تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تغییر نسل اتوماسیون اداری دیدگاه در استانداری اردبیل عملیاتی شد
کارشناس استقرار چارگون از تغییر نسل نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه در استانداری اردبیل با هدف ارائه امکانات مکاتباتی بیشتر به کاربران، خبر داد.
امیر حسن‌زاده در گفتوگو با روابط عمومی چارگون گفت: همزمان با حضور
کارشناسان شرکت چارگون در استانداری اردبیل، برخی فرآیندهای مکاتباتی این
مجموعه اصلاح شد و نرم‌افزار
مکاتبات اتوماسیون اداری مستقر در
ستاد مرکزی، فرمانداری‌ها و بخشداری‌های زیر مجموعه آن با موفقیت به نسخه دیدگاه ۵ ارتقاء یافت.
وی ادامه داد: در روند تغییر نسل نرم‌افزار اتوماسیون اداری در
استانداری اردبیل، آموزش‌های لازم با هدف معرفی قابلیتهای جدید نرم‌افزار و آشنایی بیشتر با
اصول صحیح مکاتبات به
کاربران ارائه شد.
حسن‌زاده با اشاره به استقبال کاربران استانداری اردبیل از نسل پنجم
نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه، تاکید
کرد: قابلیتهای جدید و به روز شده مانند استفاده از جای‌گذاری‌های متعدد در نامه‌ها
که یکی از دغدغه‌ها و نیازهای مهم سازمانی کاربران بود بعد از بازبینی و اصلاح
تمام الگوهای نامه در اختیار آنها قرار داده شد تا به بهره‌وری بیشتر در مجموعه
استانداری، منجر شود.
به گفته وی، در نسل جدید نرم‌افزار اتوماسیون
اداری، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و
گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و
اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار می‌گیرد.
کارشناس استقرار اتوماسیون اداری چارگون
به اهمیت پروژه تغییر نسل نرم‌افزار اتوماسیون اداری در
استانداری اردبیل اشاره کرد و گفت: ارتباط و تعامل مدیران استانداری اردبیل با
چارگون بسیار سازمان‌یافته و مناسب و تعاملی است. آنها دائما درخواست‌ها و
پیشنهادهای خود را با هدف کمک به افزایش امکانات و بهبود رابط کاربری مجموعه نرم‌افزاری
دیدگاه از طریق پرتال امور مشتریان ثبت و ارسال می‌کنند.
بنابراین گزارش، با ارائه نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
به استانداری اردبیل، سطح کیفی و کاربری نرم‌افزار مکاتبات در این
مجموعه به طرز چشمگیری ارتقا خواهد یافت. نرم‌افزار مکاتبات ۵ مجموعه
دیدگاه در کنار امکانات و قابلیتهای متعدد، زمینه دسترسی آسان مدیران و سایر
کارکنان این مجموعه به اطلاعات و انجام روزمره و بررسی و تحلیل فرآیندهای سازمان
را فراهم می‌کند.
مکانیزه شدن فرآیندها و مکتوبات اداری و پاسخگویی سریع به مخاطبین را
می‌توان از دیگر دستاوردهای مهم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در استانداری
اردبیل دانست؛ زیرا طراحی یکپارچه و پیوستگی با سایر نرم‌افزارها این سیستم را به
ابزاری قوی برای ایجاد تحول در ساختارهای اداری تبدیل کرده است.
قابلیتهای جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه مانند استفاده همزمان از
بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، عدم نیاز به آپدیت office، وجود امکانات تعاملی و گفتوگو chat وcollaboration ،Drag
and drop و … بر میزان کارآمدی و پویایی نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، افزوده است.
عرضه اتوماسیون اداری دیدگاه به 6 سازمان مشتری چارگون
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه برای ایجاد تحول در ساختار مکاتباتی و داخلی به 6 سازمان مشتری چارگون، عرضه شد
به گزارش روابط عمومی چارگون، نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه برای نصب و استقرار در صندوق پژوهش و فناوری کریمه، شرکت آسان سرمایه‌گستر ایرانیان، شرکت نیرو آتیه صبا و شهرداری دزج در دستور کار تیم فنی چارگون قرار گرفته است.
علاوه بر نرم‌افزار مکاتبات در شرکت رهپویان پردازش گستر صحرا نرم‌افزار جلسات و در بیمارستان بین‌المللی ولیعصر(عج) تبریز، اپلیکیشن مکاتبات همراه عملیاتی می‌شوند. از راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه همچنین استقرار چند سرویس مانند ECE و LINK ،سرویس ارسال و دریافت فکس و ایمیل نیز در این سازمان‌ها،نهایی شده است.
نسل جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در کسب وکارهای مختلف علاوه بر حذف کاغذ از ساختار اداری و مکانیزه کردن مکاتبات، پیگیری نامه‌ها، آرشیو و مدیریت اسناد را نیز در حوزه اتوماسیون اداری به مدیران و کاربران اعطاء می‌کند.
این نرم‌افزار با قابلیت‌هایی مانند استفاده همزمان از بخش‌های مختلف منوی اداری (Multi-Window)، عدم نیاز به آپدیت office، وجود امکانات تعاملی و گفتوگو chat ،collaboration ،Drag and drop انجام تعاملات درون سازمانی و مکاتبات بین کاربران را به طرز چشمگیری، آسان کرده است.
اتوماسیون اداری دیدگاه همراه که گزیده‌ای از عملیاتهای پُرکاربرد برخی از نرم‌افزارهای این حوزه را داراست، امکان انجام عملیات اداری در هر زمان و مکانی را برای مدیران و کاربران مهیا کرده است. ارائه اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه، با پوشش برخی از عملیاتهای نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه و پوشش مفاهیم مختلف اتوماسیون اداری زمینه دسترسی و مشاهده نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها و تبدیل آنها به نامه و دریافت پیام‌ها و ارجاع آنها، امکان دسترسی به کارتابل مدیریتی را در خود جای داده است.
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی، سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است. این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد، راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی،سرمایه‌های انسانی و پویایی سازمانی را برای سازمان‌ها به دنبال دارند.
اتوماسیون فرآیندها در نرم‌افزار خرید و تدارکات چگونه محقق می‌شود؟
کارکرد نرم‌افزار خرید و تدارکات را می‌توان ایفای نقش رابط و واسطه‌گری بین ارکان داخلی یک سازمان با بسیاری از مراکز خارج از آن دانست. اینکه این سیستم رابط، چگونه نقش خود را ایفا می‌کند موضوعی است که در این مقاله به آن می‌پردازیم.
فرآیندهای خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخش‌های سازمان از جمله خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و … هستند و رابطه مستمری با ارکان سازمان دارند. با تکنولوژی‌های روز و پیشرفته، ماهیت عرضه و خرید به سرعت در حال تغییر است. مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه‌حل جامع، منظم و سیستماتیک است که با یکپارچه‌سازی، مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران فرآیندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل فرآیند خرید را راهبری می‌کند.
اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات
اتوماسیون
خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرآیندهای خرید و تدارکات و بهینه‌سازی
تعاملات و ارتباط‌های تجاری سازمان را با هدف بهینه‌سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان
کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، فراهم می‌کند.
اکثر سازمان‌ها همواره بر روی فرآیند خرید کالا با قیمت و شرایط مناسب
بعنوان ابزار اصلی برای کسب کیفیت خدمات خود، تأکید ویژه دارند. به این معنی که
کنترل هزینه‌ها، خرید موفقیت آمیز،استفاده بهینه از منابع مالی سازمان و
کسب رضایت مشتریان، همگی مستلزم بکارگیری یک سیستم خرید
و تدارکات کارآمد است.
کنترل و راهبرد این فرآیند درحیطه مسئولیت و وظیفه مدیران خرید و تدارکات و
واحدهای پشتیبانی سازمان بوده و از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. تکمیل این چرخه در
بستر گسترده و منعطف نرم‌افزاری موجب استقرار نرم‌افزارهای لجستیک و استراتژیک در سازمان می‌شود. مدیریت تدارکات، یک سیستم فرعی در
ترکیب سیستم کلی سازمان است که نقشی مانند نقش قلب در سیستم بدن موجود زنده را
برعهده دارد، زیرا خریداران و تأمین‌کنندگان مواد اولیه، با تهیه کالای مورد نیاز
سازمان، خون را در بدن سازمان جاری می سازند، چراکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به
میزان لازم و در زمان مناسب در اختیار واحدهای مصرف کننده قرار نگیرد، در گردش
عملیات سازمان و به ویژه سازمان‌های تولیدی و صنعتی، اخلال ایجاد می شود.
بیشتر بخوانید: سلام رویا! حال همه‌ی ما خوب است؛ اما تو باور نکن
کارکردهای سیستم خرید و تدارکات
- ممانعت از اتلاف منابع
- کاهش هزینه‌های نگهداری کالا در انبار
- افزایش راندمان و کارآیی سیستم موجودی
- افزایش سود و بازگشت سرمایه
- کاهش هزینه‌های از مدافتادگی، افت کیفیت و هزینه‌های ناشی از تغییر قیمت
- حذف فعالیت‌های زائد
- وجود منابع عرصه قابل اطمینان برای تأمین موجودی مورد نیاز
- ارتباط مستمر و نزدیک با عرضه کنندگان
- درگیرکردن همه افراد سازمان از بالاترین رده‌های مدیرتی تا پایین‌ترین سطوح سازمانی در تصمیم‌گیری‌ها و فرآیند
- ایجاد بسترهای فرهنگی مورد نیاز مثل همیاری و …
- برنامه‌ریزی‌های اساسی و فراگیر
انتخاب آگاهانه نرم‌افزاری کارآمد
در کسب‌وکارهای امروزی و در بنگاه‌های اقتصادی در کل دنیا، استفاه از
رایانه و سیستم‌های نوین نرم‌افزاری یکی از مهمترین عوامل موفقیت در استراتژی‌های
تدوین شده است. تا آنجایی که انتخاب یک سیستم یکپارچه و نرم‌افزار تخصصی می‌تواند
مهمترین ابزار رسیدن به اهداف برنامه‌ریزی شده باشد. اما سوال اینجاست این انتخاب
چطور و در چه زمانی انجام گیرد تا باعث ایجاد بازدهی مثبت و کاهش ریسک‌ها و افزایش
سود حاصل از فعالیت‌های اقتصادی و کاهش هزینه‌های جاری شود. آیا نرم‌افزارهای
سیستمی و راهبردی این قابلیت‌ها را دارد؟
نرم‌افزار خرید و
تدارکات دیدگاه برای ثبت و ردیابی فرآیند خرید سازمان به صورت خودکار بر اساس
ساختار آیین‌نامه معاملات خرید دولتی یا آیین‌نامه معاملات شرکت‌ها
طراحی شده است. این نرم‌افزار قابلیت ثبت و مدیریت انواع درخواست خرید کالا و خدمت
و همچنین اطلاعات خرید شامل استعلام، پیش‌‌فاکتور، تامین اعتبار، مناقصات و … را
داراست.
ویژگی‌ها و مزایا
- تهیه گزارش‌های دلخواه به صورت پارامتریک Report Generator
- برنامه‌ریزی خرید و ثبت سفارش بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده
- تعریف فرآیند درخواست خرید و سفارش خرید به ازای نوع کالا و خدمت
- تهیه گزارش تاریخچه درخواست و خرید یک کالای خاص
- تهیه گزارش خریدهای انجام شده بر اساس تامین‌کننده
برنامه‌ریزی و سامان‌دهی فرآیند خرید و تامین کالا و خدمات با مناسب‌ترین قیمت و بالاترین کیفیت برای سازمان‌ها، فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است. نرم‌افزار خرید و تدارکات دیدگاه به عنوان یکی از نرم‌افزارهای حوزه «لجستیک» برای مکانیزه کردن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی شده است. گردش مکانیزه درخواست‌های خرید، امکان ثبت سفارش خرید و امکان گروه‌بندی ارائه کنندگان کالا و خدمات در کنار سایر امکانات، این نرم‌افزار را به ابزاری مهم در تصمیم‌گیری‌های مدیران تبدیل کرده است.
درخواست دموی نرم‌افزار خرید و تدارکات
6 هزار کاربر سیستم‌های منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه در دانشگاه فنی و حرفه‌ای
مدیرکل آی‌تی دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور تاکید کرد: 173 دانشکده این
دانشگاه با نزدیک به 6 هزار کاربر از بهره‌‌برداران سیستم‌های منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه است.
دکتر مهدی اردستانی در گفتوگو با روابط عمومی چارگون تاکید کرد: دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور از سال 92 به سیستم‌های منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه مجهز شده است. در حال حاضر زیرسیستم‌های مکاتبات اداری، پرسنلی، حقوق و دستمزد، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه و سرویس‌های ECE و LINK در این دانشگاه عملیاتی شده است.
ارزش‌افزوده‌های سیستم‌های دیدگاه در دانشگاه فنی و حرفه‌ای
مدیرکل آی‌تی دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور خاطرنشان کرد: دولت الکترونیک و ارائه خدمات مکانیزه یک رویه
استاندارد در کشور است که همه سازمان‌ها و دستگاه‌های اداری به سوی آن گام بر‌می‌دارند.
دانشگاه فنی و حرفه‌ای کشور نیز با آغاز این روند گام‌های موثری را برای رسیدن به
این استاندارد برداشته و به سمت بهبود و اثربخشی بیشتر پیش رفته است.
اردستانی یادآورشد: در حال حاضر تمام مکاتبات ما در بستر
سامانه های الکترونیکی چارگون انجام می‌شود. حذف کاغذ و تبادل اسناد به صورت سنتی
و دستی در سازمان با این روش به طور کامل برچیده شده و سرعت و دقت انتقال داده‌ها
به مراتب، افزایش داشته است.
وی با اشاره به توسعه همکاری دانشگاه فنی و حرفه‌ای و چارگون گفت: کلیه
سازمان‌های ارائه‌کننده خدمات به دنبال عملیاتی‌‌سازی سیستم‌های جامعی هستند که
بتوانند همه فرآیندها و روال‌های اداری سازمان را پوشش دهند. ما هم در دانشگاه فنی
و حرفه‌ای کشور تلاش می‌کنیم با تحقیقات و بررسی نیازمندی‌هایمان به سمت سیستم‌های
جامع برویم .
اردستانی ادامه داد: برای ایجاد بستر یکپارچه و کارآمد بین سیستم‌ها
محصولات نرم‌افزاری دیدگاه همواره گزینه جدی ما هستند.
وی تاکید کرد: شرکت چارگون را جزو شرکت‌های بسیار موفقی می‌دانم که علاوه بر تعامل خوب با مشتری و همراهی با او، راهکارهای مکانیزه موثر و کارآمدی برای رفع نیازهای سازمان‌های اداری، تجاری و علمی و… تولید می‌کند.
شرکت دارو درمان سپهر در فهرست کاربران نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت دارو درمان سپهر با خرید لیسانس و خدمات نصب نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری در فهرست کاربران دیدگاه قرار گرفت.
به گزارش روابط عمومی چارگون، آموزش و استقرار نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در شرکت دارو درمان سپهر به زودی عملیاتی می‌شود. انتخاب نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه از سوی این شرکت با هدف پوشش مکانیزه مکاتبات اداری، آرشیو مستندات و اسناد سازمان صورت گرفته است.
استقرار این نرم‌افزار علاوه بر صرفه‌جویی
در هزینه‌های مالی و انسانی سازمان به ایجاد شفافیت و پویایی مکاتبات داخلی و
حذف کاغذ از آن منجر می‌شود.
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
نرم‌افزار
مکاتبات راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، گردش مکانیزه نامه‌های سازمانی را در کلیه سطوح تحت پوشش قرار می‌دهد.
این نرم‌افزار با تسهیل فرآیند دسترسی و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در اختیار مدیران سازمان‌های
بهره‌بردار قرار می‌دهد.
از ویژگی‌های جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به پیگیری راحت‌تر نامه‌ها و آرشیو و مدیریت
اسناد، استفاده از بخش‌های
مختلف منوی اداری
(Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره به
صورت همزمان، فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
برخی امکانات شاخص نرم‌افزار مکاتبات اداری
پیاده‌سازی هر نوع معماری خاص و مدل‌های ویژه دبیرخانه‌های مختلف
جداسازی پیش‌نویس‌ها از مستندات رسمی سازمان
اجرای نرم‌افزار دیدگاه در مرورگرهای Safari، Chrome، Firefox و IE
تعریف محدوده دسترسی برای Admin سیستم (Local Admin)
جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
امکان تعریف دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگلیسی
نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است. در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی، سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است. راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است.