اصل صرفه‌جویی با اتوماسیون اداری چگونه محقق می‌شود؟

اتوماسیون اداری وظایف پیچیده‌ای را که نیازمند صرف زمان و منابع زیادی بودند؛ ساده‌سازی و خودکار می‌کند. با وجود آخرین فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطات شبکه اکنون محدودیت‌های جغرافیایی در کسب و کار معنایی ندارد. در عصری که پرونده‌های بزرگ و حجیم، جای خود را به کارتابل‌های مجازی در موبایل‌ها و تبلت‌های کم وزن و کوچک داده‌اند، تولید محصولی متناسب با این تغییرات و تمرکز بر برترین تکنولوژی‌های روز و ترند جهانی در حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، ‌مغفول نمانده است. ارائه اپلیکشن‌هایی با کارایی نسخه‌های تحت وب از اتوماسیون اداری دیدگاه و کارکردهای متنوع و مختلف آنها را می‌توان محصولاتی خلاقانه و بومی‌سازی شده از سوی چارگون دانست که همراه با تحولات جهانی، نظام اداری کشور را تحت تاثیر قرار داده‌ و به الگویی برای تلاش سایر دست‌اندرکاران و فعالان عرصه نرم‌افزار تبدیل شده‌اند.

سیستم اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار سودمند و موردنیاز برای اجرای وظایف از پیش تعیین شده و زمان‌بر است. بطورکلی ویژگی‌های اصلی و کاربردی سیستم اتوماسیون اداری که بنوعی در صرفه‌جویی در سازمان نیز میتوانند بسیار موثرند. نصب سیستم اتوماسیون اداری بطور قطع حجم‌کاری سازمان را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا وظایف کاری را به سهولت انجام دهید. صرفه‌جویی در زمان موجب خلق ایده‌های خلاقانه و تصمیمات درست خواهد شد که متعاقبا در کارایی و عملکرد کارکنان هم تاثیر بسزایی خواهد داشت. هر سازمان دارای مجموعه قوانین و روش‌های خاصی است که باید اجرا شوند. سیستم اتوماسیون اداری راهکار کنترل و اجرای درست و آسان این توابع است.قابلیت انجام کار (Feasibility) همواره با اتخاذ تصمیمات عملی و سودمند معنا می‌یابد.

شکست سیستم‌های اتوماسیون اداری، نظم و هماهنگی وظایف را به خطر می‌اندازد و موجب ایجاد نقص در سازمان می‌شود. وجود مزایای رقابتی همیشه جزو نکات مثبت در هر سازمان است. یک سازمان بجای اینکه همواره سعی در کنترل و مدیریت وظایف داشته باشد میتواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مزیت رقابتی خود را نسبت به سایر سازمان‌ها افزایش دهد.
صرفه‌جویی در سازمان با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات،‌ کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری،‌ صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌ ومنابع  انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد. اهکار اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، با نگاهی جامع به فرآیندهای اداری و ساختار بومی تعاملات سازمانی طراحی شده و صرفا یه ابزار بدون گردش کاغذ (Paperless) نیست. در میان نرم‌افزار سازمانی نسل موبایل، اتوماسیون اداری چارگون، با توجه به موقع به فرهنگ و سلیقه جدیدی که در دنیای سیطره پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی در میان کاربران شکل گرفته، سعی کرده که نسل جدید نرم افزار جلسات و نرم افزار کارها را در مجموعه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه طبقه‌بندی می شوند را بر اساس بنیان گفتمان و تعامل لحظه ای کاربران طی کند. در طراحی این محصولات بخش فضای گفتگو (discussion board) اضافه شده است که کاربران درباره مباحثی که درباره جلسات و فعالیت‌های رسمی کاری پیش می‌آید مانند امکانات پیام رسان‌ها ، قادر به گفتگو باهم باشند و همچنین بتوانند مستندات و فایل‌های مورد نیاز را با هم به اشتراک بگذارند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزارکارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
 اتوماسیون اداری دیدگاه محدوده گسترده‌ای از تعاملات را در برگرفته و پاسخگوی حجم وسیعی از فرآیندهای سازمان است. ‌این مجموعه نرم‌افزاری از ضریب نفوذ بالایی در سازمان‌ها برخوردار است و کاربری آن از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی سازمان تسری یافته است.