تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.اصل صرفه‌جویی با اتوماسیون اداری چگونه محقق می‌شود؟
اتوماسیون اداری وظایف پیچیده‌ای را که نیازمند صرف زمان و منابع زیادی بودند؛ ساده‌سازی و خودکار می‌کند. با وجود آخرین فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطات شبکه اکنون محدودیت‌های جغرافیایی در کسب و کار معنایی ندارد. در عصری که پرونده‌های بزرگ و حجیم، جای خود را به کارتابل‌های مجازی در موبایل‌ها و تبلت‌های کم وزن و کوچک داده‌اند، تولید محصولی متناسب با این تغییرات و تمرکز بر برترین تکنولوژی‌های روز و ترند جهانی در حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، مغفول نمانده است. ارائه اپلیکشن‌هایی با کارایی نسخه‌های تحت وب از اتوماسیون اداری دیدگاه و کارکردهای متنوع و مختلف آنها را می‌توان محصولاتی خلاقانه و بومی‌سازی شده از سوی چارگون دانست که همراه با تحولات جهانی، نظام اداری کشور را تحت تاثیر قرار داده و به الگویی برای تلاش سایر دست‌اندرکاران و فعالان عرصه نرم‌افزار تبدیل شده‌اند.
سیستم اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار سودمند و موردنیاز برای اجرای وظایف از پیش تعیین شده و زمان‌بر است. بطورکلی ویژگی‌های اصلی و کاربردی سیستم اتوماسیون اداری که بنوعی در صرفه‌جویی در سازمان نیز میتوانند بسیار موثرند. نصب سیستم اتوماسیون اداری بطور قطع حجم‌کاری سازمان را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا وظایف کاری را به سهولت انجام دهید. صرفه‌جویی در زمان موجب خلق ایده‌های خلاقانه و تصمیمات درست خواهد شد که متعاقبا در کارایی و عملکرد کارکنان هم تاثیر بسزایی خواهد داشت. هر سازمان دارای مجموعه قوانین و روش‌های خاصی است که باید اجرا شوند. سیستم اتوماسیون اداری راهکار کنترل و اجرای درست و آسان این توابع است.قابلیت انجام کار (Feasibility) همواره با اتخاذ تصمیمات عملی و سودمند معنا می‌یابد.
شکست سیستم‌های اتوماسیون اداری، نظم و هماهنگی وظایف را به خطر می‌اندازد و موجب ایجاد نقص در سازمان می‌شود. وجود مزایای رقابتی همیشه جزو نکات مثبت در هر سازمان است. یک سازمان بجای اینکه همواره سعی در کنترل و مدیریت وظایف داشته باشد میتواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مزیت رقابتی خود را نسبت به سایر سازمان‌ها افزایش دهد.
صرفه‌جویی در سازمان با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه ومنابع انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد. اهکار اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، با نگاهی جامع به فرآیندهای اداری و ساختار بومی تعاملات سازمانی طراحی شده و صرفا یه ابزار بدون گردش کاغذ (Paperless) نیست. در میان نرم‌افزار سازمانی نسل موبایل، اتوماسیون اداری چارگون، با توجه به موقع به فرهنگ و سلیقه جدیدی که در دنیای سیطره پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی در میان کاربران شکل گرفته، سعی کرده که نسل جدید نرم افزار جلسات و نرم افزار کارها را در مجموعه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه طبقه‌بندی می شوند را بر اساس بنیان گفتمان و تعامل لحظه ای کاربران طی کند. در طراحی این محصولات بخش فضای گفتگو (discussion board) اضافه شده است که کاربران درباره مباحثی که درباره جلسات و فعالیتهای رسمی کاری پیش می‌آید مانند امکانات پیام رسان‌ها ، قادر به گفتگو باهم باشند و همچنین بتوانند مستندات و فایل‌های مورد نیاز را با هم به اشتراک بگذارند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزارکارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها سبک نوینی برای مدیریت فعالیتهای سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
اتوماسیون اداری دیدگاه محدوده گسترده‌ای از تعاملات را در برگرفته و پاسخگوی حجم وسیعی از فرآیندهای سازمان است. این مجموعه نرم‌افزاری از ضریب نفوذ بالایی در سازمان‌ها برخوردار است و کاربری آن از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی سازمان تسری یافته است.
نقش و اثربخشی سیستم اتوماسیون اداری در صنعت بیمه کشور چگونه است؟
انجام و ساماندهی مکاتبات و اسناد از طریق نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری حساس‌ترین عملیات‌های اداری در ساختارهای دولتی هستند که نقش مهمی را در سلامت نظام اداری کشور ایفا می‌کنند.
امروزه نرم افزارهای مکاتبات اتوماسیون اداری تحت وب و نسخه همراه اتوماسیون اداری مانند مکاتبات همراه بر روی پلتفرم موبایل، تبلت و .. توانسته‌اند نقش زیادی در ساماندهی اطلاعات ارگان‌های دولتی ایفا کنند و تعاملات روزمره و حجم تبادل اطلاعات مردم با این سازمان‌ها را چندین برابر کنند.
با ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و نرم‌افزارهای سازمانی ارگان‌های دولتی بزرگ و فعال در صنایع و عرصه‌های مختلف مانند صنعت بیمه، امورمالیاتی و سازمان‌های نظارتی و ... به دلیل حساسیت در جمع آوری و سازمان‌دهی اطلاعات و سرعت و دقت در پیگیری و پاسخگویی به مراجعین، سعی کرده‌اند تا با بهره‌مندی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلف مکاتبات، مدیریت اسناد، مدیریت کارها و جلسات و همچنین ابزارهایی برای پاسخگویی دقیق و به موقع به ارباب رجوع و تحقق میز خدمت الکترونیکی، گام‌هایی جدی در تحقق حقوق شهروندی بردارند.
با درک اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و تسهیل امور اداری و بهره‌مندی از افزایش سودآوری و بهره‌وری کارکنان، رضایت ارباب رجوع در ارگان‌های دولتی افزایش یافته است که این امر را می‌توان محصول پیشرفت گام به گام نظام اداری و گذر از روش‌های سنتی و کاغذی دانست.
مزیت‌های بکارگیری سیستم اطلاعاتی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در ارگان‌های دولتی:
ایمنی و ثبت و نگهداری اطلاعاتانجام فرآیندهای اداری به صورت خودکار در نرم افزار اتوماسیون اداری
تولید گزارشات متنوع مدیریتی و نظارت بر عملکرد پرسنل
شفافیت و حفاظت از مراحل گردش اسناد
ایجاد فراغت در انجام کارهای اداری در هر مکان و زمان از طریق اپلیکیشن مکاتبات همراه
اطلاع‌رسانی به ارباب رجوع از مراحل پیشرفت درخواست و نامه‌اش در ساختار اداری
تجربه صنعت بیمه از اثربخشی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
مهندس سید قاسم نعمتی- مدیرکل فناوری اطلاعات و ارتباطات بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران در اظهار نظری از چگونگی اثر بخشی نرم‌افزارهای سازمانی در صنعت بیمه سخن گفته است. او با اشاره به تسهیل و تسریع دسترسی به اطلاعات صنعت بیمه، ایجاد بستر تحلیل و داده‌کاوی در اطلاعات، تاکیده کرده است که بهره‌برداری از نرم‌افزارهای سازمانی چابک‌سازی فرآیندها، ارائه سرویس‌ها و خدمات الکترونیک و خودکارسازی فرایندهای مالی، اداری و حذف فرایندهای دستی را برای بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران به همراه داشته است.
او یادآورشده است که هرچند بیمه، شعبه‌ای جز سازمان مرکزی خود ندارد اما در این صنعت ۳۲ شرکت بیمه، ۱۱۱۵ شعبه، ۴۱۰۳۴ نماینده شرکت‌های بیمه، ۶۴۰ کارگزار، ۱۹۹ ارزیاب خسارت با حضور بیش از ۱۸۷۵۱ نفر در کشور فعال هستند که ایجاد ارتباط پیوسته و منسجم میان مکاتبات همین شعب و افراد و حفاظت از گردش اطلاعات از طریق نرم‌افزار مکاتبات را می توان دستاوردی بزرگ برای نظام اداری کشور ارزیابی کرد.
وی ایجاد زیرساخت شبکه ارتباطی بین بیمه مرکزی و شرکت‌های بیمه، ایجاد مرکز داده بیمه مرکزی و سامانه نظارت و هدایت الکترونیکی بیمه (سنهاب) را از نیز دستاوردی کلیدی برای صنعت بیمه عنوان کرده و افزوده‌است: یکپارچه‌سازی سیستم‌های عملیاتی و نظارتی بیمه مرکزی با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری به ویژه نرم‌افزار مکاتبات، کاهش بروکراسی و مکاتبات کاغذی در حوزه اداری، مالی و پشتیبانی مکاتبات بین شرکت‌های بیمه و بیمه مرکزی را درپی داشته و تبادل فیزیکی مکاتبات و سفرهای درون شهری را به طور کامل حذف کرده است.
نقش نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در بانکداری سبز
بانکداری سبز با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حذف کاغذ از چرخه مکاتبات یکی از مصادیق اصلی در تحقق رسالت اجتماعی و محیطی نظام‌های بزرگ مالی است که امروزه یکی از مهمترین موضوعاتی‌ست که در کانون توجه بانک قرار گرفته است.سال‌هاست که سازمان‌ها و نهادهای مالی بزرگ و کوچک با تعریف انواع مسئولیت‌های اجتماعی ، اقتصادی و محیطی تلاش می‌کنند تا همزمان در چندین حوزه ایفای نقش کنند. این تلاش‌ها فارغ از تاثیگذاری تبلیغاتی و برند سازی، تمرینی برای حفاظت از حس مشارکت، نوع‌دوستی و تلاش جمعی برای روبرو شدن با معضلات مختلف و حذف آنهاست. پرداختن به رفع فقر، رشد جمعیت، مسائل زنان و جوانان، امنیت و.... در کنار محیط زیست سالم، انرژی پاک، تخریب جنگل‌ها و مراتع، آلودگی‌ها و زباله و ... بخش اصلی در رسالت کسب و کار برای تحقق اهداف مربوط به مسئولیت‌های اجتماعی و محیطی است.
تشریح بانکداری سبز به عنوان یک رسالت اجتماعی و محیطی نیازمند نگاهی جامع، یکپارچه و مفهومی است که بر مبنای توسعه دانش و ارتباطات و ابزارهای فناورانه هر روز بیش از گذشته، توسعه و بهبود یافته است.
ابزارهای بانکداری سبز
یک بانک سبز اهداف، سیاست‌ها و خط مشی‌ها، ارزش‌ها، کارکنان، محیط کار، محصولات و خدمات، فعالیتهای پیشبردی، روابط، تکنولوژی، فرهنگ سازمانی، شاخص‌های ارزیابی، پشتیبانی، قیمت‌گذاری، کیفیت و.... سبز دارد. بدین ترتیب، بانکها در بعد داخلی، فعالیتهای بسیاری را در راستای استراتژی‌های کلی سبز بودن رعایت می‌کنند. آنها در انتخاب بازار هدف به سبز بودن بازار و مشتریان، ارائه خدمات و محصولات سبز اهمیت می‌دهند، فعالیتهای بانکداری الکترونیک را از این منظر نیز می‌نگرند، کارکنانشان را برای پیگیری اهداف سبز آموزش می‌دهند و از فعالیتهای گروهی، انجمن ها و ابتکارات آنها پشتیبانی می‌کنند.
آنها همچنین به دنبال استفاده از تکنولوژی‌هایی هستند که ساختمان و شعب آنها را سبز نگه دارد. به عنوان مثال ساختمان‌های خود را طوری طراحی می‌کنند تا بیشترین استفاده را از نور طبیعی به عمل آوردند. از تکنولوژی‌های پیشرفته برای سرمایش و گرمایش استفاده می‌کنند تا مصرف انرژی را به حداقل برسانند. آنها به شدت در مصرف کاغذ صرفه جویی می‌کنند و در تلاشند تا روابط، اتوماسیون، مدیریت اسناد و پرونده‌ها و.... را دیجیتالی کنند و از این طریق از قطع درختان بیشتر جلوگیری کنند. استفاده از مواد تجزیه‌پذیر یا هدایت جامعه به سوی بانکداری تمام الکترونیک از طریق ابزارهایی چون موبایل بانک، اقدام موثر دیگری در این حوزه است
اتوماسیون اداری و سیمای سبز بانک کشاورزی
در شماره ۱۳۷ ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» گزارشی ویژه از مزیت‌های نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه در این بانک منتشر شده است. بنابراین گزارش، سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال ۹۴ تا پایان سال ۹۵ در۳ مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی، مدیریت شعب بانک در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شده است.
بر اساس این گزارش و با تایید محمو درضا عسگرزاده- رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت بانک، فقط در 2 شاخص ارزیابی، پاسخگویی ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر انجام شده و صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماهه پس از استقرار اتوماسیون اداری در مجموعه پدیدار گشته است.
در این نشریه بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری تاکید شده و از آن به عنوان عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات، یاد شده است. از دیگر مزیت‌های اشاره شده در نشریه اختصاصی بانک کشاورزی درباره نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.
بنا بر گفته کارشناسان بانک کشاورزی، به روزرسانی نامه‌های اداری در این بانک از ۴ هزار نامه در فاز اول به بیش از ۱۴ هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین امر نشان می‌دهد، نرم‌افزار مکاتبات مستقر، بهترین بستر برای تحقق شعار بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.