استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در 2 وزارتخانه بزرگ کشور

استقرار سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، ایجاد میز خدمت الکترونیک و پوشش مکانیزه مکاتبات مراجعین را به دنبال داشته است.

به گزارش روابط عمومی چارگون، میز خدمت الکترونیکی دیدگاه با ایجاد قابلیت نظارت کامل بر فرآیند ثبت نامه‌ها براساس دسترسی‌های متنوع کاربران دبیرخانه، پاسخ‌گویی به ارباب رجوع و مخاطبین را سرعت می‌دهد.

این نرم‌افزار با پوشش مکانیزه مکاتبات بین مراجعین و مدیریت سازمان‌ها زمینه تحقق حقوق شهروندی و اجرای دستورالعمل دولت برای ایجاد میزخدمت در ارگانهای دولتی را فراهم می‌کند.
با توجه به هزینه‌های مالی و انسانی دریافت نامه از ارباب رجوع در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، راه‌اندازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه را می‌توان پایانی بر این روش سنتی دانست.
سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه با پیاده‌سازی در وب‌گاه سازمان‌های مشتری امکان ورود به این سیستم را از طریق شماره همراه برای مراجعین فراهم می‌کند. آنها می‌توانند از این طریق، علاوه بر ثبت درخواست‌ها از وضعیت نامه‌های ارسالی نیز آگاه شوند.
با قابلیت پیاده‌سازی این سامانه در وب‌سایت سازمان بهره‌بردار و همچنین دریافت فایل نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند، ارباب رجوع می‌تواند ثبت نامه به واحد مربوطه را به آسانی انجام دهد. او همچنین با دریافت پیامک ثبت نامه از انجام درست عملیات خود، مطمئن خواهد شد.
در این سامانه همچنین بر اساس دسترسی‌های تعریف شده، زمینه نظارت کاربران دبیرخانه و تایید یا رد نامه‌ها فراهم است و در صورت تغییر وضعیت نامه‌ها ارباب رجوع از طریق ارسال پیامک در جریان روند اداری نامه خود، قرار می‌گیرد.
با عملیاتی‌سازی سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه علاوه بر کاهش چشمگیر مراجعات حضوری از انجام عملیات حجیم و پرهزینه ارسال نسخه‌های کاغذی نامه‌ها نیز با اسکن و ثبت آنها در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه، کاسته می‌شود.
وزارت ورزش و جوانان و وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی از کاربران نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون ادرای دیدگاه نیز هستند.

اتوماسیون اداری/ شرکت چارگون

شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.

در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.

راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات،‌ کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری،‌ صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمان‌ها به همراه دارد.

اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری

اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌ جامع مدیریت منابع انسانی

اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری

اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال

اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها

ویژگی‌های نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه چیست؟

تغییر نسل مجموعه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه‌، اقدامی بزرگ و تحول‌آفرین است که امروز با وجود تغییر در معماری دیدگاه بدون ایجاد کوچکترین اختلال در سازمان‌های مشتری با موفقیت به بارنشسته است. تغییر نسل اتوماسیون اداری دیدگاه ، مزایای زیادی برای کاربران در لایه تکنولوژی و نیز تجربه کاربری ایجاد کرده و همین‌ مزیت‌ها دلیل استقبال مشتریان از تغییر دیدگاه ۴ به دیدگاه ۵ شده است.  در این تغییر نسل، نرم افزار مکاتبات دیدگاه که از قدیمی‌ترین نرم‌افزارهای چارگون و دارای پویایی و پیچیدگی منحصر به فردی است، دستخوش تحولات فراوان وموثرتری شد که در ادامه به این تحولات خواهیم پرداخت: در جریان تغییر نسل نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه ، فرآیندهای علمی و مهندسی شده را شاهد بودیم که اگر هریک از این فرآیندهای مهندسی شده و دقیق انجام نمی‌شد، سازمان‌های مشتری با ریسک‌های زیادی همراه می‌شدند.

توسعه دیدگاه 5 و  تست‌های کاربری

تیم تست محصول دریافت‌ها هم‌زمان با تغییر معماری دیدگاه، پیش‌بینی‌های خود را به تیم تولید انتقال می‌داد تا ایرادات برطرف شود و بیش از ۵هزار آزمایه (Test case) تنها بر روی پیشخوان نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه تعریف واجرا شد.
multi–platform و  multi-browser
رابط کاربری دیدگاه ۵ با استفاده از patternهای توسعه جدید، فریم‌ورک سمت کاربر خود را به صورت شی‌گراء توسعه داد و با استفاده از فناوری‌های جدید نظیر web socket،‌همگام‌سازی پایانه‌های ارتباط زنده و دو طرفه سمت خدمات‌دهنده-گیرنده را محقق ساخت.در نتیجه هم‌اکنون دیدگاه ۵ بر پایه استانداردهای جدید وب همانند HTML5 و CSS3 توسعه یافته و طیف وسیعی از مرورگرها را پشتیبانی می‌کند.
کارکرد همزمان از دیدگاه ۵ و ۴ در طول تغییر نسل
در دیدگاه ۵ ، قابلیت استفاده همزمان از بخش‌های مختلف منوی اداری و کار با چند فرم از نرم‌افزارهای گوناگون وجود دارد و از جدیدترین تکنولوژی‌ها در آن بهره گرفته شده است. همچنین تغییرات به نحوی طراحی شدند که کاربران سازمان مشتری بتوانند از دیدگاه ۴ و ۵ بطور هم‌زمان استفاده کنند.
Online Word
قابلیت دیگر نسل جدید مکاتبات ، Online Word است. این قابلیت باعث رفع نیاز به آفیس بر روی کلاینت‌های سازمان و آپدیت آن شده است. وجود امکانات تعاملی گفتگو مثل Chat، Drag and Drop ، افزایش قابلیت کار با کیبورد و Shortcut ، امکان ویرایش موجودیت‌های متنی به صورت هم‌زمان و افزایش کیفیت تجربه کاربری از دیگر امکانات نسل جدید مکاتبات است.
Timeline
ایجاد Timeline در مجموعه زیرساخت تعاملی Collaboration  قابلیتی جدید است که رخدادهای مختلف یک سازمان را به ترتیب زمانی نشان می دهد؛ مثلا اگر یک پروژه، یک پرونده و سه جلسه توسط کاربر پیگیری می‌شود ، امکان دیدن کل رویدادها و اتفاقات مربوط به آن در یک نمای متمرکز وجود دارد.
داشبوردهای مدیریتی در دیدگاه ۵
افزون بر این، وجود داشبوردهای مدیریتی در دیدگاه ۵ بهترین ابزارکنترل عملکرد سازمان‌ها از سوی مدیران است و می‌شود از طریق آنها گزارشات مدونی تهیه کرد. همچنین امکان ویرایش موجودیت‌ها به شکل Inline فراهم شده است. در واقع یک موجودیت، فرم ویرایش جداگانه‌ای نخواهد داشت و در عمل نیز امکان مشاهده ویرایش فراهم است. این ویژگی باعث می‌شود سرعت عملکرد کاربر بیشتر و کارایی آسان‌تر شود.

چگونگی تدوین و اجرای نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه

سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که هدف آن در کنار بازمهندسی نرم‌افزارها نگاه به آینده و استفاده از تکنولوژی‌های برتراست. این پروژه که در چارگون به نام «زاگرس» شناخته می‌شود، زمینه بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم کرده است. در ابتدای پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها به تبیین مشکلات و چالش‌های آنها دست یافتیم. سپس آنها را بر اساس اهمیت و امکان رفع  دسته‌بندی و هدف‌گذاری کردیم. تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد.

بعد از تعریف اهداف، نوبت به تعریف شیوه محاسبه میزان تحقق هر هدف و چارچوب پیگیری آنها رسید. در این بخش به ازای هر هدف تعدادی سنجه ایجاد یا معرفی شد که چگونگی محاسبه تحقق هریک از اهداف را مشخص می‌کرد. پس از آن، فرایندهای محاسبه و بررسی میزان تحقق اهداف تعریف شد. این فرایندها مشخص می کردند که در چه بازه‌های زمانی و یا چه رویدادهایی سنجه‌های مشخص شده محاسبه و میزان تحقق اهداف، مشخص می‌شوند. به این ترتیب روال‌هایی برای بررسی و پیگرد میزان پیشرفت تحقق اهداف به دست آمد که در جریان عملیات بازمهندسی بسیار کمک کننده بود.

انتخاب بهترین استراتژی

بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.

استراتژی‌های مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:

• منجمد نگه داشتن نرم‌افزارها؛ به این معنی که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند، نگه داشت و با تیمی جدا، نرم‌افزارهای جدیدی تولید کرد.

• بازمهندسی بر اساس پلتفرم‌های مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شده و تمامی پلتفرم‌ها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.

• برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرم‌ها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.

• قابلیت‌های یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.

• بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرم‌ها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.

همه این استراتژی‌ها واقعا کاربردی هستند و هر کدام حل‌کننده برخی مشکلات بازمهندسی است و با توجه به رویکرد انتخابی در نوع بازمهندسی (بازمهندسی کد، معماری یا رفتار) می‌توانند مفید باشند.

استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه

درباره بازمهندسی سیستم‌ اتوماسیون اداری دیدگاه، بر اساس بررسی‌های انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی هم‌زمان از نرم‌افزارهای فعلی و تبدیل کردن آنها به نرم‌افزارهای جدید، تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود.

این استراتژی از آن جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد. بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:

1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل می‌شوند.

2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود. قابلیت‌های جدید به آن اضافه و قابلیت‌های قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف می‌شوند.

3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار نمایان می‌شوند.

4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیت‌های مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی می‌شوند.

5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل می‌شوند.

6- تست: قابلیت‌های پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست می‌شوند.

7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.

بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه؛ از آغاز تا انجام

از سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که به نام «زاگرس» شناخته می‌شود. طی  این پروژه،  بستر تئوری و عملی بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم شده است. این پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها، تبیین مشکلات و چالش‌های آنها ،دسته‌بندی و رفع آنها را هدف‌گذاری  شد.  تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد که اجرای آن در دستور کار قرار گرفته است.

استراتژی‌های پیش‌رو درعملیات بازمهندسی دیدگاه

بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.
استراتژیهای مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
• یک استراتژی این است که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند منجمد نگه داشت و کارهای مربوط به آن را ادامه داد و با تیمی جدا، نرم افزارهای جدیدی تولید کرد.
• بازمهندسی بر اساس پلتفرمهای مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شود و تمامی پلتفرمها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.
•استراتژی دیگر این است که برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرمها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.
• استراتژی دیگر این است که قابلیتهای یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.
• یک استراتژی دیگر نیز این است که بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرمها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.
استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه
 درباره بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه که نرم‌افزارهای متعددی از جمله مکاتبات اداری،‌ جلسات،‌ کارها،‌ مدیریت اسناد و .. را شامل می‌شود  بر اساس بررسیهای انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی همزمان از نرم افزارهای فعلی و در نهایت تبدیل کردن همین نرم‌افزارهای فعلی به نرم‌افزارهای جدید تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود. این استراتژی از این جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد.
بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:
1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل می‌شوند.
2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود، قابلیت‌های جدید به آن اضافه و قابلیت‌های قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف می‌شوند.
3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار مشخص می‌شود
4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیتهای مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی می‌شوند.
5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل می‌شوند.
6- تست: قابلیت‌های پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست میشوند.
7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده دراختیار مشتریان قرار میگیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.