تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.سازگاری بیشتر اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون، انطباق و سازگاری اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ با نیازهای سازمان‌های مشتری را از دلایل اصلی مهاجرت کاربران به نسل پنجم نرم‌افزارهای این مجموعه، دانست.
نیما ابراهیم‌زاده در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: رضایت
کاربران از امکانات نسل پنجم اتوماسیون ادارینشان می‌دهد در تغییر نسل دیدگاه، موفق عمل کرده‌ایم.
وی ادامه داد: همین یک قابلیت به تنهایی نشان می‌دهد که اتوماسیون اداری دیدگاه در نسل پنجم با نیازهای سازمان‌های مشتری انطباق بیشتری یافته و در آن به افزایش سرعت و راحتی کاربری، توجه جدی شده است.
ابراهیم‌زاده یادآور شد: با توجه به فاصله زمانی بین دیدگاه ۴ و ۵ افزایش سرعت نرم‌افزارها، بهبودها، سطح قابلیت‌ها و امکانات در نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه را می‌توان قابل توجه و پُر اهمیت، دانست.
نیازسنجی؛ شرط بهبود نرم‌افزارها
به گفته وی، در نسل پنجم دیدگاه، تغییرات و بهبودها متناسب با نیازهای
مدیران و کاربران تقسیم‌بندی، طراحی و اجرا شده‌اند و با توجه به مفاهیم جدید اتوماسیون اداری دائما در
حال به روز رسانی هستند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون
خاطرنشان کرد: به روز بودن تغییرات نرم‌افزارهای
اتوماسیون اداری در پروژه زاگرس علاوه بر نرم‌افزار
مکاتبات در سایر نرم‌افزارهای
اداری نیز ادامه خواهد یافت و بازنگری‌های کلی و اعمال تمام نیازمندی‌های سازمان‌ها
متناسب با ظرفیت‌ها و امکانات زاگرس، صورت خواهند گرفت.
ابراهیم‌زاده با تاکید بر نیازسنجی پیوسته چارگون از مشتریانش گفت: با
توجه به اینکه تغییر نسل نرم‌افزارها و امکانات جدید به طور طبیعی سازمان‌های
مشتری را به سمت درخواست‌ها و نیازهای جدید سوق می‌دهند تلاش کرده‌ایم تا همواره
از نظرات و خواست‌های کاربران جهت افزایش کارآیی ابزارها بهره ببریم.
وی با بیان اینکه در بازار نرم‌افزارهای سازمانی، مجموعه دیدگاه از
جایگاه ویژه و ممتازی برخوردار است، افزود: آمارها می‌گویند در حال حاضر سهم عمده‌ای
از بازار رقابتی در تصاحب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
است.
یکپارچه‌سازی مدیریتی
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون اضافه کرد: هر چند که
سایر شرکت‌ها نیز تلاش‌های خوبی در زمینه رشد بازار داشته‌اند؛ اما بر اساس آمار،
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه همچنان از لحاظ تکنولوژی، کارکرد و کاربری بر
سایر نرم‌افزارها تقدم دارند.
به گفته وی در نسل پنجم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه علاوه بر
نرم‌افزار مکاتبات سایر نرم‌افزارها مانندجلسات، کارها، تابلوی
اعلانات و داشبورد مدیریتی
نیز در قالب یکپارچه‌سازی مدیریتی توسعه و بهبود یافته‌اند.
کارشناس ارشد پشتیبانی اتوماسیون اداری چارگون خاطر نشان کرد: در همه
این نرم‌افزارها تلاش شده تا با پوشش نیازها و ارائه قابلیت‌های بیشتر زمینه،
نظارت، کنترل و بهره‌وری سازمانی به کاربران اعطا شود.
وی تصریح کرد: به عنوان مثال بهینه‌سازی
جلسات، اصلی‌ترین محور برای توسعه و ارتقای این نرم‌افزار بوده است. در
کنار آن، ارتقای چابکی و پویایی بیشتر سازمان‌ها در بستر کار تیمی و مشارکتی نیز
محور توسعه نرم‌افزار کارهاست.
به گفته وی، آسان‌سازی ارتباطات سازمانی و شفافیت اطلاعات، مهمترین
هدف در طراحی و تولید نرم‌افزار تابلوی اعلانات بوده‌است.
داشبورد مدیریتی؛ ابزاری برای شناخت نواقص
ابراهیم زاده خاطرنشان کرد: داشبوردهای مدیریتی نیز در دیدگاه ۵ با هدف ارائه بهترین ابزار کنترل عملکرد سازمان‌ها به مدیران و
مدیریت فرآیندها و شناخت نواقص طراحی و توسعه یافته‌اند.
به گفته وی، این ابزار در اتوماسیون اداری دیدگاه می‌تواند نقاطی در
سازمان که نیاز به بهبود روال و فرآیند دارند را مشخص و کمک کند تا نواقص سازمان
در روال نامه‌نگاری و گردش مکاتبات
اداری مشخص شوند؛ مثلا با
این ابزار مدیران می‌توانند بررسی کنند که چه مدت زمانی برای رسیدگی به نامه‌های
دریافتی توسط هر فرد و هر واحد صرف می‌َشود.
ابراهیم زاده خاطر نشان کرد: داشبوردهای مدیریتی و هر ابزاری که
مدیران را به سوی بهره‌وری و پویایی سازمانی سوق دهند از نقاط قابل توسعه در نسخه‌های
آتی اتوماسیون اداری دیدگاه خواهد بود.
مزیت‌های اتوماسیون اداری وب و موبایل چارگون
سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل در سازمان‌های امروزی یک ضرورت مهم است و ترند کسب‌وکار ارائه نرم‌افزاراتوماسیون اداری با شتاب به سمت موبایل بیس شدن در حرکت است.
در سال‌هایی که ارائه انواع نرم‌افزارهای سازمانی از حوزه نرم افزارهای مالی و حسابداری شروع شد، در ابتدا نرم‌افزارها به صورت اپلیکیشن‌های ویندوز ارائه می‌شد، تا اینکه به دوران اتوماسیون تحت وب رسید و پس از آن با همه گیر شدن استفاده از تلفن های هوشمند، نسل جدید اتوماسیون اداری موبایل در بازار نرم‌افزارهای سازمانی جایگاه ویژه‌ای یافت.
طبق آماری که از طرف موسسه پژوهشی comScore ارائه شده است در فاصله سال‌های ۲۰۱۳ تا ۲۰۱۷ آمار زمانی که کاربران محتوای دیجیتال روی بستر تلفن های هوشمند صرف می‌کنند، ۹۹ درصد افزایش داشته است و آمار استفاده از تبلت ۲۶ درصد رشد داشته، درحالی‌که زمان صرف شده روی نرم‌افزارهای دسک‌تاپ ۸ درصد کاهش داشته است. این نشان می‌دهد، اتوماسیون موبایل یک ترند جدی در فضای تولید نرم‌افزار است و غفلت از آن ضررهای جبران ناپذیری در آینده نزدیک برای فعالان این حوزه از فناوری اطلاعات ایجاد می‌کند.
ارائه نرم‌افزار اداری و سازمانی بر روی بستر موبایل، با اینکه در اولین قدم به دلیل اقبال کاربران به ابزارهای همراه و گسترش بستر اینترنت موبایل در نفس خود اقدام باارزشی در راستای همراهی با نیازهای کاربران ادارات و شرکت‌هاست، اما ساختار طراحی این نرم‌افزارها نیز باید با سلیقه و دانش کاربران امروزی که به شدت تحت تاثیر شبکه های اجتماعی هستند هماهنگ شد. باز طبق آمار موسسه پژوهشی comScore زمانی که کاربران اپ‌های موبایل صرف می‌کنند بیش از همه در شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌هاست.
در میان نرم‌افزار سازمانی نسل موبایل، اتوماسیون اداری چارگون، با توجه به موقع به فرهنگ و سلیقه جدیدی که در دنیای سیطره پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی در میان کاربران شکل گرفته، سعی کرده که نسل جدید نرم افزار جلسات و نرم افزار کارها را در مجموعه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه طبقه‌بندی می شوند را بر اساس بنیان گفتمان و تعامل لحظه ای کاربران طی کند. در طراحی این محصولات بخش فضای گفتگو (discussion board) اضافه شده است که کاربران درباره مباحثی که درباره جلسات و فعالیت‌های رسمی کاری پیش می‌آید مانند امکانات پیام رسان‌ها ، قادر به گفتگو باهم باشند و همچنین بتوانند مستندات و فایل های مورد نیاز را با هم به اشتراک بگذارند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزارکارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
فضای گفتگو در نرم‌افزار جلسات اتوماسیون اداری چارگون
نرم‌افزار جلسات اتوماسیون اداری چارگون امکانات متنوعی جهت انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. حتی تبادل نظر اولیه درباره موضوع جلسه و انتقال مستندات مرتبط از طریق گفتگو بین افراد قابل انجام است. این تعاملات قبلی گاهی منجر به حل مسئله و عدم تشکیل جلسه و نهایتا صرفه‌جویی زمان و هزینه در سازمان خواهد شد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
مزیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری
در مسیر توسعه میز خدمت الکترونیک در سازمان‌های دولتی یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت‌های مهمی ایجاد کند و بهره‌وری سیستم‌های اداری را به شکل موثری افزایش دهد.
خرداد ماه امسال سازمان اداری و استخدامی کشور با ابلاغ بخشنامه «حقوق شهروندی در نظام اداری» و ابلاغ دستوالعمل «میز خدمت» به سازمان‌های مختلف دولتی و بخش عمومی، راه‌اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک را به پروژه واحد های فناوری اطلاعات تبدیل کرد. مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ مورخ ۱۳۹۶/۰۹/۰۷ دستورالعملی به ادارات و سازمان‌ها ابلاغ شد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایت‌مندی آنان دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل «میز خدمت الکترونیکی» و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.
این دستورالعمل که با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» مطرح شده، کلیه دستگاه های اجرایی را موظف می‌کند که نسبت به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند، اقدام کنند. در واقع آیین‌نامه ایجاد میز خدمت الکترونیک در راستای عزم جدی دولت برای بهبود عملکرد نظام اداری و پاسخگویی بهینه به ارباب رجوع، ابلاغ شده است.
همین موضوع توجه به اهمیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک را با اتوماسیون اداری سازمان‌ها نشان می‌دهد، زیرا تحقق واقعی حقوق شهروندی با کامل شدن چرخه خدمات دولت الکترونیک، ممکن خواهد بود که مهمترین بخش آن نیز به جز حذف مراجعه حضوری و امکان پیگیری آنلاین فرآیندهای اداری، ایجاد بستر شفافیت اطلاعات خواهد بود.
متاسفانه ساختار اداری و بوروکراسی پیچیده در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ بخش عمومی، پتانسیل زیادی برای تخلفات اداری دارد که شفافیت اطلاعات بهترین و کم‌هزینه‌ترین راه برای ایجاد سلامت اداری و تحقق ابعاد گسترده‌تر و عمیق‌تر حقوق شهروندان است.
قانون شفافیت اطلاعات درسال ۱۳۸۸ در مجلس شورای اسلامی مطرح و نهایتا به تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام رسید اما اجرای آن تا سال ۹۳ روی کاغذ مانده و عملیاتی نشده بود. تا اینکه از سال ۹۲ این قانون اجرایی شد. اما نکته مهم این است که هنوز روند اجرای آن بهینه و کارآمد نیست زیرا دسترسی آنلاین به بسیاری از این اطلاعات وجود ندارد و شهروندان نمی‌توانند براحتی از طریق سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند و فرآیندهای مکاتباتی خود با سازمان‌ها را در لحظه مشاهده نمایند.
سامانه میز خدمت الکترونیک چنانچه با سیستم اتوماسیون اداری سازمان یکپارچه باشد، قدم مهمی در تحقق اهداف دولت الکترونیک برداشته می‌شود. لذا توجه به این امکان در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت الکترونیکی تعیین کننده خواهد بود. یکپارچگی با اتوماسیون اداری موجب می‌شود، فرآیند چرخش نامه و درخواست‌های ارباب رجوع در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات سازمان ادامه پیدا کند و ارباب رجوع از مراحلی که نامه در سازمان طی می‌کند با دریافت پیامک مطلع شود. این ابزار ضمن ایجاد شفافیت در عملکرد دستگاه‌های اجرایی حقوق شهروندی را پاس می‌دارد و کاهش تخلفات اداری و افزایش رضایت شهروندان را به دنبال خواهد داشت.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
بهره‌برداری از اپلیکیشن پیشخوان دیدگاه همراه در 2 سازمان مشتری
دانشگاه صنعتی امیرکبیر و شرکت شبکه طلایی مات کیش و با بهره‌برداری از قابلیت‌ها و امکانات اپلیکیشن پیشخوان دیدگاه همراه، دسترسی به کارتابل روزانه اداری را برای کاربران خود مهیا کرند.
به گزارش روابط عمومی چارگون، دانشگاه صنعتی امیرکبیر که از مشتریان قدیمی چارگون است از نرم‌افزارهای مختلف راهکارهای مدیریت منابع انسانی و مالی دیدگاه در این مجموعه بهره می‌برد.
در حال حاضر نرم‌افزارهای پرسنلی، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب از راهکار منابع انسانی و نرم‌افزارهای حسابداری مالی، بودجه و اعتبارات و قراردادها، استقرار نرم‌افزارهای انبار و حسابداری انبار، اموال و دارایی‌های ثابت و نرم‌افزار خرید و تدارکات از راهکار لجستیک دیدگاه در دانشگاه صنعتی امیرکبیر، عملیاتی شده‌اند.
در ادامه نیز شرکت شبکه طلایی مات کیش که پیش از این به سیستم‌های پرسنلی، حضور و غیاب و حقوق و دستمزد دیدگاه مجهز شده بود، اپلیکیشن پیشخوان را برای نصب و راه‌اندازی برگزیده است.
اپلیکیشن پیشخوان از بستر دیدگاه همراه، یکی از پرکاربردترین عملیات‌های اتوماسیون اداری تحت وب مجموعه دیدگاه را بر روی موبایل در اختیار کاربران می‌گذارد.
امکان مشاهده، درخواست یا تایید مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و همچنین گزارشات شخصی و قسمت کاری توسط این اپلیکیشن برای کاربران دیدگاه همراه میسر می‌شود.
دیدگاه همراه با قابلیت کاربری در موبایل، تبلت و …. و با هدف ایجاد دسترسی مدیران سازمان‌ها به کارتابل‌های اداری و انجام امور، امکانات متعددی از نرم‌افزارهای یکپارچه تحت وب دیدگاه را در خود جای داده است تا کاربران بتوانند از هر مکان، زمان و به راحتی کارهای خود را انجام دهند.
در حال حاضر که شرکت اپل به دلیل تحریم‌های وضع شده علیه کشورمان از پذیرش نسخه‌های جدید برنامه‌های موبایلی ایرانی در App Store خودداری و حتی شروع به حذف آنها کرده، امکان دانلود و نصب اپلیکیشن‌های دیدگاه همراه از طریق وب‌سایت رسمی شرکت چارگون فراهم است.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
استقرار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در بیمارستان کلیوی امیرالمونین علی(ع) تبریز
نسخه ۵ نرم افزار مکاتبات دیدگاه همزمان با حضور کارشناس استقرار اتوماسیون اداری چارگون در بیمارستان کلیوی امیرالمونین علی(ع) تبریز راه‌اندازی شد.
به گزارش روابط عمومی چارگون، با تصمیم مدیریت بیمارستان کلیوی امیرالمونین علی(ع) تبریز اتوماسیون نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات با هدف حذف کاغذ از ساختار اداری، مکانیزه کردن مکاتبات، پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد در این مجموعه عملیاتی شد.
امیر حسن زاده- کارشناس چارگون در فرآیند استقرار این نرم‌افزار که 6 روز ادامه داشت در کارگاهایی چگونگی بهره‌برداری از امکانات و ابزارهای نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه را به مسولین واحدهای مختلف اداری، مالی، داروخانه، آزمایشگاه و … آموزش داد تا پس از آن، بهره‌برداری از نرم‌افزار به صورت عملیاتی آغاز شود.
در این کارگاه‌ها مدیران ارشد بیمارستان که پیش از این، تجربه کاربری نسخه 4 نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه را در دانشگاه علوم پزشکی تبریز داشته‌اند، از امکانات نسخه 5 این نرم‌افزار استقبال کردند.
نسل جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه علاوه بر حذف کاغذ از ساختار اداری و مکانیزه کردن مکاتباتت اداری، قابلیت‌هایی مانند استفاده همزمان از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، عدم نیاز به آپدیت office، امکانات تعامل و گفتوگو را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. علاوه بر این، افزایش قابلیت‌های کار با کیبورد و امکان ویرایش موجودیت‌های متنی بر میزان کارآمدی و پویایی نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه ۵ در ساختار‌های اداری، افزوده‌اند.
بنابراین گزارش، ویژگی‌های منحصر به فرد نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات مجموعه دیدگاه، زمینه دسترسی آسان مدیران و سایر کارکنان به اطلاعات و انجام روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان را فراهم می‌کند. تغییر نیازهای کاربران و تمرکز بر سرعت، دقت و سهولت دسترسی، مهمترین دلایلی بود که موجب شد تا نسل جدیدی از نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه روانه بازار شوند.
در حال حاضر نیز مهاجرت از نسل ۴ به نسل ۵ دیدگاه با توجه به بهره‌برداری بیش از ۹۸ درصد سازمان‌های مشتری از نرم‌افزار مکاتبات درحوزه اتوماسیون اداری دیدگاه آغاز شده‌است و کم‌کم به سایر حوزه‌های نرم‌افزاری دیدگاه سرایت خواهد کرد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها