به رشد است که ارائه تحقیقات و
راهکارهای سازنده برای تعیین زیرساختهای موثر و موفق آن، بسیار مفید است و مطمئنا
برای بسیاری از سازمان‌های بزرگ دیگر نیز، کاربرد داشته و می‌تواند به الگویی قابل
اجرا و پیاده‌سازی تبدیل شود. برای دستیابی به چنین الگویی توجه به روندهای طی شده
و پتانسیل‌های موجود در حوزه‌های مختلف ساختارهای اداری و منابع‌انسانی در زمینه
بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیار ضروری است.
آمارهای منتشر شده در سال ۹۶ از
انجام و تبادل ۱۲۱ میلیون مکاتبات درونی و برونی سازمان‌های دولتی، خبر می‌دهند. جالب‌تر اینکه در این
آمار، سهم نرم‌افزار
مکاتبات و انجام الکترونیکی
آنها ۷۰ درصد و ۳۰ درصد مابقی نیز سهم مکتوبات
اداری کاغذی، عنوان شده
است. مقایسه این ارقام با آمارهای گذشته نشان می‌دهد موازنه مکتوبات هر دوبخش
جابجا شدهاند؛ بطوریکه سال ۱۳۹۱ سهم مکتوبات کاغذی ۷۰ و سهم مکاتبات اتوماتیک
۳۰ درصد بوده است. تحلیل این اعداد نشان می‌دهد
وضعیت مکاتبات
الکترونیکی در استانداری‌ها به
مراتب مطلوب‌تر از دیگر سازمان‌ها و وزارتخانه‌های دولتی است.
وزارت آموزش و پرورش
به عنوان بزرگترین وزارتخانه از نظر کمیت مراکز در حوزه مکانیزاسیون مکتوبات اداری
جایگاه مطلوبی دارد. انجام امور معلمان و دانشآموزان به صورت اتوماتیک و
مکانیزه، هدف نهایی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش است که برای
تحقق آن، گام‌های خوبی برداشته شده است.
در آخرین اقدام شهریور ماه امسال معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی
وزارت آموزش و پرورش از سامانه حساب یکپارچه مدارس رونمایی کرد.
شفاف‌سازی فعالیت مالی مدارس و اتوماسیون اداری
در این مراسم، به‌طور همزمان و با استفاده از ویدئو کنفرانس از ۸۵ هزار سامانه حساب یکپارچه مدارس سراسر کشور رونمایی شد تا شفاف‌سازی
فعالیت مالی مدارس
اعم از کلیه دریافت‌ها و همچنین هزینه‌ها تحت پوشش مکانیزه قرار بگیرند.
به گفته مسئولین وزارت آموزش و پرورش، اخذ هزینه‌های جانبی توسط
مدیران مدارس برخی اوقات باعث نارضایتی والدین می‌شد؛ بنابراین سامانه‌ای را برای
ساماندهی وضعیت مالی مدارس
ایجاد شده که از این پس، همه فعالیت‌های مالی مدارس
حتی جزییات کلاس‌های فوق‌برنامه همراه با هزینه‌ها و شرایط برگزاری باید در این
سیستم ثبت شوند.
راه‌اندازی این سامانه نمونه ای کوچک از ظرفیت بکر حوزه آموزشی
کشور برای استفاده از ابزارهای فناورانه و نرم‌افزاری است. این امر نشان می‌دهد
حوزه آموزش‌وپرورش فارغ از امور معلمان و دانش‌اموزان، پتانسیل زیادی برای ارائه
انواع خدمات و سرویس‌ها در زمینه تحقق میز خدمت
الکترونیک، ارائه سرویس‌های آموزشی، اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی امور و … را
داراست.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
مزیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری
در مسیر توسعه میز خدمت الکترونیک در سازمان‌های دولتی یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت‌های مهمی ایجاد کند و بهره‌وری سیستم‌های اداری را به شکل موثری افزایش دهد.
خرداد ماه امسال سازمان اداری و استخدامی کشور با ابلاغ بخشنامه «حقوق شهروندی در نظام اداری» و ابلاغ دستوالعمل «میز خدمت» به سازمان‌های مختلف دولتی و بخش عمومی، راه‌اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک را به پروژه واحد های فناوری اطلاعات تبدیل کرد. مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ مورخ ۱۳۹۶/۰۹/۰۷ دستورالعملی به ادارات و سازمان‌ها ابلاغ شد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایت‌مندی آنان دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل «میز خدمت الکترونیکی» و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.
این دستورالعمل که با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» مطرح شده، کلیه دستگاه های اجرایی را موظف می‌کند که نسبت به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند، اقدام کنند. در واقع آیین‌نامه ایجاد میز خدمت الکترونیک در راستای عزم جدی دولت برای بهبود عملکرد نظام اداری و پاسخگویی بهینه به ارباب رجوع، ابلاغ شده است.
همین موضوع توجه به اهمیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک را با اتوماسیون اداری سازمان‌ها نشان می‌دهد، زیرا تحقق واقعی حقوق شهروندی با کامل شدن چرخه خدمات دولت الکترونیک، ممکن خواهد بود که مهمترین بخش آن نیز به جز حذف مراجعه حضوری و امکان پیگیری آنلاین فرآیندهای اداری، ایجاد بستر شفافیت اطلاعات خواهد بود.
متاسفانه ساختار اداری و بوروکراسی پیچیده در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ بخش عمومی، پتانسیل زیادی برای تخلفات اداری دارد که شفافیت اطلاعات بهترین و کم‌هزینه‌ترین راه برای ایجاد سلامت اداری و تحقق ابعاد گسترده‌تر و عمیق‌تر حقوق شهروندان است.
قانون شفافیت اطلاعات درسال ۱۳۸۸ در مجلس شورای اسلامی مطرح و نهایتا به تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام رسید اما اجرای آن تا سال ۹۳ روی کاغذ مانده و عملیاتی نشده بود. تا اینکه از سال ۹۲ این قانون اجرایی شد. اما نکته مهم این است که هنوز روند اجرای آن بهینه و کارآمد نیست زیرا دسترسی آنلاین به بسیاری از این اطلاعات وجود ندارد و شهروندان نمی‌توانند براحتی از طریق سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند و فرآیندهای مکاتباتی خود با سازمان‌ها را در لحظه مشاهده نمایند.
سامانه میز خدمت الکترونیک چنانچه با سیستم اتوماسیون اداری سازمان یکپارچه باشد، قدم مهمی در تحقق اهداف دولت الکترونیک برداشته می‌شود. لذا توجه به این امکان در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت الکترونیکی تعیین کننده خواهد بود. یکپارچگی با اتوماسیون اداری موجب می‌شود، فرآیند چرخش نامه و درخواست‌های ارباب رجوع در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات سازمان ادامه پیدا کند و ارباب رجوع از مراحلی که نامه در سازمان طی می‌کند با دریافت پیامک مطلع شود. این ابزار ضمن ایجاد شفافیت در عملکرد دستگاه‌های اجرایی حقوق شهروندی را پاس می‌دارد و کاهش تخلفات اداری و افزایش رضایت شهروندان را به دنبال خواهد داشت.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
بهره‌برداری از اپلیکیشن پیشخوان دیدگاه همراه در 2 سازمان مشتری
دانشگاه صنعتی امیرکبیر و شرکت شبکه طلایی مات کیش و با بهره‌برداری از قابلیت‌ها و امکانات اپلیکیشن پیشخوان دیدگاه همراه، دسترسی به کارتابل روزانه اداری را برای کاربران خود مهیا کرند.
به گزارش روابط عمومی چارگون، دانشگاه صنعتی امیرکبیر که از مشتریان قدیمی چارگون است از نرم‌افزارهای مختلف راهکارهای مدیریت منابع انسانی و مالی دیدگاه در این مجموعه بهره می‌برد.
در حال حاضر نرم‌افزارهای پرسنلی، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب از راهکار منابع انسانی و نرم‌افزارهای حسابداری مالی، بودجه و اعتبارات و قراردادها، استقرار نرم‌افزارهای انبار و حسابداری انبار، اموال و دارایی‌های ثابت و نرم‌افزار خرید و تدارکات از راهکار لجستیک دیدگاه در دانشگاه صنعتی امیرکبیر، عملیاتی شدهاند.
در ادامه نیز شرکت شبکه طلایی مات کیش که پیش از این به سیستم‌های پرسنلی، حضور و غیاب و حقوق و دستمزد دیدگاه مجهز شده بود، اپلیکیشن پیشخوان را برای نصب و راه‌اندازی برگزیده است.
اپلیکیشن پیشخوان از بستر دیدگاه همراه، یکی از پرکاربردترین عملیاتهای اتوماسیون اداری تحت وب مجموعه دیدگاه را بر روی موبایل در اختیار کاربران می‌گذارد.
امکان مشاهده، درخواست یا تایید مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و همچنین گزارشات شخصی و قسمت کاری توسط این اپلیکیشن برای کاربران دیدگاه همراه میسر می‌شود.
دیدگاه همراه با قابلیت کاربری در موبایل، تبلت و …. و با هدف ایجاد دسترسی مدیران سازمان‌ها به کارتابل‌های اداری و انجام امور، امکانات متعددی از نرم‌افزارهای یکپارچه تحت وب دیدگاه را در خود جای داده است تا کاربران بتوانند از هر مکان، زمان و به راحتی کارهای خود را انجام دهند.
در حال حاضر که شرکت اپل به دلیل تحریم‌های وضع شده علیه کشورمان از پذیرش نسخه‌های جدید برنامه‌های موبایلی ایرانی در App Store خودداری و حتی شروع به حذف آنها کرده، امکان دانلود و نصب اپلیکیشن‌های دیدگاه همراه از طریق وب‌سایت رسمی شرکت چارگون فراهم است.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
اتوماسیون اداری دیدگاه؛ انتخاب مدیران شرکت مهندسین مشاور راه‌آهن راه
مدیران شرکت مهندسین مشاور راه‌آهن راه، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را برای ایجاد تحول در ساختار اداری و تسهیلگردش مکاتبات برگزیدند.
به گزارش روابط عمومی چارگون شرکت مهندسین مشاور راه‌آهن راه در
نخستین همکاری، دریافت خدمات نصب، آموزش و
عملیاتی‌سازی نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه
را برگزیده است.
مدیران این شرکت، نرم‌افزارهای مکاتبات ۵، کارها،
سرویس‌های فکس Link ، ECE
و همچنین اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه را برای نصب و بهره‌برداری
انتخاب کرده‌اند.
نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه
از جمله نخستین نرم‌افزارهایی است که توسط کارشناسان شرکت چارگون و مطابق با
تکنولوژی‌های روز توسعه داده شده است.
پیاده‌سازی انواع معماری‌های خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف،
جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان، امکان اجرای نرم‌افزار دیدگاه در
مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox
و IE و گردش الکترونیک مکاتبات و نامه‌ها
را بزرگترین مزیت‌های نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه
می‌توان برشمرد.
نرم‌افزار کارها در مجموعه دیدگاه نیز
با الگوبرداری از مدل شبکه‌های اجتماعی، رویکرد جدیدی از مدیریت فعالیت‌های سازمان
را برایتشکیل
تیم‌های کاری یک پروژه فراهم کرده
است. صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی، انسانی و همچنین ایجاد شفافیت، دقت و نظم در انجام یک پروژه ارزش
افزوده این نرم‌افزار در سازمان‌هاست.
محصولات نرم‌افزاری شرکت چارگون بر روی پلتفرم همراه شامل موبایل، تبلت و … با نام تجاری دیدگاه
همراه، مجموعه‌ای از عملیاتهای پُراستفاده برخی از نرم‌افزارهای تحت وب
دیدگاه را در خود جای داده‌اند.
اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه، قابلیت پوشش
برخی از عملیاتهای نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه را بر روی موبایل در اختیار کاربران
قرار می‌دهد.
این اپلیکشن با قابلیت‌هایی مانند مشاهده و ارجاع نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها
و تبدیل آنها به نامه و همچنین دریافت پیام‌ها و ارجاع آنها، ضروری بودن حضور
مدیران در سازمان‌های مشتری را حذف و انجام این عملیات در هر مکان و زمان را فراهم
می‌کند.
شرکت چارگون، همواره پوشش همه جانبه نیازهای کاربران اتوماسیون اداری را به عنوان اصلی‌ترین و محوری‌ترین هدف خود در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، مورد توجه قرار داده است؛ به همین دلیل بهبود ضریب نفوذ این نرم‌افزارها در سازمان‌های مشتری و انواع کسب و کارهای ایرانی بسیار قابل توجه و دارای اولویت توسعه، بوده است.
در نسل جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه علاوه بر حذف کاغذ از ساختار اداری و مکانیزه کردن مکاتبات، پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد، قابلیت‌هایی مانند استفاده همزمان از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، عدم نیاز به آپدیت office، وجود امکانات تعاملی و گفت‌و‌گو chat ,collaboration ،Drag and drop را در اختیار کاربران قرار می‌دهد؛ ضمن اینکه افزایش قابلیت‌های کار با کیبورد و امکان ویرایش موجودیت‌های متنی بر میزان کارآمدی و پویایی نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه ۵ در ساختارهای اداری، افزوده‌اند.
ویژگی‌های منحصر به فرد نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات مجموعه دیدگاه در کنار امکانات و قابلیت‌های متعدد، زمینه دسترسی آسان مدیران و سایر کارکنان به اطلاعات و انجام روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان را فراهم می‌کند.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
استقرار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در دبیرخانه بانک کشاورزی
دوره‌های آموزش نرم‌افزار مکاتبات ۵ دیدگاه برای بهره‌برداری در دبیرخانه محرمانه بانک کشاورزی با حضور راهبران مکاتباتی شعب استانی برگزار شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، سرفصل‌های آموزشی سطوح مختلف کاربری نرم‌افزار برای کارشناسان، مسولین ثبت و مدیران در قالب برگزاری ۶ کارگاه به بیش از ۳۰ راهبر سیستم‌های مکاتباتی در شعب استانی بانک کشاورزی آموزش داده شد.
هدف از برگزاری این کارگاه‌های آموزشی که در شهرستان بابلسر و با حضور دکتر احمدلو – معاون حراست بانک کشاورزی برگزارشد این است که راهبران سیستم‌ها آموخته‌های خود را به سایر کاربران به ویژه روسای شعب و مدیریت شعبه‌های استانی، منتقل کنند.
امیر حسن‌زاده- کارشناس استقرار اتوماسیون اداری چارگون درباره برگزاری این کارگاه‌ها تاکید کرد: با همراهی حسین جلیلی آزاداز حوزه استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه تلاش کردیم در طول ۲ روز کلیه آموزش‌های لازم برای بهره‌برداری بهتر و با کیفیت‌تر از نرم‌افزار را به راهبران ارائه کنیم.
وی خاطرنشان کرد: به زودی این کلاس آموزشی در سطح مدیران ارشد و رئیس ادارات ستاد مرکزی تهران نیز برگزار می‌شود تا زمینه عملیاتی‌سازی کامل نرم‌افزار در شبکه بانک کشاورزی فراهم شود.
به کارشناس استقرار اتوماسیون اداری چارگون ،در حال حاضر نرم‌افزار مکاتبات ۴ دیدگاه در بانک کشاورزی از سوی ۲ هزار و ۲۰۰ کاربر این مجموعه برای انجام فرآیندهای مکاتباتی و اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
وی اضافه کرد: درادامه همکاری چارگون و بانک کشاورزی مقرر شد تا حراست بانک به سیستم مکاتبات ۵ دیدگاه مجهز شود. بنابراین گزارش، سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال ۹۴ تا پایان سال ۹۵ در۳ مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی، مدیریت شعب بانک در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شده است.
بانک کشاورزی نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه که خود نام «سیمای مهر» بر آن نهاده را به عنوان یکی از بهترین سیستم‌های مکاتبات اداری موجود در بازار و در تمام سطوح این بانک با بیش از ۱۸ هزار کاربر فعال معرفی کرده است. این سیستم عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات در بانک کشاورزی بوده است.
بنا بر اعلام مدیریت بانک کشاوری، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ارتباط با آرشیو بانکی و… از دیگر مزیت‌های نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در این مجموعه بوده است.