تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.چگونگی تدوین و اجرای نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه
سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که هدف آن در کنار بازمهندسی نرم‌افزارها نگاه به آینده و استفاده از تکنولوژی‌های برتراست. این پروژه که در چارگون به نام «زاگرس» شناخته می‌شود، زمینه بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم کرده است. در ابتدای پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها به تبیین مشکلات و چالش‌های آنها دست یافتیم. سپس آنها را بر اساس اهمیت و امکان رفع دسته‌بندی و هدف‌گذاری کردیم. تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد.
بعد از تعریف اهداف، نوبت به تعریف شیوه محاسبه میزان تحقق هر هدف و چارچوب پیگیری آنها رسید. در این بخش به ازای هر هدف تعدادی سنجه ایجاد یا معرفی شد که چگونگی محاسبه تحقق هریک از اهداف را مشخص می‌کرد. پس از آن، فرایندهای محاسبه و بررسی میزان تحقق اهداف تعریف شد. این فرایندها مشخص می کردند که در چه بازه‌های زمانی و یا چه رویدادهایی سنجه‌های مشخص شده محاسبه و میزان تحقق اهداف، مشخص میشوند. به این ترتیب روال‌هایی برای بررسی و پیگرد میزان پیشرفت تحقق اهداف به دست آمد که در جریان عملیات بازمهندسی بسیار کمک کننده بود.
انتخاب بهترین استراتژی
بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.
استراتژیهای مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
• منجمد نگه داشتن نرم‌افزارها؛ به این معنی که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند، نگه داشت و با تیمی جدا، نرم‌افزارهای جدیدی تولید کرد.
• بازمهندسی بر اساس پلتفرمهای مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شده و تمامی پلتفرمها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.
• برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرمها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.
• قابلیتهای یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.
• بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرمها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.
همه این استراتژی‌ها واقعا کاربردی هستند و هر کدام حل‌کننده برخی مشکلات بازمهندسی است و با توجه به رویکرد انتخابی در نوع بازمهندسی (بازمهندسی کد، معماری یا رفتار) می‌توانند مفید باشند.
استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه
درباره بازمهندسی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه، بر اساس بررسیهای انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی همزمان از نرم‌افزارهای فعلی و تبدیل کردن آنها به نرم‌افزارهای جدید، تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود.
این استراتژی از آن جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد. بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:
1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل میشوند.
2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود. قابلیتهای جدید به آن اضافه و قابلیتهای قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف میشوند.
3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار نمایان میشوند.
4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیتهای مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی میشوند.
5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل میشوند.
6- تست: قابلیتهای پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست میشوند.
7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده در اختیار مشتریان قرار میگیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.
تحول سیستم مکاتبات اداری بانک کشاورزی با اتوماسیون اداری دیدگاه
کارگروه استقرار سیستم اتوماسیون اداری
نوین در بانک کشاورزی با بررسی سوابق و ارزیابی فنی شرکت‌های نرم‌افزاری
حاضر در مناقصه این بانک، شرکت چارگون و مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه را
برگزید.
سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال 94 تا پایان سال 95 در3 مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی، مدیریت شعب بانک در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شد.
در شماره 137 ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات
اداری دیدگاه تاکید شده و آن را عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات
درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات برشمرده است.
از دیگر مزیت‌های اشاره شده در ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی درباره
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و
چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد
کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و
فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.
محمودرضا عسگرزاده، رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت از تجربه استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه در بانک کشاورزی چنین گفت :
کارگروه کارشناسی در بانک کشاورزی از ابتدای سال ۹۲ در راستای تحقق دولت
الکترونیک تشکیل شد و پس از بررسی دقیق شاخص‌های فنی و امنیتی، مجموعه
دیدگاه را جهت پیاده‌سازی نسل سوم نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بانک کشاورزی انتخاب کرد.
از اولین نتایج این تغییر می‌توان به پاسخگویی ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر و نیز صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماه پس از استقرار دیدگاه اشاره کرد.
نرم‌افزار مکاتبات
اداری دیدگاه تاکید عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون
سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات در بانک کشاورزی است.
از سوی دیگر نرم‌افزار مکاتبات
دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان
دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل
الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها
بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… را فراهم کرده است.
بانک کشاورزی نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه که خود نام «سیمای مهر» بر آن نهاده را به عنوان یکی از بهترین سیستم‌های مکاتبات اداری موجود در بازار و در تمام سطوح این بانک با بیش از ۱۸ هزار کاربر فعال معرفی کرده است.
عملیاتی کردن نرم‌افزار مکاتبات در بانک کشاورزی با برنامه‌ریزی منسجم و
نهایت همراهی و همکاری مدیران ارشد این بانک در طول 18 ماه اجرایی شد. برگزاری کلاس‌های مداوم آموزشی، تهیه فیلم، آموزش
از راه دور مدیران و کاربران شعب، مراکز استانی و همچنین ایجاد میز امداد
برای پیشتبانی کامل از آنها و رفع مشکلات و نواقص احتمالی ازجمله اقدامات
برای انجام این پروژه بود.
به روزرسانی نامه‌های اداری در بانک کشاورزی از 4 هزار نامه
در فاز اول به بیش از 14 هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین
امر نشان می‌دهد، نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه بهترین بستر برای تحقق شعار
بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.
بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه؛ از آغاز تا انجام
از سال گذشته پروژه‌ای در راهکار اتوماسیون اداری چارگون کلید خورد که به نام «زاگرس» شناخته می‌شود. طی این پروژه، بستر تئوری و عملی بازتعریف مفاهیم نرم‌افزاری به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری را فراهم شده است. این پروژه با ریشه‌یابی مشکلات جاری نرم‌افزارها، تبیین مشکلات و چالش‌های آنها ،دسته‌بندی و رفع آنها را هدف‌گذاری شد. تعیین این اهداف در واقع، نقشه راه بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه را ترسیم کرد که اجرای آن در دستور کار قرار گرفته است.
استراتژیهای پیش‌رو درعملیات بازمهندسی دیدگاه
بعد از این مراحل نوبت به تعیین استراتژی بازمهندسی به عنوان آخرین قسمت از پازل ایجاد نقشه راه رسید. این مرحله، شامل 2 بخش تعیین استراتژی براساس شرایط و تعریف فرایند اجرای بازمهندسی، بود.
استراتژیهای مختلفی برای انجام باز مهندسی وجود دارد که بر اساس شرایط باید یکی از آنها را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها متنوع هستند و مزیت‌ها و معایب خود را دارند؛ بنابراین باید به دقت و براساس شرایط تولید، تیم و مشتریان بهترین استراتژی را انتخاب کرد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
• یک استراتژی این است که نرم‌افزارهای فعلی را در همین وضعیتی که قرار دارند منجمد نگه داشت و کارهای مربوط به آن را ادامه داد و با تیمی جدا، نرم افزارهای جدیدی تولید کرد.
• بازمهندسی بر اساس پلتفرمهای مختلف صورت گیرد؛ به این معنی که ابتدا تمامی تغییرات در یک پلتفرم انجام شود. سپس به مرور رفتارها و کدهای جدید جایگزین کدهای قبلی شود و تمامی پلتفرمها به ساختار نرم‌افزاری جدید، منتقل شوند.
•استراتژی دیگر این است که برای هر نرم‌افزار به صورت ماژول به ماژول بازمهندسی صورت گیرد؛ به این معنی که یک ماژول مانند اعلامیه از نرم‌افزار مکاتبات انتخاب شود و انجام بازمهندسی آن در تمامی پلتفرمها صورت گیرد و بعد به سراغ ماژول بعدی برویم.
• استراتژی دیگر این است که قابلیتهای یک ماژول یک به یک بازمهندسی شوند؛ به این معنی که هر بار یک عملیات یا قابلیت از یک ماژول انتخاب شوند (مانند ارجاع نامه) و به صورت کامل بازمهندسی شود و در نهایت همان قابلیت با ساختاری جدید در اختیار مشتریان قرار بگیرد.
• یک استراتژی دیگر نیز این است که بازمهندسی صفحه به صفحه صورت گیرد؛ به این معنی که بازمهندسی برای صفحه به صورت کامل در تمامی پلتفرمها صورت بگیرد و پس از اتمام آن به سراغ صفحه بعدی برویم.
استراتژی منتخب در بازمهندسی اتوماسیون اداری دیدگاه
درباره بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دیدگاه که نرم‌افزارهای متعددی از جمله مکاتبات اداری، جلسات، کارها، مدیریت اسناد و .. را شامل می‌شود بر اساس بررسیهای انجام شده بر روی عوامل رضایت مشتریان، پشتیبانی همزمان از نرم افزارهای فعلی و در نهایت تبدیل کردن همین نرم‌افزارهای فعلی به نرم‌افزارهای جدید تصمیم برآن شد که هر ماژول به صورت مجزا، بازمهندسی شود. این استراتژی از این جهت اهمیت داشت که می‌شد با تمرکز بر روی هر ماژول نرم‌افزارها از ریفکتور کد تا بازتعریف مجدد آن را کنترل و تاثیرات هر ماژول بر روی ماژول های دیگر را به خوبی مدیریت کرد.
بعد از مشخص شدن استراتژی بازمهندسی، نوبت به تعریف فرایند بازمهندسی بر اساس استراتژی انتخاب شده بود. فرایند تعریف شده شامل فازهای زیر است:
1- مهندسی معکوس: فازی که در آن از طریق کدهای نرم‌افزار، رفتارهای فعلی آن به صورت کامل مشخص و به مستنداتی از رفتار هرعملیات در ماژول‌ها، تبدیل میشوند.
2- بازتعریف: فازی که در آن تعریف مجددی از ماژول می‌شود، قابلیتهای جدید به آن اضافه و قابلیتهای قدیمی وغیرقابل استفاده از آن حذف میشوند.
3- نیازسنجی مجدد: براساس بازتعریف صورت گرفته بر روی ماژول قابلیت‌ها و رفتارهای آن، مجدد نیازسنجی می‌شود و اختلاف آن با رفتارهای فعلی نرم‌افزار مشخص می‌شود
4- باز طراحی: بر اساس نیازهای جدید و یا مشکلات موجود در وضعیت فعلی نرم‌افزار با توجه به معماری جدید زاگرس، قابلیتهای مختلف ماژول از نمای کاربری تا جداول پایگاه داده طراحی میشوند.
5- پیاده سازی: در این مرحله، کدهای فعلی نرم‌افزار براساس طراحی تازه به کدهای جدید تبدیل میشوند.
6- تست: قابلیتهای پیاده‌سازی شده در این بخش از تست واحد تا تست کارکرد برای اطمینان از کیفیت محصول تولیدی تست میشوند.
7- استقرار و دریافت بازخورد: در این مرحله، ماژول بازمهندسی با هدف بهبود محصول طراحی شده دراختیار مشتریان قرار میگیرد تا بازخوردهای آنان دریافت شود.
تحقق اهداف سازمان امور مالیاتی با بهره‌برداری از نرم‌افزارهای دیدگاه
مسئولان نظام مالیاتی کشور همواره تاکید کرده‌اند که در نظر دارند که تمامی پایه‌های مالیاتی اعم از مشاغل، اشخاص حقوقی، مالیات بر ارزش افزوده، نقل و انتقال املاک، مالیات بر ارث و... را مکانیزه کنند؛ به طوریکه با اجرای این مکانیزاسیون، ضمن ساده شدن فرآیند اخذ مالیات و حذف موانع بروکراتیک، از فرارهای مالیاتی نیز جلوگیری شود.
مکانیزه شدن فرآیندهای مالیاتی اعم از مکتوبات اداری تا آرشیو و مدیریت اسناد در حوزه اتوماسیون اداری تا سایر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی و... در صورت اجرای صحیح، هم به نفع مودیان است و هم به نفع ممیزان. در واقع یک نوع صرفه جویی در وقت است که تمامی عملیات مالیات‌ستانی به وسیله رایانه‌ها انجام می‌شود.
نمایش دستاوردهای نرم‌افزارهای دیدگاه در سازمان امور مالیاتی
دیماه سال گذشته، نمایندگان سازمان امور مالیاتی کشور با حضور در نمایشگاه دستاوردهای مشتریان شرکت چارگون به عنوان پیمانکر بسیاری از طرح‌های مکانیزاسیون این سازمان، از پیامدهای بکارگیری نرم‌افزارهای دیدگاه در بهره‌وری ساختاری و تحقق اهداف سازمانی گفتند.
مهندس ثریا جلالی- معاون توسعه مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات و مهندس مهرناز مهرپویا- مسئول اتوماسیون اداری سازمان امورمالیاتی در این نمایشگاه که در برج میلاد برگزار شد مزیت‌ها و قابلیتهای نرم‌افزارهای سازمانی دیدگاه را برای مخاطبان غرفه خود، تشریح کردند.
مهندس جلالی افزایش بهره‌وری و اثربخشی دانش متخصصان و دستیابی بیشتر و سریعتر به اطلاعات را از دستاوردهای سازمان امورمالیاتی کشور در زمینه بکارگیری فناوری و نرم‌افزارهای سازمانی دانست.
او خاطرنشان کرد: سازمان امورمالیاتی با استقرار نرم‌افزارهای سازمانی و اتوماسیون اداری دیدگاه، توانسته است به بهره‌وری سازمانی پیش‌بینی شده در استراتژی‌ها و اهداف خود، دست پیدا کند.
به گفته وی، از مهمترین پیامدهای تحقق فناوری اطلاعات و ابزارهای آن در سازمان امور مالیاتی می‌توان به تجزیه، تحلیل و تبادل سریع و آسان اطلاعات، توسعه نیروی انسانی از طریق صرفه‌جویی در وقت و کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت انجام امور سازمانی، افزایش نوآوری و حذف فرآیندهای ناکارآمد اشاره کرد.
بنابراین گزارش، سازمان امور مالیاتی کشور از مشتریان بزرگ چارگون است که کاربران آن در ستاد مرکزی، اداره‌کل‌های استانی و شهرستانی از نرم‌افزارهای مختلف حوزه اتوماسیون اداری و زیرساخت دیدگاه بهره می‌برند.
مهندس مهرپویا- مسئول اتوماسیون اداری سازمان امورمالیاتی نیز در سخنانی تاکید کرد: تاکنون نرم‌افزارهای مکاتبات، دیدگاه همراه، پایشگر و سرویس‌های تبادل اطلاعات برون‌سازمانی و درون‌سازمانی SYNC ، link ،ECE از مجموعه دیدگاه در سازمان و مراکز تابعه آن مورد استفاده کاربران سازمانی بوده‌اند.
وی خاطرنشان کرد: سازمان امور مالیاتی در مجموع کل کشور تعداد ۳۰۰۶۸ نفر پرسنل دارد که در ستاد مرکزی و ۴۶ اداره‌کل و مرکز تابعه، فعالیت می‌کنند.
وی تصریح کرد: حذف کاغذ و هزینه‌های مربوط به پست مراسلات، دسترسی آسان به مکاتبات، آرشیو نامه‌ها و گزارش‌گیری راحت از آنها و همچنین افزایش امنیت مکاتبات را از پیامدهای بهره‌گیری از سیستم‌های نرم‌افزاری دیدگاه در سازمان امورمالیاتی می‌دانیم.
به گفته وی، سازمان امور مالیاتی برای تحقق کامل اهداف خود در حوزه فناوری اطلاعات با چالش‌های مختلفی از جمله هزینه‌ها و بودجه‌ها، مشکلات ارتباطی و زیرساختی، ارتقای فرهنگ سازمانی و افزایش امنیت سیستم مواجه است که برای برطرف کردن هریک از آنها با برنامه‌ریزی مدون، گام برمی‌دارد.
اتوماسیون اداری و نرم‌افزار میز خدمت
امروزه سیستم اتوماسیون اداری در نظام اداری کشور نفوذ بالایی دارد و مکاتبات اداری داخل سازمان های از حالت کاغذی و دستی کاملا خارج شده است اما هنوز سازمان‌های زیادی هستند که نسبت به انجام کارهای ارباب‌رجوع و مخاطبین خود دچار سردرگمی، انباشت کارها و تاخیر در فرآیندهای پاسخ‌گویی‌اند. نیاز اصلی آنها راهکاری برای حذف حضور فیزیکی ارباب رجوع‌هایی‌ست که برای ارسال و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌هایشان به سازمان می‌روند. سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه در واقع، پاسخی به این نیاز است.
مردم می‌توانند از سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه برای مکانیزه کردن فرآیند دریافت و ثبت نامه‌های اداری خود، استفاده کنند. بهترین ارزش افزوده برای مخاطبان سازمان‌ها و نهادهای مختلف، حذف مراجعه حضوری به سازمان است.
در بازار نرم‌افزار کشور، شرکت‌های زیادی از سال‌های پیش در حوزه اتوماسیون اداری و تکریم ارباب رجوع و نرم‌افزارهای مرتبط با پیشخوان ارباب رجوع فعال بوده‌اند، اما تطبیق با مفاد مختلف دستورالعمل «حقوق شهروندی در نظام اداری» در همه این نرم‌افزارها ممکن نیست و لذا مدیران فناوری اطلاعات باید در انتخاب نرم‌افزار میزخدمت الکترونیک به قابلیتهای مورد نیاز توجه کنند. برخی از قابلیتهای کلی که نرم افزارهای معتبر میز خدمت الکترونیک از آن برخوردارند عبارتند از :
- حذف مراجعه حضوری ارباب رجوع برای ارسال و پیگیری نامه
- حذف عملیات پرهزینه ارسال نسخه کاغذی به سازمان
- حذف عملیات اسکن و ثبت نامه در سیستم مکاتبات اداری دیدگاه
- امکان نظارت کامل برفرآیند ثبت نامه، براساس دسترسی‌های متنوع کاربران دبیرخانه
- ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
- امکان ورود به سیستم از طریق شماره همراه و مشاهده وضعیت نامه‌های ارسالی برای ارباب رجوع
برخی دیگر مواردی که با توجه به متن دستورالعمل هیات وزیران باید در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت مورد توجه باشد عبارتند از:
حفظ امنیت اطلاعات ارباب‌رجوع در نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک
در بخش دیگری از ماده 6 آیین نامه آمده است که «تضمین کیفیت دسترسی از نظر سرعت، امنیت و پایین بودن هزینه با دستگاه مربوطه خواهد بود.» لذا در انتخاب نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک واتوماسیون اداری مرتبط با آن استفاده از نرم‌افزاری که به لحاظ امنیت قابلیتهای بالایی داشته باشد و بتواند از اطلاعات و حریم خصوصی مراجعان و ارباب رجوع صیانت کند، اهمیت زیادی دارد.