چرایی و اهمیت بازمهندسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

در ایران از تولید و طراحی اولین نسل نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری  و سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر وب، بیشتر از 15 سال می‌گذرد. در این دوره نرم‌افزارها نه تنها به بلوغ کامل رسیده‌اند؛ بلکه در حال حاضر هیچ شرکتی را نمی‌توان بدون وجود اینگونه ابزارها تصور کرد.

در طول این سال‌ها شرکت‌های تولید‌کننده نرم‌افزار سعی کرده‌اند با بازمهندسی‌های محدود در برخی از محصولات خود که بیشتر با هدف تغییر معماری و تغییر کد بوده‌اند، نیازمندی‌های جدیدی را پایه‌ریزی کنند. از سوی دیگر تغییرات شگرفی در طول سال‌های گذشته در فرهنگ‌های سازمانی شرکت‌ها ایجاد شده که نیاز به باز تعریف برخی از مفاهیم بنیادی سیستم‌های اطلاعاتی را اجتناب ناپذیر کرده است. در مقاله زیر از لزوم بازمهندسی نرم‌افزارها به ویژه در حوزه مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری خواهیم گفت.

 بسترهای قدیمی در مقابل رشد تکنولوژی

همه نرم‌افزارها در ابتدای شکل‌گیری بر اساس مفاهیم مهندسی نرم‌افزار در فاز تولید قرار می‌گیرد. در این فاز، بر اساس نیازمندی‌های تعریف شده، نرم‌افزار وارد فرآیندهای مختلف تحلیل، معماری، طراحی، پیاده‌سازی و تست می‌شود. بعد از پایان این مراحل، نرم‌افزار به فاز توسعه و نگهداری می‌رود تا بدون تغییر اساسی در مفاهیم یا رفتارها و صرفا برای رفع باگ‌های موجود از آن، نگهداری ‌شود.
معمولا تغییرات نرم‌افزارها در طول حیاتش باعث ناپایداری آن، می‌شوند. نرم‌افزار همچنان کار می‌کند؛ اما هر تغییر باعث ایجاد تاثیرات غیر قابل کنترلی در سایر قسمت‌های آن می‌شود و در نهایت آن را غیر قابل نگهداری می‌کند. در این شرایط نیاز است که با بازمهندسی حیات دوباره‌ای به او بخشیده شود؛اما این تنها علت برای بازمهندسی نرم‌افزار نیست.
پلتفرم‌های جدیدی مثل پلتفرم‌ موبایل در ساختارهای نرم‌افزاری ایجاد می‌شوند که انجام امور توسط کاربران را راحت‌تر می‌کنند. از این رو نیاز است تا نرم‌افزارها به این تکنولوژی‌های جدید انتقال پیدا کنند؛ به عنوان مثال می‌توان استفاده از نرم‌افزارهای موبایلی و میزان وابستگی افراد به این پلتفرم در مدت زمان 6 یا 7 سال پیش با حال حاضر مقایسه کرد. ایجاد علوم و تکنولوژی‌های جدید در مدت زمانی که نرم‌افزارها در فاز توسعه و نگهداری هستند برای حفظ قابلیت توسعه آنها نیاز به بازمهندسی را اجتناب‌ناپذیر می‌کند.
 نرم‌افزارها در طول حیات خود در فاز نگهداشت معمولا توسط افراد مختلف با میزان مهارت‌های متفاوت، توسعه داده می‌شوند. این توسعه مکرر در سال‌های طولانی باعث تغییرات بنیادین در کدهای نرم‌افزار می‌شوند که معمولا کدهای اولیه را تبدیل به کدهایی پیچیده وغیر قابل توسعه، می‌کنند. از این رو نیاز است که با بازنگری بر روی منابع کد موجود در نرم‌افزار و ریفکتور کردن آنها توسعه‌پذیری و پشتیبانی‌پذیری نرم‌افزار را به آن برگرداند.

اهداف فرآیند بازمهندسی در نرم‌افزارهای مکاتبات اداری
•    تغییر رفتار نرم‌افزار برای پشتیبانی از فرایندهای تغییریافته در شرکت‌های مشتری
•    تغییر معماری نرم‌افزار به منظور استفاده از علوم و تکنولوژی‌های جدیدتر
•    تغییر کد به منظور توسعه‌پذیری و نگهداشت بهتر نرم‌افزار
 چگونگی فرایند بازمهندسی نرم‌افزار
بنا برتقسیم‌بندی فازهای تقریبا مشترک در بین تمامی فرایندهایی که بر مبنای اصول بازمهندسی می‌توان گفت که این فرایند شامل فازهای اصلی مهندسی معکوس، بازطراحی، بازسازی کد، تست و استقرار و بازخوردگیری خواهد بود.
مهندسی معکوس
به صورت خیلی ساده می‌توان گفت مهندسی معکوس عملیاتی است که طی آن از روی منابع کد به طراحی، قوانین و مقررات کسب و کار نرم‌افزار که همان نیازمندی‌های اولیه است، می‌توان دست پیدا کرد. در مهندسی نرم‌افزار نیازهای اولیه تحلیل، طراحی و سپس به کد تبدیل می‌شوند. مستندات مختلفی از نرم‌افزار در فازهای مختلف تولید نرم‌افزار بوجود می‌آیند که به مرور زمان، قدیمی و ناکارآمد می‌شوند و بر اساس تغییراتی که در طول زندگی خود داشته است از درجه اعتبار ساقط می‌شوند؛ بنابراین نیاز است به هر هدفی که عملیات بازمهندسی می‌خواهد صورت بگیرد ابتدا قواعد، قوانین و رفتارهای فعلی نرم‌افزار به صورت جامع شناسایی شوند. همه این اقدامات در فاز مهندسی معکوس، ممکن می‌شوند. افراد درگیر در پروژه بازمهندسی در این فاز، شروع به خواندن کدهای نرم‌افزار می‌کنند و این کدها را ابتدا به نمودارهای طراحی، معماری و سپس به داستان‌های کاربران و یا قواعد و قوانین کسب و کاری که از آن‌ها بهره می‌گیرند، تبدیل می‌کنند.
بازطراحی
در این فاز در صورتی که هدف، تغییر معماری باشد عملیات‌های بازطراحی مشخص‌کننده ساختار نرم‌افزار بعد از اعمال تغییرات خواهد بود و در صورتیکه هدف، تغییر رفتارهای نرم‌افزار باشد عملیات‌های بازطراحی، رفتار و معماری نرم‌افزار بر اساس رفتارهای جدید را شامل می‌شود. این کار بر اساس عملیات‌هایی بالا به پایین، سعی می‌کند دوباره و بر اساس هدف مشخص شده، طراحی مجددی داشته باشد. برای این کار از بالاترین سطح انتزاع به دست آمده از عملیات مهندسی معکوس، استفاده می‌شود. برای هر سطح مجموعه طراحی‌هایی صورت می‌گیرد که بر اساس هدف مشخص شده، رفتا نهایی نرم‌افزار را رقم می‌زند. در این فاز گاهی ماژول‌ها باقی می‌مانند و برخی از رفتارهای آنها منقضی و رفتارهای جدید جایگزین آن می‌شوند و گاهی همان رفتارها به معماری جدید و ساختار تکنولوژیک متفاوتی، منتقل می‌شوند. همچنین در این بازطراحی ممکن است ساختار داده‌های نرم‌افزار مورد بازبینی قرار گیرند و در انتهای این فاز، نقشه راهی برای تبدیل کدهای فعلی به کدهای مطلوب به دست بیاید.
بازسازی کد
عملیات بازسازی کد شاید پیچیده‌ترین فاز بازمهندسی نرم‌افزار است؛ زیرا همواره تغییر دادن کد موجود به کدی جدید که در کنار تغییرات احتمالی رفتار و معماری، قابلیت پشتیبانی و توسعه داده باشد و عاری از هر گونه مشکلی پیش  از بازمهندسی باشد بسیار سختتر از نوشتن یک نرم‌افزار جدید است. در انتهای این فاز اطمینان حاصل می‌شود که کدهای بازسازی شده هیچ‌گونه ناهنجاری‌های پیشین را نداشته باشند.
تست
تست‌هایی مانند تست واحد، یکپارچگی، تست بار، کارآیی و امنیت مجموعه تست‌هایی هستند که بر اساس اهمیت بخش‌های مختلف نرم‌افزار و بودجه تعیین شده برای بازمهندسی صورت می‌گیرند. نتایج این تست‌ها در بهبود کیفیت محصول تولید شده بعد از بازمهندسی، تعیین کننده‌اند. در این فاز، نرم‌افزار مانند اصول مهندسی به صورت جامع تست می‌شود تا پیش از انتشار، مجموعه باگ‌ها و مشکلات آن پیدا و رفع شوند.
استقرار و پشتیبانی
در این نیاز است که مستندات راهنما به روز شوند و آموزش‌های لازم برای استفاده از سیستم اتوماسیون ادرای (در صورت تغییر در رفتار نرم‌افزا) به مشتریان داده شود و عملیات‌ پشتیبانی برای رفع عیوب و بازخوردگیری از نرم‌افزار به صورت کامل انجام پذیرند.

نقش و اثربخشی سیستم اتوماسیون اداری در صنعت بیمه کشور چگونه است؟

انجام و ساماندهی مکاتبات و اسناد از طریق نرم‌افزارهای مختلف اتوماسیون اداری حساس‌ترین عملیات‌های اداری در ساختارهای دولتی هستند که نقش مهمی را در سلامت نظام اداری کشور ایفا می‌کنند.
امروزه نرم افزارهای مکاتبات اتوماسیون اداری تحت وب و نسخه همراه اتوماسیون اداری  مانند مکاتبات همراه بر روی پلتفرم موبایل،‌ تبلت و .. توانسته‌اند نقش زیادی در ساماندهی اطلاعات ارگان‌های دولتی ایفا کنند و تعاملات روزمره و حجم تبادل اطلاعات مردم با این سازمان‌ها را چندین برابر کنند.
با ظهور فناوری اطلاعات و ارتباطات و نرم‌افزارهای سازمانی ارگان‌های دولتی بزرگ و فعال در صنایع و عرصه‌های مختلف مانند صنعت بیمه، امورمالیاتی و سازمان‌های نظارتی و ... به دلیل حساسیت در جمع آوری و سازمان‌دهی اطلاعات و سرعت و دقت در پیگیری و پاسخگویی به مراجعین، سعی کرده‌اند تا با بهره‌مندی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در حوزه‌های مختلف مکاتبات، مدیریت اسناد، مدیریت کارها و جلسات و همچنین ابزارهایی برای پاسخ‌گویی دقیق و به موقع به ارباب رجوع و تحقق میز خدمت الکترونیکی، گام‌هایی جدی در تحقق حقوق شهروندی بردارند.

با درک اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و تسهیل امور اداری و بهره‌مندی از افزایش سودآوری و بهره‌وری کارکنان، رضایت ارباب رجوع در ارگان‌های دولتی افزایش یافته است که این امر را می‌توان محصول پیشرفت گام به گام نظام اداری و گذر از روش‌های سنتی و کاغذی دانست.

مزیت‌های بکارگیری سیستم اطلاعاتی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در ارگان‌های دولتی:

ایمنی و ثبت و نگهداری اطلاعات
انجام فرآیندهای اداری به صورت خودکار در نرم افزار اتوماسیون اداری
تولید گزارشات متنوع مدیریتی و نظارت بر عملکرد پرسنل
شفافیت و حفاظت از مراحل گردش اسناد
ایجاد فراغت در انجام کارهای اداری در هر مکان و زمان از طریق اپلیکیشن‌ مکاتبات همراه
اطلاع‌رسانی به ارباب رجوع از مراحل پیشرفت درخواست‌ و نامه‌اش در ساختار اداری
تجربه صنعت بیمه از اثربخشی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
مهندس سید قاسم نعمتی- مدیرکل فناوری اطلاعات و ارتباطات بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران در اظهار نظری از چگونگی اثر بخشی نرم‌افزارهای سازمانی در صنعت بیمه‌ سخن گفته است. او با اشاره به تسهیل و تسریع دسترسی به اطلاعات صنعت بیمه، ایجاد بستر تحلیل و داده‌کاوی در اطلاعات، تاکیده کرده است که بهره‌برداری از نرم‌افزارهای سازمانی چابک‌سازی فرآیندها، ارائه سرویس‌ها و خدمات الکترونیک و خودکارسازی فرایندهای مالی، اداری و حذف فرایندهای دستی را برای بیمه مرکزی جمهوری اسلامی ایران به همراه داشته است.
او یادآورشده است که‌ هرچند بیمه، شعبه‌ای جز سازمان مرکزی خود ندارد اما در این صنعت ۳۲ شرکت بیمه، ۱۱۱۵ شعبه، ۴۱۰۳۴ نماینده شرکت‌های بیمه، ۶۴۰ کارگزار، ۱۹۹ ارزیاب خسارت با حضور بیش از ۱۸۷۵۱ نفر در کشور فعال هستند که ایجاد ارتباط پیوسته و منسجم میان مکاتبات همین شعب و افراد و حفاظت از گردش اطلاعات از طریق نرم‌افزار مکاتبات را می‌ توان دستاوردی بزرگ برای نظام اداری کشور ارزیابی کرد.
وی ایجاد زیرساخت شبکه ارتباطی بین بیمه مرکزی و شرکت‌های بیمه، ایجاد مرکز داده بیمه مرکزی و سامانه نظارت و هدایت الکترونیکی بیمه (سنهاب) را از نیز دستاوردی کلیدی برای صنعت بیمه عنوان کرده و افزوده‌است: یکپارچه‌سازی سیستم‌های عملیاتی و نظارتی بیمه مرکزی با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری به ویژه نرم‌افزار مکاتبات، کاهش بروکراسی و مکاتبات کاغذی در حوزه اداری، مالی و پشتیبانی مکاتبات بین شرکت‌های بیمه و بیمه مرکزی را درپی داشته و تبادل فیزیکی مکاتبات و سفرهای درون شهری را به طور کامل حذف کرده است.

نقش نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در بانکداری سبز

بانکداری سبز با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حذف کاغذ از چرخه مکاتبات یکی از مصادیق اصلی در تحقق رسالت اجتماعی و محیطی نظام‌های بزرگ مالی است که امروزه یکی از مهمترین موضوعاتی‌ست که در کانون توجه بانک‌ قرار گرفته است.
سال‌هاست که سازمان‌ها و نهادهای مالی بزرگ و کوچک با تعریف انواع مسئولیت‌های اجتماعی ، اقتصادی و محیطی تلاش می‌کنند تا همزمان در چندین حوزه ایفای نقش کنند. این تلاش‌ها فارغ از تاثیگذاری تبلیغاتی و برند سازی، تمرینی برای حفاظت از حس مشارکت، نوع‌دوستی و تلاش جمعی برای روبرو شدن با معضلات مختلف و حذف آنهاست. پرداختن به رفع فقر، رشد جمعیت، مسائل زنان و جوانان، امنیت و.... در کنار محیط زیست سالم، انرژی پاک، تخریب جنگل‌ها و مراتع، آلودگی‌ها و زباله و ... بخش اصلی در رسالت کسب و کار برای تحقق اهداف مربوط به مسئولیت‌های اجتماعی و محیطی است.

تشریح بانکداری سبز به عنوان یک رسالت اجتماعی و محیطی نیازمند نگاهی جامع، یکپارچه و مفهومی است که بر مبنای توسعه دانش و ارتباطات و ابزارهای فناورانه هر روز بیش از گذشته، توسعه و بهبود یافته است.

ابزارهای بانکداری سبز
یک بانک سبز اهداف، سیاست‌ها و خط مشی‌ها، ارزش‌ها، کارکنان، محیط کار، محصولات و خدمات، فعالیت‌های پیشبردی، روابط، تکنولوژی، فرهنگ سازمانی، شاخص‌های ارزیابی، پشتیبانی، قیمت‌گذاری، کیفیت و.... سبز دارد. بدین ترتیب، بانکها در بعد داخلی، فعالیتهای بسیاری را در راستای استراتژی‌های کلی سبز بودن رعایت می‌کنند. آنها در انتخاب بازار هدف به سبز بودن بازار و مشتریان، ارائه خدمات و محصولات سبز اهمیت می‌دهند، فعالیت‌های بانکداری الکترونیک را از این منظر نیز می‌نگرند، کارکنانشان را برای پیگیری اهداف سبز آموزش می‌دهند و از فعالیت‌های گروهی، انجمن ها و ابتکارات آنها پشتیبانی می‌کنند.
آنها همچنین به دنبال استفاده از تکنولوژی‌هایی هستند که ساختمان و شعب آنها را سبز نگه دارد. به عنوان مثال ساختمان‌های خود را طوری طراحی می‌کنند تا بیشترین استفاده را از نور طبیعی به عمل آوردند. از تکنولوژی‌های پیشرفته برای سرمایش و گرمایش استفاده می‌کنند تا مصرف انرژی را به حداقل برسانند. آنها به شدت در مصرف کاغذ صرفه جویی می‌کنند و در تلاشند تا روابط، اتوماسیون، مدیریت اسناد و پرونده‌ها و.... را دیجیتالی کنند و از این طریق از قطع درختان بیشتر جلوگیری کنند. استفاده از مواد تجزیه‌پذیر یا هدایت جامعه به سوی بانکداری تمام الکترونیک از طریق ابزارهایی چون موبایل بانک، اقدام موثر دیگری در این حوزه است

 اتوماسیون اداری و سیمای سبز بانک کشاورزی
در شماره ۱۳۷ ماهنامه اختصاصی بانک کشاورزی با عنوان «پیام مهر» گزارشی ویژه از مزیت‌های نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه در این بانک منتشر شده است. بنابراین گزارش، سیستم مکاتبات اداری دیدگاه از سال ۹۴ تا پایان سال ۹۵ در۳ مرحله با عنوان «سیستم اتوماسیون اداری مهر» در ادارات مرکزی،‌ مدیریت شعب بانک‌ در استانها و کلیه شعبه بانک نصب و راه‌اندازی شده ‌است.
بر اساس این گزارش و با تایید محمو درضا عسگرزاده- رئیس اداره کل دبیرخانه و خدمات مدیریت بانک، فقط در 2 شاخص ارزیابی، پاسخگویی ۹۷درصد مکاتبات در موعد مقرر انجام شده و صرفه‌جویی ۵ میلیارد ریالی در یک بازه ۹ ماهه پس از استقرار اتوماسیون اداری در مجموعه پدیدار گشته است.
در این نشریه بر مزیت‌ها و ویژگی‌های مثبت و تاثیرگذار نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری تاکید شده و از آن به عنوان عامل افزایش سرعت و تسهیل در ارتباطات درون و برون سازمانی و همچنین افزایش کارآیی و کاهش مدت زمان پاسخ‌گویی به مکاتبات، یاد شده است. از دیگر مزیت‌های اشاره شده در نشریه اختصاصی بانک کشاورزی درباره نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ویژه در خرید کاغذ و چاپ آن، امکان دسترسی کاربران به سیستم و انجام امور خارج از بانک، ایجاد کارتابل الکترونیکی مدیران برای انجام امور روزانه، امکان طراحی فرم‌ها و فرآیندها بر روی بستر سیستم اتوماسیون اداری، ایجاد ارتباط بین سیستم آرشیو بانکی و نرم‌افزار مکاتبات و… عنوان شده است.
بنا بر گفته کارشناسان بانک کشاورزی،‌ به روزرسانی نامه‌های اداری در این بانک از ۴ هزار نامه در فاز اول به بیش از ۱۴ هزار نامه در پایان فاز سوم رسیده بود که همین امر نشان می‌دهد،‌ نرم‌افزار مکاتبات مستقر، بهترین بستر برای تحقق شعار بانکداری سبز و حذف کامل کاغذ در بانک کشاورزی را مهیا کرده است.