تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.ویژگی‌های نسل پنجم اتوماسیون اداری دیدگاه چیست؟
تغییر نسل مجموعه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه، اقدامی بزرگ و تحول‌آفرین است که امروز با وجود تغییر در معماری دیدگاه بدون ایجاد کوچکترین اختلال در سازمانهای مشتری با موفقیت به بارنشسته است. تغییر نسل اتوماسیون اداری دیدگاه ، مزایای زیادی برای کاربران در لایه تکنولوژی و نیز تجربه کاربری ایجاد کرده و همین مزیت‌ها دلیل استقبال مشتریان از تغییر دیدگاه ۴ به دیدگاه ۵ شده است. در این تغییر نسل، نرم افزار مکاتبات دیدگاه که از قدیمی‌ترین نرم‌افزارهای چارگون و دارای پویایی و پیچیدگی منحصر به فردی است، دستخوش تحولات فراوان وموثرتری شد که در ادامه به این تحولات خواهیم پرداخت: در جریان تغییر نسل نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه ، فرآیندهای علمی و مهندسی شده را شاهد بودیم که اگر هریک از این فرآیندهای مهندسی شده و دقیق انجام نمی‌شد، سازمانهای مشتری با ریسک‌های زیادی همراه می‌شدند.
توسعه دیدگاه 5 و تست‌های کاربری
تیم تست محصول دریافت‌ها همزمان با تغییر معماری دیدگاه، پیش‌بینی‌های خود را به تیم تولید انتقال می‌داد تا ایرادات برطرف شود و بیش از ۵هزار آزمایه (Test case) تنها بر روی پیشخوان نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه تعریف واجرا شد.
multi–platform و multi-browser
رابط کاربری دیدگاه ۵ با استفاده از patternهای توسعه جدید، فریم‌ورک سمت کاربر خود را به صورت شی‌گراء توسعه داد و با استفاده از فناوری‌های جدید نظیر web socket،همگام‌سازی پایانه‌های ارتباط زنده و دو طرفه سمت خدمات‌دهنده-گیرنده را محقق ساخت.در نتیجه هم‌اکنون دیدگاه ۵ بر پایه استانداردهای جدید وب همانند HTML5 و CSS3 توسعه یافته و طیف وسیعی از مرورگرها را پشتیبانی می‌کند.
کارکرد همزمان از دیدگاه ۵ و ۴ در طول تغییر نسل
در دیدگاه ۵ ، قابلیت استفاده همزمان از بخش‌های مختلف منوی اداری و کار با چند فرم از نرم‌افزارهای گوناگون وجود دارد و از جدیدترین تکنولوژی‌ها در آن بهره گرفته شده است. همچنین تغییرات به نحوی طراحی شدند که کاربران سازمان مشتری بتوانند از دیدگاه ۴ و ۵ بطور همزمان استفاده کنند.
Online Word
قابلیت دیگر نسل جدید مکاتبات ، Online Word است. این قابلیت باعث رفع نیاز به آفیس بر روی کلاینت‌های سازمان و آپدیت آن شده است. وجود امکانات تعاملی گفتگو مثل Chat، Drag and Drop ، افزایش قابلیت کار با کیبورد و Shortcut ، امکان ویرایش موجودیت‌های متنی به صورت همزمان و افزایش کیفیت تجربه کاربری از دیگر امکانات نسل جدید مکاتبات است.
Timeline
ایجاد Timeline در مجموعه زیرساخت تعاملی Collaboration قابلیتی جدید است که رخدادهای مختلف یک سازمان را به ترتیب زمانی نشان می دهد؛ مثلا اگر یک پروژه، یک پرونده و سه جلسه توسط کاربر پیگیری می‌شود ، امکان دیدن کل رویدادها و اتفاقات مربوط به آن در یک نمای متمرکز وجود دارد.
داشبوردهای مدیریتی در دیدگاه ۵
افزون بر این، وجود داشبوردهای مدیریتی در دیدگاه ۵ بهترین ابزارکنترل عملکرد سازمانها از سوی مدیران است و می‌شود از طریق آنها گزارشات مدونی تهیه کرد. همچنین امکان ویرایش موجودیت‌ها به شکل Inline فراهم شده است. در واقع یک موجودیت، فرم ویرایش جداگانه‌ای نخواهد داشت و در عمل نیز امکان مشاهده ویرایش فراهم است. این ویژگی باعث می‌شود سرعت عملکرد کاربر بیشتر و کارایی آسان‌تر شود.
داشبوردهای مدیریتی اتوماسیون اداری دیدگاه؛ ابزار کارآمد مدیران سازمانی
بوجود داشبوردهای مدیریتی در اتوماسیون اداری دیدگاه ۵ بهترین ابزارکنترل عملکرد سازمانها از سوی مدیران است و می‌شود از طریق آنها گزارش‌های مدونی تهیه کرد. نسل جدید نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه 5 بر مبنای نرم افزار داشبورد مدیریت طراحی شده است تا علاوه بر نامه‌های عادی، فرآیندهای مختلف سازمانی را متناسب با هر سازمان پوشش داده و در نهایت گزارش متنوع داشبورد در اختیار مدیران و راهبران نرم افزار اتوماسیون اداری قرار دهد.امکان ویرایش موجودیت‌ها به شکل Inline فراهم شده است. در واقع یک موجودیت، فرم ویرایش جداگانه‌ای نخواهد داشت و در عمل نیز امکان مشاهده ویرایش فراهم است. این ویژگی باعث می‌شود سرعت عملکرد کاربر بیشتر و کارایی آسان‌تر شود.
به گفته سرپرست راهکار اتوماسیون اداری، مشتریان چارگون همواره از محصولات راهکار اتوماسیون اداری شامل مکاتبات، سینک، جلسات و کارها و .. استقبال کرده‌اند؛ اما تجهیز سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه به همچنین قابلیت‌های مختلف جدید ورد آنلاین و داشبوردهای مدیریتی و ابزار گزارش‌ساز را تحول آفرین می‌دانند.
کنترل‌گرهای هوشمند و مدیریتی
داشبورد مدیریت سیستم اتوماسیون اداری، پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می‌آورد.داشبوردهای مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه 5 باپشتیبانی خوب و موثر، مدیران را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه‌ریزی و کنترل فرآیندها همراهی می‌کند.از آنجا که داشبوردهای مدیریتی و هوش سازمانی بستر مناسبی را برای مدیران فراهم می‌کند که به سادگی بتوانند تحلیل‌های مناسبی روی اطلاعات داشته باشند و با استفاده از انواع ابزارهای تحلیلی و نموداری با کمترین زحمت وضعیت سازمان خود را تحلیل کنند پس لازم است تا تمامی شرکت‌ها، سازمانها، وزارتخانه‌ها، مؤسسات، مراکز علمی و دانشگاهی که به نوعی با اطلاعات سر و کار دارند و ارائه دهنده خدمتی به جمعی از مردم و مخاطبان خود هستند با داشبورد، اتفاق‌های افتاده در سازمان خود را در کمترین زمان تحلیل و نظارت کنند و بر اساس آن تصمیمات موثری اتخاذ کنند.
خشایار رفعتی- سرپرست راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه می‌گوید: مشتریان چارگون با وجود رغبت زیاد به محصولات راهکار اتوماسیون اداری شامل مکاتبات، سینک، جلسات و کارها و وو از ابزراهای گزارش ساز و داشبوردهای مدیریتی به عنوان عواملی برای ایجاد تحول و دگرگونی مدیریتی استقبال کرده‌اند.
بسیاری از بازدیدکنندگان و مخاطبان چارگون در گردهمایی‌های سالیانه درباره تغییر نسل به دیدگاه 5 و زمان ارائه امکانات جدید مجموعه دیدگاه، نظراتی داشتند که همکاران ما پذیرای این پیشنهادات بودند؛ ضمن اینکه برخی از آنها به دلیل تغییرات در نرم‌افزار مکاتبات در نسخه‌های جدید (که منشا آن، رفع باگ و تصحیح روال غلط بوده) به مشکل برخورده و مجبور بودند تا روال‌های خود را تغییر دهند که با توضیحاتی که ارائه شد، نسبت به راه‌حل‌های جدید آگاهی پیدا کردند.
وی همچنین به وجود داشبوردهای مدیریتی کارآمد در دیدگاه 5 اشاره کرد و گفت: این داشبوردها بهترین ابزار برای کنترل عملکرد سازمانها از سوی مدیران است و می‌توان از طریق آنها گزارش‌های مدونی را تهیه کرد. ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سرتاسر سازمان یا شرکت شما، اصلی‌ترین مزیت داشبورد مدیریتی است. بنابراین همه سازمانهای مشتری میتوانند با اندازه گیری عملکرد سازمانی و رفع نواقص موقعیت خود را توسعه دهند.
امروزه ایجاد و پایش انواع داشبوردهای عملیاتی و کنترلی یکی از وظایف اصـلی سازمان‌هاست. از مـنظری دیگر وظیفه داشبوردها، کنترل اهداف و عملکردهای سازمانی است. با داشــبوردها می‌توان رفـتارهای سـازمانی را سنجید و تغییرات آنها را کنترل نمود. فرابر با امکان ایجاد انواع داشـبوردهای مـدیریتی، ابزار جـامعی جهت معنا بخشی به داده‌ها و بصری شدن عملکردهای سازمان را فراهم می‌سازد.
ازویژگی‌های داشبوردهای مدیریتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• امکان ایجاد انواع داشبوردهای مدیریتی به کاربران داخلی و بیرونی سازمان
• مدیریت شاخص‌های متعدد در یک داشبورد
• پیگیری و حرکت بر اساس اطلاعات و داده‌های تحلیلی
• بروزرسانی داشبوردهای تهیه شده در پورتال‌ها و سایت‌ها
• استفاده از انواع گزارش‌های آماری، گزارش‌های اطلاعاتی، نمودارهای آماری
• امکان مقایسه شاخص‌ها و اطلاعات در داشبوردها
معرفی قابلیت‌های نرم افزار تابلو اعلانات از سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه
تجربه‌ای که به طور سنتی از سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل در سازمانها و شرکت‌های ایرانی وجود دارد، به صورت امکانات نرم‌افزاری برای مدیریت مکاتبات اداری، نامه، فکس و مراودات رسمی تعریف شده است؛ اما اتوماسیون اداری دیدگاه، با نگاهی جامع به فرآیندهای مرتبط با نامه در سازمانها می‌پردازد و فراتر از سیستم دبیرخانه امکاناتی ارائه کرده که روال‌های جانبی که در حاشیه مکاتبات سازمانی وجود دارند و در بهره‌وری و کارآمدی سازمان‌‌هاموثرند،
مورد توجه قرار گیرند. این روال‌های جانبی در لایه ارتباطات داخلی سازمان، بین سازمان و کارکنان و نیز کارکنان با هم و در لایه خارجی بین سازمان و ارباب رجوع مدنظر قرار گرفته و در راستای مکانیزه کردن این روال‌های جنبی و حفظ یکپارچگی اطلاعات اجزای آن با مکاتبات اداری مسیر توسعه خود را تعریف کرده است.
توسعه پلتفرم موبایل اتوماسیون اداری و ارائه دیدگاه همراه، از اولین قدم‌هایی است که چارگون برای پوشش‌دهی جامع به نیازها و فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری برداشته است. این اقدام از دو سال پیش با معرفی نسل جدید نرم‌افزار جلسات و نرم‌افزار کارها بر پایه گفتمان سازمانی ادامه پیدا کرد. این دو نرم‌افزار که بر روی بستر دیدگاه ۵ طراحی شده‌اند، مطابق با تجربه کاربران از تعاملات شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها امکان گفتگو و تبادل نظر آنلاین و لحظه‌ای را بین کارکنان سازمانها در حوزه جلسات و مدیریت پروژه‌های سازمان فراهم می‌کنند. این نرم‌افزارها مدیریت بهینه جلسات و نیز مدیریت وظایف و کارهای کارکنان سازمانها را که اغلب بر‌پایه اجرای نامه در سیستم مکاتبات شکل می‌گیرد را مدیریت می‌کنند.
در جدیدترین موارد توسعه راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، نرم‌افزار تابلوی اعلانات به مجموعه نرم‌افزارهای حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه اضافه شده است. تابلوی اعلانات در سازمانها ابزار شناخته‌شده و پرکاربردی است که اطلاع‌رسانی به کارکنان و ارباب رجوع را برعهده دارد. در شکل فیزیکی، تابلوی اعلانات اگر در راهروی کارگزینی قرار داده شود، اطلاع‌رسانی به کارکنان سازمان در حوزه مسائل داخلی را برعهده دارد و اگر در ورودی سازمان باشد، فرآیندهای کاری سازمان را برای اطلاع ارباب رجوع اطلاع‌رسانی می‌کند.
اما نرم‌افزار تابلوی اعلانات به صورت تحت وب، امکان اطلاع‌رسانی به مخاطبان سازمان را فراهم می کند. این مخاطبان در بخش‌های مختلف قابل دسته‌بندی هستند به نحوی که دپارتمان‌های مختلف میتوانند تابلوی اعلانات اختصاصی خود را داشته باشند. حتی تیم‌های کاری که اعضای آنها از دپارتمان‌های مختلف تشکیل شده‌اند میتوانند تابلوی اعلانات اختصاصی داشته باشند. محتوای هر تابلو براساس مدیریت دسترسی کاربران، بروز می‌شود به نحوی که مسئولیت محتوای ارائه شده در آن مشخص و شفاف تعیین شده باشد.
در نرم‌افزار تابلوی اعلانات امکان ایجاد یک برد عمومی نیز وجود دارد که مخاطبش نه تنها افراد سازمان که ارباب رجوع هم هستند. از سوی دیگر با توجه به تحت وب بودن این نرم‌افزار، این برد عمومی را می‌توان در وب سایت یا پرتال سازمان هم قرار داد تا دسترسی به آن به آسان‌ترین شیوه ممکن فراهم شود.
اصل صرفه‌جویی با اتوماسیون اداری چگونه محقق می‌شود؟
اتوماسیون اداری وظایف پیچیده‌ای را که نیازمند صرف زمان و منابع زیادی بودند؛ ساده‌سازی و خودکار می‌کند. با وجود آخرین فناوری‌های کامپیوتری و ارتباطات شبکه اکنون محدودیت‌های جغرافیایی در کسب و کار معنایی ندارد. در عصری که پرونده‌های بزرگ و حجیم، جای خود را به کارتابل‌های مجازی در موبایل‌ها و تبلت‌های کم وزن و کوچک داده‌اند، تولید محصولی متناسب با این تغییرات و تمرکز بر برترین تکنولوژی‌های روز و ترند جهانی در حوزه اتوماسیون اداری دیدگاه، مغفول نمانده است. ارائه اپلیکشن‌هایی با کارایی نسخه‌های تحت وب از اتوماسیون اداری دیدگاه و کارکردهای متنوع و مختلف آنها را می‌توان محصولاتی خلاقانه و بومی‌سازی شده از سوی چارگون دانست که همراه با تحولات جهانی، نظام اداری کشور را تحت تاثیر قرار داده و به الگویی برای تلاش سایر دست‌اندرکاران و فعالان عرصه نرم‌افزار تبدیل شده‌اند.
سیستم اتوماسیون اداری یک نرم‌افزار سودمند و موردنیاز برای اجرای وظایف از پیش تعیین شده و زمان‌بر است. بطورکلی ویژگی‌های اصلی و کاربردی سیستم اتوماسیون اداری که بنوعی در صرفه‌جویی در سازمان نیز میتوانند بسیار موثرند. نصب سیستم اتوماسیون اداری بطور قطع حجم‌کاری سازمان را کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا وظایف کاری را به سهولت انجام دهید. صرفه‌جویی در زمان موجب خلق ایده‌های خلاقانه و تصمیمات درست خواهد شد که متعاقبا در کارایی و عملکرد کارکنان هم تاثیر بسزایی خواهد داشت. هر سازمان دارای مجموعه قوانین و روشهای خاصی است که باید اجرا شوند. سیستم اتوماسیون اداری راهکار کنترل و اجرای درست و آسان این توابع است.قابلیت انجام کار (Feasibility) همواره با اتخاذ تصمیمات عملی و سودمند معنا می‌یابد.
شکست سیستم‌های اتوماسیون اداری، نظم و هماهنگی وظایف را به خطر می‌اندازد و موجب ایجاد نقص در سازمان می‌شود. وجود مزایای رقابتی همیشه جزو نکات مثبت در هر سازمان است. یک سازمان بجای اینکه همواره سعی در کنترل و مدیریت وظایف داشته باشد میتواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مزیت رقابتی خود را نسبت به سایر سازمانها افزایش دهد.
صرفه‌جویی در سازمان با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
شرکت چارگون در مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه به مفهوم اتوماسیون اداری از زاویه جدیدی توجه کرده است.
در این زاویه نگاه، مجموعه گسترده‌ای از تعاملات مکاتباتی و سازمانی و پاسخگویی به حجم وسیع و متنوعی از فرآیندهای سازمان مورد توجه واقع شده است.
راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده‌است.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و اسناد سازمان راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه ومنابع انسانی و ایجاد نشاط و پویایی سازمانی از طریق نرم‌افزارهای جلسات، کارها و سامانه پیشخوان ارباب رجوع را برای سازمانها به همراه دارد. اهکار اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، با نگاهی جامع به فرآیندهای اداری و ساختار بومی تعاملات سازمانی طراحی شده و صرفا یه ابزار بدون گردش کاغذ (Paperless) نیست. در میان نرم‌افزار سازمانی نسل موبایل، اتوماسیون اداری چارگون، با توجه به موقع به فرهنگ و سلیقه جدیدی که در دنیای سیطره پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی در میان کاربران شکل گرفته، سعی کرده که نسل جدید نرم افزار جلسات و نرم افزار کارها را در مجموعه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه طبقه‌بندی می شوند را بر اساس بنیان گفتمان و تعامل لحظه ای کاربران طی کند. در طراحی این محصولات بخش فضای گفتگو (discussion board) اضافه شده است که کاربران درباره مباحثی که درباره جلسات و فعالیت‌های رسمی کاری پیش می‌آید مانند امکانات پیام رسان‌ها ، قادر به گفتگو باهم باشند و همچنین بتوانند مستندات و فایل‌های مورد نیاز را با هم به اشتراک بگذارند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزارکارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
اتوماسیون اداری دیدگاه محدوده گسترده‌ای از تعاملات را در برگرفته و پاسخگوی حجم وسیعی از فرآیندهای سازمان است. این مجموعه نرم‌افزاری از ضریب نفوذ بالایی در سازمانها برخوردار است و کاربری آن از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی سازمان تسری یافته است.
چگونه مدیریت اثربخش بر جلسات سازمانی داشته باشیم؟
آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به‌عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان درآمده است. عدم موفقیت جلسات، معلول عوامل متعددی است که درمجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه‌ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات درجلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزشیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات در حوزه اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.
برخی از موانع و مشکلات جلسات
موفقیت و شکست آنها درگرو تجزیه‌وتحلیل آنچه انجام شده و انجام نشده است ؛ مثلا طبیعی است که به هنگام جلسه، ذهن هریک از حضار به مورد خاصی معطوف شود. یکی از مهمترین موانع جلسات، همین موضوع است. برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید برروی آنچه که باید در جلسه بحث شود و همچنین چگونگی این بحث به توافق برسند.اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده و نقطه‌نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو در جلسات می‌شود که خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌گردد. برای حل این مشکل، لازم است که فردی جریان متعادلی از مکالمه را برقرار کرده و افراد را از برخوردهای شخصی با یکدیگر برحذر دارد. یکی دیگر از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای افراد شرکت‌کننده در جلسه است. تنها راه‌حل این موضوع تعریف دقیق نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است. سوءاستفاده از قدرت توسط رئیس جلسه: وقتی مدیر در موضوع جلسه‌ای ذینفع است، تقریباً غیرممکن است آن را بدون مداخله و دستکاری اداره کند. حتی اگر مدیر نخواهد گروه را تحت تاثیر خود قرار دهد با اشارات غیرکلامی از افرادی حمایت می‌کند که از عقاید او دفاع می‌کنند؛ بنابراین، در بیشتر جلسات سازمانهای سلسله مراتبی که با روش سنتی اداره می‌شوند. مدیر با بیشترین اختیار و قدرت تصمیم‌گیری معمولا رئیس جلسه است که نقشهای متعددی را در یک لحظه ایفا می‌کند. مثل مسابقه‌ای که یک فرد هم داور و هم کاپیتان تیم است.
چگونه جلسات را اثربخش کنید
هرنوع جلسه‌ای که می‌خواهید تشکیل دهید باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت‌کننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاق‌نظر دارند، به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبهاست. ; تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه‌ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هرکسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور جلسه مشخص، تهیه کنید. به‌عبارتی، فهرست همه موضوعهایی که نیاز به بحث درباره آنها هست و مقدار زمانی که هریک از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص کنید. مدیر باید افرادی که قادر نیستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که آیا حضور همه شرکت‌کنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعا ضروری است. اگر چنین نیست، به جای اینکه برخی افراد در کل زمان جلسه حضور داشته باشند می‌توان آنها را به‌عنوان شرکت‌کنندگان نیمه‌وقت در جلسه دعوت کرد.موقعی که جلسه از موضوع اصلی خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهای غیرمرتبط صحبت می‌کنند، باید رئیس جلسه به‌طور سریع و مو‌دبانه جلو ادامه این صحبتها را بگیرد .برخی افراد عادت بدی دارند و دیر به جلسه می‌آیند. اینکار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حضور یافته‌اند منتظر آنهایی باشند که بدقول و بی‌ملاحظه هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه به موقع شروع می‌شود در آن صورت اغلب سروقت به جلسه خواهندرسید. جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقع نیز تمام شود. معمولاً محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد شرکت‌کننده در جلسه بر روی موضوعهای جلسه تمرکز شوند و از صحبتهای بیهوده اجتناب کنند. فراموش نکنید که بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعدازظهر است. احتمال تمرکز افراد به موضوعهای جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام کار بیشتر است. با وجود این، سعی کنید از برگزاری جلسات درست بعداز ناهار اجتناب کنید؛ همچنین بهترین زمان برای تعیین وقت جلسه بعدی، پایان جلسه است.