نقش سینک سرور در اتوماسیون اداری سازمان‌های غیرمتمرکز چیست؟

گستردگی جغرافیایی، محدودیت ‌در بسترهای ارتباطی و استفاده از بستر ارتباطی یکسان و واحد از مهمترین معضلات سازمان‌های وسیع و غیر متمرکز در بهره‌گیری از سرور سازمان مرکزی است. بیشتر نمود این مشکلات را می‌توان در حوزه اتوماسیون اداری و ایجاد ارتباط و یکپارچگی بین مکاتبات  و  مستندات در  این سازمان‌ها مشاهده کرد که بی‌شک برای همه آنها چالشی مهم و اثررگذار به شمار می‌آید.

استفاده از سرورهای غیرمتمرکز و سرویس سینک سرور برای حفظ یکپارچگی در عملکرد اتوماسیون اداری سازمان‌ها بهترین پیشنهادی است که می‌تواند با کمترین ضریب ریسک‌پذیری علاوه بر حفظ  پیوستگی محتوای سیستم اتوماسیون اداری، گزارشات نموداری مختلفی از نحوه ارسال و دریافت مکتوبات شامل نامه‌ها و پیش‌نویس‌ها را به مدیران ارائه و علی‌رغم نصب سرورهای مجزا در واحدهای سازمانی به دغدغه‌‌های کاربران درباره از بین رفتن اطلاعات، پایان دهد.

عدم وابستگی این سرویس به نوع خاصی از بستر ارتباطی را می‌توان از قابیلیت‌های این سرویس دانست؛چراکه برای پیاده‌سازی این راهکار نه تنها سرورهای مختلف سازمان با اینترنت، اینترانت ملی، MPLS و یا Direct Network می‌توانند به هم متصل باشند؛ بلکه امکان بهره‌مندی از یک بستر ارتباطی ترکیبی نیز مهیاست.

مهمترین قابلیت‌های سینک سرور عبارتند از:

کنترل سرورها و ارتباط آنها
کنترل سرورهای مختلف به طور یکپارچه و از طریق خود نرم‌افزار سینک در هر لحظه، کاربر سیستم را قادر می‌کند تا با توجه به نوع و سطح دسترسی،‌ وضعیت ارتباطی سرورها را مشاهده و ارتباط پیوسته سینک اطلاعات را رصد کند. این سرویس در صورت بروز خطاهای مختلف از طریق پیامک و یا ایمیل به راهبر سیستم، اطلاع‌رسانی می‌کند.
ایجاد ساختار سازمانی یکسان
یکی از قابلیت‌های مهم سرویس سینک، یکسان‌سازی ساختار سازمانی در اولین زمان ارتباط سرورهاست. انتقال تغییرات مختلف در نمودار سازمانی و منابع انسانی هر بخش از سازمان به کلیه سرورها و همچنین ارسال اطلاعات و مستندات کاربران پس از انتقال جغرافیایی از مزیت‌های این سرویس است.
امنیت اطلاعاتی

سینک سرور با رمزگذاری بسته‌های اطلاعاتی، امکان شنود آنها را از بین می‌برد و امنیت تبادل اطلاعات را تضمین می‌کند.

میز خدمت الکترونیک در راستای حقوق شهروندی در نظام اداری

گرچه امروزه سیستم اتوماسیون اداری در نظام اداری کشور نفوذ بالایی دارد و مکاتبات اداری داخل سازمان های از حالت کاغذی و دستی کاملا خارج شده است اما هنوز سازمان‌های زیادی هستند که نسبت به انجام کارهای ارباب‌رجوع و مخاطبین خود دچار سردرگمی،‌ انباشت کارها و تاخیر در فرآیندهای پاسخ‌گویی‌اند. نیاز اصلی آنها راهکاری برای حذف حضور فیزیکی ارباب ‌رجوع‌هایی‌ست که برای ارسال و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌هایشان به سازمان می‌روند. سامانه‌ پیشخوان ارباب ‌رجوع دیدگاه در واقع، پاسخی به این نیاز است.

مردم می‌توانند از سامانه پیشخوان ارباب ‌رجوع دیدگاه برای مکانیزه کردن فرآیند دریافت و ثبت نامه‌های اداری خود، استفاده کنند. بهترین ارزش افزوده برای مخاطبان سازمان‌ها و نهادهای مختلف،‌ حذف مراجعه حضوری به سازمان است.

 

بهره‌مندی از سیستم مکاتبات از حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، مهمترین پیش‌نیاز، بهره‌مندی از سامانه پیشخوان ارباب‌رجوع دیدگاه‌ است. مخاطبین هر سازمان دارنده این سیستم از طریق سامانه پیشخوان ارباب رجوع می‌توانند نامه و درخواست خود را در دبیرخانه سازمان مورد نظر ثبت کنند، پس از آن، نامه ثبت شده در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه به گردش می‌افتد و فرآیند تعریف شده را طی می‌کند. علاوه بر این، یک سرور جداگانه و یک پنل پیامکی نیز برای کارایی این سامانه در سازمان‌های بهره‌بردار مورد نیاز است. در واقع، پیشخوان ارباب ‌رجوع یک پرتال و وب‌سرویس جداگانه است که سازمان می‌تواند از طریق وبسایت یا پیامک به مراجعین وجود این سامانه را اطلاع دهد.

پیگیری نامه در سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه، دوطرفه است یعنی هم سازمان گزارش می‌دهد و هم ارباب ‌رجوع خود می‌تواند وضعیت نامه‌اش را پیگیری کند. ارباب ‌رجوع در وب می‌تواند با شماره همراه خود login کند تا با کد تاییدیه‌ای که برایش ارسال می‌شود وارد سامانه شود. در این مرحله نامه را آپلود و به واحد مربوطه هدایت می‌کند. اگر نامه تایید شود یک پیامک با کد پیگیری برای او ارسال و شماره‌ای هم به نامه ثبت شده اختصاص داده می‌شود. در صورت رد نامه، خبر آن با علت رد شدن به ارباب ‌رجوع ارسال می‌شود.