تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.تحلیل سیستم اتوماسیون اداری
سیتم اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه‌های المترونیک موضوع روز دولت و شهر الکترونیک است این وبلاگ به این مباحث می‌پردازد.عملیاتی‌سازی اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه در 8 سازمان مشتری چارگون
عملیاتی‌سازی اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه برای بهره‌برداری در8 سازمان مشتری در دستور کار تیم فنی شرکت چارگون قرار گرفت.
به گزارش روابط عمومی چارگون، اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه برای
دسترسی آسان مدیران و کارشناسان به میز کارهایشان در مرکز بهداشت جندی شاپور،
اداره کل میراث فرهنگی، صنایع‌دستی و گردشگری استان گلستان و شرکت تولید نیروی برق
شهید مفتح، نصب و راه‌اندازی می‌شود.
تیم فنی چارگون همچنین این اپلیکیشن را در شرکت ملی صنایع مس ایران،
ستاد احیای امر به معروف و نهی از منکر، شرکت توسعه مکانیزاسیون و صنایع کشاورزی
کوثر و شرکت کشاورزی و دامپروری ملارد شیر نیز عملیاتی می‌کند.
بنابراین گزارش، انتخاب اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه از سوی مدیران و
تصمیم‌گیران سازمان‌های کاربر با هدف بهره‌برداری از برخی قابلیت‌های نرم‌افزار مکاتبات تحت وب
دیدگاه برای انجام امور اداری و روزانه صورت گرفته است.
اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه با
قابلیت‌هایی مانند مشاهده و ارجاع نامه‌ها، پیش‌نویس‌ها و تبدیل آنها به نامه و
همچنین دریافت پیام‌ها و ارجاع‌ها زمینه انجام عملیات روزانه بدون حضور فیزیکی در
محل کار را برای مدیران، فراهم می‌کند.
دیدگاه همراه محصولات نرم‌افزاری
چارگون بر روی پلتفرم همراه شامل موبایل، تبلت و … است و ابزارهای پُرکاربرد برخی
از نرم‌افزارهای دیدگاه را در خود جای داده است.
در این سازمان‌ها علاوه بر اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه نرم‌افزار مکاتبات از اتوماسیون اداری مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه نیز عملیاتی شده است.
نرم‌افزار مکاتبات در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، گردش مکانیزه نامه‌ها
و مکاتبات سازمانی
را در کلیه سطوح تحت پوشش قرار می‌دهد. این نرم‌افزار با آسان کردن فرآیند دسترسی
و نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل کاغذ در ساختارها، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را
در سازمان‌ها ایجاد می‌کند.
از ویژگی‌های جدید نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه در سازمان‌های مشتری می‌توان به پیگیری راحت‌تر نامه‌ها و آرشیو و مدیریت
اسناد، استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری
(Multi-Window)، بازکردن چندین پنجره به صورت همزمان، فضای
تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران با یکدیگر و….اشاره کرد.
اتوماسیون اداری دیدگاه از مجموعه نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، جلسات،
کارها، مدیریت
اسناد و سامانه پیشخوان ارباب رجوع تشکیل شده است. این نرم‌افزارها در حوزه اتوماسیون اداری علاوه بر پوشش
مکانیزه مکاتبات اداری و آرشیو مستندات و
اسناد، راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مالی و سرمایه‌های انسانی
و پویایی سازمانی را برای سازمان‌ها به دنبال دارد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
مزیت‌های اتوماسیون اداری وب و موبایل چارگون
سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل در سازمان‌های امروزی یک ضرورت مهم است و ترند کسب‌وکار ارائه نرم‌افزاراتوماسیون اداری با شتاب به سمت موبایل بیس شدن در حرکت است.
در سال‌هایی که ارائه انواع نرم‌افزارهای سازمانی از حوزه نرم افزارهای مالی و حسابداری شروع شد، در ابتدا نرم‌افزارها به صورت اپلیکیشن‌های ویندوز ارائه می‌شد، تا اینکه به دوران اتوماسیون تحت وب رسید و پس از آن با همه گیر شدن استفاده از تلفن های هوشمند، نسل جدید اتوماسیون اداری موبایل در بازار نرم‌افزارهای سازمانی جایگاه ویژه‌ای یافت.
طبق آماری که از طرف موسسه پژوهشی comScore ارائه شده است در فاصله سال‌های ۲۰۱۳ تا ۲۰۱۷ آمار زمانی که کاربران محتوای دیجیتال روی بستر تلفن های هوشمند صرف می‌کنند، ۹۹ درصد افزایش داشته است و آمار استفاده از تبلت ۲۶ درصد رشد داشته، درحالی‌که زمان صرف شده روی نرم‌افزارهای دسک‌تاپ ۸ درصد کاهش داشته است. این نشان می‌دهد، اتوماسیون موبایل یک ترند جدی در فضای تولید نرم‌افزار است و غفلت از آن ضررهای جبران ناپذیری در آینده نزدیک برای فعالان این حوزه از فناوری اطلاعات ایجاد می‌کند.
ارائه نرم‌افزار اداری و سازمانی بر روی بستر موبایل، با اینکه در اولین قدم به دلیل اقبال کاربران به ابزارهای همراه و گسترش بستر اینترنت موبایل در نفس خود اقدام باارزشی در راستای همراهی با نیاز‌های کاربران ادارات و شرکت‌هاست، اما ساختار طراحی این نرم‌افزارها نیز باید با سلیقه و دانش کاربران امروزی که به شدت تحت تاثیر شبکه های اجتماعی هستند هماهنگ شد. باز طبق آمار موسسه پژوهشی comScore زمانی که کاربران اپ‌های موبایل صرف می‌کنند بیش از همه در شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌هاست.
در میان نرم‌افزار سازمانی نسل موبایل، اتوماسیون اداری چارگون، با توجه به موقع به فرهنگ و سلیقه جدیدی که در دنیای سیطره پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی در میان کاربران شکل گرفته، سعی کرده که نسل جدید نرم افزار جلسات و نرم افزار کارها را در مجموعه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه طبقه‌بندی می شوند را بر اساس بنیان گفتمان و تعامل لحظه ای کاربران طی کند. در طراحی این محصولات بخش فضای گفتگو (discussion board) اضافه شده است که کاربران درباره مباحثی که درباره جلسات و فعالیت‌های رسمی کاری پیش می‌آید مانند امکانات پیام رسان‌ها ، قادر به گفتگو باهم باشند و همچنین بتوانند مستندات و فایل های مورد نیاز را با هم به اشتراک بگذارند.
تشکیل تیم‌های کاری از طریق نرم‌افزارکارها بدلیل یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای مجموعه دیدگاه به‌سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می‌شود. بدین نحو ضمن صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده‌تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم‌افزار کارها سبک نوینی برای مدیریت فعالیت‌های سازمان ایجاد می‌کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه‌های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می‌آورد.
فضای گفتگو در نرم‌افزار جلسات اتوماسیون اداری چارگون
نرم‌افزار جلسات اتوماسیون اداری چارگون امکانات متنوعی جهت انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. حتی تبادل نظر اولیه درباره موضوع جلسه و انتقال مستندات مرتبط از طریق گفتگو بین افراد قابل انجام است. این تعاملات قبلی گاهی منجر به حل مسئله و عدم تشکیل جلسه و نهایتا صرفه‌جویی زمان و هزینه در سازمان خواهد شد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
مزیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری
در مسیر توسعه میز خدمت الکترونیک در سازمان‌های دولتی یکپارچگی میز خدمت الکترونیک با اتوماسیون اداری می‌تواند مزیت‌های مهمی ایجاد کند و بهره‌وری سیستم‌های اداری را به شکل موثری افزایش دهد.
خرداد ماه امسال سازمان اداری و استخدامی کشور با ابلاغ بخشنامه «حقوق شهروندی در نظام اداری» و ابلاغ دستوالعمل «میز خدمت» به سازمان‌های مختلف دولتی و بخش عمومی، راه‌اندازی سامانه میز خدمت الکترونیک را به پروژه واحد های فناوری اطلاعات تبدیل کرد. مطابق بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ مورخ ۱۳۹۶/۰۹/۰۷ دستورالعملی به ادارات و سازمان‌ها ابلاغ شد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایت‌مندی آنان دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل «میز خدمت الکترونیکی» و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.
این دستورالعمل که با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» مطرح شده، کلیه دستگاه های اجرایی را موظف می‌کند که نسبت به راه‌اندازی میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند، اقدام کنند. در واقع آیین‌نامه ایجاد میز خدمت الکترونیک در راستای عزم جدی دولت برای بهبود عملکرد نظام اداری و پاسخگویی بهینه به ارباب رجوع، ابلاغ شده است.
همین موضوع توجه به اهمیت یکپارچگی میز خدمت الکترونیک را با اتوماسیون اداری سازمان‌ها نشان می‌دهد، زیرا تحقق واقعی حقوق شهروندی با کامل شدن چرخه خدمات دولت الکترونیک، ممکن خواهد بود که مهمترین بخش آن نیز به جز حذف مراجعه حضوری و امکان پیگیری آنلاین فرآیندهای اداری، ایجاد بستر شفافیت اطلاعات خواهد بود.
متاسفانه ساختار اداری و بوروکراسی پیچیده در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ بخش عمومی، پتانسیل زیادی برای تخلفات اداری دارد که شفافیت اطلاعات بهترین و کم‌هزینه‌ترین راه برای ایجاد سلامت اداری و تحقق ابعاد گسترده‌تر و عمیق‌تر حقوق شهروندان است.
قانون شفافیت اطلاعات درسال ۱۳۸۸ در مجلس شورای اسلامی مطرح و نهایتا به تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام رسید اما اجرای آن تا سال ۹۳ روی کاغذ مانده و عملیاتی نشده بود. تا اینکه از سال ۹۲ این قانون اجرایی شد. اما نکته مهم این است که هنوز روند اجرای آن بهینه و کارآمد نیست زیرا دسترسی آنلاین به بسیاری از این اطلاعات وجود ندارد و شهروندان نمی‌توانند براحتی از طریق سیستم اتوماسیون اداری وب و موبایل به اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند و فرآیندهای مکاتباتی خود با سازمان‌ها را در لحظه مشاهده نمایند.
سامانه میز خدمت الکترونیک چنانچه با سیستم اتوماسیون اداری سازمان یکپارچه باشد، قدم مهمی در تحقق اهداف دولت الکترونیک برداشته می‌شود. لذا توجه به این امکان در انتخاب نرم‌افزار مناسب برای میز خدمت الکترونیکی تعیین کننده خواهد بود. یکپارچگی با اتوماسیون اداری موجب می‌شود، فرآیند چرخش نامه و درخواست‌های ارباب رجوع در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مکاتبات سازمان ادامه پیدا کند و ارباب رجوع از مراحلی که نامه در سازمان طی می‌کند با دریافت پیامک مطلع شود. این ابزار ضمن ایجاد شفافیت در عملکرد دستگاه‌های اجرایی حقوق شهروندی را پاس می‌دارد و کاهش تخلفات اداری و افزایش رضایت شهروندان را به دنبال خواهد داشت.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های BPMS و مدیریت فرآیندها
تجهیز ادارات‌کل میراث فرهنگی و گردشگری سراسر کشور به نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
اتوماسیون اداری مجموعه ادارات‌کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری در سراسر کشور به نرم‌افزار مکاتبات 5 دیدگاه مجهز شدند.
به گزارش روابط عمومی چارگون، با تجهیز ادارات کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری استان‌های گلستان، بوشهر، کهکیلویه و بویراحمد، کردستان، البرز، یزد، قزوین، مازندران، هرمزگان، سمنان، سیستان و بلوچستان، کرمان و لرستان به نرم‌افزار مکاتبات، در حال حاضر علاوه بر سازمان مرکزی 32 اداره‌کل میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری کشور نیز با اتوماسیون اداری دیدگاه، مکاتبات اداری خود را پوشش می‌دهند.
بنابراین گزارش علاوه بر نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه، سرویس سینک سرور برای تبادل اطلاعات درون سازمانی (sync) و سرویس ارسال و دریافت ایمیل نیز در این ادارات نصب و راه‌اندازی می‌شوند.
علاوه بر این، پژوهشگاه میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری نیز با هدف
دسترسی همیشگی مدیران به کارتابل‌های روزانه خود و انجام امور اداری به اپلیکیشن مکاتبات دیدگاه همراه مجهز شده‌است. کاربران پژوهشگاه پیش از این نیز از نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری و سرویس‌های ارسال و دریافت فکس، ایمیل، ECE، link و سینک سرور دیدگاه بهره‌برداری می‌کرده‌اند.
از دستاوردهای مهم نرم‌افزار مکاتبات
دیدگاه در سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری می‌توان مکانیزه شدن
فرآیندهای اداری و پاسخگویی سریع به مخاطبین اشاره کرد؛ زیرا طراحی
یکپارچه وپشتیبانی از عملیات و فرآیندهای مختلف سازمانی شامل مکاتبات
اداری، این نرم‌افزار را به ابزاری قوی برای ایجاد تحول در ساختارهای
سازمانی، تبدیل کرده است.
حذف کامل کاغذ از ساختار اداری (Paperless)، پیگیری نامه‌ها و آرشیو و مدیریت اسناد،
استفاده از بخش‌های مختلف منوی اداری، امکان گشودن چندین پنجره به صورت
همزمان و همچنین امکان فضای تعامل و گفت‌و‌گوی کاربران با یکدیگر از
ویژگی‌های نسل پنجم نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه است.
پیش‌بینی می‌شود که نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه با آسان کردن فرآیند دسترسی و
نگهداشت مکتوبات اداری و حذف کامل روش‌های سنتی مکاتبات و ارسال آنها در
واحدهای اداری، بیشترین ظرفیت بهره‌وری را در اختیار مدیران ادارات کل
میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری، قرار دهد.
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های اتوماسیون اداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم جامع مدیریت منابع انسانی
اطلاعات بیشتر درباره سیستم مالی و حسابداری
اطلاعات بیشتر درباره سیستم‌های انبار ، حسابداری انبار و مدیریت اموال