نقش و کارکرد سیستم‌های اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی

امروزه بر کسی پوشیده نیست که مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی و انسانی  را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهند بود. این سیستم ‌ها حتی امکانات جدید ارتباطی را مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد؛ بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب‌ناپذیر است.

می‌دانید که امروزه جم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند به طوریکه می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت‌هایی از قبیل انتشار یا ذخیره اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی مانند سیستم‌های مدیریت اسناد هستند. از سوی دیگر در تقسیم ‌بندی‌های عمومی نرم‌افزارهای متداول و مورد نیاز در هر سازمان و شرکتی را نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه، ‌نرم افزار مدیریت اسناد، آرشیو و بایگانی و نرم افزار امور قراردادها و مناقصات تشکیل می‌دهند. مجموع این نرم‌افزارها مراودات رسمی سازمان‌ها را رقم می‌زنند.

پیامدهای تاثیرگذار سیستم‌های اتوماسیون اداری

 بر اساس تحقیق‌ها و پژوهش‌های آماری، بیشترین معیارهای تأثیر گذار در مراودات رسمی سازمانی ناشی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مکتوبات اداری است. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند.
با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به ویژه در حوزه  سرویس دهی به ارباب رجوع‌ها،‌ تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است؛ بنابراین وجود اتوماسیون اداری و ایجاد نرم‌افزارهای زیرمجموعه آن مانند نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک، جلسات،‌کارها، ECE  و سینک سرور و ... از نظر کارکنان سازمان‌ها، تحولی بزرگ و عامل برای گسترش تعاملات سازمانی است.
متاسفانه یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمان‌ها فقط برای خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند؛ بنابراین استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات ندارند و از تسهیلات آنها برخوردار نمی‌شوند.
تحقیقات صورت‌گرفته در میزان تاثیرگذاری سیستم اتوماسیون اداری در توسعه تعاملات سازمانی نشان می‌دهد جلوگیری از برخوردهای غیر اداری افراد در هنگام کار و پیشگیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان، 2 پیامد جدی بهره‌برداری از این سیستم‌ها هستند.
نتایج این تحقیقات بر این نکته تأکید دارند که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیرضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و از ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی‌گرا پیشگیری کند. سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.

چرایی و اهمیت بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

در ایران از تولید و طراحی اولین نسل نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری  و سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر وب، بیشتر از 15 سال می‌گذرد. در این دوره نرم‌افزارها نه تنها به بلوغ کامل رسیده‌اند؛ بلکه در حال حاضر هیچ شرکتی را نمی‌توان بدون وجود اینگونه ابزارها تصور کرد.

در طول این سال‌ها شرکت‌های تولید‌کننده نرم‌افزار سعی کرده‌اند با بازمهندسی‌های محدود در برخی از محصولات خود که بیشتر با هدف تغییر معماری و تغییر کد بوده‌اند، نیازمندی‌های جدیدی را پایه‌ریزی کنند. از سوی دیگر تغییرات شگرفی در طول سال‌های گذشته در فرهنگ‌های سازمانی شرکت‌ها ایجاد شده که نیاز به باز تعریف برخی از مفاهیم بنیادی سیستم‌های اطلاعاتی را اجتناب ناپذیر کرده است. در مقاله زیر از لزوم بازمهندسی نرم‌افزارها به ویژه در حوزه مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری خواهیم گفت.

 بسترهای قدیمی در مقابل رشد تکنولوژی

همه نرم‌افزارها در ابتدای شکل‌گیری بر اساس مفاهیم مهندسی نرم‌افزار در فاز تولید قرار می‌گیرد. در این فاز، بر اساس نیازمندی‌های تعریف شده، نرم‌افزار وارد فرآیندهای مختلف تحلیل، معماری، طراحی، پیاده‌سازی و تست می‌شود. بعد از پایان این مراحل، نرم‌افزار به فاز توسعه و نگهداری می‌رود تا بدون تغییر اساسی در مفاهیم یا رفتارها و صرفا برای رفع باگ‌های موجود از آن، نگهداری ‌شود.
معمولا تغییرات نرم‌افزارها در طول حیاتش باعث ناپایداری آن، می‌شوند. نرم‌افزار همچنان کار می‌کند؛ اما هر تغییر باعث ایجاد تاثیرات غیر قابل کنترلی در سایر قسمت‌های آن می‌شود و در نهایت آن را غیر قابل نگهداری می‌کند. در این شرایط نیاز است که با بازمهندسی حیات دوباره‌ای به او بخشیده شود؛اما این تنها علت برای بازمهندسی نرم‌افزار نیست.
پلتفرم‌های جدیدی مثل پلتفرم‌ موبایل در ساختارهای نرم‌افزاری ایجاد می‌شوند که انجام امور توسط کاربران را راحت‌تر می‌کنند. از این رو نیاز است تا نرم‌افزارها به این تکنولوژی‌های جدید انتقال پیدا کنند؛ به عنوان مثال می‌توان استفاده از نرم‌افزارهای موبایلی و میزان وابستگی افراد به این پلتفرم در مدت زمان 6 یا 7 سال پیش با حال حاضر مقایسه کرد. ایجاد علوم و تکنولوژی‌های جدید در مدت زمانی که نرم‌افزارها در فاز توسعه و نگهداری هستند برای حفظ قابلیت توسعه آنها نیاز به بازمهندسی را اجتناب‌ناپذیر می‌کند.
 نرم‌افزارها در طول حیات خود در فاز نگهداشت معمولا توسط افراد مختلف با میزان مهارت‌های متفاوت، توسعه داده می‌شوند. این توسعه مکرر در سال‌های طولانی باعث تغییرات بنیادین در کدهای نرم‌افزار می‌شوند که معمولا کدهای اولیه را تبدیل به کدهایی پیچیده وغیر قابل توسعه، می‌کنند. از این رو نیاز است که با بازنگری بر روی منابع کد موجود در نرم‌افزار و ریفکتور کردن آنها توسعه‌پذیری و پشتیبانی‌پذیری نرم‌افزار را به آن برگرداند.

اهداف فرآیند بازمهندسی در نرم‌افزارهای مکاتبات اداری
•    تغییر رفتار نرم‌افزار برای پشتیبانی از فرایندهای تغییریافته در شرکت‌های مشتری
•    تغییر معماری نرم‌افزار به منظور استفاده از علوم و تکنولوژی‌های جدیدتر
•    تغییر کد به منظور توسعه‌پذیری و نگهداشت بهتر نرم‌افزار
 چگونگی فرایند بازمهندسی نرم‌افزار
بنا برتقسیم‌بندی فازهای تقریبا مشترک در بین تمامی فرایندهایی که بر مبنای اصول بازمهندسی می‌توان گفت که این فرایند شامل فازهای اصلی مهندسی معکوس، بازطراحی، بازسازی کد، تست و استقرار و بازخوردگیری خواهد بود.
مهندسی معکوس
به صورت خیلی ساده می‌توان گفت مهندسی معکوس عملیاتی است که طی آن از روی منابع کد به طراحی، قوانین و مقررات کسب و کار نرم‌افزار که همان نیازمندی‌های اولیه است، می‌توان دست پیدا کرد. در مهندسی نرم‌افزار نیازهای اولیه تحلیل، طراحی و سپس به کد تبدیل می‌شوند. مستندات مختلفی از نرم‌افزار در فازهای مختلف تولید نرم‌افزار بوجود می‌آیند که به مرور زمان، قدیمی و ناکارآمد می‌شوند و بر اساس تغییراتی که در طول زندگی خود داشته است از درجه اعتبار ساقط می‌شوند؛ بنابراین نیاز است به هر هدفی که عملیات بازمهندسی می‌خواهد صورت بگیرد ابتدا قواعد، قوانین و رفتارهای فعلی نرم‌افزار به صورت جامع شناسایی شوند. همه این اقدامات در فاز مهندسی معکوس، ممکن می‌شوند. افراد درگیر در پروژه بازمهندسی در این فاز، شروع به خواندن کدهای نرم‌افزار می‌کنند و این کدها را ابتدا به نمودارهای طراحی، معماری و سپس به داستان‌های کاربران و یا قواعد و قوانین کسب و کاری که از آن‌ها بهره می‌گیرند، تبدیل می‌کنند.
بازطراحی
در این فاز در صورتی که هدف، تغییر معماری باشد عملیات‌های بازطراحی مشخص‌کننده ساختار نرم‌افزار بعد از اعمال تغییرات خواهد بود و در صورتیکه هدف، تغییر رفتارهای نرم‌افزار باشد عملیات‌های بازطراحی، رفتار و معماری نرم‌افزار بر اساس رفتارهای جدید را شامل می‌شود. این کار بر اساس عملیات‌هایی بالا به پایین، سعی می‌کند دوباره و بر اساس هدف مشخص شده، طراحی مجددی داشته باشد. برای این کار از بالاترین سطح انتزاع به دست آمده از عملیات مهندسی معکوس، استفاده می‌شود. برای هر سطح مجموعه طراحی‌هایی صورت می‌گیرد که بر اساس هدف مشخص شده، رفتا نهایی نرم‌افزار را رقم می‌زند. در این فاز گاهی ماژول‌ها باقی می‌مانند و برخی از رفتارهای آنها منقضی و رفتارهای جدید جایگزین آن می‌شوند و گاهی همان رفتارها به معماری جدید و ساختار تکنولوژیک متفاوتی، منتقل می‌شوند. همچنین در این بازطراحی ممکن است ساختار داده‌های نرم‌افزار مورد بازبینی قرار گیرند و در انتهای این فاز، نقشه راهی برای تبدیل کدهای فعلی به کدهای مطلوب به دست بیاید.
بازسازی کد
عملیات بازسازی کد شاید پیچیده‌ترین فاز بازمهندسی نرم‌افزار است؛ زیرا همواره تغییر دادن کد موجود به کدی جدید که در کنار تغییرات احتمالی رفتار و معماری، قابلیت پشتیبانی و توسعه داده باشد و عاری از هر گونه مشکلی پیش  از بازمهندسی باشد بسیار سختتر از نوشتن یک نرم‌افزار جدید است. در انتهای این فاز اطمینان حاصل می‌شود که کدهای بازسازی شده هیچ‌گونه ناهنجاری‌های پیشین را نداشته باشند.
تست
تست‌هایی مانند تست واحد، یکپارچگی، تست بار، کارآیی و امنیت مجموعه تست‌هایی هستند که بر اساس اهمیت بخش‌های مختلف نرم‌افزار و بودجه تعیین شده برای بازمهندسی صورت می‌گیرند. نتایج این تست‌ها در بهبود کیفیت محصول تولید شده بعد از بازمهندسی، تعیین کننده‌اند. در این فاز، نرم‌افزار مانند اصول مهندسی به صورت جامع تست می‌شود تا پیش از انتشار، مجموعه باگ‌ها و مشکلات آن پیدا و رفع شوند.
استقرار و پشتیبانی
در این نیاز است که مستندات راهنما به روز شوند و آموزش‌های لازم برای استفاده از سیستم اتوماسیون ادرای (در صورت تغییر در رفتار نرم‌افزا) به مشتریان داده شود و عملیات‌ پشتیبانی برای رفع عیوب و بازخوردگیری از نرم‌افزار به صورت کامل انجام پذیرند.

مدیریت کارها یکپارچه با اتوماسیون اداری وب و موبایل

اتوماسیون اداری وب و موبایل با روال های کاری و اداری سازمان ها ایرانی درهم آمیخته و نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری در همین راستا توسعه یافته است. بستر وب و موبایل در پشتیبانی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات به کارکنان و مدیران امکان می دهد کارتابل نامه‌های خود را خارج از سازمان و حتی روی ابزارهای همراه مثل موبایل و تبلت در دسترس داشته باشند.

ارجاع نامه و پیگیری درخواست‌های ارباب رجوع در سیستم اداری سازمان‌های ایرانی با مفهوم ارجاع کار درهم آمیخته است و رسیدگی به نامه و پیگیری موارد مرتبط با آن در قالب سیستم مدیریت کار و پروژه قابل تعریف است.

از این رو یکپارچه بودن نرم افزار کارها با سیستم اتوماسیون وب و موبایل به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند، فعالیت و روند اموری که به کارکنان ارجاع می‌شود را تحت نظر داشته باشند و برای مشکلات اجرایی آن برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری کنند.

در واقع با نگاهی جامع به اتوماسیون اداری می‌توان طراحی سیستم را به نحوی درنظر گرفت که  پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات مورد نیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، چرخه‌های مربوط به مدیریت زمان پرسنل، مدیریت کارها، جلسات، و اطلاعات سازمان نیز تحت پوشش قرار گیرد.

مجموعه زیادی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها که در سازمان‌ها تعریف و دنبال می‌شوند و موفقیت سازمان مستلزم به نتیجه رسیدن آنهاست،  سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیم کاری را می‌طلبد. اعضای تیم معمولا از طریق سیستم مکاتبات باهم ارتباط رسمی اداری برقرار می‌کنند و اتصال سیستم مکاتبات و نرم‌افزارکارها، یک ابزار مدیریت تیم کاری و مدیریت پروژه قوی ایجاد می‌کند که بر مبنای گفتمان سازمانی می‌تواند بهره وری سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.

با کمک سیستم نرم افزار کارها مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص می‌یابد، کنترل و روند اجرای آن‌ها مدیریت می‌شود. این وظایف، شامل کارهای ایجادشده به واسطه مصوبات جلسات، کارهای اختصاص‌یافته از سوی مدیران و همکاران و یا کارهای شخصی تعریف‌شده توسط خود کاربر است. اطلاعات کارها و اقدامات ثبت‌شده در سیستم، با توجه به سطوح دسترسی کاربر قابل جستجو، گزارش‌گیری و ره‌گیری است. امکاناتی نظیر درج و گزارش‌گیری از درصد پیشرفت کار و تعداد نفر ساعت هزینه شده و دیگر اطلاعات مورد نیاز جهت مدیریت پروژه‌ها و توزیع بهینه منابع را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می‌دهد.

کدام نرم افزار اتوماسیون اداری برای میز خدمت الکترونیک مناسب است؟

میز خدمت که در راستای دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» به سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شده است در دو بخش میز خدمت حضوری و میز خدمت الکترونیک باید اجرا شود. 

در بازار نرم‌افزار کشور، شرکت‌های زیادی از سال‌های پیش در حوزه اتوماسیون اداری و  تکریم ارباب رجوع و نرم‌افزارهای‌ مرتبط با پیشخوان ارباب رجوع فعال بوده‌اند، اما تطبیق با مفاد مختلف دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» در همه این نرم‌افزارها ممکن نیست و لذا مدیران فناوری اطلاعات باید در انتخاب نرم‌افزار میزخدمت الکترونیک به قابلیت‌های مورد نیاز توجه کنند. برخی از قابلیت‌های کلی که نرم افزارهای معتبر میز خدمت الکترونیک از آن برخوردارند عبارتند از :

•     حذف مراجعه حضوری ارباب رجوع برای ارسال و پیگیری نامه
•     حذف عملیات پرهزینه ارسال نسخه کاغذی به سازمان
•     حذف عملیات اسکن و ثبت نامه در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
•     امکان نظارت کامل برفرآیند ثبت نامه، براساس دسترسی‌های متنوع کاربران دبیرخانه
•     ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
•     امکان ورود به سیستم از طریق شماره همراه و مشاهده وضعیت نامه‌های ارسالی برای ارباب رجوع

برخی دیگر مواردی که با توجه به متن دستورالعمل هیات وزیران باید در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت مورد توجه باشد عبارتند از:

حفظ امنیت اطلاعات ارباب‌رجوع در نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک

در بخش دیگری از ماده 6 آیین نامه آمده است که «تضمین کیفیت دسترسی از نظر سرعت، امنیت و پایین بودن هزینه با دستگاه مربوطه خواهد بود.» لذا در انتخاب نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک و اتوماسیون اداری مرتبط با آن استفاده از نرم‌افزاری که به لحاظ امنیت قابلیت‌های بالایی داشته باشد و بتواند از اطلاعات و حریم خصوصی مراجعان و ارباب رجوع صیانت کند، اهمیت زیادی دارد.

لزوم تحت وب بودن سامانه میز خدمت الکترونیک 

ماده 6 این دستورالعمل با عنوان حق دسترسی آسان و سریع به خدمات اداری اعلام می‌کند که مردم حق دارند شخصاً و یا از طریق نماینده قانونی خود به خدمات دستگاههای اجرائی، دسترسی آسان و سریع داشته باشند و دستگاههای اجرائی باید نهایت تلاش خود را به کارگیرند تا دسترسی مردم به خدمات آنها به طریق غیرحضوری و یا استفاده از خدمات دولت الکترونیک و به طور کلی ابزارها و فناوریهای نوین انجام گیرد.

در نتیجه در بخش میز خدمت الکترونیک استفاده از سامانه‌های آنلاین و نرم‌افزارهای تحت وب می‌تواند بستر اجرایی این دستورالعمل را فراهم کند.

 

ارائه راهنما از مراحل و مدارک مورد نیاز خدمات

ماده 8 آیین نامه با عنوان « حق آگاهی به موقع از تصمیمات و فرآیندهای اداری و دسترسی به اطلاعات مورد نیاز» تاکید می‌کند که دستگاه‌های اجرایی باید اطلاعات مورد نیاز مردم از طرق مختلف مانند تارنما (وب سایت) و درگاه (پُرتال) در اختیار آنها قرار داده شوند.در این راستا نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک باید اطلاعات مرتبط با روال‌های اداری مورد نیاز ارباب رجوع را به طور کامل به کاربران ارائه نماید.

نقش و اثربخشی سیستم اتوماسیون اداری در صنعت بیمه کشور چگونه است؟

انجام و ساماندهی مکاتبات و اسناد از طریق نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری حساس‌ترین عملیات‌های اداری در ساختارهای دولتی هستند که نقش مهمی را در سلامت نظام اداری کشور ایفا می‌کنند.
امروزه نرم افزارهای مکاتبات اتوماسیون اداری تحت وب و نسخه همراه اتوماسیون اداری  مانند مکاتبات همراه بر روی پلتفرم موبایل،‌ تبلت و .. توانسته‌اند نقش زیادی در ساماندهی اطلاعات ارگان‌های دولتی ایفا کنند و تعاملات روزمره و حجم تبادل اطلاعات مردم با این سازمان‌ها را چندین برابر کنند.
با ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و نرم‌افزارهای سازمانی ارگان‌های دولتی بزرگ و فعال در صنایع و عرصه‌های مختلف مانند صنعت بیمه، امورمالیاتی و سازمان‌های نظارتی و ... به دلیل حساسیت در جمع آوری و سازمان‌دهی اطلاعات و سرعت و دقت در پیگیری و پاسخگویی به مراجعین، سعی کرده‌اند تا با بهره‌مندی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلف مکاتبات، مدیریت اسناد، مدیریت کارها و جلسات و همچنین ابزارهایی برای پاسخ‌گویی دقیق و به موقع به ارباب رجوع و تحقق میز خدمت الکترونیکی، گام‌هایی جدی در تحقق حقوق شهروندی بردارند.

با درک اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و تسهیل امور اداری و بهره‌مندی از افزایش سودآوری و بهره‌وری کارکنان، رضایت ارباب رجوع در ارگان‌های دولتی افزایش یافته است که این امر را می‌توان محصول پیشرفت گام به گام نظام اداری و گذر از روش‌های سنتی و کاغذی دانست.

مزیت‌های بکارگیری سیستم اطلاعاتی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در ارگان‌های دولتی:

ایمنی و ثبت و نگهداری اطلاعات
انجام فرآیندهای اداری به صورت خودکار در نرم افزار اتوماسیون اداری
تولید گزارشات متنوع مدیریتی و نظارت بر عملکرد پرسنل
شفافیت و حفاظت از مراحل گردش اسناد
ایجاد فراغت در انجام کارهای اداری در هر مکان و زمان از طریق اپلیکیشن‌ مکاتبات همراه
اطلاع‌رسانی به ارباب رجوع از مراحل پیشرفت درخواست‌ و نامه‌اش در ساختار اداری
تجربه صنعت بیمه از اثربخشی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
مهندس سید قاسم نعمتی- مدیرکل فناوری اطلاعات و ارتباطات بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران در اظهار نظری از چگونگی اثر بخشی نرم‌افزارهای سازمانی در صنعت بیمه‌ سخن گفته است. او با اشاره به تسهیل و تسریع دسترسی به اطلاعات صنعت بیمه، ایجاد بستر تحلیل و داده‌کاوی در اطلاعات، تاکیده کرده است که بهره‌برداری از نرم‌افزارهای سازمانی چابک‌سازی فرآیندها، ارائه سرویس‌ها و خدمات الکترونیک و خودکارسازی فرایندهای مالی، اداری و حذف فرایندهای دستی را برای بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران به همراه داشته است.
او یادآورشده است که‌ هرچند بیمه، شعبه‌ای جز سازمان مرکزی خود ندارد اما در این صنعت ۳۲ شرکت بیمه، ۱۱۱۵ شعبه، ۴۱۰۳۴ نماینده شرکت‌های بیمه، ۶۴۰ کارگزار، ۱۹۹ ارزیاب خسارت با حضور بیش از ۱۸۷۵۱ نفر در کشور فعال هستند که ایجاد ارتباط پیوسته و منسجم میان مکاتبات همین شعب و افراد و حفاظت از گردش اطلاعات از طریق نرم‌افزار مکاتبات را می‌ توان دستاوردی بزرگ برای نظام اداری کشور ارزیابی کرد.
وی ایجاد زیرساخت شبکه ارتباطی بین بیمه مرکزی و شرکت‌های بیمه، ایجاد مرکز داده بیمه مرکزی و سامانه نظارت و هدایت الکترونیکی بیمه (سنهاب) را از نیز دستاوردی کلیدی برای صنعت بیمه عنوان کرده و افزوده‌است: یکپارچه‌سازی سیستم‌های عملیاتی و نظارتی بیمه مرکزی با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری به ویژه نرم‌افزار مکاتبات، کاهش بروکراسی و مکاتبات کاغذی در حوزه اداری، مالی و پشتیبانی مکاتبات بین شرکت‌های بیمه و بیمه مرکزی را درپی داشته و تبادل فیزیکی مکاتبات و سفرهای درون شهری را به طور کامل حذف کرده است.